Farotech ist eine umfassende, wachstumsorientierte Agentur für digitales Marketing, die einen systematischen Ansatz zur Lead-Generierung, -Pflege und -Konvertierung implementiert, indem sie skalierbares Webdesign, modernste Inbound-Strategien und kreative Videoentwicklung nutzt. Sie befinden sich außerhalb von Philadelphia (USA), betreuen jedoch Kunden im ganzen Land. In dieser Fallstudie haben wir mit Scott Harris, Director of Digital Marketing, darüber gesprochen, warum Farotech sich entschieden hat Teamwork-Projekte nach dem Kampf, zugängliche Projektmanagement-Software zu finden, die die benötigten Funktionen lieferte. Heute verwenden sie Projekte, um die Teamtransparenz zu verbessern und zeitaufwändige Aufgaben wie Zeiterfassung und Rechnungsstellung zu vereinfachen.

“Teamwork Projects ist ein effektives Werkzeug für die Verwaltung eines Unternehmens in jedem Berufsbereich. Ich habe es persönlich Unternehmen in Branchen empfohlen, die nichts mit digitalem Marketing zu tun haben. “

Die Herausforderung

Im Jahr 2015 verwaltete Farotech Projekte und Produktion über ein internes System, das gut funktionierte, jedoch von einem einzigen Programmierer gesteuert wurde, der das Unternehmen verlassen hatte. Aktualisierungen und Verbesserungen mussten vorgenommen werden, aber die Teams blieben hängen, da kein anderer Mitarbeiter das Backend der benutzerdefinierten Software verwalten konnte.

“Als wir unseren internen Entwickler zur Erstellung unseres Systems verwendeten, haben wir nicht über die Konsequenzen nachgedacht, wenn eine Person den Zugriff auf unseren gesamten Prozess hat. Es hat unsere Arbeitsabläufe und unsere Dynamik wirklich verlangsamt, als diese Person nicht hier war, um alles am Laufen zu halten. "

Vor dem Entwurf eines eigenen Systems war das Farotech-Team auf eine zusammengesetzte Sammlung komplizierter Tabellenkalkulationen und eine umständliche Projektmanagementplattform angewiesen, die nicht in der Lage war, das große Aufgabenvolumen in ihrem Produktionsplan zu bewältigen. Farotech benötigte nicht nur völlig neue Projektmanagement-Tools, sondern auch eine Möglichkeit, mit der jeder, vom Top-Management bis hin zu Teammitgliedern der Einstiegsklasse, die erforderlichen Änderungen ohne Gatekeeper vornehmen konnte. Um dies zu erreichen, wussten sie, dass die Software leicht zu erlernen sein musste, damit jeder innerhalb weniger Tage mit ihr vertraut sein konnte.

“Wir wussten, dass wir es uns nicht leisten konnten, ohne die benötigten Projektmanagement-Tools hängen zu bleiben. Deshalb konzentrierten wir uns darauf, Software zu finden, die jeder nutzen kann. Einfaches Onboarding und Zugriff auf das gesamte Team waren ebenso wichtig wie erweiterte Funktionen. “

Die Lösung

Nach der Evaluierung mehrerer verschiedener Projektmanagement-Softwarelösungen wählte Farotech aus Teamwork-Projekte für seine Schulungsunterlagen, die intuitive Benutzeroberfläche und die Flexibilität, Workflows und Prozesse an ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie könnten ihre Tabellenkalkulationen und eingeschränkten Organisationstools weglegen und alle ihre Dokumente, Aufgaben, Referenzmaterialien und Prozesse auf einer Plattform enthalten.

“Teamwork Projects war aufgrund seiner einfachen Lernkurve und der Möglichkeit für jeden im Unternehmen, die Zügel zu übernehmen und das Backend oder den Produktionsfluss innerhalb der Software zu verwalten, eine naheliegende Wahl. “

Intern verwendet Farotech Teamwork-Projekte, um einen wiederkehrenden monatlichen Produktionsplan einzugeben, der viele ihrer Projekte steuert. Mit den Vorlagenfunktionen von Projekten kann das Team die Einrichtungszeit für jedes neue Projekt verkürzen und die für benutzerdefinierte Projekte erforderlichen Prozesse standardisieren. Mithilfe der Massenimportfunktionen konnte das Team auch Zeit beim Erstellen von Aufgabenlisten sparen. Sie könnten sie alle in Tabellenkalkulationen eingeben und sie dann in Projekte übertragen, einschließlich der Zuweisungen für die erforderlichen Aufgaben.

“Mit dieser Verknüpfung haben wir eine einfache Möglichkeit, eine große Menge von Ergebnissen zu erstellen und zuzuweisen, ohne viele mühsame Dateneingaben wiederholen zu müssen. Jetzt weiß jeder genau, was er tun muss, und unsere Planung wurde vereinfacht. „

Die Rechnungsstellung nahm auch viel Zeit in Anspruch, da die Abrechnungsabteilung alle in das Projekt investierten Stunden von jedem Teammitglied sammeln und tabellieren musste. Mit den in Teamwork Project integrierten Zeiterfassungstools werden Zeiteinträge automatisch für Aufgaben und Unteraufgaben in einem beliebigen Teil eines Projekts berechnet. Die Abrechnung wurde auf wenige Klicks reduziert und ist auch weitaus genauer.

“Jetzt können wir Lieferanten genau abrechnen und bezahlen, und die Zeiterfassung hat auch die Genauigkeit der Angebote verbessert, die wir unseren Kunden geben. Teamwork Projects hilft uns, Geld zu sparen und mehr Geld einzubringen. “

Die Vorteile

Als Farotech anfing, die Einsparungen durch die Verwendung von Teamwork-Projekten in seinem Abrechnungsprozess zu erkennen, beschlossen sie, einen zusätzlichen Schritt zu unternehmen, um ihren Angebotsprozess vollständig umzustrukturieren. Mithilfe von Zeiterfassungstools konnten sie feststellen, wie viel Zeit sie tatsächlich in Projekte investiert hatten, und dann die Raten anpassen, um den Wert ihrer Arbeit genauer widerzuspiegeln.

“Vor den Projekten haben wir zu viele Vermutungen über die Rechnungsstellung angestellt. Jetzt verfügen wir über Daten, mit denen wir Aufträge direkt anbieten und abrechnen und eine effektive Preisstruktur für unsere Dienstleistungen entwickeln können. “

Andere automatisierte oder vereinfachte Eingaben haben auch die Arbeit reduziert, die Farotech-Teammitglieder ausführen müssen, um Informationen auszutauschen oder Projekte voranzutreiben. Nachdem alle Mitarbeiter des Unternehmens in Teamwork-Projekte eingebunden wurden, sehen sie erhebliche Verbesserungen bei der Rationalisierung von Workflows und der Reduzierung von Engpässen.

“Wir haben so viel Zeit von unserer Arbeitswoche zurückgefordert. Wir haben endlich ein System, das unser Aufgabenvolumen und unseren Produktionsplan verwalten kann. Die Möglichkeit, eine große Anzahl von Aufgaben zu importieren, macht die manuelle Erstellung von Aufgaben überflüssig und ermöglicht es uns, einen fortlaufenden Produktionsplan einzuhalten. “