Wenn Sie an einem Projekt zusammenarbeiten, müssen Sie Ihr gesamtes Team dazu bringen, zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass es geliefert wird.

Klingt ziemlich einfach, oder? Nicht so schnell - weil es leichter gesagt als getan ist.

Projektzusammenarbeit dauert arbeit. Sie müssen Ihr Team auf die gleiche Seite bringen und sicherstellen, dass jeder, der an dem Projekt arbeitet, über die Kapazität, die Fähigkeiten und die Werkzeuge verfügt, um zusammenzuarbeiten und das Projekt durchzuführen.

Es ist wichtig, einen Weg zu finden, um all dies zu tun, wie Studien zeigen 75% von Teams betrachten Sie die Zusammenarbeit dennoch als sehr wichtig 86% der Angestellten schuld an mangelnder Zusammenarbeit für Arbeitsplatzversagen.

Um dies zu überwinden, müssen Sie verstehen, was Projektzusammenarbeit ist und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Team implementieren können. Diese Anleitung wird zusammenbrechen:

  • Was ist Projektzusammenarbeit und warum ist sie wichtig?

  • Die Vorteile eines effektiven Projektzusammenarbeitsprozesses

  • Top-Tipps zur Projektzusammenarbeit

  • Warum Sie eine kollaborative Projektmanagementsoftware benötigen

Lassen Sie uns zusammenarbeiten 🤝

Was ist Projektzusammenarbeit und warum ist sie wichtig?

Bei der Projektzusammenarbeit teilt ein Team Wissen, arbeitet an einem Projekt zusammen und arbeitet zusammen, um die Produktivität zu steigern.

Wenn es gut gemacht wird, kann die Projektzusammenarbeit die Auswirkungen der Arbeitsgeschwindigkeit Ihres Teams revolutionieren. Es kann Ihr Team zusammenbringen und Aufregung über die Zusammenarbeit bei der Umsetzung eines Projekts erzeugen. Aber es hält auch alle auf der gleichen Seite: Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wer an was arbeitet, wenn eine Meilensteinfrist ansteht, und erstellen Sie eine Feedback-Schleife, damit sie im Verlauf eines Projekts alle Probleme lösen können.

Das Öffnen der Türen für eine reibungslose Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil der Projektzusammenarbeit. Es ermöglicht jedem, der an einem Projekt arbeitet, seine Perspektive zu teilen, seine Bedürfnisse zu äußern und letztendlich ein Gefühl der Eigenverantwortung für das Projekt zu gewinnen, an dem er arbeitet.

Eine McKinsey-Studie außerdem wurde festgestellt, dass die Verwendung von Tools wie sozialen Technologien zur Förderung der Zusammenarbeit die Produktivität und Interaktion eines Teams um 20-50% verbessern kann.

Image of stats on project collaboration

“Unternehmen mit einem hohen Anteil an Interaktionsmitarbeitern können durch schnellere interne Kommunikation und reibungslosere Zusammenarbeit enorme Produktivitätsverbesserungen erzielen “, so die Studie.

Weitere Forschung fanden heraus, dass die Zusammenarbeit Silos innerhalb von Teams auflösen kann, was die Tür für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit öffnen kann - bei der sich Mitarbeiter in verschiedenen Rollen zusammenschließen, um an einem Projekt zu arbeiten.

Das bringt uns zu unserem nächsten Punkt - warum ist Projektzusammenarbeit wichtig? 🤔

Die Antwort ist zwei Gründe: Es kann die Produktivität steigern und die Innovation steigern. Wenn Ihr Team Zugriff auf benutzerfreundliche Tools für die interne Zusammenarbeit hat, können sie nicht nur leichter miteinander sprechen, sondern auch effizienter arbeiten.

Das ist genau was Illumina Interactive realisiert, als die Arbeitsbelastung des Unternehmens zu steigen begann.

 Teamworkr has helped Illumina Interactive's project collaboration

Das Unternehmen, ein Full-Service-Produktions- und Entwicklungsunternehmen für eLearning mit Sitz in Boston, verwendete unterschiedliche Tools und Dokumente, um Projektressourcen, Zeitpläne und Fristen zu verfolgen. Präsident Michael Getz sagt, dass sie nicht einmal einen einzigen Ort für ihre gesamte Projektdokumentation oder Sicherheit hatten.

“Obwohl wir dedizierte Server, ein Intranet und ein Extranet hatten, wurden Dateien an mehreren Orten und in Ordnern gespeichert, und jeder Projektmanager hatte sein eigenes spezielles Ablagesystem “, sagt Getz.

“Es hat funktioniert, aber wir haben jeden Tag viel zu viel Zeit damit verbracht, nach Materialien zu suchen, die wir brauchten. “

Schlimmer noch, das Team hatte keine Möglichkeit, miteinander oder mit Kunden zusammenzuarbeiten, da es sich auf E-Mails und einen gemeinsam genutzten Dateiserver stützte, um Dateien und Nachrichten zu speichern. Dies bedeutete oft, dass E-Mails in Posteingängen vergraben wurden und Kunden und Teammitglieder Schwierigkeiten hatten, Feedback zu einem Projekt zu geben.

Sie wussten, dass sie ein besseres System für die Zusammenarbeit brauchten.

Daher investierten sie in ein Tool für die Projektzusammenarbeit, um alle beweglichen Teile jedes Projekts unter einem Dach zu halten. Mit Teamwork kann Illumina Interactive jetzt in Echtzeit an jedem Projekt zusammenarbeiten, Dokumente an bestimmte Aufgaben anhängen, sodass sie nicht in ihren E-Mail-Posteingängen suchen und jede Aufgabe mit Kanban organisieren müssen Boards:

Image of Kanban board view project collaboration

Teammitglieder und Kunden können auch Änderungen an Projektdateien vornehmen, ohne zu einer anderen Plattform wechseln zu müssen, um Dateien zu speichern oder zu übertragen. Dadurch werden wöchentlich Stunden gespart.

""Wir können uns nicht vorstellen, zum Chaos von E-Mails und Tabellenkalkulationen zurückzukehren, um alles zu verwalten," Sagt Getz.

Die Software hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert - zum Besseren.

Die Vorteile eines effektiven Projektzusammenarbeitsprozesses

Projektzusammenarbeit ist vor allem ein Prozess und eine Aktion.

Aus diesem Grund kann die Projektzusammenarbeit in zwei Teile unterteilt werden: Prozess und Beteiligung. Wenn Sie mit dem Prozess beginnen, bei dem alle Projektfortschritte, -kommunikationen und -dateien am selben Ort aufbewahrt werden und Ihr Team einen zentralen Ort für die Kommunikation und den Austausch von Ideen erhält, wird die Teilnahme von ihnen beginnen.

Sobald die beiden Teile zusammenkommen, wird Ihr Team die Vorteile der Projektzusammenarbeit nutzen, wie zum Beispiel:

🚀 Höhere Produktivität: Ein Framework für die Projektzusammenarbeit bedeutet, dass Projektaufgaben in Ihrem Team basierend auf der Kapazität gleichmäßig geplant werden können, anstatt ein Teammitglied mit mehr Arbeit zu belasten, als es bewältigen kann. Wenn alle an einer ausgeglichenen Arbeitsbelastung arbeiten, kann die Produktivität gesteigert werden. 🗣️ Bessere Kommunikation: Durch die Projektzusammenarbeit wird ein zentraler Ort geschaffen, an dem jeder, der an einem Projekt arbeitet, über ein Projekt sprechen, Ideen austauschen und sich gegenseitig über den Fortschritt auf dem Laufenden halten kann. Dies ist besonders wichtig bei Teams, die remote arbeiten. ✅ Schnellere Problemlösung: Durch die Projektzusammenarbeit werden lästige E-Mail-Threads und langwierige Besprechungen beseitigt. Es ersetzt es stattdessen durch eine Möglichkeit, Probleme sofort und transparent zu lösen. Dies erspart Ihrem Team nicht nur endlose Besprechungen, sondern bedeutet auch, dass Probleme schneller gelöst werden und weniger Chancen haben, das Projekt selbst zu entgleisen. 💰 Kostensenkung: Durch die Projektzusammenarbeit wird die Anzahl der Tools, Plattformen und sogar physischen Bereiche reduziert, die Ihr Team für die Fertigstellung eines Projekts benötigt. Anstatt Besprechungsräume zu vermieten oder eine Reihe verschiedener Tools für die Kommunikation zu verwenden, ermöglicht ein guter Projektzusammenarbeitsprozess Ihrem Team, über eine zentrale Plattform digital zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Wir haben darüber gesprochen, dass eine einfachere Kommunikation einer der Hauptvorteile der Projektzusammenarbeit ist, aber die Wahrheit ist, dass sie darüber hinausgeht. Durch die Projektzusammenarbeit entsteht ein Hub, in dem alles, was Ihr Team für die Bereitstellung eines Projekts benötigt - von Dateien über Anweisungen bis hin zu Fortschrittsaktualisierungen -, unter einem Dach zusammengefasst wird.

Da Ihr Team an einem Ort auf alles zugreifen kann, werden sie durch die Projektzusammenarbeit effizienter und erhalten einen genauen Überblick über den Projektfortschritt.

Wie ein Team seinen Kampf um den Informationsaustausch reparierte

Eine der größten Herausforderungen für Kleinunternehmer ist der Austausch von Informationen, und YMtech verspürte die Belastung, keinen zentralen Zugangspunkt zu haben.

Image of YM-Tech project collaboration

Unabhängig davon, ob die Informationen von Managern zu Teammitgliedern, von Teammitgliedern zu anderen Teammitgliedern oder von Teammitgliedern zu Kunden verschoben wurden, wurden wichtige Informationen auf dem Weg gelöscht. Sie wussten, dass sie einen leicht zugänglichen zentralen Ort brauchten, um Ideen und Aktualisierungen auszutauschen, da das Team zu viel Zeit damit verbrachte, dieselben Informationen zu wiederholen oder nach den benötigten Details zu suchen.

“Ohne ordnungsgemäße Kommunikation hatten wir ein echtes Produktivitätsproblem “, so der Gründer des Unternehmens Juri Miloslawski sagt.

Gespräche und Dateien waren überall: in E-Mails, Messaging-Apps oder Dokumenten, und es gab nicht viel Übereinstimmung darüber, wo sich diese befanden oder wann das letzte Update benötigt wurde. Eine weitere Herausforderung bestand darin, Sicherheiten wie Notizen und Links zu den Medien zusammenzuhalten.

Damit, YMtech hat in Teamwork investiert.

Verwenden von Teamwork Spaces, YMtech hat einen zentralen Ort geschaffen, an dem Besprechungsnotizen und Informationen in einem konsistenten, gut organisierten Format gespeichert werden können.

Image of Teamwork Spaces project collaboration

Yuri und seine Teammitglieder können jetzt interne und kundenorientierte Diskussionen besser aufzeichnen und sie dann problemlos teilen. Unabhängig davon, wer den ersten Kontakt mit dem Kunden hatte, sehen die Folgegespräche von Yuri professionell und gut vorbereitet aus.

“Innerhalb unseres eigenen Teams hat uns das Format der Besprechungsnotizen dabei geholfen, sehr schnell von der Idee zur Aktion zu gelangen “, sagte Yuri.

"Jeder verlässt das Meeting und weiß genau, was er als nächstes tun muss. "

Mit einem der Widgets können Redakteure a sofort einbetten Teamwork Aufgabenliste in einem Dokument. Yuri verwendet diese Funktion, um jedem Projekt mehr Klarheit und Richtung zu geben. Die Wahl von Teamwork Spaces als dedizierte Plattform für die Zusammenarbeit von Inhalten und den Informationsaustausch hat die Kommunikation sowohl für den Kundenkontakt als auch für den internen Austausch erheblich beeinträchtigt.

“Alles im Geschäft ändert sich, egal ob es sich um Personalrichtlinien, Projektrevisionen, Entwicklungsprozesse oder Industriestandards handelt.

Sobald Sie es dokumentieren können, können Sie diese Änderung bei allen Ihren Stakeholdern implementieren und einbetten - das ist ein Fortschritt. "

Top-Tipps zur Projektzusammenarbeit

Neben der Schaffung eines Ortes, an dem Ihr Team zusammenarbeiten kann, können Sie auch einige Tricks anwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Projektzusammenarbeitsprozess erfolgreich ist.

Wenn Sie Projektbesprechungen abhalten möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass diese erforderlich sind. Es ist wichtig, den Fortschritt Ihres Teams zu überprüfen. Anstatt sie jedoch in lange Besprechungen zu ziehen, können Sie die Projektzusammenarbeitssoftware verwenden, um den Fortschritt visuell zu verwalten, oder einen Messaging-Kanal, um tägliche Stand-Ups durchzuführen. Zum Beispiel können Sie automatisieren Sie tägliche Stand-up-Nachrichten im Slack-Kanal eines Projekts und lassen Sie Ihre Teammitglieder mit dem antworten, woran sie gerade arbeiten:

Image of Team Standup improving project collaboration

Stellen Sie zweitens sicher, dass die Projektaufgaben gleichmäßig auf die Kapazität und die Fähigkeiten Ihres Teams verteilt sind. Das Zuweisen von Aufgaben zu Teammitgliedern mit den richtigen Fähigkeiten ist von entscheidender Bedeutung, da dies bedeutet, dass Aufgaben korrekt ausgeführt werden. Sie sollten aber auch darauf achten, dass die Kapazität aller nicht überlastet wird. Wenn Ihre Teammitglieder mit Aufgaben überlastet sind, riskieren Sie, dass Aufgaben zu spät erledigt werden und Ihr Projekt letztendlich vom Kurs abweicht.

Softwareentwickler Ardy Gallego Dedase laut Team ist es auch wichtig, dass Teams einen eigenen Kommunikationskanal für Ihre Projekte haben.

“Nutzen Sie diesen Kanal, um Informationen wie Dokumente und wichtige Ankündigungen auszutauschen, Fragen zu stellen und Ideen auszutauschen. “ er sagt.

“Am besten stellen Sie in Ihrem freigegebenen Kanal Fragen zum Projekt und lassen es von jemandem direkt in diesem Thread beantworten.

“Auf diese Weise können Sie die Antwort einfach weitergeben, wenn jemand anderes dieselbe Frage stellt. “

Dedase schlägt außerdem vor, den Kanal öffentlich zu machen, damit jeder in Ihrem Unternehmen den Fortschritt jedes Projekts im Auge behalten kann, wodurch der Prozess der Projektzusammenarbeit transparenter wird.

“Auf diese Weise können relevante Personen Ihren Kanal leichter finden und ihm beitreten. “

Warum Sie eine kollaborative Projektmanagementsoftware benötigen

Hier ist der Kicker.

Um einen erfolgreichen und produktiven Prozess für die Projektzusammenarbeit aufzubauen, ist das richtige Toolkit erforderlich. Daher ist die Investition in eine Software für das kollaborative Projektmanagement unerlässlich. Mit der Online-Collaboration-Software kann Ihr Team an Projekten arbeiten, Probleme lösen und tägliche Fortschrittsaktualisierungen austauschen - egal ob auf Bali oder in Boston.

Software für die Projektzusammenarbeit gibt es in vielen Formen.

Wir haben Slack bereits erwähnt. Ein Messaging-Kanal, über den Sie Dateien und Updates für Teammitglieder freigeben können. Und Sie haben wahrscheinlich Tools wie Google Text & Tabellen und Zoom verwendet, um Projekte mit Ihrem Team in Echtzeit zu koordinieren und zu bearbeiten.

Das Schöne an der Software für die Projektzusammenarbeit ist, dass sie alle Tools, mit denen Sie zusammenarbeiten, zusammenbringt und an einem zentralen Ort anbringt. Stellen Sie sich das als Projekt-Motherboard vor.

GIF Project Collaboration

Ein Tool für die Projektzusammenarbeit wie Teamwork ist genau das: ein Ort, an dem jedes Teil eines Projekts unter einem Dach aufbewahrt wird. Mit Teamwork können alle leichter sehen, an welchen Projekten sie arbeiten, mit ihrem Team kommunizieren und vorausplanen. Sie können für jede Aufgabe Boards im Kanban-Stil erstellen und auf jeder Karte angeben, wer sie bearbeitet, wichtige Projektdateien und Fälligkeitstermine:

Image of board view project collaboration

Es verfügt außerdem über eine vollständige Suite von Tools wie Projektmanagement, Helpdesk, Team-Chat, CRM und Inhaltszusammenarbeit, sodass Sie am selben Ort mit Ihren Teammitgliedern arbeiten, sich treffen und mit ihnen zusammenarbeiten können.

Wenn Ihr Team einen zentralen Ort benötigt, um Ideen auszutauschen und nach Feedback zu suchen, damit Sie Entscheidungen zur Zusammenarbeit treffen können, ist Teamwork Ihr Projekt-Motherboard.

Weitere Informationen zu den ersten Schritten mit einem Tool für die Projektzusammenarbeit finden Sie unter Teamwork.