In gewissem Sinne ist das IT-Projektmanagement einfach zu verstehen. Wie die intuitiveren Leute da draußen vielleicht bereits festgestellt haben, bedeutet dies den Einsatz von Projektmanagement zur Erreichung der IT-Ziele.

Aber leg deine Pfeife noch nicht hin, Sherlock. Das IT-Projektmanagement erfordert einen besonderen Ansatz, da der IT-Kontext eine Reihe einzigartiger Anforderungen mit sich bringt.

In diesem Handbuch werden wir Sie durch die Details führen, die das IT-Projektmanagement als Fachpraxis auszeichnen. Wir werden Ihnen auch viele Tipps und Ratschläge geben, die Ihnen bei der Implementierung des IT-Projektmanagements in Ihrem Unternehmen helfen sollen.

Was wir behandeln werden:

  1. Was ist IT-Projektmanagement?

  2. Der Lebenszyklus eines IT-Projekts

  3. IT-Projektmanagementaktivitäten während des gesamten Projektlebenszyklus

  4. Welche Rolle spielt ein IT-Projektmanager?

  5. Besondere Überlegungen im IT-Projektmanagement

  6. Beste PM-Methoden für IT-Projekte

  7. IT-Projektmanagement-Software

Was ist IT-Projektmanagement?

Das IT-Projektmanagement hilft Teams dabei, die technischen und digitalen Produkte bereitzustellen, die die Welt bewegen, vom Smartphone in Ihrer Hand bis zu den IT-Systemen in Ihren örtlichen Schulen und Krankenhäusern.

Der IT-Projektmanagementprozess basiert auf der Erfüllung von Aufgaben, die zu Projektergebnissen wie neuen digitalen Produkten und Dienstleistungen beitragen. Der Großteil der Arbeit findet normalerweise innerhalb einer Projektmanagementplattform statt.

Zu den Arten von IT-Projekten, die häufig mithilfe eines Projektmanagementprozesses bereitgestellt werden, gehören:

  • Web-Design

  • Website-Migration

  • Software- oder App-Entwicklung

  • Netzwerkwartung

  • Digitale Transformationsprojekte

  • Hardware-Produktentwicklung

Diese Beispiele sind nur die Spitze des Eisbergs. In der Tat könnte fast jedes IT-Projekt, das komplizierter ist als das Hochfahren Ihres Computers, wahrscheinlich vom IT-Projektmanagement profitieren. Dies ist der beste Ansatz, den jemals jemand entwickelt hat, um sicherzustellen, dass die richtigen Dinge erledigt werden und dass projektkritische Dinge nicht übersehen werden.

Der Lebenszyklus eines IT-Projekts

Die Arbeit des IT-Projektmanagements durchläuft die vier Phasen des IT-Projektlebenszyklus. Diese sind wie folgt:

  • Einleitung – das Projekt wird in Auftrag gegeben und offiziell gestartet

  • Planung – die Aufgaben und Leistungen des Projekts sind geplant

  • Ausführung – das Projekt wird mithilfe eines projektverwalteten Prozesses abgeschlossen

  • Auswertung – die Projektergebnisse werden anhand der Erfolgskriterien bewertet

Im nächsten Abschnitt werden wir uns die wichtigsten IT-Projektmanagementaktivitäten ansehen, die in jeder Phase stattfinden.

undefined

IT-Projektmanagementaktivitäten während des gesamten Projektlebenszyklus

Initiierung & Planung

Zu Beginn eines Projekts leiten der IT-Projektmanager und andere wichtige Stakeholder den Prozess der Formulierung des Projektplans.

Der erste Schritt besteht darin, wichtige Entscheidungsträger zu befragen, um die Ergebnisse des Projekts zu ermitteln. Dies sind die Ergebnisse des Projekts - seiner Produkte. Zu den allgemeinen Ergebnissen von IT-Projekten gehören Firmwares, Softwareprodukte, digitale Dienste und Projektdaten, mit denen zukünftige Projekte optimiert werden können. Jedes Ergebnis sollte klar definiert sein, da dies dazu beiträgt, dass das Projekt tatsächlich das produziert, was es produzieren soll.

Mit den identifizierten Projektergebnissen kann die Führung planen, wie das Team das Projekt durchführen wird. Dazu muss ein Projektplan erstellt werden, in dem die Aufgaben und Unteraufgaben des Projekts mit jeweils einer eigenen Frist aufgeführt sind. Während dieses Prozesses sollte ein ordnungsgemäß repräsentativer Ausschuss von Interessengruppen konsultiert werden, da dies dazu beiträgt, dass kein Teil des Teams eine menschenrechtsverletzende Menge an Arbeit auf seinen Schreibtisch legt. Der Zeitplan sollte auch Meilensteine enthalten, die Daten angeben, an denen das Team voraussichtlich größere Teile des Projekts abschließen wird. Wenn Sie auf diese Weise zeitlich begrenzte Ziele festlegen, können sich die Teammitglieder besser konzentrieren und die Dinge erledigen.

Weitere wichtige Aktivitäten des IT-Projektmanagements während der Projektplanung sind das Erstellen von Projektdokumentationen wie das Projektumfangsdokument und die Projektbasislinie sowie das Einrichten von Ressourcen wie der Projektzeitleiste. Das Team muss außerdem die richtige Projektmanagementplattform für das Projekt ermitteln, sofern noch keine eingerichtet ist.

Ausführung

Während ein Projekt läuft, liegt die Verantwortung für die Leitung der IT-Projektmanagementaktivitäten beim IT-Projektmanager. Alles, was diese Person tut, sollte darauf abzielen, sicherzustellen, dass der Projektplan erfolgreich durchgeführt wird. Zu den wichtigsten Aufgaben des IT-Projektmanagements während der Projektdurchführung gehören:

  • Projektdokumentation pflegen – dokumente wie Codeversionen, Besprechungsnotizen und Medienbestände müssen innerhalb der Projektmanagementplattform abgelegt werden, wo sie bei Bedarf leicht zu finden sind.

  • Probleme der Teammitglieder lösen – wenn ein Teammitglied auf ein Hindernis stößt, das es daran hindert, eine Aufgabe zu erledigen, beseitigt der IT-Projektmanager das Hindernis oder hilft dem Teammitglied, es zu umgehen.

  • Auf Veränderungen reagieren – jedes Projekt ist anfällig für Situationsänderungen. Wenn sich eine Änderung wahrscheinlich auf ein Projekt auswirkt, müssen die leitenden Stakeholder entscheiden, wie sich das Projekt an die neuen Umstände anpassen kann.

  • Teammitgliedern Aufgaben zuweisen – wenn sich über die Dauer eines Projekts neue Anforderungen ergeben, müssen Teammitgliedern, die in der Lage sind, diese zu übernehmen, neue Aufgaben zugewiesen werden.

  • Den Projektmanagementprozess aufrechterhalten – das Projektmanagement funktioniert nur, wenn das Team an Bord bleibt. Der Projektmanager und andere erfahrene Teammitglieder müssen das Buy-In aller sicherstellen, indem sie Schulungen zum Umgang mit der gewählten Projektmanagementplattform und -methode anbieten. Die Personen mit der größten Erfahrung im Projektmanagement sollten vor Ort sein, um die Fragen anderer Teammitglieder zum Prozess zu beantworten.

  • Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt – der Projektfortschritt sollte über die Projektmanagementplattform des Teams genau überwacht werden. Sie können sich dafür entscheiden, Teammitgliedern, die davon profitieren könnten, maßgeschneiderte Fortschrittsberichte zu liefern.

Auswertung

Nachdem ein Projekt geliefert wurde, geht das Team zur letzten Phase des Projektlebenszyklus über: der Evaluierung.

IT-Projekte können auf mehreren Ebenen bewertet werden. Hat die Projektdurchführung dem Projektplan entsprochen? Gab es Momente, in denen das Team gegen den Plan unterdurchschnittlich abschnitt? Haben die leitenden Stakeholder und der Projektmanager zu Beginn des Projekts unrealistische Ziele gesetzt? Hat ein problematischer Kunde Sie dazu gebracht, sich einen großen Asteroiden zu wünschen, der die Erde trifft und den Planeten und alle seine Bewohner auslöscht?

In aller Ernsthaftigkeit sind alle Erkenntnisse aus der Evaluierungsphase gültig und sollten in die Planung für das nächste Projekt einfließen.

Wenn Sie genügend Zeit für die Bewertung zur Verfügung stellen können, können Sie die Ergebnisse des Projekts eingehender analysieren. Diese sollten anhand der Erfolgskriterien gemessen werden, die während der Projektplanung festgelegt wurden.

Welche Rolle spielt ein IT-Projektmanager?

IT-Projektmanager sind in der Regel für die Planung und Verwaltung von IT-Projekten sowie für die Überwachung der Projektabwicklung und -bewertung verantwortlich.

Diese Person arbeitet mit allen relevanten Projektbeteiligten zusammen, um eine erfolgreiche Durchführung des Projekts sicherzustellen. Betrachten Sie sie als den Charlie Ihrer Engel, der sich um das große Ganze kümmert.

Zu den in den Rollenbeschreibungen des IT-Projektmanagers aufgeführten Fähigkeiten und Qualitäten gehören häufig:

  • Führungskompetenz

  • Probleme lösen

  • Technisches Verständnis

  • Datenmanagement

  • Budgets entwickeln

  • Organisatorische Fähigkeiten

Der IT-Projektmanager sollte auch ein Evangelist für die vom Team gewählte Projektmanagementplattform und -methode sein, da das Buy-In von Teammitgliedern für die ordnungsgemäße und erfolgreiche Durchführung von IT-Projekten von entscheidender Bedeutung ist.

Die besten IT-Projektmanager setzen häufig eine Kombination aus Führungsqualitäten und technischem Know-how ein, um sicherzustellen, dass ihr Team während der gesamten Projektdauer für hervorragende Arbeit gerüstet ist. Abgesehen von dieser Gemeinsamkeit unterscheiden sich IT-Projektmanager von Team zu Team in vielerlei Hinsicht.

Einer der Hauptunterschiede zwischen IT-Projektmanagern ist die Art ihrer Beziehung zum Projekt. Einige Teams benötigen einen Projektmanager, der während des gesamten Projekts von der Planung bis zur Evaluierung mit ihnen zusammenarbeitet. Andere können gelegentlich einen IT-Projektmanager beauftragen, um beispielsweise die Projektplanung für ein kompliziertes IT-Projekt zu beraten.

Besondere Überlegungen im IT-Projektmanagement

Komplexe Abhängigkeiten

Im Projektmanagement besteht eine Abhängigkeit darin, dass eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor eine andere beginnt. . Beispielsweise kann "Aufgabe B: App im App Store veröffentlichen" von "Aufgabe A: App-Grafik gemäß App Store-Spezifikationen erstellen" abhängig sein.

Wenn Abhängigkeiten identifiziert werden - sei es während der Projektplanung oder mitten in einem Projekt - sollte der IT-Projektmanager die Projektmanagementplattform des Teams verwenden, um die Abhängigkeit in den Projektplan einzubauen. Die Plattform sollte dann eine visuelle Darstellung der Abhängigkeit in relevante Projektgrafiken und Zeitpläne integrieren und es gleichzeitig unmöglich machen, die abhängige Aufgabe als erledigt zu markieren, bis die Aufgabe, von der sie abhängt, erledigt ist.

Unerwartete Verzögerungen bei Aufgaben mit Abhängigkeiten können dazu führen, dass ein Projekt einen Engpass erreicht, bei dem wichtige Aufgaben nicht ausgeführt werden können, da die Aufgaben, von denen sie abhängen, noch ausstehen. Projektmanager sollten sich vor dieser Möglichkeit schützen, indem sie eine Lösung oder einen Prozess für die Zuweisung von Arbeit an Teammitglieder implementieren, die über Kapazitätsreserven verfügen. Dies macht es einfach, ein Teammitglied mit ausreichender Zeit und Fähigkeit zuzuweisen, um die abhängige Aufgabe zu erledigen, was dazu beiträgt, das gesamte Projekt in Bewegung zu halten.

IT-Projektmanager müssen sich in ihren Projekten häufig mit komplexen Abhängigkeiten auseinandersetzen. Dies kann bedeuten, dass eine Aufgabe davon abhängt, dass nicht eine, sondern mehrere andere Aufgaben erledigt werden. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus zwei verschiedenen Projekten können ebenfalls als komplex oder zumindest kompliziert angesehen werden.

Wenn ein IT-Projekt wahrscheinlich komplexe Abhängigkeiten beinhaltet, sollte der Projektmanager bereit sein, die Abhängigkeiten mithilfe einer geeigneten Lösung innerhalb seiner Projektmanagementplattform zu berücksichtigen. In Projekten mit sehr komplexen Abhängigkeiten, wie z. B. einem Website-Migrationsprojekt, kann das Team auch von der Erstellung eines Flussdiagramms mit den Abhängigkeiten profitieren. Dies kann es einfacher machen, ein komplexes Beziehungsgeflecht visuell zu verdauen.

Sicherheitsmaßnahmen

Einige IT-Projekte erfordern strenge Sicherheitsmaßnahmen, da das geistige Eigentum, die Kundendaten oder die damit verbundenen vertraulichen Informationen sensibel sind. Und du machst nicht sie möchten das IT-Team werden, das für den Verlust von Daten verantwortlich ist.

Die Überwachung der Bereitstellung von Sicherheitsmaßnahmen liegt manchmal in der Verantwortung des IT-Projektmanagers. Die Maßnahmen, die von der Firewall-Einrichtung bis zum Pentesting reichen können, müssen in der Regel durchgeführt werden, bevor wichtige Meilensteine wie Staging und allgemeine Freigabe erreicht werden können. Sicherheitsmaßnahmen und die von ihnen abhängigen Aufgaben werden daher häufig als Abhängigkeiten in den Projektplan aufgenommen.

Externe Stakeholder verwalten

IT-Projekte erfordern häufig die Einbeziehung zahlreicher externer Stakeholder. Je nach Projekt können dies Hosting-Anbieter, SaaS-Anbieter, E-Commerce-Plattformen, Hardware-Verkäufer sowie Agenturen oder Freiberufler sein, die spezielle Funktionen bereitstellen. Das ist eine ganze Menge Köche, um die Brühe nicht zu verderben.

Der IT-Projektmanager ist normalerweise für die Verwaltung der Beziehung zu jedem an einem Projekt beteiligten Anbieter verantwortlich. Was benötigt der Anbieter vom Team, um seine Rolle effektiv ausführen zu können? Können die Systeme und Anwendungen des Anbieters nahtlos in die unternehmenseigenen Systeme integriert werden? Dies sind die Fragen, auf die der IT-Projektmanager Antworten finden muss, indem er regelmäßig mit seinem Ansprechpartner für jeden Anbieter spricht.

Eine andere Sache, die der IT-Projektmanager herausfinden muss, ist, wie jeder externe Stakeholder am Projektmanagementprozess teilnehmen wird. Vertrauenswürdige Mitarbeiter, die eine Schlüsselrolle im Projekt spielen, werden häufig in die Projektmanagementplattform des Teams aufgenommen. Währenddessen wird die Beteiligung entfernterer Mitarbeiter in der Regel von einem Mitglied des Projektteams innerhalb der Projektmanagementplattform aufgezeichnet.

Datenmanagement

Das Datenmanagement ist eine weitere besondere Überlegung, die IT-Projektmanager häufig berücksichtigen müssen. Es bezieht sich auf den gesamten Prozess des Erntens, Validierens, Speicherns, Sicherns und Verarbeitens von Daten - alle Schritte, die erforderlich sind, um die Daten für die Verwendung geeignet zu machen.

Dadurch können Projekte während ihrer gesamten Laufzeit optimiert werden. Beispielsweise können in einem Projekt zum Erstellen einer Suite von Softwareprodukten einige der Produkte früher als die anderen getestet oder veröffentlicht werden. Die über die Benutzererfahrung und Leistung dieser Produkte gesammelten Daten können analysiert werden, um Erkenntnisse zu gewinnen, die dem Team helfen, ihren Ansatz zur Lieferung der verbleibenden Produkte zu optimieren.

Während der Projektplanung sollte der IT-Projektmanager die Daten identifizieren, die für die projektinterne Optimierung verwendet werden. Die identifizierten Daten können dann als Projektergebnisse definiert und verwaltet werden.

Beste PM-Methoden für das IT-Projektmanagement

In der Praxis erfordert das IT-Projektmanagement die Verwendung einer bestimmten Projektmanagementmethode. Eine Methodik besteht aus einer Reihe von Praktiken und Prinzipien, die zur Bereitstellung des Projektmanagements verwendet werden.

Beliebte PM-Methoden für das IT-Projektmanagement sind:

  • Agil

  • Gedränge

  • Kanban

  • Scrumban

  • XP

  • Wasserfall

  • PRINCE2

Es ist eine gute Idee, viel Zeit damit zu verbringen, diese Methoden zu erforschen, bevor Sie eine auswählen, da die Schulung der Teammitglieder in der Verwendung einer Methodik möglicherweise einen erheblichen Zeitaufwand und den guten Willen des Teams erfordert.

undefined

IT-Projektmanagement-Software

Fast alle IT-Projektmanager verwenden eine Projektmanagementplattform. Dies gibt dem Projektteam einen gemeinsamen digitalen Raum, in dem sie miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten, ihre persönlichen Aufgaben anzeigen und bearbeiten sowie die Projektdokumentation speichern können. In der Zwischenzeit nutzt der Projektmanager die Plattform, um Teammitgliedern Arbeit zuzuweisen, den Projektfortschritt zu überwachen und Berichte für hochrangige Stakeholder zu erstellen.

Weitere Informationen zur Rolle der Projektmanagement-Software finden Sie unter Zusammenarbeit.