Wann haben Sie das letzte Mal ein Projekt ausgeführt, an dem kein Softwaretool beteiligt war? Weiterführende Schule?

Projektmanagement-Tools halten uns organisiert, produktiv und kooperativ. Sie sind die Mittel, mit denen wir Aufgaben ausführen, Arbeit zuweisen und unsere wichtigsten Initiativen über die Ziellinie bringen. Und jetzt, da so viele Menschen auf der ganzen Welt remote arbeiten, ist es schwer vorstellbar, dass etwas ohne sie erledigt wird.

Aber manchmal schaffen die Software-Tools, die uns helfen sollen, organisiert und produktiv zu bleiben, tatsächlich neue Herausforderungen und Blocker, die die Projektausführung verlangsamen - insbesondere, wenn nicht jeder das gleiche Tool verwendet. Wie können Sie also Projektfristen einhalten, während Sie über Tools und Teams hinweg arbeiten? Teamwork und Unito bieten die perfekte Lösung.

Integrieren Sie Ihre Tools, um die Ausführung zu beschleunigen

Wenn Sie Teamwork verwenden, sind Sie bei der Projektausführung bereits einen Schritt voraus. Sie können schnell Aufgaben erstellen, Aktualisierungen und Feedback austauschen und auf einen Blick sehen, was auf dem richtigen Weg ist und was zurückfällt.

An den größten Projekten in Ihrem Unternehmen sind jedoch in der Regel die meisten Stakeholder beteiligt. Wenn mehr Köche in der Küche sind, werden Sie sicherlich auf verschiedene Stile und Werkzeuge stoßen. Während Sie versuchen, das Projekt von Ihrem Teamwork-Projekt aus zu verwalten, tun Ihre Mitarbeiter dasselbe von Jira, GitHub oder Trello aus.

Warum ist das ein Problem?

Während jeder in der Lage sein sollte, die Tools zu verwenden, die für seine spezifischen Anforderungen am besten geeignet sind, kann dies bei funktionsübergreifenden Projekten zu zeitaufwändigen Problemen führen:

  • Wichtige Projektinformationen werden auf mehrere Tools verteilt. Dadurch werden Werkzeugsilos erstellt, die das Crawlen verlangsamen. Der durchschnittliche Mitarbeiter gibt ungefähr aus acht Stunden pro Woche, nur um Informationen zu finden. Die gesamte Zeit, die für die Suche nach Dingen aufgewendet wurde, konnte tatsächlich für die Erledigung von Aufgaben aufgewendet werden. Schlimmer noch, wenn Sie das finden, wonach Sie gesucht haben, ist es möglicherweise bereits veraltet oder falsch.

  • Die Projektbeteiligten müssen auf Kanälen Dritter kommunizieren. In der aktuellen Arbeitsumgebung führt dies in der Regel zu endlosen E-Mail-Ketten, ständigen Slack-Benachrichtigungen oder einem Kalender voller Zoom-Meetings.

  • Informationssilos und schlechte Kommunikation führen zu einer Fehlausrichtung. Vielleicht verdoppeln zwei Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit. Vielleicht kommen die Dinge zum Stillstand, während alle auf Genehmigungen warten. Oder vielleicht kommen Sie zum Ende des Projekts, nur um zu erkennen, dass es nicht das ist, was Ihr Führungsteam vorhatte.

Wie Integration helfen kann

Für diese Herausforderungen gibt es einige mögliche Lösungen. Sie können jeden zu einem einzigen Tool zwingen, aber das ist nicht ideal für Entwickler oder andere in speziellen Rollen. Sie können jemanden dafür bezahlen, dass er den ganzen Tag damit verbringt, Informationen über mehrere Tools hinweg zu kopieren und einzufügen, da er weiß, dass dies nicht die beste Nutzung seiner Zeit ist. Oder Sie finden die perfekte Integrationslösung.

Wenn Sie Unito verwenden, um Teamwork in andere Tools zu integrieren, kann jeder dort arbeiten, wo er am produktivsten ist, während er gleichzeitig mit anderen Stakeholdern zusammenarbeitet. Unito stellt sicher, dass die Projektinformationen für jedes Tool in Ihrem Workflow in Echtzeit aktualisiert werden. Die Kommunikation - einschließlich Feedback-Zyklen und Genehmigungen - kann innerhalb Ihrer Aufgaben asynchron erfolgen, wodurch die Notwendigkeit von Besprechungen verringert wird. Projektmanager und Unternehmensleiter können den Fortschritt verfolgen und die Ausrichtung von Anfang bis Ende beibehalten.

Kein Wunder, dass 73% von Geschäftsführern betrachten Sie die einfache Integration als einen der drei wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools berücksichtigt werden müssen.

So erstellen Sie mit Teamwork und Unito einen werkzeugübergreifenden Workflow

Das Einrichten eines automatisierten Workflows, der Teamwork mit Ihren anderen Projekttools synchronisiert, dauert nur wenige Minuten.

Erstellen Sie zunächst Ihr Unito-Konto. Es gibt eine zweiwöchige kostenlose Testversion, die Sie vor dem Kauf ausprobieren können.

Sobald Sie sich angemeldet haben, werden Sie zum visuellen Workflow-Designer weitergeleitet. Sie können auch auf den Designer zugreifen, indem Sie auf "Workflow erstellen" klicken.

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Klicken Sie von dort aus auf eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm, um einen Block hinzuzufügen. Sie werden aufgefordert, ein Konto zu verbinden, mit dem Sie Teamwork aus einer Liste gängiger Arbeitstools auswählen können.

Melden Sie sich bei Ihrem Teamwork-Konto an und gewähren Sie Unito Zugriff.

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Geben Sie dann an, welches Projekt Sie dem Workflow hinzufügen möchten.

Wiederholen Sie den Vorgang für Ihre Jira- oder GitHub-Repos, Trello-Boards oder andere Tools, die Sie mit Teamwork verbinden.

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Wenn Sie dem Designer alle Ihre Blöcke hinzugefügt haben, ziehen Sie eine Linie zwischen sie und legen Sie sie ab, um einen Flow zu erstellen. Klicken Sie auf das Pluszeichen in der Mitte der Zeile, um den Informationsfluss zwischen den Tools anzupassen. Sie können bestimmte Feldzuordnungen festlegen, Regeln zum Filtern von Informationen erstellen und vieles mehr.

Speichern und schließen Sie dann, um Ihren Workflow in Gang zu setzen!

Mit nur wenigen Klicks haben Sie alle an Ihrem Projekt beteiligten Arbeitswerkzeuge verbunden, und das ist nur der Anfang. Mit Unito können Sie Ihre komplexesten Workflows mithilfe von Teamwork als Hub abbilden und organisieren.

Wie sieht das in der Praxis aus? Lassen Sie uns auf zwei gängige Beispiele eingehen.

Agenturen, die mit Kunden in einem anderen Tool koordinieren

Jeder, der in einer Agentur arbeitet, ist auf dieses Problem gestoßen. Sie gewinnen einen neuen Kunden, starten eine brandneue Kampagne und stoßen sofort auf eine Straßensperre: Sie verwenden ein anderes Tool.

Sie müssen also den richtigen Ansatz aushandeln. Wird Ihr Team das Tool des Kunden verwenden? Wird der Kunde Ihren verwenden? Oder werden Sie beide Ihre eigenen Tools verwenden und sich täglich oder wöchentlich treffen, um Updates bereitzustellen?

Keine dieser Optionen hilft Ihnen dabei, Projekte schnell und effizient zu realisieren. Sie beinhalten entweder die Schulung von Mitarbeitern zur Verwendung eines brandneuen Tools, das möglicherweise nicht für ihren Job geeignet ist, oder das stundenlange Verweilen in Besprechungen.

Stellen Sie sich Ihren Workflow für Kundenprojekte mit Teamwork und Unito neu vor. Sie können Teamwork als Projektdrehscheibe verwenden, um alle Aufgaben auszubauen und deren Fortschritt zu verfolgen. Ihre Updates können dann mit dem Tool Ihres Kunden synchronisiert werden. Aufgaben können von allen Stakeholdern in dem Tool, das sie bereits verwenden, zugewiesen und überprüft werden. Dies bedeutet Echtzeit-Updates, schnellere Feedback-Zyklen und schnellere Durchlaufzeiten.

So könnte ein Agentur-Workflow mit Teamwork in Unito aussehen:

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Interne Teams, die mit externen Entwicklern oder Designern zusammenarbeiten

Natürlich treten diese Tool-Herausforderungen nicht nur bei Kunden auf. Sie treten regelmäßig auf, wenn Sie mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens arbeiten. Dieser Schmerz ist häufig zu spüren, wenn interne Teams externe Unterstützung für Design oder Entwicklung suchen.

Designer und Softwareentwickler benötigen spezielle Tools, um ihre Aufgaben auszuführen. Sie können Tools nicht einfach austauschen, daher müssen sie häufig Informationen kopieren und einfügen oder sich bei Aktualisierungen auf E-Mail, Chat und Besprechungen verlassen.

Durch den Aufbau werkzeugübergreifender Workflows mit Unito können Sie weiterhin Teamwork betreiben, ohne externe Mitarbeiter zusätzlich zu belasten.

Bei Ingenieuren sind Tools zur Versionskontrolle wie GitHub und GitLab wesentliche Bestandteile ihres Toolkits und verlassen sich beim Projektmanagement häufig auf Jira. Sie können problemlos Workflows erstellen, um Entwicklungsanforderungen von Teamwork an Jira zu übertragen, die Arbeit während des Entwicklungssprints zu verfolgen und vieles mehr. Dies macht den gesamten Prozess für beide Seiten nahtlos und erspart Kopfschmerzen beim Informationsaustausch zwischen technischen und nichttechnischen Teams. Und Sie können diese Verbindung mit so vielen Jira-Teams oder -Projekten aufbauen, wie Sie benötigen.

So könnte ein Entwicklungsworkflow in Unito aussehen:

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Stellen Sie sich nun vor, Sie müssen Ihre Designarbeit für ein großes Website-Projekt auslagern. Die Freiberufler, die Sie erreichen, nutzen die öffentlichen Foren von Trello, um Informationen mit ihren Kunden zu teilen. Ihr Team arbeitet jedoch innerhalb von Teamwork und Sie möchten nicht, dass sie für Updates in Trello springen müssen. Sie erstellen also einen Workflow in Unito, der das Trello-Board mit Teamwork synchronisiert. Auf diese Weise können Sie Feedback zu Entwurfsaufgaben geben und mit Ihren Freiberuflern kommunizieren, ohne jemals das Werkzeug Ihrer Wahl verlassen zu müssen.

Mit diesen beiden Workflows können Sie die Schleife schließen. Ihre freiberuflichen Designer können neue Website-Designs in Trello freigeben, die automatisch mit Ihrem Teamwork-Projekt synchronisiert werden. Wenn Sie mit diesen Entwürfen zufrieden sind, können Sie sie als entwicklungsbereit kennzeichnen. Unito erstellt in Jira automatisch ein neues Problem, das von Entwicklern ausgeführt werden kann. Ihre Arbeit verläuft nahtlos über Teams hinweg und Sie haben eine 360-Grad-Ansicht des Fortschritts auf dem gesamten Weg. Kein An- und Abmelden von Konten. Kein Kopieren und Einfügen. Magie wie? Wir denken schon!

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Verbessern Sie Ihre Teamarbeit für Projekteffizienz

Hören Sie auf, Werkzeugunterschiede Ihre Projekte verlangsamen zu lassen. Mit Unito und Teamwork können Sie mit nur wenigen Klicks eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Tools ermöglichen. Versuch es Vereinigt und Zusammenarbeit heute.