ipsoCreative ist eine Boutique-Webagentur in Ohio (USA), die eine schöne und effektive Webästhetik, führende Funktionalität für Open Source-Technologie und diszipliniertes Projektmanagement bietet. Sie dienen Unternehmen und Organisationen durch einen Full-Service-Ansatz aus benutzerdefinierten Website-Designs und beliebten Open-Source-Content-Plattformen wie WordPress, Umbraco und Magento. ipsoCreative erstellt auch Videos mit pädagogischen Bewegungsgrafiken und schreibt benutzerdefinierte Integrationen zwischen Websites und POS-Systemen, E-Commerce-Gateways, Inventarsystemen oder CRM-Systemen (Customer Relationship Management). In dieser Fallstudie haben wir mit Vince Mancari, Projektmanager für Webdesign und -entwicklung, gesprochen. Sehen Sie, wie sie Teamwork-Projekte verwendet haben, um intelligente, anpassbare Aufgabenlisten für jedes Projekt zu erstellen und ihren Kunden eine hervorragende Agenturerfahrung und ein hervorragendes Ergebnis zu bieten.

“Teamwork ist entscheidend für unsere Fähigkeit, unsere Erwartungen zu erfüllen, um unseren Kunden qualitativ hochwertige Erlebnisse zu bieten. Praktisch macht es unser Leben in vielerlei Hinsicht einfacher und effizienter, und deshalb lieben wir Teamwork. “

Die Herausforderungen

Für die kundenorientierte Seite ihres Geschäfts benötigte ipsoCreative eine Produktivitätssoftwarelösung, mit deren Hilfe sie effektiver mit anspruchsvollen Kunden kommunizieren und hochkarätige Ergebnisse liefern konnten. Intern benötigten sie Tools, um verschiedene praktische Aspekte ihres Geschäfts zu verwalten, die für eine effektive Teamfunktionalität erforderlich sind. Das frühere Task-Management-System Basecamp verfügte nicht über die Funktionen zur Zeiterfassung und Abrechnung, um die Arbeitslast zu verwalten, und war als Client-Schnittstelle nicht ideal. Sie benötigten außerdem Funktionen für Aufgabenabhängigkeit und Berichterstellung, die das Rätselraten von Workflows erleichtern, die Zusammenarbeit ihres Teams während jedes Projekts verbessern und es Kunden und Teammitgliedern ermöglichen, effektiver zu kommunizieren.

“Um ehrlich zu sein, hat die Webdesign-Branche traditionell keinen guten Ruf, wenn es darum geht, die Erwartungen der Kunden an die Kommunikation zu erfüllen und Projekte pünktlich zu liefern. Viele unserer Kunden haben Horrorgeschichten aus ihren vergangenen Erfahrungen, und wir möchten außergewöhnlich sein, indem wir klare Erwartungen an die Kunden setzen und effektiv und transparent mit ihnen kommunizieren. Wir brauchten ein besseres Werkzeug als Basecamp, um dies zu ermöglichen. “

Das ipsoCreative-Team war auch hungrig nach einer Softwarelösung, die sowohl für sich selbst als auch für ihre Kunden intuitiver zu bedienen war. In Basecamp fehlten nicht nur wichtige Funktionen, sondern es war auch schwierig zu bestimmen, wie Dokumente und Benutzer hinzugefügt werden sollten, damit jeder Zugriff auf genaue Informationen hatte - und genau wusste, wie darauf zugegriffen werden konnte. Ein weiteres Problem war, dass Projektstatusberichte von verschiedenen Teammitgliedern sorgfältig zusammengestellt und dann per E-Mail an die Kunden weitergeleitet werden mussten. Das ipsoCreative-Team wusste, dass seine Kunden mit benutzerfreundlicheren Projektmanagement-Tools mehr Vertrauen in die Arbeit des Unternehmens haben und eifrig wieder mit ihnen zusammenarbeiten würden. Projekte könnten in kürzerer Zeit und mit einer viel höheren Kundenzufriedenheit abgeschlossen werden.

“Wir sind grenzenlos besessen von Sichtbarkeit und Kommunikation mit unseren Kunden. Wir wollten sicherstellen, dass jeder interne Benutzer und Kunde sehen kann, wie sein Projekt voranschreitet, und bei Bedarf reagieren. “

Die Lösung

Schon seit den Schalter machen bei Teamwork-Projekten vor drei Jahren wurden komplizierte Problemumgehungen durch eine einzige Lösung ersetzt, die Klarheit in allen Facetten des Projekts bietet. Kunden können nun jede Frist einhalten, die als Meilenstein in Teamwork-Projekten festgelegt wurde, um zu sehen, wie sich ihr Projekt entwickelt. Innerhalb von ipsoCreative jeder von diesen meilensteine ist an eine Aufgabenliste gebunden, an die Aufgabenlisten und Unteraufgaben vollständig angehängt sind. Jedes Teammitglied kann schnell seine nächste Aufgabe für den Tag oder die Woche finden und das Projekt von Anfang an auf Kurs halten.

“Wir gewähren Kunden am ersten Tag des Projekts Zugriff auf Teamwork-Projekte. Zu diesem Zeitpunkt sind im Projekt bereits alle Aufgaben und Meilensteine vorinstalliert, die erforderlich sind, um uns vom Start bis zum Abschluss des Projekts zu unterstützen. Natürlich ändern sich Dinge und Aufgaben werden hinzugefügt, und Teamwork Projects übernimmt dies auch für uns! “

IpsoCreative setzt bei der Kommunikation mit Kunden und dem internen Team auf Teamwork-Projekte benachrichtigungen und dashboard-Optionen um alle auf der gleichen Seite und innerhalb der Frist zu halten. Alle Projektbeteiligten haben jederzeit Zugriff auf alle zugehörigen Projektkommunikationen, unabhängig davon, ob sie in einem Thread ausdrücklich erwähnt wurden oder nicht. Sie benutzen auch die risikofunktion um ihnen zu helfen, proaktiv als Projektteam zusammenzuarbeiten, um auftretende Probleme zu vermeiden oder zu mindern.

“Diese Funktionen bringen Projekte voran, ohne dass die Teamleiter täglich eingreifen müssen. Wir lieben die Verbindung zwischen Aufgabenlisten und Meilensteinen, damit wir unsere Standards für bessere Arbeitsabläufe in unserem Team und verbesserte Transparenz gegenüber Kunden beibehalten können. “

Die Vorteile

Vor allem Teamwork Projects hat ipsoCreative-Kunden und Teammitgliedern durch vereinfachte Workflows jede Woche Stunden Zeit gespart. Die Software hat so viele Elemente der Kommunikation und Dokumentenspeicherung intuitiv gemacht, dass die Software fast verschwindet. Benachrichtigungen werden sofort an die E-Mail-Posteingänge der Kunden gesendet, sodass niemand ein Update verpasst. Niemand verbringt viel Zeit damit, sich zu fragen, wo eine neue Datei abgelegt werden soll, und verschwendet dann mehr Zeit damit, eine Massen-E-Mail zu senden, in der allen mitgeteilt wird, wo sie zu finden sind - auf jede Datei kann sofort zugegriffen werden.

“Wir müssen nie mehr nach unterstützenden Materialien suchen. Bei Teamwork-Projekten befinden sich Dateien immer bequem auf der Registerkarte "Dateien", unabhängig davon, wo sie ursprünglich geladen wurden, und Links sind auch auf ihrer eigenen Registerkarte leicht zu finden. “

Nun das zeiterfassung und Abrechnung werden vollständig in der Teamwork-App erledigt, der Zeitaufwand für die Erstellung von Schätzungen und Rechnungen wurde spürbar reduziert. Komplizierte Tabellenkalkulationen und Arbeitszeittabellen wurden durch wenige Klicks und einfach zu lesende Berichte ersetzt. Eine der beliebtesten Funktionen des Teams für die Bearbeitung von Änderungen und die Anpassung von Workflows sind die verknüpften Fristen zwischen Aufgaben und Meilensteinen. Wenn ein Meilenstein angepasst wird, werden alle Fristen für jede der untergeordneten Aufgaben automatisch angepasst, wodurch eine zusätzliche Versicherung bereitgestellt wird, bei der keine Details übersehen werden.

“Wenn ich das Datum eines Meilensteins verschiebe, kann ich festlegen, dass sich dies nicht nur auf die Fälligkeitstermine der anderen Meilensteine, sondern auch auf alle verbundenen Aufgaben auswirkt. Tolles Feature! “

Sowohl die ipsoCreative-Teammitglieder als auch die Kunden sind der Meinung, dass Teamwork Projects ihnen alle Aspekte ihrer Projekte besser beherrscht, einschließlich der täglichen Kommunikation, der kurz- und langfristigen Ziele - und der kleinen Details, die Stunden Zeit kosten können jede Woche.

“Wir sind sehr zufrieden mit Teamwork-Projekten und haben es vielen Freunden empfohlen - persönlich und beruflich. Wir haben sogar Teamwork-Tutorials für Leute veranstaltet, die mehr über Teamwork und dessen Verwendung erfahren möchten. Wir sind begeisterte Fans! "