Haben Sie Kunden, die Sie außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren, und obwohl Ihr Team sofort reagiert, sobald es eingeht, sind Ihre ersten Antwort- und Lösungszeiten einfach ungenau und Ihre Kunden sind unzufrieden? Oder bieten Sie mehrere Support-Ebenen an, können den zusätzlichen Service jedoch nicht effektiv nachverfolgen oder in Rechnung stellen? Nun, jetzt kannst du.

Teamwork Desk hat gerade die Geschäftszeiten eingeführt. Wir wissen, dass es schwierig sein kann, die richtigen Kennzahlen für die Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten, wenn Sie nicht genau über Ihre Arbeitswoche berichten können. Ihr Team arbeitet möglicherweise nicht rund um die Uhr, daher sollten Sie Ihre Messdaten nicht auf eine 24/7-Woche stützen. Mit der Einführung der Geschäftszeiten können Sie:

  • Berichten Sie ganz einfach über die genauen Betriebszeiten Ihres Unternehmens

  • Berichten Sie genau, wie schnell Ihr Team auf Probleme reagiert und diese löst

  • Bieten Sie verschiedene bezahlte Service-Levels an und steigern Sie Ihre wiederkehrenden Einnahmen

  • Verwalten Sie die Kundenerwartungen bezüglich der Antwortzeiten, wenn sie Sie außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren, indem Sie realistische Zeitrahmen festlegen. Fügen Sie einfach die Variable für die Geschäftszeiten in Ihre vordefinierten Antworten und automatischen Antworten ein, damit Kunden wissen, wann Ihr Team in der Lage ist, ihre Anfrage zu beantworten.

  • Stellen Sie automatisch Antworten ein, die gesendet werden sollen, wenn das Büro geschlossen ist oder Ihre Mitarbeiter im Urlaub sind (die automatische Antwort muss nicht aktiviert / deaktiviert werden).

Wie richte ich meine Geschäftszeiten ein?

Innerhalb von Teamwork Desk können Sie erstellen Sie benutzerdefinierte Gruppen von Geschäftszeiten für Ihre Site und verwenden Sie sie dann durch Trigger und Variablen. Die anfänglich erstellten Geschäftszeiten werden automatisch als Standardgeschäftszeiten auf alle neuen Tickets angewendet. Wenn zusätzliche Geschäftszeiten erstellt werden, müssen Sie Trigger einrichten, um zusätzliche Zeitpläne anzuwenden.

Um Ihre Geschäftszeiten zu aktivieren, rufen Sie Ihre Teamwork Desk-Einstellungen auf und navigieren Sie zur Registerkarte Allgemein. Wählen Sie hier im linken Navigationsmenü Geschäftszeiten aus und klicken Sie auf Geschäftszeiten erstellen.

Anschließend können Sie Ihren Standardgeschäftszeiten einen Namen und eine Zeitzone zuweisen. Als Nächstes wählen Sie die Option Benutzerdefiniert aus und wählen die entsprechenden Tage und Zeiten innerhalb der Tage aus, die speziell für Ihr Unternehmen gelten. Hier können Sie auch Feiertagsdaten festlegen, die dann die an diesen Tagen festgelegten Geschäftszeiten überschreiben.

Sobald Sie Ihre Geschäftszeiten erstellt und angewendet haben, werden diese zur Liste der vorhandenen Geschäftszeiten auf Ihrer Website hinzugefügt. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Standardeinstellungen zu ändern und auf Stunden anzuwenden, die derzeit nicht als Standard festgelegt sind.

Um die Anzahl der Trigger zu ermitteln, die derzeit einen bestimmten Zeitplan verwenden, navigieren Sie zur Spalte Trigger, in der die Gesamtzahl der Trigger angezeigt wird. Durch Klicken auf einen Auslöser können Sie direkt zu den Einstellungen des Auslösers wechseln.

Mithilfe der in diesen Triggern verwendeten Variablen können Sie genaue Geschäftszeiten für Ihren Posteingang oder Ihr Team teilen, um sicherzustellen, dass Kunden, die Sie außerhalb Ihrer Standardzeiten kontaktieren, eine angemessene Antwort erhalten, oder das Ticket wird bei Bedarf eskaliert.

Wie nutze ich Geschäftszeiten effektiv?

Sie können Ihre benutzerdefinierten Geschäftszeiten in nutzen auslöser, vordefinierte Antworten und automatische Antworten.

Jede für Ihre Site erstellte Geschäftszeit hat eine entsprechende eindeutige ID. Diese ID wird als Referenzpunkt in vordefinierten Antworten und automatischen Antworten in allen Fällen verwendet, in denen Sie Geschäftszeiten einbeziehen möchten.

Wenn Sie vordefinierte Antworten oder automatische Antworten erstellen, klicken Sie einfach im Editor auf die Option Variable einfügen und wählen Sie Geschäftszeiten aus der Dropdown-Liste der Variablen aus. Die Geschäftsstundenvariable wird dem Editor hinzugefügt. Markieren Sie den Abschnitt, der auf die Geschäftszeit-ID verweist, und fügen Sie die Geschäftszeit-relevante ID hinzu. Jetzt werden Ihre Kunden schnell über die Betriebszeiten Ihres Unternehmens informiert und erhalten mehr Klarheit über Ihre geplante Reaktionszeit.

Zusätzlich zu vordefinierten Antworten und automatischen Antworten können Sie beim Erstellen von Triggern für Ihre Posteingänge auch Geschäftszeiten in Bedingungen und Aktionen verwenden. Es ist wichtig zu beachten, dass die ersten erstellten Geschäftszeiten automatisch auf alle neuen Tickets angewendet werden. Wenn zusätzliche Geschäftszeiten erstellt werden, müssen Sie Trigger einrichten, um diese Zeitpläne anzuwenden.

Im Abschnitt "Bedingungen" Ihres Auslösers können Geschäftszeiten mit der Bedingung "Erstellungsdatum" des Tickets verwendet werden. Von hier aus können Sie aus einer Vielzahl von Konditionsarten für Geschäftszeiten auswählen, z. B. innerhalb / außerhalb der Geschäftszeiten und an Feiertagen. Im Abschnitt "Aktion" Ihrer Trigger können Sie auch Geschäftszeiten verwenden, indem Sie die Aktion auf "Geschäftszeiten anwenden" festlegen.

Die Verwendung der Geschäftszeiten im Erstellungsbereich Ihres Auslösers zur Eskalation und Benachrichtigung von Agenten über wichtige Tickets ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert, die Support außerhalb der Geschäftszeiten anbieten, da Sie jetzt sicherstellen können, dass Ihre Kunden eine schnelle Antwort erhalten und diese zusätzlichen Supportstufen in Rechnung stellen können .

Business Hours ist jetzt für Premium- und Enterprise Teamwork Desk-Kunden verfügbar. Nutzen Sie diese also zu Ihrem vollen Vorteil. Kunden, die an der Beta für Geschäftszeiten teilnahmen, sahen sofortige Verbesserungen, als ein Kunde sagte:

Bisher liebe ich die Funktion "Geschäftszeiten". Es hat uns wirklich geholfen, ein genaueres Bild von der Anzahl der ausstehenden Zeitkarten zu bekommen.

Wie immer, wenn Sie Fragen oder Kommentare haben, lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen oder kontaktieren Sie uns unter desktop@teamwork.com.