Ein PMO bietet viele Vorteile, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß und boomend oder klein ist und gerade erst anfängt. Im Folgenden werden wir in die Welt von PMO eintauchen, darüber sprechen, ob es für Ihr Unternehmen richtig ist, und herausfinden, warum so viele Unternehmen an Bord springen. Definieren wir zunächst einige Begriffe ...

Was ist ein Projektmanagementbüro (PMO)?

PMO steht für Project Management Office. Nebenbei bemerkt, abhängig vom Unternehmen und der Ebene, auf der diese Gruppen innerhalb eines Unternehmens tätig sind, kann das „P“ in PMO für Projekt, Programm oder Portfolio stehen. Aber im Allgemeinen und für den Zweck dieses Artikels werden wir uns an die altmodische Version, Project Management Office, halten.

Um es einfach auszudrücken: PMOs sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Mögen projektmanager, sie werden eingerichtet, um sicherzustellen, dass Projekte gut und pünktlich durchgeführt werden. PMOs spielen jedoch eine übergeordnete Rolle.

Wenn es um Projektmanagement geht, gibt es viele Wiederholungen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, haben Sie möglicherweise bemerkt, dass Sie aufgefordert wurden, mehrere ähnliche Projekte zu verwalten, die mit den Zielen und Strategien Ihres Unternehmens übereinstimmen. PMOs Sprung auf diese Wiederholung und Ähnlichkeit und macht das Projektmanagement effizienter und effektiver.

Wie machen sie das? PMOs bieten Unterstützung, Mentoring, Standardisierung und Best Practices im Projektmanagement, um den Erfolg sicherzustellen und die Effizienz der durchgeführten Projekte zu verbessern. Sie erstellen Richtlinien und verfolgen die Wiederholungen, um sicherzustellen, dass Projekte einen hohen Standard erfüllen und an den Gesamtstrategien des Unternehmens ausgerichtet sind.

PMOs ähneln also den Qualitätskontrollmonitoren in Projekten. Diese Gruppe definiert und pflegt Standards für das Projektmanagement innerhalb ihrer Organisation.

Aber warten Sie, es gibt noch mehr: Die 3 Arten von PMOs

In einem Unternehmen kann es mehr als ein PMO geben. Unternehmen in Unternehmensgröße verfügen in der Regel über ein PMO in jeder Abteilung und ein Enterprise PMO (EPMO), um Standards über Abteilungen und Regionen hinweg aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus gibt es drei allgemeine Arten von PMOs:

  • Unterstützend: Diese Art von PMO bietet vorlagen und Dokumente, mit denen der Projektmanager und sein Team ihre Projekte verwalten können.

  • Controlling: Zusätzlich zur Bereitstellung von Vorlagen und Dokumenten können diese PMOs auch ein Projekt prüfen, um sicherzustellen, dass die Projektmanager und -teams ihre Standards einhalten und gemäß den Geschäftszielen der Organisation arbeiten.

  • Richtlinie: Diese PMOs haben von den drei die höchste Autoritätsebene. Sie weisen Projektmanager tatsächlich Projekten zu, die dann direkt an das PMO berichten.

Lassen Sie sich nicht von den Titeln täuschen. Alle PMOs sollten vorhanden sein, um die Organisation und ihre Projektmanager und Teams zu unterstützen. Leider sind PMOs in der Vergangenheit in Organisationen übergegangen und haben sich zu Dolores Umbridges entwickelt, die Regeln durchsetzen.

Ein gutes PMO arbeitet jedoch mit dem Team zusammen und berücksichtigt das beste Interesse der Organisation. Unabhängig davon, ob ein PMO unterstützend, kontrollierend oder richtungsweisend ist, sollte es dem Projektteam immer dienen und helfen.

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Die PMO-Mitarbeiter: Wer ist im Team?

Eine Mischung aus Fähigkeiten und Rollen ist erforderlich, um sicherzustellen, dass es dem PMO gelingt, die Strategien seiner Organisation zu verfolgen, zu unterstützen und umzusetzen.

Für einen schnellen Überblick besteht das durchschnittliche PMO in allen Organisationen aus insgesamt neun Mitgliedern. Diese Mitglieder sind in der Regel sehr erfahrene Fachkräfte mit durchschnittlich 10 Jahren auf ihrem Gebiet. Etwa die Hälfte der PMO-Mitglieder hat auch ihre PMP-Zertifizierung. Die andere Hälfte sind Führungskräfte und Manager in der Organisation, die eine PMO-Position inne haben.

Um Ihnen einen Überblick zu geben, sind hier einige allgemeine Positionen innerhalb eines PMO-Teams aufgeführt:

  • PMO-Direktor: Dieser Kopf Honcho hat die kritischste Rolle. Er oder sie überwacht große Projekte innerhalb einer Abteilung und alle Projekte, die abteilungsübergreifend sind. Sie haben alle Bereiche der Organisation und den Fortschritt ihrer Projekte im Blick.

  • Projekt- und Programmmanager: Während die PMO-Direktoren die Show leiten, glauben wir fest an die Macht eines großartigen Projektmanagers. Projektmanager sind für den Erfolg einzelner Projekte vom Konzept bis zur Lieferung verantwortlich. Sie planen, budgetieren und verwalten ihre zugewiesenen Projekte und bieten dem Projektteam Führung, Anleitung und Unterstützung.

  • IT-Projektmanager: Ein gut besetztes PMO muss mindestens ein technisch versiertes Teammitglied haben. Zu den meisten PMOs gehört ein offizieller IT-Projektmanager, um einen reibungslosen Übergang von Projekten vom Start zum täglichen Gebrauch zu gewährleisten. Diese Manager arbeiten auch mit anderen IT-Fachleuten und Mitarbeitern zusammen, um neue Software oder Systeme zu erstellen, die für das Projekt benötigt werden. Sie erstellen und verwalten häufig Websites und Datenbanken und sind für die Implementierung von Software-Integrationen verantwortlich.

  • Projektunterstützungsteam: Mehrere Personen können die Projektmanager ergänzen und bedienen, damit die Arbeit erledigt wird. Sie können einen Projektplaner, einen Projektplaner und einen Projektcontroller enthalten. Jedes Mitglied des Teams nimmt einen mundgerechten Teil eines Projekts und gibt dem Projektmanager die Möglichkeit, sich auf die fazilitativen und geschäftlichen Aspekte des Projekts zu konzentrieren.

  • PMO-Koordinator oder Analyst: Diese mehrfache Rolle verfolgt Kennzahlen wie Zeit, Teammitglieder und Budgets. Der PMO-Koordinator überwacht auch die Koordination des Wissensmanagements. Dieser ausgefallene Begriff bedeutet nur, dass PMOs wichtige Informationen in einer Projektdatenbank notieren und speichern müssen. Was wären wichtige Informationen für ein PMO-Team? Alle Projektaufzeichnungen, Standards, Methoden und Lehren aus früheren Projekten. Wenn dieses Teammitglied auch die Rolle des PMO-Analysten übernimmt, stellt es sicher, dass Projektmetriken und -status dem Projektmanager jederzeit über Präsentationen, Diagramme und detaillierte Excel-Statistiken zur Verfügung stehen.

  • Change Control Analyst: Einige PMOs enthalten einen Change Control Analyst, der Teams dabei unterstützen kann, sich schnell anzupassen, wenn Geschäftsinteressenten ihre Meinung über das ändern, was sie wollen. Bei kleineren Projekten können PMO-Teams mit einigen Tabellenkalkulationen auskommen, um Änderungen zu verfolgen und zu steuern. Bei großen Projekten kann es jedoch eine große Hilfe sein, ein engagiertes Teammitglied zu haben, das Ihnen beim Schalten hilft.

PMO-Vorteile

Die Rolle des PMO ist von entscheidender Bedeutung. Sie sind dafür verantwortlich, Projekte an der Gesamtstrategie und den Zielen eines Unternehmens auszurichten. Sie steuern Risiken, verwalten Talente, identifizieren den erwarteten Nutzen eines Projekts und behalten diesen Nutzen bei, nachdem das Projekt abgeschlossen ist.

Durch die Einrichtung eines Projektmanagementbüros kann die Produktivität drastisch verbessert und Ihr Projektmanagementprozess klarer gestaltet werden. Schauen Sie sich diese sechs überraschenden Statistiken an, um zu sehen, wie PMOs seit Jahren erhebliche Vorteile für die Praxis bringen:

  • Diese PMOs verbesserten auch die Kundenzufriedenheit um 27%.

  • Sie brachten eine Produktivitätssteigerung von 25%.

  • Und eine Reduzierung der fehlgeschlagenen Projekte um 25%.

  • Sie hatten auch 33% weniger Projekte als gescheitert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines PMO Ihrem Projektteam mehr als nur Unterstützung bietet. Dies spart Unternehmen Geld, steigert die Produktivität und verbessert Produkte und Prozesse. Deshalb übernehmen so viele Unternehmen die PMO-Struktur. PMOs sind eine Investition in Ihre eigene Organisation, und intelligente Führungskräfte fangen an, sich durchzusetzen.

Was machen die leistungsstärksten PMOs?

An diesem Punkt ist klar, dass PMOs dazu beitragen, den Erfolg einer Organisation und ihrer Projekte zu steigern, aber ein guter Ansatz kann bessere Zahlen garantieren. Wie sehen die Pro-PMOs aus?

Erfolgreiche PMO-Praktiken hängen alle vom Training ab. Bringen Sie einem Mann das Fischen bei und Sie werden ihn ein Leben lang füttern. Trainieren Sie PMs für die Verwaltung und Ihr Nettoeinkommen wird weiter wachsen.

Gemäß PM-Lösungen, über 60% der PMOs haben jetzt ein formelles Projektmanagement-Schulungsprogramm. Übrigens haben leistungsstarke Organisationen weitaus häufiger ein Schulungsprogramm als leistungsschwache (85% gegenüber 38%).

Wie sieht dieses Training aus? Es gibt einige gute Möglichkeiten. Die meisten PMOs (ca. 80%) bieten Schulungen im Klassenzimmer mit internen Trainern an. Das heißt, immer mehr Unternehmen (etwa 50%) setzen jetzt externe Trainer ein. Größere Unternehmen nutzen On-Demand-Online-Schulungen.

Das Training muss jedoch nicht Ihren Kalender übernehmen. Im Durchschnitt verbringen diese Unternehmen etwa fünf Tage pro Jahr mit PM-Schulungen. Während dieser fünf Tage wenden leistungsstarke Unternehmen jedoch eine Vielzahl von PM-Schulungsstrategien an - von Softwaretools und Schulungen zu PM-Grundlagen bis hin zur Entwicklung fortgeschrittener PM-Fähigkeiten und Führungstrainings.

Das Fazit lautet: Erfolgreiche PMOs investieren in ihre Teams. Sie nehmen an Projektteams teil und leiten diese, indem sie Richtlinien festlegen und Vorlagen, Prozesse und Richtlinien anbieten, die befolgt werden müssen. Projektteams brauchen großartige PMOs, die ihnen gute Angebote machen können methoden den Weg weisen. Und sie brauchen eine exzellente Ausbildung, die sie auf Erfolg vorbereitet.

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Ein Projekt ist ein noch so kleines Projekt.

Wenn Sie ein PMO in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, begrüßen wir Sie. Ein erfolgreiches PMO hilft Ihnen, Ihre Ziele in Ihren Projekten zu erreichen und ihr Unternehmen als Ganzes.

Wir sind große Fans und starke Unterstützer von Projektteams - egal welcher Größe. Mit einem gut besetzten PMO können Sie Ihre Projektmanager und Ihr Team unterstützen und Fachwissen vermitteln. Wenn die Übernahme einer anderen Abteilung derzeit nicht für Ihr Unternehmen geeignet ist, gibt es immer noch viele Möglichkeiten, Ihre Projekte in einem erstklassigen Zustand zu halten.

Tatsächlich haben wir das Web durchsucht, wertvolle Informationen von Top-Experten gesammelt, aus unseren eigenen Erfahrungen gewonnen und eine Liste von erstellt best Practices für das Projektmanagement sie können heute mit der Verwendung beginnen. Probieren Sie es aus und verwalten Sie Ihre Projekte wie ein Profi.

PMO funktioniert

13 vor Jahren entschied Paul Lindley, dass er besseres Essen für Kinder machen wollte. Sein Unternehmen, Ellas Küche, startete und seine Kunden verteilten sich auf Europa, Kanada und die USA.

Obwohl Ellas Küche perfekt pürierte Babynahrung abpumpte, war ihr Projektmanagementprozess wie eine Gabel in einer Küchenmaschine. Bis 2016 wurde die Entwicklung neuer Produkte und bestehender Produkte von jedem Projektteam durchgeführt, das eine Änderung vorschlug.

Dutzende verschiedener Projekte liefen gleichzeitig. Das Team versuchte jedoch, Aufgaben, Budgets, Fristen und Details in fast 150 Tabellen zu verwalten.

Rollen und Verantwortlichkeiten wurden durcheinander gebracht, die Leute waren frustriert, Prozesse passten nicht zu ihren Zwecken. und Produkte kamen spät auf den Markt.

Ellas Küche brauchte ein besseres System. Das Unternehmen gründete 2016 das „Team sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft“, als es feststellte, dass es dringend organisationsübergreifende Projekte benötigte, die von einem erfahrenen und unparteiischen Team durchgeführt werden konnten, als das Unternehmen an Größe zunahm.

Ihr neues PMO-Team zog ein und Ellen Jarrett übernahm die Rolle der Programmmanagerin. Einer ihrer ersten Schritte bestand darin, Smoothly aus Tabellenkalkulationen in eine Projektmanagement-Software zu integrieren. Sie erinnert sich: „Bevor ich Teamwork verwendet habe, habe ich Asana, Basecamp, Write und sogar ein paar mehr ausprobiert, aber Teamwork war ein Knaller.“

Der Projektansatz des Unternehmens wurde revolutioniert. In den folgenden 8 Monaten gingen die überfälligen Aufgaben deutlich zurück. 2018 nahmen sie an den APM Project Management Awards teil und gewannen den APM PMP of the Year Award.

Mark Cuddigan, Marketing Director, erinnert sich an die Transformation des Unternehmens und erklärt, dass das alte Projektmanagementsystem "das größte Problem des Unternehmens" war. Nachdem sie das Smoothly PMO-Team vorgestellt hatten, wurde Ellas Küche von der Sunday Times zu einem der 100 besten Unternehmen ernannt, für die sie arbeiten konnten.