Als wir uns mit HubSpot zusammengetan haben, um Agenturexperten zu befragen die Lehren, die sie aus fehlgeschlagenen Projekten gezogen haben, fast jeder, mit dem wir gesprochen haben, hatte eine warnende Geschichte über Scope Creep. Das liegt daran, dass es sich, wie der Name schon sagt, an dich anschleichen kann. Eine kleine Änderung hier, eine schnelle Lösung dort, ein neuer Stakeholder, der zur Hälfte des Projekts mit ein paar „kleinen“ zusätzlichen Ideen eintrifft - und bevor Sie es wissen, haben sich die Torpfosten verschoben, werden Sie nach Dingen gefragt, die es nicht waren ursprünglich vereinbart, und Sie sind sich nicht mehr sicher, welche (oder wessen) Definition von Erfolg Sie als Maß verwenden sollten. Da das Kriechen des Zielfernrohrs jedoch eine allmähliche Neigung und kein plötzlicher Abgrund ist, kann es schwierig sein, das Problem zu erkennen, bis Sie bereits über die Kante gestürzt sind. Zu diesem Zeitpunkt hätte Ihr Team möglicherweise Stunden mit Dingen verbringen können, die nicht Teil des vereinbarten Auftrags waren - keine davon ist abrechnungsfähig - und Ressourcen verbraucht, die vorhanden waren soll woanders verwendet werden. In einer Agenturumgebung können die Folgen katastrophal sein. Die meisten Agenturen verfügen über genau die richtige Menge an Ressourcen, sofern sie korrekt budgetiert sind. Wenn Sie einen Schraubenschlüssel in die Arbeit werfen, kann dies Auswirkungen auf mehrere Projekte und mehrere Kunden haben. Wie navigieren Sie also durch das tückische Terrain des Scope Creep? Folgendes haben wir von unseren Agenturexperten gelernt:

Wissen, wann man etwas mehr gibt - aber Erwartungen setzen

Es ist schwierig genug, das Scope Creep so zu erkennen, wie es ist, aber die Sache noch komplizierter zu machen? Nur weil etwas vom ursprünglichen Plan abweicht, bedeutet dies nicht, dass sich der Umfang verschlechtert. Für den Anfang manchmal bewusst wollen für den Kunden über das hinauszugehen - nicht weil er Sie darum bittet, sondern weil Sie die Möglichkeit sehen, einen Mehrwert zu schaffen und ihn wirklich zu blenden. "Es ist eine Kunst, keine Wissenschaft", sagte Eric Pratt, Managing Partner bei Revenue River sagte uns. "Wir haben einen guten Ruf dafür, über den Vertrag hinaus zu geben, und es ist schön, etwas extra geben zu können." Wenn Sie diesen Weg gehen, müssen Sie nur sicherstellen, dass das, was als Extra beginnt, nicht zu einer Annahme auf der ganzen Linie wird. "Wenn Sie es tun, müssen Sie Erwartungen setzen", riet Eric. "Der Kunde muss verstehen, dass er eine Spende erhält. Es ist keine wiederkehrende Sache, es ist nicht das erste von fünfzig, es ist ein gib das wir wollen für sie zu tun. "

Habe die entscheidenden Gespräche

Zweitens gibt es das Problem, dass das, was anfangs wie Scope Creep erscheinen kann, auch einfach auf natürliche, erwartete Anpassungen in der Projektrichtung im Verlauf des Projekts zurückzuführen sein kann. "Scope Creep ist nicht immer für Schwankungen verantwortlich", so Christian Welborn, Account Manager bei Gesalzener Stein, erklärt. "Manchmal sind die Dinge im Rahmen, aber veränderlich." Eric stimmte zu. "Projekte ändern sich", sagte er. Für Revenue River bestand der Schlüssel darin, besser zu identifizieren, wo sie Substitutionen vornehmen könnten und wo sie Änderungsaufträge erstellen müssten. "Wir werden also sagen:" Dies ist enthalten, und wir können innerhalb dieser Box flexibel sein. "Diese" entscheidenden Gespräche ", wie Eric sie nennt, sind unerlässlich, da alles auf Kommunikation hinausläuft. In diesen Situationen versucht das Team von Revenue River, die Diskussion so offen wie möglich anzugehen. „Wenn wir gefragt werden, sagen wir etwas wie:‚ Absolut - wie Sie wissen, war das nicht wirklich Teil unseres Projektumfangs, aber wir tun das gerne für Sie und freuen uns immer über mehr Arbeit ", Sagte Eric. Dann nähert er sich taktisch - und taktvoll - der Frage mit einer problemlösenden Haltung. "Wir werden mit dem Kunden darüber sprechen, wie er damit umgehen möchte: Tauschen wir etwas aus, damit es Ihren Zahlen nicht schadet, fügen wir es hinzu, priorisieren wir etwas anderes oder verdrängen wir es?" Nehmen Sie es einfach direkt positiv, nicht konfrontativ und offen an. “ Wenn es darauf ankommt, sagt er: "Es ist nicht" kann, wird nicht, dich verarschen, das wird dich Geld kosten ". Es ist "Wie finden wir eine Lösung dafür?"

Verstehen Sie, wo Sie Ihre Ressourcen ausgeben

Nach alledem ist es erwähnenswert, dass Sie leider nicht immer über die Ressourcen oder die Bandbreite verfügen, um Arbeiten außerhalb des ursprünglichen Bereichs zu übernehmen. Aus diesem Grund ist es für Agenturen so wichtig, ihre Arbeit in einem Unternehmen zu verfolgen und zu verwalten projektmanagement-Tool. Auf diese Weise können Sie über die genaue Anzahl der Stunden, Aufgaben und Ressourcen berichten, die Sie für jedes Element des Projekts aufgewendet haben, und schnell feststellen, welche Ressourcen (falls vorhanden) zu einem bestimmten Zeitpunkt noch verfügbar sind. Diese Art von Informationen auf dem neuesten Stand, zentralisiert und während Ihres gesamten Projekts zugänglich zu haben, ist unerlässlich, wenn es darum geht, den Umfang zu bekämpfen und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Als die Harvard Business Review berät: “Wenn Ihr Projektverfolgungssystem unkompensierte Arbeiten unter dem Radar zulässt, ändern Sie die Systeme. Finden Sie eine Methode, die alle Projektinformationen ans Tageslicht bringt, wo sie überprüft und diskutiert werden können. “

Seien Sie offen mit Ihren Kunden

Das Verfolgen Ihrer Arbeit hilft nicht nur Ihrem Geschäftsergebnis. Es hilft Ihnen auch dabei, besser zu Kundengesprächen zu kommen, wenn Sie ein gut begründetes Nein geben müssen. Es ist natürlich, dass Kunden nicht den vollen Umfang der Arbeit sehen, die Ihr Team hinter den Kulissen leistet. Wenn Sie also den Vorhang ein wenig zurückziehen, um das Gesamtbild von der Seite Ihrer Agentur zu zeigen, können Sie die Dinge ins rechte Licht rücken und ihnen zeigen, dass Sie Wir arbeiten beide auf dasselbe Ziel hin und gewinnen ihr Vertrauen, auch wenn Sie ihnen nicht die Antwort geben, auf die sie gehofft hatten. Obwohl es unangenehm sein kann, das Thema anzusprechen, berichteten die meisten Agenturen, mit denen wir gesprochen haben, dass ihre Kunden ihre Ehrlichkeit und Offenheit verstanden und wertschätzten. "Es kann schwierig sein, jemanden zurückzudrängen oder Nein zu sagen, wenn etwas nicht möglich ist, insbesondere in der Rolle, in der ich bin", so Jodie Robinson, Group Account Director bei Geschwindigkeitspartner, sagte uns. "Aber wenn Sie das als Nein qualifizieren, sind die Leute im Allgemeinen sympathischer und verständnisvoller - und das ist es auch." immer besser, als ein verlegenes Ja zu geben und dann zu wenig zu liefern oder die Leute weiter unten im Stich zu lassen. “ Suchen Sie weitere Tipps? Erfahren Sie in unserem E-Book When Projects Go Wrong noch mehr Lektionen von Agenturexperten.