Es gibt viele Teile, die Sie zusammenstellen müssen, um ein Projekt erfolgreich zu machen - und keines ist wichtiger als Ihr Team, das daran arbeitet.

Dieses Team - Ihre Mitarbeiter - sind im Projektmanagement als Ressourcen bekannt.

Die Verwaltung, wie sie ihre Zeit für Projekte in Ihrer Pipeline verwenden sollen, kann den Unterschied zwischen einem produktiven und einem überarbeiteten Team ausmachen.

Nach Angaben des Project Management Institute Studie Pulse of the Profession 2018, nur 60% der Unternehmen verwenden regelmäßig Ressourcenverwaltungstechniken, um ihre Ressourcen zu organisieren. Die Studie ergab auch, dass begrenzte oder überbuchte Ressourcen zu den Hauptgründen für das Scheitern von Projekten gehören.

Einfach ausgedrückt: Ressourcenmanagement bietet Ihren Projekten bessere Erfolgschancen.

Wenn Sie einen Plan haben, um zuzuweisen, zu verwalten und vorherzusagen, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten werden, können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie für jedes Projekt in Ihrer Pipeline genügend Mitarbeiter haben - auch diejenigen, die arbeiten, werden nicht ausgebrannt.

In diesem Stück werden wir zusammenbrechen:

  • Was ist Ressourcenmanagement?

  • Was sind die Vorteile des Ressourcenmanagements?

  • Wie eine Agentur Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads für die Ressourcenverwaltung in Echtzeit überflüssig machte

  • 3 ressourcenmanagementtechniken zur Steigerung der Produktivität

Bereit? Lassen Sie uns planen 👨‍💻

Was ist Ressourcenmanagement?

Mit dem Ressourcenmanagement können Sie planen und verwalten, wie Ihre Ressourcen in Projekten verwendet werden, und vorhersagen, wie viele für anstehende Aufgaben benötigt werden, damit Sie Ihre Arbeit pünktlich und im Rahmen des Budgets ausführen können.

Ein Ressourcenmanagementplan ermöglicht projektmanager um ihre Ressourcenkapazität, Projektpläne und Nutzungsraten zu verfolgen. Im Gegenzug können sie sicherstellen, dass genügend Mitarbeiter für jede Aufgabe zur Verfügung stehen und dass ihr Team dabei nicht überlastet wird.

Jetzt sind die Leute nicht die nur ressource, die Sie verwalten müssen. Sie sollten auch andere Ressourcen berücksichtigen, die Sie für Projekte benötigen, z.

  • Hardware-Ausrüstung

  • Einrichtungen

  • Software

  • Budgets

  • Zeit

Wenn Sie jedoch alle diese Ressourcen aufschlüsseln, fallen sie in drei Kategorien: Materialien, Personen und Kosten.

Wir denken, Ihre Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource, die Sie haben. Sie können sie nicht ersetzen, wenn sie ausfallen, und Sie können ihre einzigartigen Fähigkeiten nicht klonen. Es ist wichtig, dass Sie sorgfältig planen, wie Sie ihre Zeit und Energie für jedes Projekt einsetzen, damit sie produktiv sind und glücklich.

Was sind die Vorteile des Ressourcenmanagements?

Vorteil Nr. 1: Verhindert Burnout

Jede Person in Ihrem Team ist so viel mehr als eine Zahl - sie ist ein Aktivposten mit Fähigkeiten, die Ihrem Unternehmen helfen, Projekte umzusetzen.

Wenn ihre Zeit jedoch nicht richtig verwaltet wird, fällt es ihnen schwer, produktiv zu arbeiten und ihre beste Arbeit zu leisten. PMIs Studie 2018 eines der größten Probleme für Projektmanager war die Einhaltung der Projektzeitpläne. Ein effektives Ressourcenmanagement hilft Ihnen dabei, dies zu vermeiden, indem Sie auf überlastete Kalender aufmerksam gemacht werden, damit Sie Workloads neu zuweisen und Burnout verhindern können.

Es kann auch:

😃 Halten Sie Ihr Team glücklicher und produktiver, indem Sie ihm realistische Zeitpläne geben, mit denen es arbeiten kann - und vermeiden Sie Stress.

💵 Stellen Sie sicher, dass alle Kalender gleichmäßig gewichtet sind, und sorgen Sie dafür, dass die Ressourcen mit maximaler Produktivität arbeiten, damit Projekte umgesetzt werden.

👀 Helfen Sie Projektmanagern, Zeitpläne zu verfolgen und leere Stellen im Kalender einer Ressource zu füllen, ohne die Daten anderer zu verdoppeln.

Es gibt noch andere Gründe, warum Sie auch die Kapazität Ihres Teams im Auge behalten sollten. Wenn Ihr Team bereits an einem Projekt für einen Kunden arbeitet und darum bittet, dass eine weitere Funktion hinzugefügt oder frühzeitig bereitgestellt wird, müssen Sie ihm eine Ja- oder Nein-Antwort geben.

Der beste Weg, um eine Überlastung der Kalender Ihres Teams zu vermeiden, ist die Verwendung eines Ressourcenverwaltungstools, mit dem die Kapazität aller Mitarbeiter erfasst wird. Zum Beispiel verwendet Teamwork die eines jeden Teammitglieds arbeitszeit (die in ihren Profilen festgelegt sind), um zu berechnen, wie viel Arbeit auf ihrem Zeitplan steht und wie viel Zeit sie sparen müssen.

Wenn jemand überbucht ist, wird sein Profil rot hervorgehoben. Um Aufgaben neu zuzuweisen und ihre Arbeitslast freizugeben, müssen Sie sie nur per Drag & Drop verschieben.

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Vorteil Nr. 2: Es hilft, Probleme vorherzusagen

Selbst die besten Projektmanager finden es schwierig, Probleme vorherzusagen, sobald ein Projekt startet.

Am besten haben Sie einen Ressourcenmanagementplan. Ein Plan kann jeden Tag (oder sogar jede Stunde) des Projekts aufgeschlüsselt werden, sodass Sie wissen, woran alle arbeiten werden, und einen Ressourcenmangel vermeiden können, bevor das Projekt überhaupt beginnt.

Denken Sie an alltägliche Probleme, die ein Projekt aus der Bahn werfen können. Was ist, wenn ein Teammitglied während eines Projekts krank ist? Oder kündigt?

Das Ressourcenmanagement erleichtert die Berücksichtigung dieser Probleme, indem Aufgaben Pufferzeit zugewiesen oder ein Notfallplan erstellt wird, um die Ressourcenlücke zu schließen. Ein einfacher Trick wie das Belassen der Kapazität aller Mitarbeiter bei 80%, wenn eine zusätzliche Aufgabe angezeigt wird, kann beispielsweise verhindern, dass ein Projekt entgleist.

Ein Plan kann auch dazu beitragen, Budgetprobleme vorherzusagen, indem die Rate einer Ressource in ihrem Profil zugewiesen wird. Wenn Ihre Softwareentwickler 100 US-Dollar pro Stunde kosten und das Projektbudget 5000 US-Dollar beträgt, können Sie Prognosen erstellen vor ein Projekt beginnt damit, dass Sie nur 50 Stunden Zeit haben, um zuzuweisen, ohne das Budget zu überschreiten.

Einfach!

Vorteil Nr. 3: Es hilft Ihnen, die richtigen Ressourcen zuzuweisen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie erhalten eine Projektanfrage von einem Kunden und buchen sie nach einem kurzen Scan Ihres Kalenders, um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu überprüfen.

Es scheint großartig, oder? Es sei denn, die Personen, die Freizeit in ihren Kalendern hatten, verfügen tatsächlich über die Fähigkeiten, um die Aufgaben des Projekts zu erledigen.

Das Ressourcenmanagement stoppt solche Situationen, bevor sie auftreten, indem es Projektmanagern ermöglicht, Ressourcen zu filtern und zu sortieren, um festzustellen, ob sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um an einem Projekt zu arbeiten. Mit einem Tool wie Teamwork können Projektmanager schnell nach Ressourcen filtern, basierend auf ihren Fähigkeiten, um festzustellen, ob die richtigen Personen Platz in ihren Kalendern haben, bevor sie es für ein neues Projekt übernehmen.

Hier ist ein kurzer Blick darauf, wie es funktioniert:

Eine genaue Vorstellung davon, wie viele Personen an einem Projekt arbeiten, wer sie sind und welche Fähigkeiten sie besitzen, ist ein wertvoller Bestandteil jedes Ressourcenmanagementplans.

Wie eine Agentur Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads für die Ressourcenverwaltung in Echtzeit überflüssig machte

Wie viele Unternehmen mit einem Ressourcenmanagementplan, B2B Digital Marketing Agency Pravda Media Group sobald die Arbeitslast mithilfe einer Mischung aus Statusbesprechungen, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Trails verfolgt wurde.

Das Problem war nicht nur, dass dieser Ansatz verstreut war und viel Zeit im Team verbrauchte. Es war unmöglich, für jedes Projekt eine klare Kommunikation zu haben und zu sehen, woran alle arbeiteten.

Also investierte das Team in Zusammenarbeit seine Ressourcen zu verwalten.

CEO Kfir Pravda sagt das Team plant jetzt Projekte in Gantt-Diagrammen und Verwendungen Notizbücher um Besprechungsnotizen und Pläne zu speichern. Er benutzt auch die Werkzeuge filter funktion zur Analyse des Projektzustands durch Verfolgung der Ressourcenzuweisung, potenzieller Engpässe und Budgetprojektionen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg bleibt.

“Jetzt kann ich das tun, was ich als "proaktives Mentoring" bezeichne, da ich Transparenz über Aufgaben und Fortschritte habe. Ich kann sofort einspringen und ihnen Anleitungen geben, von Kundeninteraktionen bis hin zur Fehlerbehebung “, sagt er. Wir verschwenden keine Zeit damit, Informationen zu finden oder die nächsten Schritte herauszufinden oder Statusberichte über die Arbeit anderer zu erhalten. Wir sind jetzt alle zu 100% ausgerichtet und arbeiten mit voller Kraft, um ein klares Ziel zu erreichen. "

Durch die Verwaltung seiner Ressourcen weiß die Prawda, wann der Zeitplan eines Teammitglieds überbucht ist oder ob ein Projekt zu spät läuft, da alles in Echtzeit überwacht wird.

3 Ressourcenmanagementtechniken zur Steigerung der Produktivität

Es ist klar, dass Ressourcenmanagement eine leistungsstarke Methode ist, um den Projektfortschritt zu verfolgen und Probleme vorherzusagen. Es ist also an der Zeit, sich einige Techniken anzusehen, mit denen Sie das Ressourcenmanagement in Ihre Workflows implementieren können.

1. Zuweisen von Ressourcen mithilfe von Daten 📊

Das Zuweisen von Ressourcen bedeutet, tief in die Zahlen einzutauchen.

Beginnen Sie mit Ihren Ressourcenzuweisungsberichten, um aus der Vogelperspektive zu sehen, wo Menschen arbeiten, wie voll ihre Zeitpläne sind und für welche Projekte ihre Ressourcen neu bewertet werden müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt für einen Kunden und es ist fast fertig. Das Team läuft hinterher und der erste Test der Software ist nur noch zwei Tage entfernt. Ein kurzer Blick auf die zeitplan des Projekts zeigt, dass die beiden Software-Designer, die am Start arbeiten, tatsächlich drei volle Tage benötigen, um für den Softwaretest bereit zu sein.

Wie geht's?

Sie können den Zeitplänen der beiden Softwareentwickler keine weitere Arbeit hinzufügen, da sie bereits mit voller Kapazität arbeiten. Sie müssen also die Verfügbarkeit Ihres Teams durchsuchen, um festzustellen, ob jemand anderes mit den richtigen Fähigkeiten seinen Kalender neu mischen kann, damit er an der dringenden Aufgabe arbeiten kann.

Wenn jeder Kalender einen Puffer hat, können diese Probleme behoben werden vor sie entgleisen ein Projekt. Es ist wichtig, dass Sie jedes Mal, wenn Sie ein Projekt planen, immer erstellen Sie einen Notfallplan und lassen Sie in allen Zeitplänen etwas Luft, falls eine Aufgabe zu spät ausgeführt wird oder ein Kunde nach zusätzlichen Funktionen fragt.

Dies erspart Ihnen viele Kopfschmerzen und stellt gleichzeitig sicher, dass das Projekt immer noch pünktlich geliefert wird.

2. Erhöhen Sie Ihre nicht verwendeten Ressourcen 🙋‍♀️

Projektmanagement ist ein ständiger Jongliervorgang, um sicherzustellen, dass alle Zeitpläne eine gleichmäßige Arbeitsbelastung haben.

Es ist jedoch leichter gesagt als getan, und es ist normal, dass die Ressourcen nicht ausreichend genutzt werden. Sie können das Problem mithilfe einer Technik beheben, die als Ressourcenebenen bezeichnet wird. Suchen Sie zunächst nach nicht ausreichend genutzten Ressourcen in Ihrem Team und überprüfen Sie dann schnell, ob dies nicht der Fall ist:

  • Arbeiten an anderen Aufgaben

  • Im Urlaub oder krank

  • Schlafend, weil sie sich in einer anderen Zeitzone befinden

Wenn dies nicht der Fall ist, ist dies ein Zeichen dafür, dass ihre Kalender nicht ausgelastet sind, und es ist Zeit, sie zu füllen.

Bedenken Sie, dass die Ressource möglicherweise nicht ausreichend genutzt wird, da ihre Fähigkeiten nicht genutzt werden. Wenn Sie beispielsweise einen Grafikdesigner in Ihrem Team haben und dessen Zeitplan etwas leer ist, sehen Sie sich die anderen Fähigkeiten an.

Können sie Inhalte erstellen oder ihre Fähigkeiten zur Produktwerbung verbessern? 🤔

Wenn ja, weisen Sie ihnen einige Aufgaben zu, z. B. das Schreiben von Blog-Posts oder das Brainstorming von Ideen, um für ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung zu werben. Sie werden nicht nur das Beste aus ihrem nicht ausgelasteten Kalender herausholen, sondern auch verhindern, dass Sie mehr Personal einstellen müssen, um die zusätzlichen Aufgaben zu übernehmen 👌

3. Verfolgen Sie jedes Budget 💰

Je mehr Ressourcen Sie verwenden, desto mehr kostet das Projekt.

Das Budget einzuhalten ist einer der schwierigsten Teile des Projektmanagements weniger als 60% der Projekte festhalten an ihren ursprünglichen Budgets. Die genaue Vorhersage, wie viele Personen Sie für die Fertigstellung eines Projekts benötigen, ist nur ein Teil des Puzzles. Sie müssen auch den Umfang eines Projekts unter Kontrolle halten und gleichzeitig unvorhergesehene Probleme und Risiken vorhersagen.

Die gute Nachricht ist, dass diese Aufgaben mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Tool zu einer Aufgabe werden menge einfacher. Mit Teamwork können Sie Projektbudgets erstellen, die auf folgenden Kriterien basieren:

  • Abrechnungsfähige Zeit

  • Nicht abrechnungsfähige Zeit

  • Abgerechnete Zeit

  • Unberechnete Zeit

Sobald ein Projekt gestartet wird, wird es jedes Mal, wenn ein Teammitglied die Zeit protokolliert, die daran arbeitet, basierend auf seiner Rate automatisch vom Budget abgezogen. Anschließend können Sie den Status des Projekts im Teamwork-Dashboard überprüfen:

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Das Verfolgen solcher Budgets hat zwei Vorteile.

Das erste ist, dass Sie verstehen, wie profitabel jedes Projekt ist, indem Sie die abrechnungsfähige Zeit Ihres Teams verfolgen. Sie haben dann die Informationen, die Sie benötigen, um datengestützte Entscheidungen darüber zu treffen, welche hochwertigen Kunden Prioritäten setzen und Platz in den Zeitplänen Ihres Teams schaffen sollen.

Der zweite Vorteil ist die Transparenz. Je genauer Sie Ihre Projektbudgets verfolgen, desto genauer werden zukünftige Vorschläge sein. Sie können Ihren Kunden nicht nur eine bessere Vorstellung davon geben, was das Projekt kosten wird, sondern Sie können ihnen auch einen genaueren Zeitplan geben, wann sie mit der Lieferung rechnen sollten.

Sind Sie bereit, Ihre Ressourcen zu verwalten?

Das Herausfinden eines Weges zum Verwalten Ihrer Ressourcen ist wie eine Initiation - egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist, sie werden es durchlaufen.

Die Frage ist, welchen Ressourcenmanagementpfad Sie einschlagen werden.

Während einige Agenturen eine Mischung aus Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads verwenden können, um ihr Team zu verwalten, gibt es eine bessere Möglichkeit, Ihre Projekte zu planen. Mit ressourcenverwaltungssoftware, sie können überbuchte Teammitglieder sehen, Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Aufgabe hinter dem Zeitplan zurückliegt, und Ressourcen mischen, wenn ein Projektbudget knapp wird.

Das Beste an Ressourcenverwaltungssoftware ist, dass sie Sie aus manuellen Tabellenkalkulationen herausholt und dort platziert, wo sie benötigt werden - mit Ihrem Team und Ihren Kunden.

Bereit für den Einstieg in das Ressourcenmanagement? Lesen Sie mehr darüber, wie Teamwork kann Ihrem Unternehmen hier helfen.