Das Wilderness Youth Project ist eine gemeinnützige Organisation in Santa Barbara, Kalifornien, die sich der Förderung von Selbstvertrauen, Gesundheit und lebenslanger Liebe zum Lernen durch Outdoor-Erfahrungen und Mentoring widmet. Sie verbinden junge Menschen und Familien mit unterschiedlichem Hintergrund mit der Natur und helfen ihnen, naturwissenschaftliche Fähigkeiten aufzubauen. Die Teilnehmer berichten von mehr Selbstvertrauen, besseren zwischenmenschlichen Fähigkeiten, erhöhter körperlicher Kompetenz und vertieftem Respekt für die körperliche Welt. Anthony Hickling, Entwicklungskoordinator für das Wilderness Youth Project, entdeckte Teamwork Projects, als sein kleines Team ein verbessertes Online-Projektmanagementsystem benötigte, um eine erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen. So entdeckte er Teamwork-Projekte und verwendet sie, um mehrere Projekte zu verfolgen und die Prioritäten für jeden Tag oder ein gesamtes Projekt im Auge zu behalten.

“Unser Team ist nicht groß, aber wir sind auf die erweiterten Funktionen in Teamwork-Projekten angewiesen, um Projekte pünktlich und mit allen Details abzuschließen. Wir sagen anderen ständig, wie zufrieden wir mit Teamwork-Projekten sind, und wir sind sehr dankbar, dass wir Zugang zu solch hervorragender Software haben. “

Die Herausforderungen

Vor dem Wechsel zu Teamwork Projects bestand die Entwicklungsabteilung des Wilderness Youth Project aus einer Person, die GQueues, den Online-Task-Manager von Google, zum Verwalten von Aufgaben und Projektdetails verwendete. Als die Organisation wuchs und eine weitere Person zum Entwicklungsteam hinzugefügt wurde, wusste Anthony, dass sie bessere Software benötigen, um die Fristen und die zusätzlichen Verantwortlichkeiten einzuhalten. Anthony und sein neues Teammitglied wussten, dass sie die Fähigkeiten hatten, mehrere neue Projekte gleichzeitig zu koordinieren, aber sie bezweifelten, dass GQueues ihnen die Unterstützung geben konnte, die sie brauchten.

“GQueues war nicht robust genug, um mehrere Projekte vorzustellen und zu priorisieren. Wir wussten, dass wir eine Software benötigen, die mehrere Listen, Startdaten und Fristen verarbeiten und diese auf übersichtliche und überschaubare Weise präsentieren kann. “

Insbesondere wollte Anthony Software mit Berichterstellungstools, mit deren Hilfe sie das Gesamtbild ihrer Projekte betrachten können, nicht nur Aufgabenlisten und Fristen. Andere Software war entweder zu einfach oder die Benutzeroberfläche machte die Verwendung schwierig, und Anthony wollte sicherstellen, dass sein zweiköpfiges Entwicklerteam so viel Zeit wie möglich mit der Arbeit an Projekten verbrachte und nicht deren Fortschritt aufzeichnete.

Die Lösung

Als Anthony die Optionen der Projektmanagement-Software überprüfte und verglich, beschränkte er die Auswahl auf Teamwork Projects und Asana. Am Ende wählte er Teamwork-Projekte aufgrund des Startdatums und abhängige Unteraufgaben eigenschaften.

“Die Projektmanagement-Software hat sich in zwei Jahren stark verändert, aber zu dieser Zeit war Teamwork Projects das einzige Unternehmen, das automatisch verknüpfte Aufgaben anbot, sodass jeder wusste, welche Maßnahmen er als Nächstes ergreifen musste. “

Aufgabenabhängigkeiten ermöglichen Sie dem Entwicklungsteam, ein gesamtes Projekt in einer klaren, logischen Abfolge zu zeichnen, damit das Team jede Phase des Projekts anzeigen kann. Da Änderungen unvermeidlich sind, kann Anthonys Team den Zeitplan schnell ändern und die neuen Fristen werden automatisch angepasst. Eine der Lieblingsfunktionen des Teams ist die Gantt-Diagramm, macht diese Änderungen noch einfacher. Sie verwenden das Gantt-Diagramm, um einen schnellen Überblick über alle aktiven Projekte zu erhalten, und klicken und ziehen dann Aufgaben, um Anpassungen vorzunehmen.

“Das Gantt-Diagramm hilft uns dabei, einen mentalen Überblick über unsere Aufgaben zu erhalten und zu bewerten, wie wir uns in Bezug auf diese Pläne verhalten. Wir können Meilensteine problemlos aktualisieren und wir mögen die Option, Projekte je nach Abschlussgrad farblich zu kennzeichnen. “

Die Vorteile

Eine so detaillierte Perspektive auf jedes Projekt hat nicht nur dazu beigetragen, dass Anthonys Team verhindert, dass Details durch die Ritzen rutschen, sondern sie können auch erkennen, welche Phasen von Projekten reibungslos verlaufen, wo es Engpässe gibt und wie sie sich sofort anpassen können die notwendigen Korrekturen. Für das Gesamtbild oder um sich auf bevorstehende Projekte vorzubereiten, wenden sie sich an die Gantt-Diagramme, um jeden Aspekt auf einem Bildschirm zu sehen. Täglich verlassen sie sich auf die Tagesbericht das kommt jeden Morgen per E-Mail an. Diese kurze Prioritätenliste hilft ihnen dabei, die verschiedenen Möglichkeiten zu durchbrechen, die ihre Aufmerksamkeit von Prioritäten ablenken könnten, die ihre Aufmerksamkeit wirklich benötigen.

“Teamwork Projects hat uns eine Plattform zur Visualisierung und Kommunikation von Gesamtzielen und spezifischen Aufgaben zur Verfügung gestellt. Wir können unsere Leistung bewerten, uns auf bevorstehende Projekte vorbereiten oder einfach sehen, was als nächstes auf unserer To-Do-Liste für diesen Tag steht. "

Das Ergebnis ist, dass sie mehr Projekte verwalten, als sie von ihrem schlanken Team für möglich gehalten haben, und dass sie ihre pünktlichen Lieferungen verbessert haben. Die Software hat Stunden der Unentschlossenheit eingespart und ihre Produktivität dramatisch gesteigert. Andere Softwareplattformen wurden inzwischen erweitert, um die komplexen Funktionen zu schaffen, die die meisten Entwicklungsteams benötigen, aber Anthonys Team innerhalb von Wilderness Youth Projects hat nicht die Absicht, nach einer anderen Lösung zu suchen. Mit Teamwork Projects verfügen sie über alle Tools, um neue Projektkapazitäten hinzuzufügen und fügen Sie zusätzliche Teammitglieder hinzu wenn nötig die Straße runter.

“Die meiste Software eignet sich zum Erstellen von Aufgabenlisten, aber Teamwork Projects bietet Einblicke in Projekte auf eine Weise, wie wir sie noch nie zuvor hatten. "