“Veränderungen sind unvermeidlich - außer an einem Automaten. “ Robert C. Gallagher Die Einführung neuer Technologien in ein Team kann manchmal entmutigend sein. Daher haben wir unsere wichtigsten Tipps für die erfolgreiche Einführung von Teamwork-Projekten in einem Team oder einer Organisation zusammengestellt. Es könnte Sie überraschen zu wissen, dass das erste, was Sie tun müssen, darin besteht, einfach mit Ihrem Team zu sprechen und die Grundlagen für neue Prozesse, eine Teamcharta, Administratorrechte und die Vorgehensweise beim Training zu legen. Bevor alle Mitglieder Ihres Teams mit der Erstellung von Projekten und Aufgaben beginnen, empfehlen wir die folgenden 10 Schritte: 1. Fragen zur Entwicklung einer Kommunikations- und Kollaborationsplattform Wenn Sie anfangen, Teamwork-Projekte zu verwenden, beginnt Ihr Team, Fristen für Aufgaben festzulegen und ohne E-Mail zusammenzuarbeiten. Im Vorfeld ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre aktuellen Prozesse und Kommunikationskanäle zu überprüfen. In ihrem Buch „Engagierte Teams‘ (2016), Moussa, Boyer und Newberry skizzieren Vorschläge für die Entwicklung eines „Kommunikations- und Kollaborationsprotokolls“. Dies ist eine großartige Gelegenheit für das Team, zu diskutieren, was die vorherigen unproduktiven Prozesse waren und wie sie jetzt ihre Arbeit und Aufgaben mithilfe von Teamwork-Projekten erledigen werden. Insbesondere schlagen Moussa, Boyer und Newberry die folgenden Fragen vor:

  • Wofür brauchen wir unsere Werkzeuge?

  • Welche Tools verwenden die Teammitglieder bereits in ihrer anderen Arbeit?

  • Wie ist die bevorzugte Reihenfolge für die Kontaktmethode (E-Mail, Telefonanruf, Text, Chat-Nachricht)?

  • Wann verwenden wir welches Tool?

  • Was erwarten wir von Antwortzeiten auf E-Mails, Telefonanrufe, Texte und Chat-Nachrichten?

  • Was sind unsere Namenskonventionen für Dateien und E-Mails?

Überlegen Sie beispielsweise, wie Sie derzeit alle verwenden: Ihren Teamkalender, Tabellenkalkulationen und E-Mails. Überlegen Sie, warum Sie diese Tools so verwenden, wie Sie es tun, was funktioniert und was nicht. In Teamwork-Projekten wird der Kalender für Besprechungen, Urlaub, Krankheitstage, Termine, Schulungen usw. verwendet, jedoch nicht für Fristen. Stattdessen können jeder Aufgabe oder jedem Meilenstein Fristen zugewiesen werden. 2. Kommunikationsprotokoll Neben der Kommunikations- und Kollaborationsplattform lohnt es sich auch zu diskutieren, wie das Team bestimmte Funktionen von Teamwork Projects wie Nachrichten, Kommentare, E-Mail-Benachrichtigungen, Notizbücher und überfällige Aufgaben behandelt. Als Ausgangspunkt empfehlen wir Folgendes:

  • Definieren, wie Nachrichten und Kommentare behandelt werden sollen. Der wichtige Unterschied zwischen Nachrichten und Kommentaren besteht darin, dass Nachrichten allgemein sind, während Kommentare für eine Aufgabe spezifisch sind. Nachrichten sollten nicht als Ersatz für E-Mails gesehen werden. Wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, entscheiden Sie ebenfalls, wie Sie Personen benachrichtigen möchten. Möchten alle in Ihrem Team benachrichtigt werden? Benachrichtigen Sie nur Personen, die direkt auf Ihren Kommentar reagieren müssen.

  • Bitten Sie bei Team-E-Mail-Benachrichtigungen jedes Teammitglied, über das Einrichten von Filtern und Ordnern in seinem E-Mail-Konto nachzudenken, um diese zu teilen und zu erobern, da Sie leicht überfordert sind, wenn Sie viele Benachrichtigungen für Kommentare, neue Aufgaben, Ereignisse und Nachrichten erhalten.

  • Erkennen Sie an, dass es schwierig ist, schlechte Gewohnheiten loszulassen. Es wird E-Mail-Wackeln geben und wenn dies passiert, vereinbaren Sie, wie Sie sich gegenseitig auf den richtigen Weg zurückführen. Wenn jemand sagt, dass er Ihnen eine E-Mail senden wird, lautet der praktische Ausdruck: "Könnten Sie stattdessen bitte eine Aufgabe für mich erstellen?". Wenn Sie ein E-Mail-Update für eine Aufgabe erhalten, versuchen Sie nicht, Ihrem Teamkollegen über eine separate E-Mail zu antworten. Stattdessen können Sie entweder die Aufgabe selbst kommentieren oder auf Antwort auf die E-Mail-Benachrichtigung klicken, und der Kommentar wird der Aufgabe hinzugefügt.

  • Es ist wichtig, alle daran zu erinnern, dass Teamwork-Projekte auf Offenheit und Transparenz basieren.

  • Entscheiden Sie, wie Sie mit verspäteten / überfälligen Aufgaben umgehen möchten. Können Personen beispielsweise die von einer anderen Person festgelegten Fälligkeitstermine ändern? Oder wie kann man eine Person anstupsen, die eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt hat? Es ist ratsam, diese Themen im Voraus zu diskutieren und zu vereinbaren.

3. Wer ist der Superorganisator in Ihrem Team? Jedes Team hat eine Person, die ein Superorganisator ist. Sie lieben es, Ordner mit dem richtigen Namen und alles am richtigen Ort zu sehen. Diese Person eignet sich perfekt zum Erstellen und Organisieren von Projekten, Kategorien und Tags. Bitten Sie sie, zuerst das Tool zu verwenden, damit sie darüber nachdenken können, wie sie die aktuelle Arbeitslast übertragen können. Es ist für eine Person viel einfacher, Projekte zu erstellen, bevor sie an das Team übergeben werden. 4. Unser Hub "Erste Schritte" Der beste Ort für alle, um zu lernen, wie man Teamwork-Projekte verwendet, ist hier auf unserer Loslegen nabe. Sie finden einfache Informationen zu allen Grundlagen: Dashboards, Projekte, Meilensteine, Aufgabenlisten und Aufgaben, Nachrichten und Kommentare, Dateien, Zeiterfassung, Abschnitt Alles, Kalender und Personen. 5. Kunden Zugang gewähren Transparenz ist das Kernstück von Teamwork-Projekten. Einige Unternehmen und Agenturen gewähren Kunden Zugang zu Projekten. Wenn Sie darüber nachdenken, dies zu tun, ist es für Ihr Team wichtig zu wissen, dass Kunden standardmäßig die vollständige Sicht auf alles in diesem Projekt haben. Sie können jedoch die Datenschutzoption für jeden Artikel speziell ändern. 6. Was ist ein Projekt? Das Schöne an Teamwork-Projekten ist, dass es so flexibel ist! Was immer Sie denken, sollte ein Projekt sein, kann ein Projekt sein. Und denken Sie daran, dass Sie mehr als ein Projekt gleichzeitig haben können. 7. Integrationen Es gibt eine ganze Welt von Möglichkeiten, obwohl Integrationen mit Apps, die Ihr Team möglicherweise bereits verwendet. Teamwork Projects wurde so entwickelt, dass es nahtlos mit einer Vielzahl von Anwendungen zusammenarbeitet, z. B. Hubspot, Box, Google Drive, Dropbox und Harvest. Um die vollständige Liste zu sehen klicke hier. 8. Einarbeitungszeitraum Ein weiterer Tipp ist, ausreichend Zeit und Raum für die Einarbeitungszeit zu geben. Die beste Zeit für den Beginn des Trainings ist, wenn das Team nach Möglichkeit zwischen den Projekten eine Atempause hat! Wenn sich für Ihr Team eine enge Frist abzeichnet, ist dies möglicherweise nicht der beste Zeitpunkt, um neue Technologien erfolgreich einzuführen! 9. Administratorzugriff Es ist wichtig zu berücksichtigen, wer Administratorzugriff benötigt, da Administratoren zusätzlichen Zugriff haben und die Einstellungen auf der Site ändern können. Überlegen Sie auch, was passieren würde, wenn der Administrator das Unternehmen verlässt. Was können Sie einrichten, damit der Administratorzugriff (Benutzernamen und Kennwörter) leicht zugänglich ist? Ebenso wichtig ist es, darüber nachzudenken, wie neue Mitarbeiter in der Verwendung von Teamwork-Projekten geschult werden. Ein Vorschlag hier wäre, ihnen einen Link zu senden Loslegen hub, aber auch einige praktische Schulungen von einem Kollegen zu haben. 10. Eine Frage haben? Probieren Sie die Knowledge Base aus oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung Das Wissensbasis ist ein dedizierter Hub mit Schulungsleitfäden und Schulungsvideos. Führen Sie über die Suchschaltfläche einfach eine Suche nach Ihrer Abfrage durch. Wir haben auch ein fantastisches Support-Team mit einer regelmäßigen Kundenzufriedenheitsbewertung, die Sie auf der Website sehen können Kundenglücksbericht. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, schreiben Sie uns einfach eine Nachricht, indem Sie auf diese Seite gehen https://www.teamwork.com/support. Wenn Sie die oben genannten Schritte ausführen, sind wir sicher, dass dies dazu beitragen wird, eine solide Grundlage für eine schnelle Einführung und erfolgreiche Einführung von Teamwork-Projekten zu schaffen. Wenn Sie weitere Tipps oder Ratschläge dazu haben, wie Sie Teamwork-Projekte in Ihr Team oder Ihre Organisation eingeführt haben, würden wir gerne davon hören: support@teamwork.com, und Sie konnten Ihre Tipps auf dieser Seite aufgelistet sehen!