Shrein Media wurde 2014 als Allround-Agentur für digitales Marketing eröffnet, hat sich jedoch seitdem auf seine Dienstleistungen spezialisiert und Unternehmen dabei geholfen, mithilfe von Website-Inhalten, E-Mail, sozialen Medien und Live-Streaming-Videos ein Publikum aufzubauen. Ihre Expertise in diesen Bereichen ermöglicht es Geschäftsinhabern, sich der Führung ihres Geschäfts zu widmen, während Shrein Media einflussreiche Marketinginhalte und wirkungsvolle Marketinginitiativen erstellt. Dave Shrein, Gründer von Shrein Media, wechselte zu Teamwork Projects, um Software zu finden, die seinem Team mehr Flexibilität bietet, wenn sie ihre Spezialität etablieren und ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

“Wir sehen Teamwork als Führungskraft und Vordenker im Bereich Aufgaben- und Projektmanagement. Andere Softwareunternehmen sind stärker auf ihre Art eingestellt und haben sich unter Berücksichtigung ihrer eigenen Bedürfnisse weiterentwickelt. Wir sehen jedoch, dass sich Teamwork mit ihren eigenen Bedürfnissen und den Bedürfnissen der Kunden gleichermaßen entwickelt. “

Die Herausforderungen

Als Dave Shrein Media auf den Markt brachte, entschied er sich für eine Projektmanagement-Software, die den Alleskönner-Ansatz der Agentur angemessen unterstützte und sein Team ziemlich gut zusammenarbeiten ließ. Nach einigen Jahren im Geschäft stellte er fest, dass die Software weniger nützlich war, als sein Unternehmen seine Spezialität entdeckte und seinen Anwendungsbereich einschränkte. Je mehr sie ihre Prozesse verfeinerten, desto mehr mussten sie die Einschränkungen der Software umgehen.

“Die Projektmanagement-Software, mit der wir begonnen haben, war wie die meisten Projektmanagement-Tools, die wir ausprobiert haben. Sie sind entweder so spezifisch, dass sie sich nicht an unsere Bedürfnisse anpassen können, oder sie sind so umfassend, dass es schwierig wird, sie speziell für unsere Kunden oder Projekte zu organisieren. "

Eine der Haupteinschränkungen war die Unfähigkeit, Projekte auf Kundenebene zu organisieren. Die ursprüngliche Softwareauswahl funktionierte gut für interne Projekte, aber als das Team Anpassungen vornehmen wollte, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, wurden Problemumgehungen schwierig und die Produktivität sank. Der Preis war ein weiterer Faktor, der mit der vorherigen Projektmanagement-Software zunehmend problematisch wurde. Während sie nicht nach der kostengünstigsten Lösung auf dem Markt suchten, hatten sie Probleme mit den zusätzlichen Gebühren, als sie ein neues Projekt aufnahmen.

“Das Hinzufügen eines zusätzlichen Benutzers würde unsere Ausgaben für das Jahr um fast 200% erhöhen, und das war nicht nachhaltig. Wir haben uns entschieden, nach einem Projektmanagement-Tool zu suchen, das erschwinglich ist und einen Mehrwert für unsere Systeme, Prozesse und die allgemeine Arbeitsweise bietet. “

Die Lösung

Als das Team nach einer Lösung suchte, überprüfte Dave Anwendungen und Softwareoptionen, die er in der Vergangenheit verwendet hatte - entweder für seine eigenen Projekte oder bei der Arbeit mit einer anderen Organisation. Teamwork.com war eine dieser Optionen, mit denen er vertraut war, die er aber seit Jahren nicht mehr genutzt hatte. Die Wiederentdeckung von Teamwork.com begann damit, sich für Teamwork-Projekte anzumelden und damit ein Projekt mit einem anderen Mitglied seines Teams zu verwalten. Als er und sein Teamkollege sich mit der Software vertraut machten, waren sich beide einig, dass dies ein Schritt in die richtige Richtung sein würde. Einen Monat später wurden alle Projekte importiert und das gesamte Personal verwendete ausschließlich Teamwork-Projekte. Dave sah sofort eine Kostenreduzierung, weil Teamwork Projects es Kunden ermöglicht füge so viele Benutzer hinzu nach Bedarf ohne Aufpreis. Dies bedeutete, dass Subunternehmer und einmalige Projekte ihren eigenen Platz innerhalb von Teamwork Projects hatten und ihr Budget intakt blieb.

“Wir brauchten eine Möglichkeit, die Benutzer zu erweitern, ohne unsere Projektmanagementkosten und die Teamarbeit zu erhöhen mitarbeiter ist genau das, was wir brauchten. “

Da das Shrein Media-Team wusste, dass die Kosten begrenzt waren, begann es, die Funktionen von Teamwork Projects zu untersuchen, um Möglichkeiten zur Organisation von Projekten auf Unternehmensebene zu finden. Sie konnten ihre Auswahl an Notizen loslassen und Produktivitäts-Apps haben alles in Teamwork-Projekte integriert, von dateien zu zeiterfassung zur Aufgabenverwaltung. Während das Shrein Media-Team über die USA verteilt ist, hat der Großteil des Teams seinen Sitz in Arizona. Trotz eines zentralen Standorts als physische Basis des Betriebs legt Shrein Media großen Wert auf Flexibilität und Selbstverwaltung, sodass die Teammitglieder jederzeit und überall remote arbeiten können. Dies ist ein Wert, den Dave hart arbeitet, um für sein Team zu bewahren und Entscheidungen zu treffen, die diesen Wert schützen. Als sie herausfanden, welche Tools in ihrem Unternehmen am nützlichsten waren, suchten sie nach Möglichkeiten, sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und ihre Prozesse zu standardisieren. Verwenden von aufgabenvorlagen, sie konnten Workflows erstellen, die mit einem Klick neu erstellt werden konnten, waren aber auch bearbeitbar und flexibel, sodass sie sich an die spezifischen Anforderungen jedes Projekts anpassen konnten.

“Aufgabenvorlagen sind eine Funktion, von der unser Team am meisten abhängt. Es ermöglicht uns, unseren Arbeitsumfang mithilfe unserer gespeicherten Workflows zu erweitern und jedes Element sofort der perfekten Person zuzuweisen.

Die Vorteile

Nach fünf Monaten der Verwendung von Teamwork-Projekten konnte Dave die Produktivität steigern, da die Funktionen miteinander verzahnt und miteinander verbunden sind und Projekte und Projekte automatisch aktualisiert werden berichte transparent. Sein Team spart jede Woche Stunden mit dem vorlagen für Aufgabenlisten, die Prozesse sofort replizieren. Die Teammitglieder haben jetzt sofortigen Zugriff auf alle Informationen, die sie für jedes Projekt benötigen: Dateien, abgeschlossene Arbeiten, bemerkungen und Fragen und Updates. Alles ist in einem leicht verständlichen Format, wodurch Zeitverschwendung bei der Suche nach Materialien oder Fortschrittsaktualisierungen vermieden wird.

“Ohne Teamwork-Projekte würde unser Workflow weiterhin eine klobige Nomenklatur enthalten, um die Organisation unserer Projekte nach Kunden zu erleichtern, und wir würden weiterhin mehrere Dateiversionen durch Downloads und Uploads verwalten. Ich bin sicher, wir würden immer noch Aufgaben auf Stickies oder Whiteboards duplizieren, um eine Board- oder Gantt-Diagrammansicht zu erhalten. "

Die Zusammenarbeit und Produktivität im Team hat sich verbessert, da die Teammitglieder die darin enthaltenen Funktionen kennengelernt haben Bretter und Listen, um jedem Teammitglied die Ansicht der Aufgaben zu geben, die es bevorzugt, selbst wenn es gemeinsam an Projekten arbeitet. Sie sind nicht auf eine visuelle Darstellung für Aktualisierungen, Aufgaben und Fortschrittsaktualisierungen beschränkt.

“Teamwork-Projekte passen sich jeder Person in unserem Team an. Es ermöglicht ihnen, auf eine Weise zu arbeiten, die ihnen als Einzelperson förderlich ist, anstatt sie zu zwingen, sich auf einen Stil des Aufgabenmanagements und der Projektarbeit zu bestätigen. "

Shrein Media verwendet Teamwork-Projekte auch, um den Projektabschluss durch Nachverfolgung zu optimieren webseitenentwicklung meilensteine und wöchentlich erstellen aufgaben wiederholen. Automatische Erinnerungen und sofortige Berichte über den Fortschritt helfen dem gesamten Team, Prioritäten zu identifizieren. Dies bedeutet, dass Zeit aufgewendet wird, um das Projekt voranzutreiben, ohne sich zu fragen, welcher Punkt als nächstes angegangen werden soll.

“Wir brauchten einen Weg, um alle unsere Projekte zusammenzuführen, und Teamwork Projects hat das hervorragend gemeistert. Wir haben verschiedene Apps und Strategien ausprobiert, aber eine Software, die sich an unsere Bedürfnisse anpasst, hat das Spiel verändert. Es entwickelt sich mit uns. “