Überhaupt fragen, wie die mächtigsten Menschen auf der Erde tatsächlich erledige so viel Zeug? 🤔

Menschen wie Bill Gates und Elon Musk waren aus Versehen nicht besonders erfolgreich in ihrem Leben. Sie haben dazu jede Stunde des Tages organisiert und ihre Zeit so geplant, dass sie produktiv sind und ihre Ziele erreichen.

Diese Denkweise ist der Kern des Aufgabenmanagements. Immerhin hat jeder die gleiche Anzahl von Stunden an seinem Tag, aber es ist die Art und Weise, wie Sie diese Stunden organisieren, die bestimmen, wie viel Sie tatsächlich erledigen.

Die Art und Weise, wie wir unsere Arbeitstage organisieren, hängt von der Strategie ab. Einige Leute halten sich an eine To-Do-Liste, während Unternehmen sie möglicherweise nützlicher finden tools zur Aufgabenverwaltung ihre Kalender zu organisieren. In der Tat geben Unternehmen, die Techniken wie Aufgabenverwaltung verwenden, Geld aus 28x weniger Geld als diejenigen, die versuchen, Projekte ohne einen wirklichen Plan oder eine Strategie zu liefern.

In diesem Stück werden wir uns eingehend mit folgenden Themen befassen:

  • Was ist Aufgabenverwaltung?

  • Warum sollten Sie über Aufgabenverwaltung nachdenken?

  • Drei verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben zu verwalten

  • Die Vorteile der Verwendung eines Task-Management-Tools

  • So wählen Sie das richtige Tool zur Aufgabenverwaltung aus

Lassen Sie uns organisieren 🗂️

Was ist Aufgabenverwaltung?

Bei der Aufgabenverwaltung wird jede Aufgabe anhand von Details und Fristen geplant und verwaltet, um Projekte pünktlich zu liefern.

Die Aufgabenverwaltung ist nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Es ist nur eine ausgefallene Methode, um zu planen, wie Aufgaben von dem Moment an behandelt werden, in dem Sie sie in einen Zeitplan aufnehmen, bis sie abgeschlossen sind. Wir sprechen über das Festlegen von Fristen, die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und das Erstellen von Zeitplänen, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglichen, so produktiv wie möglich zu sein.

Wenn es gut gemacht ist, können Sie mit der Aufgabenverwaltung:

  • Verwalten Sie Ihre Arbeitslast: Sehen Sie, was in Ihrem Kalender steht, welche Elemente Sie priorisieren müssen und welche Fristen sich abzeichnen

  • Steigerung der Produktivität: Wenn jede Aufgabe organisiert ist, wissen Sie genau, woran Sie arbeiten müssen und was erledigt werden muss. Alle Informationen für jede Aufgabe befinden sich an einem Ort

  • Erstellen Sie Kanäle für die Zusammenarbeit: Bei der Aufgabenverwaltung geht es um Teamverwaltung. Ihr Team hat eine bessere Vorstellung davon, wer an was arbeitet und wann Sie erwarten, dass es an einer Aufgabe zusammenarbeitet, um diese schneller zu erledigen

  • Seien Sie zeiteffizienter: Anstatt zu entscheiden, welche Aufgabe Sie als Nächstes erledigen sollen oder was dringender ist, eliminiert das Aufgabenmanagement verschwendete Denkzeit. Sie werden immer wissen, woran Sie arbeiten sollten.

Was verwirrend ist, ist die Anzahl der Unternehmen, die noch keinen Prozess zum Organisieren und Erledigen von Aufgaben in ihrer Pipeline haben. PMIs Umfrage zum globalen Projektmanagement 2017 stellten fest, dass 37% der Führungskräfte zugaben, dass die Hauptursache für gescheiterte Projekte ein Mangel an klar definierten Zielen und Disziplinen bei der Umsetzung der Strategie war.

Mit anderen Worten… nicht gut genug planen.

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Warum sollten Sie über Aufgabenverwaltung nachdenken?

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Teams wie Microsoft es schaffen, ständig neue Produkte und Funktionen zu veröffentlichen?

Es ist kein Zufall, dass das 3000-köpfige Entwicklerteam so akribisch ist, dass sie brandneue Versionen jedes ihrer Projekte veröffentlichen können alle drei Wochen. Ihre Aufgaben werden bis ins kleinste Detail erledigt. Jeder weiß, was zu tun ist, wer es tun wird und wann Aufgaben zu erledigen sind.

Sie sehen, Aufgabenverwaltung ist nur ein Teil des gesamten Puzzles von projektmanagement. MetaLab-Projektmanager Kyria Brown sagen Sie es am besten, wenn sie verglich das Planen, Abschließen und Liefern von Projekten mit dem Fliegen eines Flugzeugs.

“Auf der einfachsten Ebene a Projektmanager die Aufgabe besteht darin, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, damit die Piloten und die Flugbesatzung das tun können, was sie am besten können, während sich die Passagiere sicher fühlen, dass sie nicht vom Himmel fallen oder mitten im Flug abstürzen werden “, sagt sie.

“Keiner von uns würde mehr gute Piloten abgeben als gute Designer oder Entwickler, aber als Projektmanager können wir die Hirten ihrer Erfolge sein und unsere kreativen Träume stellvertretend durch sie leben. "

Jedoch, erfolgreich landen diese Ebene unterstreicht die Vorteile des Aufgabenmanagements. Mithilfe des Aufgabenmanagements können Sie nicht nur aus einer Entfernung von 300 Metern sehen, woran alle in Ihrem Team arbeiten, sondern auch eine bessere Vorstellung von ihrer Kapazität und den von ihnen priorisierten Aufgaben erhalten.

Die gute Nachricht ist, dass das Aufgabenmanagement keine Raketenwissenschaft ist. An der Oberfläche sind drei einfache Schritte erforderlich:

Schritt 1. Aufgaben erstellen: Der erste Schritt besteht darin, ein Projekt auszupacken und individuelle Aufgaben zu erstellen, um es zu liefern. Sobald Sie diese Aufgaben kennen, können Sie sie in umsetzbare Elemente umwandeln, indem Sie Ergebnisse erstellen und Fristen festlegen

Schritt 2. Organisieren und priorisieren: Denken Sie an jede Straßensperre, auf die Sie während des Projekts stoßen könnten. Könnte eine Teamkrankheit bestimmte Aufgaben entgleisen lassen? Hat Ihr Team die Fähigkeit, alle Aufgaben zu erledigen? Planen Sie die Aufgaben im Zeitplan Ihres Teams basierend darauf, wer Freizeit hat

Schritt 3. Überwachen und aktualisieren: Hier kommt das Task-Management wirklich ins Spiel. Sobald ein Projekt gestartet ist, können Sie mithilfe der Aufgabenverwaltung jede Aufgabe überwachen und Änderungen in Echtzeit vornehmen. Wenn ein Teammitglied im Rückstand ist, können Sie eine Aufgabe einem anderen Teammitglied neu zuweisen oder Aufgaben ändern, damit das Wichtigste zuerst erledigt wird.

Der beste Weg, um Aufgaben tatsächlich zu verwalten, steht jedoch noch zur Debatte.

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Drei verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben zu verwalten

Wir wissen, dass Sie es schon einmal gehört haben, aber es muss wiederholt werden -zu versagen zu planen ist planen zu versagen.

Es ist offensichtlich, dass das Aufgabenmanagement ein entscheidender Bestandteil für die Umsetzung eines erfolgreichen Projekts ist, aber es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welche Methode für Ihr Team am besten geeignet ist. Die gängigsten Methoden zum Verwalten von Aufgaben lassen sich in drei verschiedene Kategorien einteilen:

✍️ Handbuch: To-Do-Listen, jemand?

📊 Elektronisch: Tabellenkalkulationen / Apps

👩‍💻 Online: Cloud-basierte Tools zur Aufgabenverwaltung

Die Wahrheit ist, dass es bergauf geht, wenn Sie keine Möglichkeit haben, Ihre Aufgaben zu erledigen, um alles pünktlich zu erledigen. Hier sind einige Möglichkeiten, diesen Stapel von Aufgaben in eine organisierte Zeitleiste umzuwandeln.

1. Schreiben Sie eine Aufgabenliste der alten Schule 📝

Ahhh, die To-Do-Liste.

Dies ist der einfachste Weg, um Ihre Aufgaben zu verwalten. Die gute Nachricht ist, dass Sie lediglich einen Stift und Papier benötigen, um einen zu erstellen. Wenn Ihre Aufgabenliste relativ einfach oder unkompliziert ist, reicht diese Methode möglicherweise aus, um Ihren Zeitplan zu organisieren.

Schreiben Sie einfach jede Aufgabe auf, die Sie erledigen müssen, fügen Sie eine Frist hinzu und kreuzen Sie sie an, wenn Sie sie erledigen.

Wenn Sie die Idee mögen, Aufgaben auf einer Aufgabenliste zu planen, diese aber digital erledigen möchten, können Sie eine App wie verwenden Todoist. In der App können Sie Aufgaben erstellen, Termine festlegen und auf Ihre digitale Aufgabenliste zugreifen, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

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✅ Die guten Nachrichten: Aufgabenlisten sind das Aufgabenverwaltungsäquivalent zum Off-Grid. Sie benötigen keine Internetverbindung oder müssen für eine App bezahlen, um Ihre Aufgaben zu organisieren.

❌ Die schlechten Nachrichten: Aufgabenlisten sind sehr einfach und wenn Sie andere Personen als sich selbst verwalten, ist dies nicht ideal.

2. Verwenden Sie eine Kanban-Tafel 🧮

Kanban-Bretter wurden in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. Kanban bedeutet auf Japanisch Schild - genau das ist dieses Task-Management-System.

Eine Kanban-Tafel ist im Grunde eine digitalisierte Post-It-Notiztafel, und sie sieht normalerweise so aus:

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Wenn Sie Aufgaben auf diese Weise verwalten, können Sie jede Aufgabe innerhalb eines Projekts visualisieren und in Spalten aufteilen. Sie können beispielsweise Spalten verwenden, um Phasen des Workflows eines Projekts darzustellen. In jeder Spalte befindet sich eine Karte, die eine einzelne Aufgabe darstellt.

Nehmen wir an, Ihr Team macht eine neugestaltung der Website. Um das Projekt fertigzustellen, muss Ihr Team Aufgaben wie das Auswählen von Schriftarten, das Sammeln von Bildern und das Erstellen eines Moodboards erledigen. Mit einem Werkzeug wie Zusammenarbeit, sie können diese Aufgaben in separaten Spalten auf einer Kanban-Tafel organisieren:

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Sobald das Projekt startet und das Team mit der Arbeit an jeder Aufgabe beginnt, geht es langsam das Kanban-Brett hinunter in die fertige Spalte. Die Auslöser von Teamwork reduzieren auch die manuelle Verwaltungsarbeit, indem sie Aufgaben automatisch neu zuweisen und Fälligkeitstermine ändern, wenn eine Aufgabe von einer Spalte zur nächsten wechselt.

Kanban-Boards bieten jedoch mehr als nur die Organisation Ihrer Aufgaben. Es kann Ihnen auch helfen, Engpässe zu erkennen und den Alarm auszulösen, wenn die Fristen nicht eingehalten werden. Wenn eine Aufgabe überfällig ist, erhält Ihr Team automatisch eine Benachrichtigung und Sie können das Problem schnell beheben, bevor das gesamte Projekt entgleist.

✅ Die guten Nachrichten: Kanban ist eine großartige Möglichkeit für Ihr Team, jede Aufgabe innerhalb eines Projekts zu visualisieren. Es gibt jedem eine klare Vorstellung von seiner Arbeitsbelastung, den Fälligkeitsterminen und dem Fortschritt eines Projekts.

❌ Die schlechten Nachrichten: Bei großen, komplizierten Projekten können Kanban-Boards beschäftigt sein und überwältigend aussehen.

3. Verwenden Sie ein Task-Management-Tool 👩‍💻

EIN task-Management-Tool ist der einfachste Weg für Teams mehrere Projekte verwalten auf einmal.

Jedes Teammitglied hat nicht nur Zugriff auf sein eigenes Konto, sondern erhält auch einen eigenen Zeitplan. aufgabenliste, und Fälligkeitstermine für jede ihnen zugewiesene Aufgabe. Dies ist der einfachste Weg für Teams zusammenarbeiten und Projekte erledigen, ohne jede Woche Stunden für Planungsbesprechungen verschwenden zu müssen.

Sie haben außerdem einen Überblick über jedes Projekt in Ihrer Pipeline. Ein Aufgabenverwaltungstool zeigt jede Aufgabe an und welches Teammitglied daran arbeitet, damit Sie Ihre Kapazität für zukünftige Projekte besser einschätzen und Mitarbeiter für die gleichzeitige Arbeit an mehreren Projekten einplanen können.

✅ Die guten Nachrichten: Aufgabenverwaltungstools eignen sich perfekt für Teams, die an Projekten zusammenarbeiten und Aufgaben basierend auf der Kapazität planen müssen.

❌ Die schlechten Nachrichten: Diese Werkzeuge kosten wahrscheinlich etwas mehr als Stift und Papier

Die Vorteile der Verwendung eines Task-Management-Tools

Wenn es darum geht, Aufgaben auf Teamebene zu verwalten, unterscheidet es sich ein wenig von der Verwaltung einer Einkaufsliste.

Kleine Unternehmen, die Aufgaben verwalten, sehen ganz anders aus als Unternehmen mit 50 Projekten in ihren Pipelines. Trotzdem kann das Verwalten von Aufgaben mithilfe von Methoden wie Tabellenkalkulationen, Whiteboards und Haftnotizen ein Rezept für eine Katastrophe sein.

Niemand will am Montagmorgen ins Büro gehen und das finden.

Der große Vorteil einer Investition in ein Task-Management-Tool besteht darin, dass es dabei hilft, Projekte erfolgreich durchzuführen, indem es dies erkennt aufgabenverwaltung ist Teamverwaltung.

Vor Telekommunikationsunternehmen Strencom sie begannen mit der Verwendung eines Task-Management-Tools und versuchten, Hunderte von Projekten mithilfe traditioneller Tools wie E-Mail, Tabellenkalkulationen und Dokumenten zu liefern.

Sie hatten nicht nur Probleme, alle ihre Projekte pünktlich zu liefern, sondern auch ihre Kommunikation mit Kunden litt darunter. Der Director of Operations des Unternehmens, Colum Buckley, sagt, das Unternehmen habe einen Punkt erreicht, an dem die Verwaltung von Projekten mithilfe von E-Mail und Tabellen zu einem Albtraum geworden sei.

Daher suchten sie nach einem Tool zur Aufgabenverwaltung, mit dem sie Ergebnisse, Aufgaben und Fristen im Auge behalten und ihre Kunden in den Prozess einbeziehen konnten.

Das Unternehmen investierte in Teamwork. Das Tool bietet ihnen nicht nur Echtzeit-Einblicke in ihre Pipeline, sondern bezieht auch ihre Kunden mit ein, die den Fortschritt ihres Projekts nicht verfolgen können, ohne dass ein offizielles Update von einem Projektmanager erforderlich ist.

Das Ergebnis?

Strencom hat seinen NPS-Wert - eine Messgröße zur Messung der Kundenbindung - in nur fünf Jahren verdreifacht.

“Wir erledigen nicht nur mehr Projekte in kürzerer Zeit, sondern haben auch den Ruf, pünktlich zu liefern und zuverlässig zu sein “, sagt Buckley.
“Unsere Projektabwicklung ist jetzt ein echter Mehrwert, der für uns im operativen Bereich und für alle im Geschäft gut ist. “
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So wählen Sie das richtige Tool zur Aufgabenverwaltung aus

Die Auswahl des richtigen Task-Management-Tools für Ihre spezifischen Anforderungen ist sehr wichtig, daher müssen Sie Ihre Recherchen durchführen.

Einige Werkzeuge sind einfach, andere haben alles außer dem Spülbecken. Daher ist es wichtig, genau zu wissen, was Sie benötigen, bevor Sie investieren. Dazu sollten Sie eine Liste mit Funktionen erstellen, die Sie unbedingt benötigen, indem Sie sich fragen:

  • Welche Arten von Projekten haben Sie normalerweise in Ihrer Pipeline?

  • Arbeitet Ihr Team häufig zusammen und würden Sie von Funktionen wie Benachrichtigungen und automatisierten Triggern profitieren?

  • Wie viele Personen sind in Ihrem Team? (Dies wirkt sich auf die Kosten des Tools aus.)

  • Benötigen Sie Berichts- und Analysefunktionen?

  • Wirst du brauchen zeiterfassung eigenschaften?

  • Würden Sie davon profitieren? projektvorlagen um Ihr Aufgabenmanagement zu verbessern?

  • Wird das Tool in Ihren vorhandenen Tech-Stack integriert?

Egal für welches Task-Management-Tool Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass alle Kästchen auf Ihrer Liste angekreuzt sind und die Bank nicht kaputt geht!

Weitere Informationen zum Einstieg in ein Task-Management-Tool finden Sie unter Zusammenarbeit.