Cal Poly Racing ist das größte in Kalifornien ansässige Studentenkapitel von SAE International, einer Organisation für Ingenieure in verschiedenen Branchen, die sich mit Transportmitteln wie Automobil, Luft- und Raumfahrt und Nutzfahrzeugen befassen. Über achtzig aktive Mitglieder tragen zur Entwicklung, Herstellung und Erprobung von drei innovativen Rennfahrzeugen bei. Das Formel-SAE-Team des Kapitels ist eines der wenigen Teams, das zwei Wettbewerbsfahrzeuge herstellt, ein Elektrofahrzeug und ein traditionelles benzinbetriebenes Fahrzeug. Die Teammitglieder lernen aus erster Hand Probleme aus der Praxis kennen, indem sie dieselben Tools wie Branchenfachleute verwenden, von fortschrittlichen Composites-Tools bis hin zu Projektmanagementsoftware. Die Schüler lernen alle Aspekte des Managements eines erfolgreichen Teams. In dieser Fallstudie haben wir mit Dalton Lasell und Adam Menashe, Teammanager und Teamleiter von Cal Poly Racing, Formel SAE, gesprochen, um herauszufinden, wie sein Team Teamwork Projects verwendet hat, um innovative Autos in einer schnelllebigen Lernumgebung zu entwickeln, die ihnen nützliche Fähigkeiten vermittelt im technischen Bereich und im Projektmanagement.

“Teamwork Projects hat unserem Team wirklich geholfen, sich darauf zu konzentrieren, erfolgreiche, hochmoderne Autos zu bauen, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen - und wer sie erledigen wird. “

Die Herausforderungen

Jedes Auto von Grund auf zu bauen ist eine Herausforderung, aber bei Cal Poly gibt es einige zusätzliche Variablen, denen sich das Rennteam stellen muss. Erstens besteht das Cal Poly Racing-Programm aus mehreren Gebäuden, die sich auf der anderen Seite des Campus befinden, einem der größten der Welt. Das Design findet in einigen Gebäuden im Kern des Campus statt, während die Maschinenwerkstätten weit entfernt sind. Zweitens arbeiten die Schüler zu völlig unterschiedlichen Zeiten an den Projekten, je nach Stundenplan und Freizeit.

“Während unserer Konstruktions- und Fertigungssaison hat unser Team Hunderte von Komponenten und Aufgaben zu überwachen, die sich jedoch nicht zur gleichen Zeit am gleichen Standort befinden. Persönliche Besprechungen waren schwer zu planen, und als wir versuchten, mithilfe von Slack Informationen voneinander anzufordern, wurden die Nachrichten vergraben und die Aufgaben wurden nicht erledigt. “

Anfang 2017 fügte Cal Poly Racing eine weitere Variable hinzu: den Bau von nicht einem, sondern zwei Autos von Grund auf. Dies war das erste Mal, dass sie sich dazu verpflichtet hatten, sowohl Elektro- als auch Gasfahrzeuge unter derselben Leitung zu bauen, und sie verfügten über keine Projektmanagement-Tools, mit denen sie Aufgaben und Teamkommunikation verfolgen konnten.

“Als wir uns die Komplexität der Entwicklung von zwei sehr einzigartigen Autos anschauten, wussten wir, dass wir einen besseren Weg brauchen, um den Betrieb zu organisieren und den Teammitgliedern bei der Zusammenarbeit zu helfen. Wir wollten ihnen bessere Werkzeuge geben, um den Fortschritt des gesamten Projekts zu überprüfen, Designer und Professoren auf dem Laufenden zu halten, Aufgaben nach Bedarf zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder für seine Arbeit zur Rechenschaft gezogen wird. “

Die Lösung

Die Suche nach Software mit detaillierten Funktionen, aber einer intuitiven Benutzeroberfläche begann sofort. Nach Prüfung mehrerer Optionen entschied sich Cal Poly Racing für Teamwork Projects.

“Die Schüler schienen die Benutzeroberfläche sehr schnell zu verstehen, und die Aufgabenlisten verwendeten Aufgaben und Unteraufgaben auf eine Weise, die für alle sichtbar war. Wir wussten, dass Teamwork-Projekte uns helfen würden, die Dinge weiter voranzutreiben. “

Sofort konnten die Teams damit beginnen, Arbeitsaufgaben durch bestimmte Aufgaben zu erledigen und nicht nur bestimmte Aufgaben, sondern den gesamten Zeitplan zu organisieren. Alle Anschlussfragen oder Diskussionen zu Design oder Logistik sind direkt mit der einzelnen Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft, wodurch verlorene Nachrichten oder Unklarheiten darüber beseitigt werden, welche Aufgabe genauer geklärt werden muss. Teams finden es auch einfacher, Aufgaben mit zu delegieren stichworte. Wenn ein gesamtes Projekt geplant ist, erstellen die Teamleiter Vorlagen mit spezifischen Aufgaben für jeden Teil der Fahrzeugkonstruktion, sodass jeder sehen kann, wie jede Verantwortung mit den anderen verknüpft ist. Wenn sie diese Vorlagen zu Beginn des Projekts erstellen, verlassen sie sich auf Tags, um Personen mit bestimmten Fähigkeiten Aufgaben zuzuweisen und die Arbeit gleichmäßig zu verteilen. Tags geben ihnen im Verlauf des Projekts eine schnelle visuelle Referenz für Aufgaben und individuelle Aufgaben. Teamwork Projects ist besonders in bestimmten Phasen hilfreich, z. B. beim Aufbau und Design der elektronischen Systeme, die für den reibungslosen und präzisen Betrieb jedes Fahrzeugs unerlässlich sind. Wenn die Zeitpläne für wichtige Teammitglieder nicht übereinstimmen, löschen Sie die Kommunikationstools und aufgabenlisten menschen ermöglichen, sich zu beteiligen und ihre Bemühungen nahtlos zu koordinieren.

“Teamwork-Projekte sind eine große Hilfe für unser Management-Team, da wir auf einfache Weise überprüfen können, woran die Mitarbeiter arbeiten, wo ihre Prioritäten für die aktuelle Woche liegen und ob sie Aufgaben vergessen haben. Wir können Teamwork-Projekte verwenden, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. “

Die Vorteile

Wenn die Cal Poly Racing-Teams reibungslos laufen, haben die Menschen mehr Zeit, sich Innovationen zu widmen, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Wenn sich Zeitpläne ändern müssen oder jemand Feedback zu einer neuen Idee benötigt, hat das gesamte Team einen Ort, an dem Dokumente oder Diskussionsmöglichkeiten ausgetauscht werden können. Vor Teamwork Projects verwalteten die Teams Aufgaben mit den vorhandenen Tools, die alles bedeuten konnten, z. B. Notizen zu Smartphones, Tabellenkalkulationen, Message Boards oder sogar Altpapier. Nichts war konsistent oder leicht zu teilen, was zu vielen Fehlern und Informationsverlust führte. Je nach Team und wer es leitete, kann der Prozess sehr kompliziert oder verwirrend sein. Jetzt weiß jeder, wo er Pläne und Tabellen findet, in denen die Testergebnisse verglichen werden - was auch immer er benötigt. Sie verschwenden keine Zeit damit, herauszufinden, wie sie mit den Informationen umgehen sollen. Sie arbeiten. Die Verbesserung der Entwicklungszeit war so dramatisch, dass Cal Poly Racing dies für das Management und die Teamleiter obligatorisch macht - und es wird allen allgemeinen Mitgliedern dringend empfohlen, die konsequent an den beiden Autoprojekten arbeiten.

“Unsere wertvollsten Ressourcen sind Menschen und Zeit, und Teamwork Projects ermöglicht es uns, unsere Mitarbeiter effektiver einzusetzen. Wir sparen so viel Zeit, weil wir die Leute nicht daran erinnern müssen, Aufgaben zu erledigen, die sie vergessen hatten und die ihnen zugewiesen wurden. "