Die Projektplanung ist ein kritischer und entscheidender Bestandteil des Projektmanagements und der Projektplanung. Es ist die gelbe Backsteinstraße, die Sie, wenn Sie sie befolgen, pünktlich zum glänzenden Projektabschluss führt.

Während sich die Projektplanung wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen kann, ist dies ein wichtiger Schritt projektmanagement und planen und verhindern, dass Ihr Projekt schnell von den Schienen fällt. Aber mach dir keine Sorgen. Nach diesem Handbuch sind Sie vorbereitet und bereit, einen voll funktionsfähigen, reibungslosen Projektplan zu erstellen, mit dem Sie bis zum Abendessen auf die Fersen klicken und nach Hause fahren können.

Was genau ist ein Projektplan?

Ein Projektplan unterteilt ein großes Ziel in ein kleineres meilensteine und Aufgaben mit Start- und Enddatum, damit das gesamte Projekt pünktlich abgeschlossen wird.

Die Projektplanung ist jedoch selten so einfach wie das Erstellen einer Abfolge von Ereignissen. Es ist eher ein Balanceakt. Sie müssen Zeit, Kosten und Qualität verwalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Projektvorteile realisiert werden können.

Ein Projektplan enthält nicht nur was muss getan werden, aber es identifiziert wer muss es tun, wie die Aufgabe wird erledigt, und wann es wird abgeschlossen sein.

Leider ist die Projektplanung keine Einzelarbeit. Es ist eine Menge fundierter Vermutungsarbeit erforderlich, die im Verlauf des Projekts kontinuierlich aktualisiert und neu arrangiert wird.

Deshalb ist es so wichtig, eine solide Projektmannschaft und sogar ein gut besetztes Projektmanagementbüro zu haben. Ein effektiver und zeitsparender Projektplan hängt von genauen Schätzungen des Projektteams ab. Für verschiedene Arten von Projekten sollten unterschiedliche Planungsansätze gewählt werden. Allen gemeinsam sind jedoch einige wesentliche Schritte (wir werden im Folgenden darauf eingehen) und das Vertrauen auf genaue Meilensteinschätzungen Ihres Teams.

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Warum Projektplanung so wichtig ist

Genau wie bei einem persönlichen Kalender oder Zeitplan wird durch das Erstellen und Verwalten eines detaillierten Zeitplans für Ihre Projekte sichergestellt, dass nichts durch die Risse fällt oder sich über das Fälligkeitsdatum des Projekts hinaus verzögert.

Ohne Zeitplan fallen Projekte auseinander - besonders die großen mit vielen beweglichen Teilen. Um Ihre Organisation zu versichern und stakeholder dass Sie Ihre erreichen und umsetzen können projektplan um Ihr Team auf derselben Seite zu halten, benötigen Sie einen detaillierten Projektplan. Also, wo fängst du an?

Planen Sie, um in Ihrer Planung zu planen und zu planen

Wenn Sie ein Planungs-Junkie wie wir und Leslie Knope sind, haben Sie wahrscheinlich bereits Platz in Ihrem Zeitplan geschaffen. Wenn Sie mit einem Manager sprechen, wird diese Angewohnheit nicht so absurd erscheinen. Das Erstellen eines Plans und eines Zeitplans für Ihre Projekte ist das Hauptanliegen des Projektmanagements. Es ist ein entscheidender Teil Ihrer Arbeitswoche.

Die Projektplanung sollte in Ihrem Planer auf keinen Fall eine Rückseite enthalten. Schreiben Sie es nicht einmal in den Notizenbereich. Diese Aufgabe kann zeitaufwändig sein (je länger Sie jetzt damit verbringen, desto reibungsloser und schneller wird das Projekt später ausgeführt). Tun Sie also Ihrem zukünftigen Selbst einen Gefallen und blockieren Sie einige Zeit für die Erstellung Ihres Projektplans.

So erstellen Sie einen kugelsicheren Projektplan

1. Bringen Sie alle Ihre Teile in Ordnung

Dieser Schritt ist die Vorbereitungsarbeit. Es ist so, als würden Sie alle Ihre Puzzleteile auf den Tisch legen und sicherstellen, dass Sie nicht die Hälfte davon verpassen, bevor Sie mit dem Zusammenbau beginnen. Einige Leute nennen dies den "Schedule Management Plan".

In diesem Schritt definieren Sie die Richtlinien, Verfahren und Dokumentationen, die sich auf Ihren Projektplan auswirken. Sie möchten Antworten auf einige Fragen zu den Eventualitäten, Ressourcen, Aufgabenabhängigkeiten, Organisationsverfahren und Stakeholdern des Projekts finden. Stellen Sie diese Fragen:

  • Wie groß wird dein kontingenz reserve sein, und wie wird es berechnet? Benötigt Ihr Projekt einen soliden Notfall- oder Sicherungsplan?

  • Gibt es irgendwelche großen ressourcen wessen Verfügbarkeit hat einen großen Einfluss auf den Zeitplan?

  • Was ist mit der Reihenfolge Ihrer Schritte? Gibt es einen Major? aufgabenabhängigkeiten notwendig in Ihrem Projekt, wie zum Beispiel das Fundament eines Hauses zu gießen, bevor Sie die Wände einrahmen?

  • Sind da irgendwelche organisatorische Abläufe von einem Projektmanagementbüro eingerichtet, um Ihren Zeitplan zu erstellen und zu aktualisieren?

  • Wer muss den Zeitplan genehmigen und wer benötigt eine Kopie? Wer sind die stakeholder

    beteiligt?

Die Beantwortung dieser fünf Fragen wird Ihren Projektplan erheblich beeinflussen. Sie verwenden die gesammelten Informationen, um mit Schritt 2 fortzufahren.

2. Definieren Sie Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine

An diesem Punkt müssen Sie herausfinden, welche Aktivitäten und spezifischen Aktionen ausgeführt werden müssen, um das gewünschte Projekt und seine Vorteile abzuschließen. Hier werden Sie die Arbeit aufschlüsseln, damit Sie das Projekt insgesamt leichter schätzen, planen, ausführen, überwachen und steuern können.

Eine einfache Liste von Aufgaben reicht aus. Was in dieser Phase jedoch am wichtigsten ist, ist Ihre Gründlichkeit.

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3. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in einer Reihenfolge

Bestimmen Sie als Nächstes die Beziehung zwischen Ihren definierten Aufgaben. Sie möchten Folgendes beachten: Kann Aufgabe A gleichzeitig mit Aufgabe B erledigt werden? Muss Aufgabe C abgeschlossen sein, bevor Aufgabe D beginnen kann? Einige Aufgaben können sich überschneiden, andere nicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben in einer Reihenfolge platzieren und ihre Beziehung zueinander notieren, wird Ihr Projekt effizienter. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie diese Aufgaben und ihre Beziehung zueinander einfach anordnen und visualisieren.

4. Bestimmen Sie die für Ihre Aktivitäten benötigten Ressourcen

Es gibt vier Haupttypen von Ressourcen: Personen, Werkzeuge und Geräte, Einrichtungen und Fixkosten wie Subunternehmer. Andere Ressourcen umfassen finanzielle Ressourcen, Eventualverbindlichkeiten und Überstundenvergütung. In diesem Schritt sehen Sie sich jede einzelne Aufgabe an und ermitteln die erforderlichen Ressourcen.

5. Schätzen Sie die Dauer jeder Aktivität

Als Nächstes müssen Sie so genau wie möglich bestimmen, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Um eine genaue Schätzung zu erhalten, können Sie auf ähnliche Projekte zurückblicken. Viele Projektmanagement-Tools ermöglichen die Zeiterfassung, sodass Sie die Daten erhalten, die Sie zum Schätzen von Zeitlimits für zukünftige Projekte und Aufgaben benötigen. Oder Sie können die durchschnittliche Zeitspanne zwischen der höchstmöglichen und der niedrigstmöglichen Dauer ermitteln, die die Aufgabe Ihrer Meinung nach in Anspruch nehmen könnte.

Darüber hinaus erstellen Projektmanager während des Projektplanungsprozesses häufig einen Ressourcenkalender, der anzeigt, wann Ihre Ressourcen verfügbar sind. Das Erstellen einer Website erfordert beispielsweise viel Zusammenarbeit zwischen den Front-End- und Back-End-Entwicklern sowie einem Designteam. Wenn Sie eine Website erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie wissen, wann Ihre Entwickler und Designer verfügbar sind und wie lange sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Beim Erstellen Ihres Projektplans müssen Sie notieren, wann jede Ressource verfügbar ist. Fragen Sie sich: Wird eine bestimmte Finanzierung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen? Werden Tools, Personen oder andere Ressourcen benötigt, die nur für einen festgelegten Zeitraum verfügbar sind?

6. Identifizieren Sie den kritischen Pfad

Jetzt können Sie den effizientesten und genauesten Zeitplan für Ihr Projekt entwickeln. Hier geben Sie die offiziellen Start- und Enddaten für jede Aufgabe ein.

Es gibt verschiedene Techniken, um die Informationen in Ihrem Zeitplan darzustellen. Eine der beliebtesten Techniken ist jedoch die Methode des kritischen Pfades, die, wenn sie fertig ist, ungefähr so aussieht:

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Der kritische Pfad ist der längste Weg durch das Netzwerk Ihrer Aktivitäten. Mit dieser Methode können Sie die längste Strecke abhängiger Aktivitäten identifizieren und von Anfang bis Ende messen.

Warum ist es hilfreich? Es wird ermittelt, welche Aufgaben, wenn sie sich sogar um einen Tag verzögern, Ihr gesamtes Projekt verzögern und welche Aufgaben Ihr Projektenddatum nicht beeinflussen, wenn sie sich verzögern. Diese Informationen sind später bei der Verwaltung des Projekts sehr hilfreich. Hier ist ein hilfreiches Tutorial zu wie Sie Ihren kritischen Pfad bestimmen.

Sei kein verspäteter Teamleiter.

Niemand mag es, ein Projekt zu spät einzureichen. Seit der Schule haben wir gelernt, wie wir unsere Arbeit innerhalb einer bestimmten Frist beenden können. Und jetzt können Sie als Profi nicht genau davonkommen, Ihre Frist zu verpassen, indem Sie den externen Stakeholdern des Unternehmens mitteilen, dass jemand Ihren Rucksack gestohlen hat.

Das Erstellen eines soliden Projektmanagementplans kann schwierig und zeitaufwändig sein. Aber diese sechs Schritte stellen sicher, dass Sie es rechtzeitig erledigen.

Zum Glück muss nicht alles an Ihrem Job so mühsam sein. Zum Beispiel jetzt, wenn Sie 30 Tage lang freien Zugang zu einem All-in-One-Gerät erhalten projektmanagement-Software.

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