Jedes Projekt benötigt einen Spielplan.

Im Projektmanagement wird dieser Spielplan als Projektausführung bezeichnet - eine schrittweise Beschreibung, wie Sie ein Projekt auf Kurs halten, das Budget einhalten und es pünktlich liefern. Ihre Projektausführung sollte alles umfassen, vom Projektumfang bis zum Lieferplan.

Der Grund, warum die Projektausführung nicht immer nach Plan verläuft, liegt häufig in der Planung. EIN projektmanagementstudie von Wellingtone es wurde festgestellt, dass nur 55% der Projektmanager vor der Ausführung von Projekten ein Scope-Dokument erstellen nur 30% brechen große Projekte ab in kleinere Aufgaben mit ihren eigenen Ergebnissen und Bewertungen, was es schwieriger macht, sie zu verfolgen.

Jetzt wir gewohnheit ziehen Sie die Zeile "Nicht planen ist nicht planen" heraus, aber was wir werden geben Sie eine detaillierte Aufschlüsselung über:

  • Was ist Projektdurchführung und wozu?

  • Warum Sie einen Projektdurchführungsplan benötigen

  • So erstellen Sie einen Projektausführungsplan

Bereit? Lassen Sie uns planen 👩‍💻

Was ist Projektdurchführung und wozu dient sie?

Die Projektausführung erfolgt, wenn die Projektplanung in die Tat umgesetzt wird und Aufgaben und Ergebnisse überwacht werden, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich ist.

Das Verfolgen und Überwachen jedes Projektelements nach dem Start kann den Unterschied zwischen Sinken und Schwimmen ausmachen. Laut Projektmanagement-Institut, kennzahlen, die angeben, ob ein Projekt erfolgreich sein wird, hängen davon ab, das Budget einzuhalten, Aufgaben pünktlich zu erledigen und nicht dem Scope Creep zum Opfer zu fallen.

Es kann einfacher sein, es so auszudrücken: Unabhängig davon, wie gut Sie Ihre Projekte planen und wie viel Zeit für Besprechungen vor dem Start aufgewendet wird, sollten Sie sich darauf vorbereiten, dass etwas schief geht. Wenn Sie dies tun, können Sie es besser verwalten und reparieren, damit Ihr Projekt nicht von den Schienen gerät.

Hier kommt die Projektdurchführung ins Spiel.

Es verfolgt Ihr Projekt in Echtzeit, sodass Sie Probleme sofort beheben können, anstatt bis zum Ende des Projekts zu warten, um zurückzublicken und festzustellen, wo Geld verschwendet wurde oder Ihr Team zu lange gebraucht hat, um einen Meilenstein zu erreichen. Wie John Rossman hervorhebt Denken Sie wie Amazon, unternehmen müssen in Echtzeit handeln, um Probleme zu vermeiden.

"Heutzutage benötigen Sie Echtzeitdaten, Echtzeitüberwachung und Echtzeitalarme, wenn Probleme auftreten - keine Verzögerungsmetriken, die die tatsächlichen Probleme 24 Stunden oder länger verbergen ", sagt er.

"Ihr Unternehmen sollte wie ein Kernreaktor funktionieren.

"Wenn ein Problem auftritt, müssen Sie sich dessen sofort bewusst sein. "

Unabhängig davon, ob das Projekt, an dem Ihr Team arbeitet, zwei Wochen oder zwei Monate dauern soll, ist der Zweck der Projektdurchführungsphase derselbe:

  • Durchführung der Arbeiten im Projektumfang

  • Koordination der Teamarbeit

  • In Echtzeit handeln, um den Kurs zu korrigieren, wenn das Projekt auf Schwierigkeiten stößt

  • Kosten und Budgets verwalten

  • Aufrechterhaltung der Kommunikation mit dem Kunden

  • Veranstalten Sie regelmäßige Statusbesprechungen, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team auf derselben Seite befindet und das Projekt im Zeitplan bleibt

  • Pünktliche und budgetgerechte Lieferung des Projekts

Denken Sie daran, dass unabhängig davon, wie lange Sie in der Planungsphase des Projekts verbringen, die Ausführungsphase fast immer der längste Teil des Projekts ist - und die größte Herausforderung. Wenn Ihr Projekt fehlschlägt oder überlebt, geschieht dies während der Ausführung.

Genau deshalb benötigen Sie einen Projektdurchführungsplan.

Warum benötigen Sie einen Projektdurchführungsplan?

Ein Projektdurchführungsplan fasst alle Ihre sorgfältigen Planungen zusammen und setzt sie in die Tat um.

Betrachten Sie es als einen Schlachtplan.

In Ihrem Schlachtplan legen Sie fest, wie Sie Folgendes ausführen und überwinden können:

✅ Die Ergebnisse Ihres Projekts: Wie Aufgaben und Meilensteine. Alles muss überprüft, auf Fehler überprüft, getestet und erneut überprüft werden.

📈 Key Performance Indicators (KPIs): Dies sind die Indikatoren, an denen Sie Ihre Bemühungen messen, z. B. wie viel Geld Sie ausgeben oder wie lange Ihr Team benötigt, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen.

🚧 Speedbumps: Was passiert, wenn jemand in Ihrem Team krank wird? Wenn der Kunde anfängt, nach Dingen zu fragen, die außerhalb seines Geltungsbereichs liegen? Wenn das Gebäude in Brand gerät? Die Planung von Risiken in jedem Projekt ist entscheidend.

Einfach ausgedrückt: Mit einem Projektdurchführungsplan können Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen, klare Erwartungen und Ergebnisse festlegen und bei Problemen auf Kurskorrekturen reagieren. Durch die Erstellung eines klaren Ausführungsplans Ausführungslücken füllen' Laut Todd Williams können Projektmanager die "sechs Ausführungslücken" vermeiden, die den Erfolg von Projekten verhindern:

  • Fehlen eines gemeinsamen Verständnisses

  • Ausgelöste Sponsoren von Führungskräften

  • Fehlausrichtung mit strategischen Zielen

  • Schlechtes Änderungsmanagement

  • Ineffektive Unternehmensführung

  • Mangelhafte Führung

Jetzt wissen Sie, was ein Projektausführungsplan ist und warum er so wichtig ist - lassen Sie uns einen erstellen.

So erstellen Sie einen Projektausführungsplan

Schritt 1: Beginnen Sie mit einem Projektdurchführungsmeeting

Wenn alle frühen Planungen eines Projekts abgeschlossen sind, anstatt direkt einzutauchen, haben Sie eine Teambesprechung, damit alle auf derselben Seite sind.

Jetzt sehen Projektdurchführungsbesprechungen wie folgt aus: wenig unterscheidet sich von den üblichen wöchentlichen Aufholjagden, die Sie mit Ihrem Team haben. Das liegt daran, dass es viel zu tun gibt: Sie müssen Ihrem Team einen detaillierten Überblick über die Zeitpläne, Ergebnisse, den Umfang und das Budget des Projekts geben.

Alle am Projekt Beteiligten, von Stakeholdern über Designer bis hin zu Teamleitern, sollten an dem Meeting teilnehmen, um zu sehen, wie der Zeitplan des Projekts aussieht, und die Möglichkeit haben, ihre Probleme oder Bedenken zu erörtern.

Sobald alle ihre Besprechungseinladungen erhalten haben, müssen Sie den Projektplan fertigstellen.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist eine Projektmanagement-Software, die das Projekt nach dem Start in Echtzeit überwacht. Ein Werkzeug wie Teamwork verfolgt alles von den übergeordneten Zielen und Budgets bis hin zu Risiken und Ergebnissen, und Sie können alles auf einer Vorlage planen.

Mit einem einfachen Projektplan wie diesem können Sie Ihrem Team eine klare Vorstellung davon geben, was Sie erwartet:

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Und mit dem Workload-Funktion, weisen Sie jedem Teammitglied Aufgaben und Ergebnisse zu, damit alles in Echtzeit verfolgt werden kann ohne überlastung ihrer Kapazität.

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Wenn Sie die Projektausführungsphase auf diese Weise starten, können alle sehen, welche Aufgaben anstehen, und sicherstellen, dass alle vom ersten Tag an auf derselben Seite sind.

Schritt 2: Überwachen und kontrollieren Sie jedes Risiko

Kein Projekt wird risikofrei sein, egal wie viel du vorhast.

Genau aus diesem Grund müssen Sie damit rechnen, dass Risiken auftreten, und einen Plan haben, um sie zu kontrollieren, wenn sie eintreten.

Wenn Sie ein kleines Team haben, könnte jemand, der krank wird, einen massiven Schraubenschlüssel in die Arbeit werfen. Wenn Ihr Team von einem Büro aus arbeitet, besteht die (winzige) Chance, dass ein Brand die Arbeit wochenlang unterbricht. Der beste Weg, um diesen Risiken zuvorzukommen und sie zu managen, ist:

  • Befragen Sie die Stakeholder, um Informationen zu Risiken zu erhalten, die sich auf frühere Projekte der Organisation oder des Teams ausgewirkt haben

  • Identifizieren Sie externe Risiken mithilfe eines Situationsanalyserahmens wie PESTEL (politisch, wirtschaftlich, sozial, technologisch, ökologisch, rechtlich).

  • Analysieren Sie Ihre Projektplanungsdokumentation, um die inhärenten Risiken des Projekts zu identifizieren

Erstellen Sie dann eine Liste aller Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, und erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit diesen Risiken. Und wie beim Essen Ihres Gemüses sollten Sie zuerst die schwierigen Teile Ihres Projekts angehen. Auf diese Weise, wenn etwas tut es ist wahrscheinlicher, dass Sie die wichtigen Dinge bereits erledigt haben.

Pro-Tipp: Das Überwachen von Risiken kann ein zeitaufwändiger und nervenaufreibender Prozess sein. Mit einem Werkzeug wie Zusammenarbeit, sie können einer Liste Risiken hinzufügen, wenn Sie sie entdecken, sie mit einer Wahrscheinlichkeit kennzeichnen und abwägen, wie viel Einfluss sie auf Ihre Projekte haben würden. Hier ist ein kurzer Überblick über die Funktionsweise:

Schritt 3: Verwalten Sie alles in Echtzeit

Es gibt keine Möglichkeit, ein Projekt pünktlich zu liefern, wenn Sie den Fortschritt nicht verfolgen.

Wann Wellingtone befragte Unternehmen, wie sie ihre Projekte nachverfolgten, 55% gaben an, keinen Zugriff auf Echtzeit-KPIs zu haben, was es unmöglich macht, Projektergebnisse und Budgets zu verfolgen. Tatsächlich gaben viele Organisationen an, dass sie Projektberichte immer noch manuell erstellen, was es unmöglich macht, Probleme in Echtzeit zu erkennen.

Es ist wichtig, messbare Ziele und KPIs wie Zykluszeit, Ressourcenkapazität und Budgetabweichung während des Projektplanungsprozesses zu erstellen. Sobald das Projekt startet, sollten Sie diese KPIs in Echtzeit anhand Ihrer Ziele verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt.

Das Verwalten Ihres Projekts bedeutet auch, dass Sie regelmäßig mit Ihrem Team einchecken müssen. Wir schlagen zwei Möglichkeiten vor, dies während der Projektdurchführungsphase zu tun:

👨‍👩‍👦‍👦 Tägliche Zusammenkünfte: Jeden Morgen 30 Minuten, um mit Ihrem Team darüber zu sprechen, was für den Tag auf Sie zukommt, und allen die Möglichkeit zu geben, über alle Probleme zu sprechen, die sie haben. Tägliche Gruppen bringen nicht nur Teamwork in ein Projekt, sondern schaffen auch Verantwortlichkeit. Wenn jemand sagt, dass er während der morgendlichen Gruppe etwas unternehmen wird, können Sie sich am nächsten Tag an ihn wenden, um sicherzustellen, dass er es erledigt .

📈 Fortschrittsbesprechungen: Längere Besprechungen, die jede Woche (oder jeden Monat, wenn es sich um ein größeres Projekt handelt) stattfinden, bei denen Sie über Zeitpläne, Fortschritte, Meilensteine und potenzielle Probleme sprechen können.

Ein weiterer wichtiger Teil Ihrer Projektdurchführung ist das Beobachten scope Creep. Manchmal fragt ein Kunde nach Extras, die nicht im ursprünglichen Umfang enthalten waren, oder drängt auf eine Menge Änderungen, die das Budget Ihres Projekts schnell sprengen können.

Sie können diese Anforderungen zwar nicht ignorieren (und sollten dies auch nicht tun), es gibt jedoch Möglichkeiten, mit Scope Creep umzugehen, wenn Sie ein Projekt ausführen, das Ihren Kunden zufrieden stellt. Geschäftsführender Gesellschafter bei Revenue River, Eric Pratt, sagt, er gehe gerne so offen wie möglich auf Scope-Creep-Diskussionen ein.

"Wenn wir gefragt werden, sagen wir etwas wie: „Absolut - wie Sie wissen, war das nicht wirklich Teil unseres Projektumfangs, aber wir tun das gerne für Sie und freuen uns immer über mehr Arbeit. " er sagt.

"Wir werden mit dem Kunden darüber sprechen, wie er damit umgehen möchte: Tauschen wir etwas aus, damit es Ihren Zahlen nicht schadet, fügen wir es hinzu, sind wir benachteiligt oder verdrängen wir etwas anderes?

"Nehmen Sie es einfach wirklich positiv, nicht konfrontativ und offen an. "

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Schritt 4: Überprüfen Sie alles, bevor das Projekt geliefert wird

Der letzte Schritt der Projektausführungsphase besteht darin, sicherzustellen, dass Sie alles abmelden.

Es liegt an Ihnen als Projektmanager, jedes Teil des Projekts zu testen, zu akzeptieren und zu genehmigen, bevor es an Ihren Kunden übergeben wird. Denken Sie daran, Fehler passieren. Es liegt jedoch an Ihnen, sie in der letzten Phase des Projekts zu erfassen, damit das Endprodukt frei von Fehlern, Fehlern und Mängeln ist.

Die gute Nachricht ist, dass Sie sich mit einem gut geplanten Projektdurchführungsplan keine Sorgen über verspätete Ergebnisse und aufgeblähte Budgets machen müssen. So haben Sie Zeit, die endgültigen Überprüfungen für jedes Projekt in Ihrer Pipeline durchzuführen.

Weitere Informationen zum Einstieg in ein Projektausführungstool finden Sie unter Zusammenarbeit.