Heute teilen wir einen Gastbeitrag von Andy Pearson, Geschäftsführer von Weiße Sicherung. Er teilt mit, wie er und sein Team Teamwork-Projekte auf einzigartige Weise nutzen, um ihre maßgeschneiderte Mischung aus agilen und Sprint-Methoden in ihrer Arbeitsbelastung zu berücksichtigen. Beim Weiße Sicherung, wir erstellen Websites für Wohltätigkeitsorganisationen. Wir haben im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Projektmanagementmethoden angewendet. Eine der effektivsten Methoden war die wöchentliche Sprintplanung mit Teamwork-Projekten. Wenn Sie ein kleines Team leiten, das sich über mehrere Projekte erstreckt und sich jeweils über mehrere Monate erstreckt, mit dramatischen Spitzen und Tiefpunkten der Aktivität, ist dieser Ansatz sehr leistungsfähig.

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Betteln, stehlen und ausleihen

Wir haben verschiedene Methoden gestohlen. Im Laufe der Jahre war der hilfreichste Ansatz für die gleichzeitige Bereitstellung mehrerer mittelgroßer Webprojekte eine breite starre Struktur von Meilensteinen und dann innerhalb jedes Meilensteins ein flexiblerer Ansatz. Wir verwenden alle Begriffe lose, haben aber etwas gefunden, das funktioniert, indem wir einige der alten Wasserfallansätze mit agilem Denken hacken. Wir lieben auch die Lean-Startup-Methode und dies beeinflusst unsere gesamte Unternehmensstrategie, obwohl wir sie für alltägliche Projekte nicht so hilfreich fanden, weil wir keine brandneuen Systeme bauen. Wir haben eine sehr strukturierte Projektzeitleiste mit datierten Meilensteinen von Anfang bis Ende erstellt. Jeder Meilenstein ist auf eine Woche ausgerichtet, und innerhalb dieser Woche konzentrieren wir uns darauf, das bestmögliche Material für die für diese Woche geplanten Fristen zu liefern.

Der Kern der Sache: Wie man die Arbeitsbelastung verwaltet

Wir waren immer davon überzeugt, ein zentrales System für die Verwaltung von Aufgaben zu haben. Wenn Sie dies nicht tun, sollten Sie sich unbedingt Teamwork-Projekte ansehen. Sie werden unzählige Möglichkeiten finden, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, indem Sie alle Ideen in ein gemeinsames System integrieren und sie gut organisieren. Die große Herausforderung für uns war jedoch immer die Verwaltung der Arbeitsbelastung. Wie versprechen Sie vielen Kunden viele Dinge und halten dann Ihr Versprechen, ohne Ihr Team auszubrennen? Überstunden haben wir nie als Option gesehen. Es passte nicht zu unserem Ethos, dieses Problem an unsere Mitarbeiter weiterzugeben. Also mussten wir eine andere Lösung finden. Es gibt viele Tools zum Verwalten von Zeitplänen, aber wir haben festgestellt, dass keines davon wirklich für uns funktioniert hat, da wir die Zeit des Teams nicht ordentlich auf halbe Tage verteilen. Wir arbeiten an zu vielen Projekten gleichzeitig, als dass dies funktionieren könnte, und es fühlte sich zu streng an. Wir haben uns entschieden, die Zeit in Teamwork-Projekten zu verwalten, aber dies führte zu einigen Herausforderungen, mit denen wir zu kämpfen hatten:

  1. Aufgabenlisten können überwältigend sein und Prioritätssysteme sind in mehreren Projekten nur sehr schwer zu implementieren, wenn verschiedene Projektmanager ihre Agenda vorantreiben.

  2. Es ist schwer zu wissen, wie viel Sie in einer Woche erreichen können. Wahr agile Methodik dies wird dadurch behoben, dass harte Versprechungen für das, was geliefert wird, entfernt werden. Dies passte jedoch nicht gut zu unserem Ansatz, die Dinge klar zu formulieren.

  3. Wenn sich ein Projekt verzögert, kann es schwierig sein, die Auswirkungen zu bewerten. Bei der Neuverhandlung des Projektzeitplans mit dem Kunden ist es wichtig zu wissen, dass die neuen Meilensteine das Team in einer bestimmten Woche nicht zu dünn machen.

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Einführung von Sprints

Zu den Schlüsselkonzepten der agilen Projektmanagementmethode gehört die Aufteilung großer Aufgaben in kleine Aufgaben und die Zuweisung einer Zeitschätzung für jede kleine Aufgabe. Eine angemessene Anzahl kleiner Aufgaben wird dann über einen bestimmten Zeitraum einer Person oder einem Team zugewiesen (ein „Sprint“). Die Rate, mit der diese Aufgaben abgehakt werden, wird gemessen (die „Burndown-Rate“). Auf diese Weise kann das Team verstehen, wie schnell die Arbeit erledigt wird und wie genau die Schätzungen sind. Diese Informationen können extrapoliert werden, um zu verstehen, wie realistisch größere Projektmeilensteine und -fristen sind. Während ein Großteil des Prozesses nicht nach einer agilen Entwicklung aussieht, haben wir dieses Element genutzt, um die Herausforderungen des Zeitplanmanagements zu bewältigen. Wir haben einen Zeitraum von einer Woche als Sprintzeit gewählt. Anstatt jeden Tag unsere gesamte Aufgabenliste anzugreifen, haben wir beschlossen, jede Woche mit der Berücksichtigung der Prioritäten für diese Woche zu beginnen und eine erreichbare Anzahl von Aufgaben in eine bestimmte Aufgabenliste für die Woche aufzunehmen.

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Nutzen Sie die Möglichkeiten von „Meilensteinen“, „Schätzungen“, „Fälligkeitsterminen“ und „Arbeitsbelastung“ in Teamwork

Meilensteine - unsere übergreifende starre Struktur

Wir versprechen unseren Kunden klare Liefertermine. Wenn Sie diese anhand von Meilensteinen verfolgen, erhalten Sie eine Reihe großartiger Berichte und Übersichten, um diese kundenorientierte Gesamtansicht zu sehen. Aber wie bewältigen wir die schwierige tägliche Herausforderung, diese Fristen einzuhalten? Geben Sie Schätzungen, Fälligkeitstermine und Arbeitsbelastung ein.

Schätzungen

Der erste Schritt bestand darin, Schätzungen für alle unsere Aufgaben zuzuweisen. Dies erfordert einige Überlegungen, da für einwöchige Sprints jede Aufgabe mit einer ausreichenden Granularität definiert werden muss, um innerhalb einer bestimmten Woche erreicht zu werden. Vage Aufgaben waren nicht erlaubt! Am anderen Ende des Spektrums konnten die Aufgaben nicht zu klein sein, da sonst der Administrator, der mit dem Erstellen von Aufgaben, dem Zuweisen einer Schätzung und dem Aufzeichnen der Zeit für diese Aufgaben verbunden war, zu mühsam wurde.

Fälligkeitstermine

Der nächste Schritt bestand darin, dem nächsten Sprint Aufgaben zuzuweisen. Da wir viele Projekte gleichzeitig für verschiedene Kunden ausführen, war es immer noch sehr wichtig, den Projektfortschritt pro Projekt zu verfolgen. Dies bedeutete, dass wir keine separate Aufgabenliste für den Sprint erstellen konnten. Stattdessen haben wir uns dazu entschlossen, die Fälligkeitsfunktion von Teamwork Projects zu verwenden. Dies erfordert eine leichte Verschiebung des Verständnisses der „Fälligkeitstermine“. Fälligkeitstermine werden zum letzten Tag im nächsten Sprintzyklus, was sich häufig geringfügig vom intuitiven Zweck der Fälligkeitstermine für eine Aufgabe unterscheidet (wir haben uns auf die Verwendung von „Meilensteinen“ verlagert, um wichtige Kundenfristen zu verfolgen, die dann unsere Sprintprioritäten informieren). Nachdem wir ein Fälligkeitsdatum für die Aufgaben der Woche festgelegt haben, verwenden wir die Registerkarte "Alles" in Teamwork-Projekten, um alle aktiven Aufgaben anzuzeigen, die bis zum Ende der kommenden Woche fällig sind. Das ist unsere Agenda für die Woche. Ein großer Vorteil dieses Ansatzes für das Aufgabenmanagement besteht darin, dass Einzelpersonen viel mehr Kontrolle darüber haben, welche Aufgaben sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen möchten. Es spielt keine Rolle, welche Aufgaben zuerst erledigt werden, solange alles in der Woche erledigt wird. Eine Einschränkung ist, dass wir Aufgaben priorisieren, die von anderen Aufgaben abhängig sind (ein weiteres hervorragendes Merkmal von Teamwork-Projekten).

Workload-Tracking

Das i-Tüpfelchen auf dem i-Tüpfelchen dieser neuen Arbeitsweise ist die Funktion „Workload“ von Teamwork Projects. Dies gibt einen Überblick über die Arbeitsbelastung des gesamten Teams für einen bestimmten Zeitraum. Wenn Sie dies für die kommende Woche festlegen, erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wie beschäftigt das Team ist und wie gut alle mit den Aufgaben ihrer Woche umgehen. Am Ende einer erfolgreichen Woche bietet dieses System die tiefe Befriedigung, eine leere Aufgabenliste zu betrachten. Wir mussten Teamwork Projects hart vorantreiben und es erforderte viel Nachdenken und Experimentieren. Hoffentlich helfen Ihnen einige dieser Ideen dabei, neue Wege zu finden, um mit Teamwork Projects mehr aus Ihrem Team herauszuholen!