Wenn führende Unternehmer einen Ort benötigen, um jeden Prozess, der ihr Unternehmen zum Laufen bringt, digital zu dokumentieren, wenden sie sich an Trainual. Diese einfache Online-Softwareplattform wurde entwickelt, damit Kleinunternehmer das Wissen in ihrem Gehirn freischalten und ein komplettes modernes Schulungshandbuch für jeden Aspekt ihres Unternehmens erstellen können. Trainual wurde von der Beratungs- und Investmentfirma Organize Chaos nach Zusammenarbeit mit Hunderten von Geschäftsinhabern entwickelt, um einen Weg zum Aufbau skalierbarer Systeme und Prozesse zu finden. Der Hauptsitz befindet sich in Scottsdale, Arizona (USA), mit Kunden weltweit. Chris Ronzio, Gründer von Trainual and Organize Chaos, entschied sich für Teamwork Projects, weil seine Tools effiziente Workflows erstellten, die zur Skalierung seines eigenen Geschäfts beitrugen - und auch dazu beitrugen, das Geschäft seiner Kunden zu verändern.

“Im Laufe der Jahre haben wir mit Hunderten kleiner Unternehmen zusammengearbeitet, um Ideen und Feedback zu sammeln, wie ihre Unternehmen skalierbarer gemacht werden können. Mit Teamwork Projects haben wir einen zentralen Ort, an dem diese Ideen beim Eingang gespeichert werden können, und wir haben eine organisierte Möglichkeit, sie bei der Entwicklung unseres Produkts zu Feature-Ideen zu verarbeiten. “

Die Herausforderungen

Trainual ist nicht nur ein wachsendes Unternehmen, sondern auch ein wachsendes Unternehmen, das versucht, anderen Unternehmen bei der schnellen Skalierung zu helfen. Der Schlüssel zum Wachstum liegt in der Erstellung wiederholbarer Prozesse. Das Team von Chris stellte fest, dass es nach der Erstellung eines effizienten Prozesses oder Workflows kein Projektmanagement-Tool finden konnte, mit dem es erfasst und mit dem gesamten Team geteilt werden konnte. Vor Teamwork jede Idee, fehler, der behoben werden musste, das zu lösende Problem lag je nach den Vorlieben der einzelnen Personen in einer anderen App oder Plattform. Notizen befanden sich in Google Doc-Dateien, Evernote und sogar in physischen Notizbüchern in verschiedenen Teilen des Büros. Führende Projektmanagementsoftware unterstützte bestimmte Aspekte ihrer Projekte, bot jedoch keine umfassende Lösung, bei der auf alle Aufgaben, Dateien und Konversationen zugegriffen werden konnte. Nach dem Versuch und dem Verwerfen mehrerer Plattformen

“Wir haben festgestellt, dass Trello-Boards kein effektives Tool zum Verwalten eines Projekts mit vielen Details, Dateien und Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen sind. In Basecamp und Asana fehlen Funktionen wie Rollen und Vorlagen, auf die wir uns für unser Geschäft verlassen. "

Ohne diese zusätzlichen Funktionen wurden zu viele nicht abrechnungsfähige Stunden damit verbracht, wichtige Informationen zu finden, anstatt mit Kunden zu arbeiten oder ein Projekt voranzutreiben. Chris entschied, dass er in ein Tool investieren musste, das das Verfolgen und Zugreifen auf Materialien intuitiver macht. Trainual benötigte auch Projektmanagementsoftware, die für ihre Kunden leicht zu erlernen war, da viele von ihnen mit denselben Projektmanagementproblemen zu kämpfen hatten. Chris und sein Team wollten dieses Problem nicht nur selbst lösen, sondern auch eine Lösung finden, die auch die Arbeitsabläufe ihrer Kunden verbessert.

“Während des Erstellungsprozesses unserer Software haben wir mit vielen kleinen Unternehmen Einzelberatung durchgeführt, um Erfahrungen in verschiedenen Branchen zu sammeln. Auf ganzer Linie hatten nur sehr wenige Unternehmen eine geeignete Projektmanagementlösung, was ihr Wachstum hemmte. “

Die Lösung

Nachdem Chris mehrere Lösungen verwendet hatte, wusste er, dass sein gesamtes Team die Möglichkeit brauchte, Projekte und Aufgabenlisten zu erstellen, und Asana stellte dies nicht für ihn bereit. Chris entdeckte, dass Teamwork Projects diese und viele weitere Funktionen bietet, und entschied sich daher für eine Probefahrt. In nur wenigen Wochen fand sein Team neue Möglichkeiten, die Software zum Speichern zu verwenden dateien, notizen und sogar gespräche.

“Mithilfe von Teamwork-Projekten können wir jetzt wichtige Links zur Überprüfung, Notizen von Besprechungen, Aktionselemente für jede Abteilung im Unternehmen, Kundenfeedback und unsere gesamte Softwareentwicklungs-Roadmap verfolgen. Alles ist an einem Ort und jeder weiß, wo es zu finden ist. “

Mit den darin verfügbaren Berichten wurde auch die Überwachung jeder Phase eines Projekts drastisch vereinfacht Board View. Administratoren können Aufgaben mit nur wenigen Klicks anzeigen und festlegen und dann per Drag & Drop Anpassungen vornehmen.

“Mit der neuen Board-Ansicht können wir den Status aller Funktionen verfolgen, an denen wir arbeiten, und mithilfe von Triggern dem richtigen Mitarbeiter in jeder Phase des Prozesses automatisch eine Aufgabe zuweisen. "

Aufgabenvorlagen sind jedoch bei weitem das Herzstück von Teamwork Projects for Trainual. Nicht nur die vorlagen sie konvertierten Aufgabenlisten in wiederholbare Prozesse für ihr eigenes Unternehmen und verwenden das Vorlagensystem von Projects als praktisches Tool, mit dem jeder Kunde lernen kann, wie er diese Prozesse in seinem eigenen Unternehmen findet und erstellt.

“Um skalierbar zu sein, müssen kleine Unternehmen wiederholbare Systeme erstellen. Trainual-Software vermittelt den Kontext für die Erstellung dieser Prozesse. Teamwork Projects ist die perfekte Ergänzung, um Vorlagen-Checklisten und Projekte zu erstellen, die diesen Richtlinien entsprechen. “

Die Vorteile

Vorlagen waren der Schlüssel für das Wachstum und die Stabilität von Trainual, indem sie ihnen mehr Kontrolle über ihre Zeit gaben und es ihnen ermöglichten, diese Zeit wieder in umsatzgenerierende Aktivitäten zu investieren. Das Teilen dieser Tools mit anderen Unternehmen, die vor dem Wachstum stehen, war ein Bonus.

“Ich weiß, dass wir in unserem Team mit Teamwork-Projekten etwa 10 bis 20 Stunden pro Woche sparen, anstatt über fünf verschiedene Systeme zu springen, um Aufgaben, Notizen, Links, Dateien und abrechnungsfähige Stunden zu verfolgen. Die Beseitigung dieser Ineffizienzen und die Möglichkeit, anderen Unternehmen zu zeigen, wie dies zu tun ist, haben unsere Produktion und unseren Ruf erweitert. “

Ein unerwarteter Vorteil der Verwendung von Teamwork-Projekten waren kürzere Besprechungen, da jeder die Agenda kennt. Nachdem das Team mit der Verwendung von Tags und Filtern vertraut ist, können Themen, die einer weiteren Diskussion bedürfen, mit Tags versehen und die Liste vor dem Meeting gefiltert werden. Auf Aktualisierungen kann einfach zugegriffen werden, indem Aufgabenlisten aus Schlüsselprojekten exportiert und der Fortschritt und die angehängten Notizen überprüft werden.

“Wenn wir das Tool auf diese Weise verwenden, erhalten wir eine sofortige Agenda, die uns hilft, beim Thema zu bleiben. Während wir die verschiedenen Aufgaben und Projekte besprechen, können wir den kritischsten Funktionen oder Fehlern sofort Prioritätsstufen zuweisen, damit sie auf einen Blick auffallen. Jeder verlässt das Meeting und weiß genau, was als nächstes passieren muss. “

Das integrationen mit Teamwork-Projekten verfügbar erleichtern Sie auch dem Trainual-Team die Arbeitstage. Verwenden von Zapier, sie haben ein Google-Formular mit ihrem Konto für Teamwork-Projekte verbunden, damit Benutzer Ideen und Probleme einreichen können. Diese Einreichungen werden direkt in eine Liste in Teamwork-Projekten aufgenommen, die das Produktteam überprüft. Andere Integrationen umfassen die Chrome-Erweiterung um Links und Aufgaben zu speichern, die HubSpot-Integration für das Verkaufsteam, die Ernte Integration zur Zeiterfassung und die Dropbox-Integration zur Dateispeicherung.

“Teamwork Projects hat unseren Alltag so viel einfacher gemacht, dass wir ihn ständig empfehlen, um Projekte zu organisieren, alle auf der gleichen Seite zu halten und sogar mögliche Ideen für die Zukunft aufzuschreiben. Wir helfen so vielen Unternehmen, mit diesen praktischen Tools zu skalieren. "