Haben Sie jemals den Verdacht, dass es einen besseren Weg gibt, Ihr Marketing-Team zu organisieren? Es gibt viele Gründe, die Sie möglicherweise so empfinden, von endlosen E-Mail-Threads und nicht verwaltbaren Stakeholdern bis hin zu Schwierigkeiten bei der pünktlichen Kommunikation und Bereitstellung von Kampagnen.

Die Antwort auf all diese Probleme ist, wie sich für viele Teams herausstellt, das Marketing-Projektmanagement.

In diesem Handbuch werden wir Sie durch die Vor- und Nachteile des Marketingprojektmanagementprozesses führen, einschließlich:

  • Was ist Marketingprojektmanagement?

  • Die Phasen des Marketingprojektmanagementprozesses

  • Wie Projektmanagement Teams bei der Kommunikation unterstützt

  • Wie Sie einem Marketing-Team Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten für das Projektmanagement vermitteln

  • Die Vorteile eines projektgesteuerten Marketingansatzes

  • Projektmanagement-Tools und -Plattformen

Unser Ziel ist es, Ihnen alle Informationen zu geben, die Sie benötigen, um das Projektmanagement zu einem Teil Ihrer täglichen Marketingprozesse zu machen.

Was ist Marketingprojektmanagement?

Marketingprojektmanagement ist eine Arbeitsweise, die einen Rahmen für die Durchführung von Marketingprojekten bietet. Es kann Teams dabei helfen, alle Arten von Arbeiten pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen, von Marketingkampagnen und Produkteinführungen bis hin zu SEO-Audits und Wettbewerbsanalysen.

Zu den Hauptvorteilen des Marketing-Projektmanagements gehören eine einfachere Zusammenarbeit, eine bessere Koordination zwischen den Teammitgliedern und eine effizientere Durchführung der Projektarbeit. Einfach ausgedrückt, gibt es dem Team mehr Gründe, die Zusammenarbeit zu lieben, und weniger Gründe, an seinem Computer zu fluchen. Die Details des Marketing-Projektmanagements hängen von den Projektmanagement-Tools, der Methodik und den spezifischen Praktiken ab, die jedes Team verwendet. (Dies kann eine sehr gute Sache sein, wenn Sie Teammitglieder haben, die sich besonders mit ihren Einzelheiten auskennen.)

Vor diesem Hintergrund gelten die folgenden Punkte für die meisten Marketing-Projektmanagementprozesse:

  • Das Projekt konzentriert sich auf die Produktion spezifischer Ergebnisse, die als Ergebnisse bezeichnet werden. Ein Ergebnis kann alles sein, von einer Reihe von Blog-Artikeln bis hin zu einer neuen Marketingstrategie für eine Marke.

  • Die Projektarbeit ist in überschaubare Teile unterteilt. Dies umfasst Aufgabenlisten, Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine, die wichtige Erfolge auf dem Weg zum Projektabschluss darstellen.

  • Die Arbeit wird in einem Projektmanagement-Tool verwaltet. Ein Projektmanagement-Tool ist ein digitaler Arbeitsbereich, mit dem Projektaufgaben geplant und verfolgt sowie die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtert werden.

  • Jedes Projekt durchläuft genau definierte Phasen, einschließlich Planung und Ausführung. Normalerweise gibt es einen vordefinierten Zeitrahmen und ein Budget für das Projekt.

Das Projektmanagement kann verwendet werden, um alle Arten von Marketingaktivitäten und Kampagnen zu verwalten, einschließlich:

  • Pay-per-Click (PPC)

  • E-Mail Marketing

  • Suchmaschinenmarketing (SEO)

  • Conversion Rate Optimization (CRO)

  • Inhaltsvermarktung

  • Produkteinführungen

Ein Projektmanagement-Framework vereint alle Personen und Aufgaben, die für die Durchführung einer Kampagne oder Arbeit erforderlich sind. Beispielsweise kann in einer Markenkampagne das Projektmanagement verwendet werden, um eine Teamarbeit zwischen Grafikdesignern, Textern, Marktforschern und Strategen zu organisieren.

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Die vier Phasen des Marketingprojektmanagements 

Die meisten Marketingprojekte können in einem vierphasigen Projektlebenszyklus verwaltet werden:

  1. Start

  2. Planen

  3. Ausführen

  4. Beenden / Auswerten

Phase 1: Start

Zu Beginn eines Projekts der beauftragende Stakeholder (d. H. Der Kunde) und das Schlüsselprojekt stakeholder vom Marketing-Team wird die Ziele des Projekts definieren und vereinbaren.

Die Ziele können dann in Projektziele übersetzt werden, die die Grundlage für a bilden projektcharta. Das Projekt beginnt, wenn dieses Dokument von allen führenden Stakeholdern unterzeichnet wurde.

Phase 2: Planen

Mit den festgelegten Projektzielen kann das Team ein Projektbudget vereinbaren und die zu erbringenden Leistungen identifizieren.

Ein Ergebnis ist alles, worauf das Projekt hinarbeitet und absichtlich produziert. Die häufigsten (und offensichtlichsten) Ergebnisse in Marketingprojekten sind Marketingaktivitäten und Kampagnen. Einige Projekte enthalten sekundäre Ergebnisse, z. B. das Generieren von Projektdaten, die bei zukünftigen Projekten hilfreich sind.

Nach der Definition der Projektergebnisse formuliert das Team a marketing-Projektplan bestehend aus mehreren Aufgaben. Je komplexer das Projekt ist, desto mehr Aufgaben werden benötigt. Jede Aufgabe ist einem Teammitglied zugeordnet. Manchmal weisen führende Stakeholder den Teammitgliedern Aufgaben zu. In anderen Fällen weisen die Teammitglieder ihre eigenen Aufgaben selbst zu.

An dieser Stelle ist es wichtig, den Projektumfang und den Umfang der mit dem Projekt verbundenen Arbeiten abzuschätzen. Dies hilft dem Team zu vermeiden, mehr Arbeit zu planen, als es tun kann. Eine sorgfältige Schätzung des Projektumfangs ist besonders wichtig für Teams, die an einem Retainer oder mit einem strengen Budget arbeiten.

Eine weitere Anforderung bei der Planung besteht darin, eine Projektzeitleiste zu erstellen, die die Chronologie der Aktivitäten beschreibt, aus denen das Projekt besteht. Dies kann visuell durch Grafiken wie dargestellt werden Gantt-Diagramme, dies kann in Echtzeit aktualisiert werden, um dem Team einen klaren Hinweis auf den Projektfortschritt zu geben.

Phase 3: Ausführen

Dies ist die Phase, in der das Team mit der Implementierung der projektplan.

Während der Ausführung sind die Teammitglieder verantwortlich, die für das Projektmanagement verantwortlich sind aufgabenmanagement. Dies umfasst das Verfolgen und Berichten des Aufgabenfortschritts, das Erstellen neuer Aufgaben nach Bedarf und das Entfernen von „Blockern“, bei denen es sich um Probleme handelt, die verhindern, dass Aufgaben erledigt werden.

Eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt bei bestimmten Marketingprojekten zu verfolgen, ist die Verwendung von Kanban-Boards, die auf einen Blick einen visuellen Überblick über den Fortschritt einer Aufgabe in einem Projekt geben. Die Kanban-Tafel enthält mehrere Spalten, von denen jede als eine bestimmte Phase eines Prozesses gekennzeichnet werden kann (z. B. Ideen, Recherchieren, Schreiben, Bearbeiten, Veröffentlichen). Wenn eine Aufgabe zur nächsten Stufe des Prozesses übergeht, kann ihre Karte in die entsprechende Spalte verschoben werden. Weitere Anleitungen zu diesem Ansatz finden Sie in unserer Anleitung unter So verwenden Sie Board View, um einen Killer-Content-Marketing-Prozess zu erstellen.

Die für das Projektmanagement verantwortlichen Teammitglieder müssen auch den Projektstatus während der Ausführung überwachen. Wenn das Projekt hinter der Zeit oder über dem Budget liegt, muss diese Person herausfinden, warum und nach einer Lösung suchen. Sie sollten auch Statusaktualisierungen, Berichte an hochrangige Stakeholder und Diskussionen mit dem gesamten Team bei regelmäßigen Fortschrittsbesprechungen bereitstellen.

Phase 4: Beenden / Bewerten

Endlich erreichen wir den Projektabschluss. Was in dieser Phase passiert, hängt von der Art der Beziehung des Marketingteams zum Projekt ab. Wenn es sich bei dem Projekt um eine einmalige Arbeit handelt, kann es als abgeschlossen betrachtet werden, sobald es an den beauftragenden Stakeholder geliefert wurde.

Wenn Ihr Team jedoch eine Marketingabteilung oder eine Marketingagentur ist, die auf Kundenbasis für Kunden arbeitet, wird die letzte Phase des Projektlebenszyklus wahrscheinlich einen Bewertungsprozess beinhalten. Dies ist besonders wichtig für die kontinuierliche Verbesserung der Kampagnentaktik, da Erkenntnisse aus der Evaluierung in zukünftige Projekte einfließen können.

Wie Projektmanagement Teams bei der Kommunikation unterstützt

Während des gesamten vierphasigen Projektlebenszyklus sollte das Projektteam sein Projektmanagement-Tool zur Kommunikation verwenden.

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Am wichtigsten ist vielleicht, dass Teammitglieder die Aufgaben kommentieren können, an denen sie zusammenarbeiten. Sie können andere Teammitglieder in den Kommentaren markieren, um sie in die Konversation einzubeziehen. Und entscheidend ist, dass alle Kommentare im Thread während des gesamten Projekts an die Aufgabe angehängt bleiben (sofern nicht gelöscht), was bedeutet, dass auf die Konversationen rund um Aufgaben zugegriffen werden kann.

Einige Projektmanagement-Tools bieten Teammitgliedern zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten, z. B. integrierte Chat-Nachrichten.

Unabhängig von den Besonderheiten der Kommunikationsfunktionen eines Projektmanagement-Tools ist der entscheidende Punkt, dass sie die gesamte Zusammenarbeit des Teams am Projekt auf einer einzigen Plattform erleichtern. Während E-Mails, Telefonanrufe und Zoom-Nachholungen dazu führen können, dass wichtige Informationen verlegt werden, sorgt ein Projektmanagement-Tool dafür, dass alles in Ordnung und an einem Ort bleibt.

Was sind die wichtigsten Projektmanagementfähigkeiten für Marketingteams?

Um das Projektmanagement effektiv zu implementieren, müssen Sie zwei Dinge tun:

  • In-Still-Projektmanagementfähigkeiten in das Team

  • Nehmen Sie die Verantwortlichkeiten des Projektmanagements im Team auf

Die meisten Marketingteams werden am besten bedient, indem sie die Verantwortlichkeiten des Projektmanagements untereinander teilen, anstatt einen Projektmanager zu beschäftigen. Dieser Ansatz ist viel kostengünstiger und bietet jedem im Team die Möglichkeit, sich weiterzubilden.

Wenn Sie das Projektmanagement „im Team“ durchführen, müssen Sie ein zugängliches Projektmanagement-Tool und -Prozess verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder schnell und ohne Abschluss in Raketenwissenschaften die erforderlichen Fähigkeiten erwerben können.

Eine effektive Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten des Projektmanagements auf ein Team aufzuteilen, besteht darin, die Führung des Projektmanagements durch die Teammitglieder zu wechseln. Ein Teammitglied leitet ein Projekt, ein anderes Teammitglied das nächste und so weiter. Dies gibt jedem im Team die Möglichkeit, den Projektmanagementprozess von innen nach außen zu lernen, wenn er an der Reihe ist.

Die rotierende Projektmanagementführung hilft nicht nur jedem Teammitglied, die Fähigkeiten der Projektmanagementführung zu erlangen. Es sollte auch die Akzeptanz des Prozesses verbessern, wenn sie als normale Teammitglieder agieren.

Die Projektmanagementkompetenz eines Teams kann auch durch Schulungen verbessert werden. Hier sind einige der wichtigsten Kompetenzbereiche, auf die Sie sich bei der beruflichen Entwicklung konzentrieren sollten:

  • Organisatorische Fähigkeiten. Während Ihre Projektmanagementplattform viele der Aufgaben der Organisation Ihrer Projekte beschleunigen oder automatisieren sollte, erfordert das Projektmanagement dennoch eine gute Organisation.

  • Kommunikationsfähigkeit. Menschen sind der wichtigste Faktor im Projektmanagement. Daraus folgt natürlich, dass die Führung des Projektmanagements eine gute Kommunikation erfordert.

  • Kenntnis der Projektmanagementpraktiken. Das Verständnis der verschiedenen vorhandenen Projektmanagementpraktiken und -methoden hilft einem Team, fundierte Entscheidungen über seinen eigenen Projektmanagementprozess zu treffen.

Die Marketingvorteile des Projektmanagements

Die offensichtlichsten Vorteile des Marketingprojektmanagements liegen in der Produktivität. Viele Teams finden, dass ein projektgesteuerter Ansatz ihnen hilft:

  • Besser planen

  • Arbeit schneller ausführen

  • Verfolgen Sie die beweglichen Teile eines Projekts

  • Einfacher zusammenarbeiten

Projektmanagement kann auch zu langfristigen Effizienzgewinnen für Marketingteams führen. Zum Beispiel bringt jedes Projekt eine Projektstruktur mit sich, die optimiert und für zukünftige Projekte verwendet werden kann. Darüber hinaus können Sie die Lehren aus der Evaluierungsphase eines Projekts nutzen, um Ihren Prozess und Ihre Entscheidungsfindung zu verfeinern.

Je länger ein Marketing-Team einen projektgesteuerten Ansatz verwendet, desto intelligenter können seine Prozesse werden und desto besser können seine Ergebnisse sein.

Projektmanagement-Tools für Vermarkter 

Die Aussicht, dem Stapel weitere digitale Werkzeuge hinzuzufügen, reicht aus, um vielen Vermarktern einen kalten Schauer über den Rücken zu jagen. Um das Projektmanagement zu vereinfachen, benötigen Sie jedoch das richtige Projektmanagement-Tool.

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Wir empfehlen, nur ein Tool zu verwenden, mit dem Sie alle beweglichen Teile Ihrer Kampagnen und alle anderen von Ihnen ausgeführten Arbeiten verwalten können. So organisieren heute viele der besten Marketingteams ihre Arbeit von Wales 'führender Digitalagentur. Liberty Marketing, an das Marketing-Team des berühmten Musikbedarfsherstellers D'Addario.

Beim Einrichten Ihres projektmanagement-Tool, denken Sie an Ihren Marketing-Stack. Überlegen Sie insbesondere, wie gut sich Ihre anderen Marketing-Tools in Ihr Projektmanagement-Tool integrieren lassen. Integrationen zwischen Marketing-Tools und Projektmanagement-Tools können Sie die Effizienz steigern und Ihre Prozesse sowohl auf der Marketing- als auch auf der Projektmanagementseite optimieren.

In einigen Fällen ist die Integration eines Marketing-Tools in ein Projektmanagement-Tool ein eigenständiges Großprojekt. Möglicherweise ist es besser, eine Projektmanagementplattform zu verwenden, die über integrierte Funktionen für eine Vielzahl von Integrationen verfügt. Unsererseits Teamwork ist bereit, sich in zahlreiche Tools von Drittanbietern zu integrieren, einschließlich HubSpot, Slack, MS Teams und Chatify.