Seit mehr als 20 Jahren novusweb® hat kleinen und mittleren E-Commerce-Händlern dabei geholfen, ihre Online-Verkäufe aufzubauen und zu steigern. Ihre Expertise umfasst digitales Marketing, Inhaltsentwicklung, Produktmanagement und Omni-Channel-Vertrieb. Bret Williams, Mitbegründer und Managing Partner von novusweb in Texas (USA), nutzt Teamwork Projects, um den agilen Managementstil des Unternehmens zu unterstützen und Workflows zu erstellen, die jede Aufgabe und Unteraufgabendetails in komplexen Projekten verfolgen.

“Wir verwenden Teamwork für nahezu jede Aufgabe in unserer Organisation, sowohl für Kunden als auch intern. Von langen Site-Entwicklungsprojekten bis hin zu Social-Media-Posts wird alles in Teamwork-Projekte integriert. “

Die Herausforderungen

Als Agentur mit einem langjährigen Ruf bei der Bereitstellung von Ergebnissen für E-Commerce-Kunden hatte novusweb jede verfügbare Projektmanagement-Software verwendet und war schließlich bei Basecamp gelandet. Während das Programm die für Kunden am besten zugängliche Benutzeroberfläche zu haben schien, fehlten gut entwickelte Tools, die das Bret-Team benötigte, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und nicht abrechnungsfähige Stunden zu reduzieren.

Ganz oben auf der Liste der Anforderungen von novusweb stand nicht nur eine spezielle Funktion, sondern eine funktionsreiche, intuitive Software, die sich an das agile Team anpassen konnte. Nach dem Testen mehrerer Apps stellten sie fest, dass Wasserfallsysteme in Bezug auf abrechnungsfähige Stunden zu zeitaufwändig und kostspielig waren, während aufgabenbasierte Systeme in ihren Funktionen zu eingeschränkt waren, um Verantwortlichkeit und Abhängigkeiten zu berücksichtigen.

Basecamp deckte einige ihrer Bedürfnisse ab, fühlte sich jedoch immer noch eingeschränkt und wollte eine Software finden, mit der sie die Zeit verfolgen und Aufgaben, Abhängigkeiten, Aufgaben, Dateien und Kommunikation verwalten können. Bret sagte, er wisse, dass sein Team viel von einem Projektmanagementsystem verlange, aber er habe das Gefühl, dass es eine bessere Lösung geben müsse. Ihr ideales System wäre auch für neue Kunden einfach zu erlernen und regelmäßig zu aktualisieren. Basecamp war ein guter Anfang, aber es konnte nicht als Drehscheibe für all die verschiedenen Aspekte dienen, die organisiert und verwaltet werden mussten.

“Wir brauchten ein Projektmanagementsystem, das für unsere internen Zwecke robust genug und für unsere Kunden „freundlich“ war, um es gemeinsam zu nutzen. Wir wollten Optionen, für die unsere Kunden keine Project Management Professional-Zertifizierungsbezeichnung benötigen. "

Die Lösung

Der Übergang zu Teamwork-Projekten verlief aufgrund der Basecamp Importeur und die Bibliothek von onboarding von Videos und Hilfedokumenten das Teamwork.com für Kunden erstellt. Bret fand auch das Novusweb Agile Prinzipien passte problemlos zum Format von Teamwork Projects, da nur sehr wenig Schulungszeit erforderlich war, damit sein Team kompetent wurde.

Heute verlässt sich das Team auf aufgabenlisten jede Marketinginitiative mit Aufgaben und Unteraufgaben für die einzelnen benötigten Aufgaben einzurichten. Vorlagen für Aufgabenlisten erleichtern Sie diesen Prozess, indem Sie die Teammitglieder mit nur wenigen Klicks neue Projekte starten lassen. Änderungen und Ergänzungen können leicht vorgenommen werden, um den unterschiedlichen Anforderungen jedes Projekts gerecht zu werden.

Kunden nutzen und genießen Teamwork-Projekte, um alle beweglichen Teile des Projekts auf einer Plattform zu sehen und zu organisieren. Sie können nicht nur sofort aktualisiert werden, sondern auch alle erforderlichen Informationen dateien und mitteilungen die früher in verschiedenen Ordnern und Apps lebten (oder verlegt wurden), sind jetzt alle zusammen.

“Wir glauben an vollständige Transparenz mit unseren Kunden und Teamwork Projects bietet unseren Kunden einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten, die wir abgeschlossen haben. Sie können die erzielten Fortschritte leicht in Echtzeit sehen, Genehmigungen erteilen, Assets hochladen und Fragen unseres Teams beantworten. “

Ein zentraler Hub für jedes Projekt hat auch die Beziehungen zu Remote-Entwicklern verbessert. Die Zusammenarbeit erfolgt jetzt in Echtzeit an Dokumenten, mit Messaging und innerhalb von Dokumenten Board View für Aufgaben, mit denen jeder Aufgaben schnell in Echtzeit anpassen kann.

“Mit Board View können wir Projektaufgaben mit unserem Team interaktiv verwalten, ohne die ständigen Anpassungen, die die Wasserfallmethoden erfordern. Jeder fühlt sich besser informiert und auf dem richtigen Weg, ohne viele persönliche Check-ins zu haben. "

Die Vorteile

Mehr als zwei Jahre nach der Anmeldung bei Teamwork Projects sagt Bret, dass ihre Workflows wesentlich einfacher und fehlerresistenter sind. Dies macht Teaminteraktionen nicht nur effektiver, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand, der wiederholt werden muss.

“Wir wissen, dass Teamwork Projects unsere Geschäftsabläufe verändert hat. Es hilft uns, die Ressourcenzuweisung zu verbessern, mehr Aufgaben (und Geschäfte) von unseren Kunden zu erfassen und Fehler zu beseitigen, die mit anderen Systemen unvermeidbar waren. “

Die Vorteile wurden novusweb in der Weihnachtszeit 2017 besonders deutlich, als das Team versuchte, Urlaubsmarketingkampagnen für viele Kunden des Unternehmens zu verwalten. Durch detaillierte Checklisten und Listenvorlagen wurde sichergestellt, dass keine wichtigen Aktionen verpasst wurden, wenn ihre Leistung perfekt sein musste. Jedes Novusweb-Teammitglied hat seine eigenen Lieblingsfunktionen, mit denen es die Produktivität verbessern kann, jedoch im Kanban-Stil Board View hat wahrscheinlich den größten Einfluss auf novusweb insgesamt gemacht. Da sich das Team mit Teamwork-Projekten vertraut gemacht hat, verlassen sie sich immer mehr darauf, um ihre täglichen und wöchentlichen Prioritäten im Verlauf der Projekte festzulegen.

“Board View funktioniert sehr gut mit unserem agilen Ansatz und internen Prozessen. Wir machen keine tatsächlichen Sprints mit festgelegter Dauer, aber wir arbeiten Projekte auf Kanban-Weise durch. "

Das Endergebnis ist, dass novusweb Projekte mit höherer Qualität mit weniger Änderungen und Korrekturen liefern kann, was Zeit spart und Reibung und Engpässe erheblich reduziert.

“Bei unserer Suche nach Projektmanagementsoftware, die komplexe Aufgabenlisten und den agilen Ansatz unseres Teams bewältigen kann, stießen wir immer wieder auf Sackgassen. Dann haben wir Teamwork-Projekte gefunden, die die perfekte Balance finden. “