Lana Antonova von WebVixxen Design beschreibt, wie Projektmanagement-Software von Teamwork.com es ihr ermöglicht, kreative Menschen und Projekte mühelos zu verwalten.


“Als ich Teamwork Projects zum ersten Mal verwendete, wusste ich sofort, dass die Plattform perfekt für mein Team ist. “

WebVixxen Design ist eine voll integrierte Boutique-Designagentur / Markenkollektiv mit Sitz in Venice, Kalifornien, die sich auf High-End-Design und Branding spezialisiert hat. WebVixxen Design wurde 2003 gegründet und integriert Website-Design, Fotografie, E-Commerce und mehr in seine Dienstleistungen. In dieser Fallstudie haben wir mit Lana Antonova, Gründerin und Kreativdirektorin von Webvixxen Design, gesprochen, um herauszufinden, wie Teamwork-Projekte ermöglicht es ihr, ihr Team, ihre Kunden und Projekte gemeinsam zu verwalten.

Die Herausforderungen

“Ich brauchte einen Weg, um die gesamte Kunden- und Teamkommunikation organisiert und unter einem Dach zu halten. Es ist äußerst zeitaufwändig, Hunderte von E-Mails und / oder mehrere Apps zu sortieren, um das zu finden, wonach Sie suchen - und Zeit ist Geld. "

Als WebVixxen noch ein kleines Startup war, konnten einfache Tools mit den Anforderungen des Teams Schritt halten, aber mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Anzahl der Gespräche, Aufgaben und Materialien, die koordiniert werden mussten. Projektinformationen und -dokumente waren über E-Mail-, Desktop- und Cloud-Konten verteilt, und Lana wurde von der Verwaltung von Projekten für den wachsenden Kundenstamm ihrer Agentur überwältigt. Nach einer Probefahrt mit verschiedenen Projektmanagementsystemen war das WebVixxen-Team enttäuscht. In jedem Fall fügte die Software ihren Arbeitsabläufen zusätzliche Schritte oder Verwirrung hinzu, anstatt Zeit zu sparen.

Andere von uns getestete Plattformen waren ziemlich verwirrend und übermäßig kompliziert. Die Benutzeroberfläche war nicht intuitiv und es war immer zu viel los. Unsere Kunden waren frustriert und es hat unserer internen Infrastruktur nicht geholfen. Stattdessen war es fast mehr Arbeit, alle Teile herauszufinden. “

Da ihr wachsendes Team an Projekten für einen schnell wachsenden Kundenstamm arbeitete, wollte Lana auch die Sicherheit haben, zu wissen, dass jedes Teammitglied jederzeit über alle erforderlichen Informationen verfügt.

“Wenn jemand auf eine Datei oder einen bestimmten Thread zugreifen musste, wollte ich, dass diese auf sehr benutzerfreundliche Weise direkt unter ihren Fingerspitzen ist. “

Die Lösung

Auf ihrer Suche nach der idealen Projektmanagement-Software entdeckte Lana Teamwork-Projekte im Jahr 2011 sah sie sofort positive Reaktionen von ihrem Team und ihren Kunden. Ihre Teammitglieder lernten die Software schnell kennen und der tägliche Fortschritt bei jedem Projekt beschleunigte sich, da sich Kommentare und Dateien an einem zentralen Ort befanden und nicht über E-Mails, Texte und verschiedene Messaging-Apps verteilt waren. Gerade als WebVixxen mit Teamwork Projects an Fahrt gewann, musste sich Lana mit einem Notfall in ihrem persönlichen Leben auseinandersetzen. Ein Familienmitglied hatte ein großes Gesundheitsproblem und musste WebVixxen von einem Krankenhausbett in einem anderen Land aus betreiben.

Teamwork hat mein Geschäft in diesem Jahr gerettet, dies gab meinem Team die Möglichkeit, Kunden zu projektieren, ohne dass ich mit ihnen zusammen war. Ich könnte mir nicht vorstellen, WebVixxen aus dieser Entfernung per E-Mail auszuführen, da wir zu diesem Zeitpunkt über 25 aktive Projekte hatten. "

Ein paar Monate nach Lanas Rückkehr in die USA sah sich WebVixxen einem weiteren Notfall gegenüber, der den Wert von Teamwork-Projekten unter Beweis stellte. Die Website eines Kunden wurde gehackt, wodurch WebVixxen gezwungen wurde, zu einer früheren Version der Website zurückzukehren, da die Datenbank gelöscht und keine Sicherungen durchgeführt wurden. Als Lana und ihr Team versuchten, die Website neu zu erstellen, stellten sie fest, dass dieser Kunde die Verwendung von Teamwork abgelehnt hatte, da der Kunde davon ausging, dass das Erlernen einer neuen Plattform zu zeitaufwändig wäre. Alle Dateien, die mit Teamwork Projects an einem Ort verfügbar gewesen wären, mussten von mehreren Plattformen zurückgefordert werden.

“Es wurde sowohl für unsere Kunden als auch für unser Team zu einer sehr chaotischen Situation, als wir versuchten, alles zusammenzufügen und alle notwendigen E-Mails, Dateien, Anweisungen und anderen Plattformen zu suchen, auf denen wir dieses Projekt besprochen hatten. Wenn sie Teamwork verwendet hätten, hätten wir einen Bruchteil der Zeit gebraucht, da sich das gesamte Material an einem Ort befunden hätte. Um dieses Szenario zu vermeiden, jeder Kunde, der sich bei uns anmeldet, muss Teamwork-Projekte verwenden.

Die Vorteile

Jetzt, da Lana auf jeder Information besteht - von den ursprünglichen Anfragen bis zum endgültigen design genehmigungen - werden zu Teamwork-Projekten hinzugefügt, sodass ihr Team jede Änderung oder jeden Vorschlag während des gesamten Projekts perfekt aufzeichnen kann. Teamwork-Projekte hat auch viele Kunden der Agentur überzeugt.

“Alle unsere Kunden lieben Teamwork-Projekte. Nicht wenige von ihnen haben es sogar für den internen Gebrauch gekauft. Es erhöht die Produktivität, Organisation und rationalisiert die Kommunikation auf eine Weise, die E-Mails einfach nicht können! “

Teamwork hat WebVixxen auch dabei geholfen, effizientere, koordinierte Workflows zu erstellen. Das Team von Lana meldet erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen, da die Zusammenarbeit mühelos und blitzschnell geworden ist.

“Teamwork-Projekte ermöglichen es unserem Team, zusammenzuarbeiten, obwohl wir häufig standortübergreifend arbeiten. Wir haben weniger Verzögerungen und unsere Projekte schreiten nahtlos voran. "

Durch die Beseitigung dieser Probleme wurde jeder Aspekt der Teamleistung verbessert: Moral, Flexibilität, Kreativität und Wachstumsmanagement. Das WebVixxen-Team kann sich jetzt auf seine Arbeit konzentrieren und Kunden unabhängig von ihrem Standort eine hervorragende Erfahrung bieten.

Ich kann nicht stark genug sagen, dass Teamwork Projects die Arbeitsweise unseres Teams verändert hat. Dies hat unseren Prozess erheblich vereinfacht und die Team- und Kundenkommunikation schneller und einfacher als je zuvor gemacht.