JUGEND ist ein Geschäftsbereich der Wirz-Gruppe, der für systembasierte Informations- und Kommunikationslösungen steht, die auf dem Markt gut etabliert sind. Ihr Team ist hochqualifiziert im Projektmanagement und zertifiziert für die erfolgreiche Integration komplexer Systemlösungen. Mario Kotschner, Chief Project Manager bei YOUNITY, beschreibt, wie seine Teams die gesamte Suite der Teamwork.com-Software ausgewählt haben, um ihren Unternehmenstools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie Projekte verwalten, ihren Helpdesk optimieren und die Kommunikation verbessern können.

Die Herausforderungen

YOUNITY suchte nach einem Tool, mit dem Projekte mit PRINCE2 verwaltet werden können, einer prozessbasierten Projektmanagementmethode, die in Großbritannien als Regierungsstandard für Informationssystemprojekte entwickelt wurde. Damit die Software zu ihrem Team passt, haben sie nach Produkten gesucht, um eines mit einer intuitiven Benutzeroberfläche zu finden, die ein schnelles Onboarding für neue Mitarbeiter ermöglicht.

“Wir haben andere Systeme überprüft und sogar ausprobiert, aber viele dieser Projektmanagementsysteme waren zu kompliziert. Wir haben viele abrechnungsfähige Stunden verloren, um zu verstehen, wie unser Prozess mit diesen Plattformen funktionieren könnte. “

Die Mitarbeiter und Manager von YOUNITY hatten ebenfalls Probleme mit dem nahtlosen und zusammenhängenden Umgang zusammenarbeit unter Teammitgliedern über Projekte hinweg. Während PRINCE2 ihnen einen hervorragenden Rahmen bot, um ein Projekt voranzutreiben, hatten sie keinen zentralen Ort, um die Zeit zu verfolgen, den Fortschritt zu überwachen, potenzielle Problemstellen zu identifizieren oder Dokumente zu speichern, sodass jeder Zugriff auf dieselben Informationen hatte.

“Transparenz war entscheidend für den Erfolg unseres Teams. Wir wollten, dass alle auf dieselben Daten und Diskussionen verweisen, um Zeitverschwendung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. “

Die Lösung

Als Teamwork.com die Anforderungen von YOUNITY überprüfte, empfahlen sie ihre gesamte Suite von Projektmanagement-Tools als vollständige Lösung für mehrere Probleme, die das Wachstum innerhalb des Unternehmens verlangsamten. Teamwork Projects verwaltet Aufgaben und Projektabläufe, Teamwork Chat wandelt schnelle Gespräche in Entscheidungen und Aktionselemente um und Teamwork Desk koordiniert den Helpdesk und den Kundensupport. Diese Rundum-Unterstützung macht mehrere Apps oder Tools zum Verwalten von Projekten überflüssig und bietet dem gesamten Unternehmen einen einzigen Ort, an dem sie auf alle Informationen zugreifen können, die sie zum Teilen oder Überprüfen benötigen. Jetzt kann YOUNITY für jedes Managementprodukt eine Aufgabe einrichten, Start- und Enddaten organisieren, Manager und Mitarbeiter zuweisen sowie Dokumente, Diskussionen und Aufgabenlisten bearbeiten aufgabe oder unteraufgabe.

“Wir können nicht nur die Aufgaben für jeden Schritt sorgfältig definieren, von der Vorprojekt-, Initiations- und Lieferphase, sondern mit Teamwork Projects können wir alle Materialien zusammenhalten, damit die Personen, die sie benötigen, sie sofort finden können. “

Teamwork-Projekte zeiterfassung die Funktion hat nicht nur den Prozess der Protokollierung der Zeit für Mitarbeiter vereinfacht, sondern jedem Agenten auch die Möglichkeit gegeben, sein eigenes Zeitmanagement zu bewerten. Mit diesem Tool können sie sehen, welche Aufgaben die größte Aufmerksamkeit erfordern, wodurch das gesamte Team effektiver koordiniert werden kann, ohne zeitaufwändige Besprechungen oder sich ständig ändernde Aktualisierungen. Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche aller Produkte in der Software-Suite war es auch einfach, das gesamte Team an Bord zu bringen. Der größte Teil des Teams benötigte nur wenige Tage, um sich mit Teamwork-Projekten vertraut zu machen, und andere Abteilungen, die mit YOUNITY nur an bestimmten Projekten arbeiten, sind schnell integriert.

“Jetzt haben wir ein System, mit dem unsere Mitarbeiter leicht navigieren können. Dies bedeutet, dass sie dem Unternehmen helfen, zu wachsen, indem sie die Verantwortung für ihre eigene Produktivität und Leistung übernehmen. “

Die Vorteile

Jetzt, da das gesamte YOUNITY-Team über eine Software verfügt, die den Projektmanagementprozess mit den richtigen Tools ausrichtet, können die Projekteffizienz erheblich verbessert werden. Ideen und Informationen werden reibungslos ausgetauscht, Termine werden ohne die übliche Last-Minute-Eile eingehalten, und die Teammitglieder fühlen sich im gesamten Projekt sicherer, da sie jederzeit genau sehen können, was gerade passiert.

“Wir alle genießen die Möglichkeit, uns jedes Projekt anzusehen und in nur wenigen kurzen Berichten ein Gefühl dafür zu bekommen, wo wir uns befinden und was passieren muss. Die Tools in der Teamwork.com-Suite halten uns zusammen, lassen aber auch jeden Einzelnen sehen, wie seine nächsten Schritte aussehen werden. “

Im Kundenservice war die Änderung erheblich. Kunde tickets jetzt haben Sie einen klaren Weg zur Lösung, und Teamwork Desk ermöglicht einen besseren Informationsaustausch zwischen Supportmitarbeitern. Dies hilft den Teammitgliedern, ihr Fachwissen zu entwickeln, und bietet jedem Kunden eine bessere Erfahrung. Insgesamt finden die Teammitglieder eine verbesserte Zusammenarbeit, vom Ideenaustausch bis zur Problemlösung. Bei jedem Schritt Teamwork Projekte, Teamwork Schreibtisch, und Teamwork Chat sind da, um Projekte voranzutreiben und Teams zusammenzubringen.

“Mit einer einzigen Softwarelösung, die uns bei so vielen Facetten unseres Geschäfts hilft, haben wir viel mehr Zeit, um unsere Arbeit zu erledigen und uns auf Kunden und neue Möglichkeiten zu konzentrieren. “