Großartige Projektmanager lassen es einfach aussehen. Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, alle beweglichen Teile eines Projekts in Bewegung zu halten - und das nur für ein Projekt. Während Sie skalieren, kann es fast unmöglich werden, alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, über mehrere Projekte hinweg im Auge zu behalten. Hier kommt Portfolio in Teamwork ins Spiel. Portfolio bietet Ihnen den perfekten Blickwinkel, um alle Ihre Projekte auf einmal zu sehen und schnell die Einblicke zu erhalten, die Sie benötigen. Unabhängig davon, ob Sie nach Updates auf höchster Ebene, Statusberichten in Echtzeit für Kunden oder einer schnellen Möglichkeit suchen, zu wichtigen Details zu springen, bietet Portfolio Ihnen eine Vogelperspektive auf den aktuellen Stand aller Ihrer Projekte.

Wie funktioniert es?

Wenn Sie Teamwork schon länger verwenden, haben Sie wahrscheinlich ein gutes Verständnis für die Struktur von Informationen. Die TL; DR? Aufgaben sind Ihre grundlegende Arbeitseinheit, und Sie können sie weiter in Unteraufgaben aufteilen. Alle Aufgaben sind in einer Aufgabenliste enthalten, und Sie können diese Aufgabenlisten mit Meilensteinen verknüpfen. All dies - Meilensteine, Aufgabenlisten, Aufgaben, Unteraufgaben - befindet sich in einem Projekt. Sie können mehrere Filter, Tags und Ansichten verwenden, um Ihre Projekte für maximale Effizienz zu organisieren. (Möchten Sie mehr erfahren? dieser Beitrag für eine detailliertere Aufschlüsselung.) Es kann schwierig sein, alle diese beweglichen Teile im Auge zu behalten, wenn Sie mehrere Projekte verwalten. Hier kommt Portfolio ins Spiel: um Ihnen einen Panoramablick auf die Position jedes Projekts zu bieten.

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Portfolio übernimmt das intuitive Konzept von Board View auf eine strategischere Ebene. Indem Sie jedes Projekt als Karte darstellen und sich durch Phasen bewegen, die durch verschiedene Spalten dargestellt werden, können Sie mehrere Projekte auf einen Blick anzeigen, schnell sehen, in welcher Phase es sich befindet, und mit nur einem Klick weitere Details anzeigen.

Wie kann es helfen?

Wenn alle Ihre Projekte in Portfolio vertreten sind, können Sie von einem zentralen Ort aus Einblicke erhalten und Maßnahmen für mehrere Projekte ergreifen. Hier ist, warum das so eine große Sache ist.

Erhalten Sie sofort Einblicke

Portfolio ist eine großartige Möglichkeit, blitzschnelle Einblicke in Ihre Projekte zu erhalten. Jede Projektkarte verfügt über einen Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie viel Prozent aller Aufgaben im Projekt abgeschlossen wurden. Sie können sogar mit der Maus über den Fortschrittsbalken fahren, um zu sehen, wie viele Aufgaben noch übrig sind, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wo die Dinge stehen.

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Von dort aus können Sie einfach auf die Karte klicken, um die Projektzusammenfassung zu öffnen und noch mehr Details zu erhalten. Projektzusammenfassungen so können Sie den Projektfortschritt noch weiter analysieren: Überprüfen Sie, wie viele Aufgaben überfällig oder erledigt sind, sehen Sie die Leistung einzelner Teammitglieder, sehen Sie, was auf der Taskleiste steht, überprüfen Sie den Projekttrend und vieles mehr.

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Die Projektzusammenfassung bietet unzählige nützliche Informationen zu Ihrem Projekt - und Sie können damit auch einen Drilldown zu dem genauen Element durchführen, an dem Sie interessiert sind. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie 5 Aufgaben haben, die derzeit als "Verspätet" markiert sind, Klicken Sie unter "Alle Aufgaben" auf das Etikett "Spät". Daraufhin wird eine Zusammenfassung aller dieser Aufgaben angezeigt.

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Verwalten Sie jedes Projekt von einem Ort aus

Mit Portfolio können Sie schnell auf mehrere Projekte reagieren, ohne einzeln zu allen Projekten navigieren zu müssen. Dies ist ideal, wenn Sie schnelle Änderungen vornehmen möchten, um die Dinge organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Über Portfolio können Sie Ihren Projekten schnell und einfach Dinge hinzufügen, wie:

  • Meilensteine

  • Aufgaben

  • Dateien

  • Mitteilungen

  • Veranstaltungen

  • Notizbücher

  • Aktualisierung

  • Links

  • Protokollierte Zeit

Wir finden es besonders nützlich, wenn Sie einige Projekte schnell aktualisieren müssen, um eine Änderung der Zeitachse oder der Ressourcen widerzuspiegeln, die sich negativ auswirkt.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Möchten Sie es noch einfacher machen, Ihre Projekte blitzschnell zu aktualisieren? Sie können Trigger in Portfolio verwenden, um die Arbeit automatisch für Sie zu erledigen, Ihre Prozesse zu optimieren, die Konsistenz über Ihre Projekte hinweg sicherzustellen (was das spätere Suchen, Filtern und Sortieren erleichtert) und Tonnen von Verwaltungszeit zurückzugewinnen. Genau wie bei Board View können Sie Trigger festlegen, die bestimmte Aktionen ausführen, wenn Sie Ihre Projektkarte in eine neue Spalte verschieben.

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Einige nützliche Dinge, die Sie mit Triggern tun können, sind:

  • Tags ersetzen, setzen oder entfernen

  • Festlegen eines Projektbesitzers

  • Termine einstellen

  • Aktualisieren der Kategorie eines Projekts

  • Archivieren eines Projekts nach Abschluss

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Triggern in Portfolio finden Sie unter dieser Blog-Beitrag.

Finden Sie schneller, wonach Sie suchen

Bei mehreren Projekten ist es wichtig, dass Sie schnell finden, wonach Sie suchen. Filter im Portfolio machen es noch einfacher, Ihre Projekte zu organisieren und zu durchsuchen, sodass die benötigten Informationen immer zur Hand sind. Sie können nach folgenden Optionen filtern:

  • Stichwort

  • Projekt-Status

  • Spalten ein- / ausblenden

  • Stichworte

  • Unternehmen

  • Projekteigentümer

  • Projektgesundheit

  • Nur markierte Projekte

Auf diese Weise können Sie sich schnell auf Projekte konzentrieren, bei denen die Gefahr besteht, dass sie vom Kurs abweichen, auf alle Projekte, die Sie für einen bestimmten Kunden abschließen, und vieles mehr, abhängig von Ihren Kriterien. Wenn Sie immer wieder dieselben Filterkombinationen verwenden, können Sie noch mehr Zeit sparen, indem Sie diese Einstellungen speichern und Ihren Filter für das Team freigeben. (Weitere Informationen zum Speichern von Filtern in dieser Hilfe doc.)

Überwachen Sie Ihre Abläufe mit Klarheit

Mit einem solchen Panoramablick auf alle Ihre Projekte ist es einfacher, Trends - und Warnzeichen - auf einen Blick zu erkennen. Wenn Sie alle Ihre Projekte schnell scannen und ihren Status verfolgen können, können Sie Engpässe vorhersagen, bevor sie auftreten, potenzielle Probleme beheben, bevor sie zu Problemen werden, und Ihre Ressourcen effizienter und effektiver verwalten.

Für wen ist das?

Das Portfolio ist perfekt für Projektmanager, die jeden Tag tonnenweise Projekte koordinieren müssen. Es eignet sich auch hervorragend für kundenorientierte Teams und professionelle Dienstleistungsunternehmen, da die Fähigkeit, viele Projekte - jedes mit seinen eigenen diskreten beweglichen Teilen - unter einen Hut zu bringen, von entscheidender Bedeutung ist, wenn die Zufriedenheit Ihres Kunden von einer pünktlichen und zuverlässigen Lieferung abhängt. Das Portfolio glänzt auch, wenn es an der Zeit ist, Stakeholdern, Kunden, anderen Teams und mehr Übersichten zu geben, da Sie damit verkleinern und einen Statusbericht über das Gesamtbild erstellen können. Wir sind jedoch der Meinung, dass Portfolio perfekt für alle anderen geeignet ist, die große Projektmengen verwalten müssen - unabhängig von Berufsbezeichnung, Teamtyp oder Branche.

Möchten Sie mehr erfahren?

Wenn Sie Hilfe beim Einstieg in Portfolio benötigen, schauen Sie sich das an diese Hilfe doc. Verwenden Sie es noch heute und sehen Sie, wie es Ihnen das Leben (und Ihre Projekte) erleichtern kann. Wie immer, wenn Sie Fragen haben, hinterlassen Sie einfach einen Kommentar unten oder senden Sie uns eine Mail an support@teamwork.com. Die Portfolio-Funktion ist in unseren Premium- und Enterprise-Plänen verfügbar.