Wir hören immer gerne wie Unternehmen auf der ganzen Welt Teamwork einsetzen ihre Workflows zu transformieren und ihren Teams zu helfen, glücklicher und produktiver zu werden. Als wir hörten, dass die Implementierung von Teamwork-Projekten unseren Freunden in Ellas Küche dabei half, dies zu tun und weiter gewinnen Auszeichnung des PMO des Jahres der Association for Project Management, wir wussten, dass wir mehr darüber lernen mussten, wie sie es taten. Wir sprachen mit Ellen Jarrett, Leiterin von PMO (oder wie sie es gerne nennen, dem Make Stuff Run Smoothly-Team!) Bei Ella's Kitchen über ihre 4 Best Practices für die Einführung neuer Projektmanagementsoftware - und ihre wichtigsten Tipps für die Erstellung von Teamwork-Projekten Arbeite für dich.

1. Machen Sie es sich selbst

Das erste, was das Team von Ella's Kitchen tat, als es anfing, Teamwork-Projekte zu verwenden? Angepasst! "Das Anpassen, wie Teamwork-Projekte aussahen, war für uns ein sofortiger Gewinn", sagte Ellen. Sofort haben sie alles mit ihrem eigenen Stempel versehen, angefangen beim Festlegen der Bannerfarbe bis hin zu ihrem eigenen „Ella's Kitchen Red“, dem Hinzufügen ihres Logos, damit es auf der gesamten Website angezeigt wird, und der Verwendung der firmeninternen Schriftart. "Wenn Sie unsere Teamwork Projects-Website aufrufen, sieht es nicht so aus, als wäre es von der Stange. Es sieht so aus, als ob es speziell für uns als unser eigenes Online-Projektmanagementsystem entwickelt wurde, und ich denke, das ist wirklich kritisch “, sagte Ellen. Durch das ansprechende und vertraute Erscheinungsbild des Systems wurde sichergestellt, dass sich das neue Tool für die Benutzer nicht einschüchternd anfühlte. Stattdessen fühlte es sich wie eine Erweiterung des eigenen Teams an. (Sie bezeichnen Teamwork-Projekte sogar intern als „Reibungsloser Betrieb”! Wir haben uns noch nie so cool gefühlt.) Eine andere Möglichkeit, die Akzeptanz zu nutzen, um die Akzeptanz von Anfang an zu verbessern, bestand darin, die Funktionen auszuschalten, die sie nicht sofort verwendeten. "Dinge, die wir am Anfang nicht verwendet haben, wie Links oder Zeiterfassung, haben wir deaktiviert, sodass die Benutzer beim ersten Anmelden am System nur die Registerkarten sehen, die wir tatsächlich verwendet haben", erklärte Ellen. "Es hat die Komplexität verringert und dazu beigetragen, es klar und einfach zu halten." "Ohne diese Anpassungsoptionen hätten wir mit Teamwork-Projekten wahrscheinlich keine so einfache Onboarding-Erfahrung gemacht", sagte sie. Mach es selbst:

2. Bieten Sie praktische Schulungen an

Nachdem sie die Site so eingerichtet hatten, wie sie es mochten, begannen sie mit interaktiven Schulungen, um alle an Bord zu bringen und sich mit der Verwendung von Teamwork-Projekten vertraut zu machen. "Wir hatten nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig in unseren Schulungen und wir haben sie gebeten, ihre Laptops mitzubringen", sagte Ellen. In der Sitzung sprach das Smoothly-Team über die Gründe, warum das System überhaupt installiert wurde und welche Vorteile es bringen würde. Einmal hatten sie erklärte die Gründe für die Änderung, sie gingen weiter zur praktischen Seite. Das Team von Ella’s Kitchen hat ein Schulungsdemo-Projekt erstellt, das sie in ihren Sitzungen verwendet haben. Für jeden Teilnehmer wurden bereits vorab zugewiesene Aufgaben zur Teilnahme an Schulungssitzungen eingerichtet. Im Rahmen der Schulung musste sich jede Person beim System anmelden, das Fälligkeitsdatum für ihre Aufgabe ändern und vieles mehr, um schließlich anzukreuzen, dass sie an der Sitzung teilgenommen hatte. Für Ellen war das Wesentliche, dass die Teilnehmer tatsächlich benutzt das System in der Trainingseinheit. „Es ist wichtig, diese Barriere beim erstmaligen Anmelden und Verwenden eines Systems zu überwinden. Sobald sie das getan hatten, konnten sie sehen, wie einfach es war, es zu benutzen. “ Die Kombination aus der Darstellung, wie es ihnen helfen wird, bessere Leistungen zu erbringen, und der Möglichkeit, sie aus erster Hand zu erleben, erwies sich als erfolgreich. "Ich erinnere mich an Aufregung, ich erinnere mich an ein Summen", sagte Ellen. "Ich erinnere mich, dass mehrere Leute" Oh schau! "Und" Oh wow, ist das nicht klug "sagten, und das war wirklich schön zu sehen, dass andere Leute unsere Aufregung über das System teilten." Mach es selbst:

3. Optimieren Sie die Benutzererfahrung

Beim Einrichten von Konten für neue Teammitglieder möchten die Mitarbeiter von Smoothly sicherstellen, dass jeder Benutzer eine konsistente Erfahrung hat. Dazu versetzen sie sich beim Erstellen des Kontos zunächst in die Lage des Benutzers. "Wir verwenden die Funktion" Identitätswechsel ", um als dieser Benutzer einzusteigen und seine Ansicht einzurichten", sagte Ellen. Von dort aus können sie einige Dinge anpassen und sicher sein, dass der neue Starter alles sieht, was er sehen sollte (und nichts, was er nicht sehen sollte). "Es ist großartig, um sicherzustellen, dass sie zu den richtigen Projekten hinzugefügt werden. Wenn es sich bei Ella's Kitchen nicht um ein eingeschränktes vertrauliches Projekt handelt, das wir gelegentlich haben können, möchten wir es haben, damit jeder alle Projekte sehen kann “, sagte Ellen. "Aber wenn sie nicht im Projektteam für dieses Projekt sind, werden wir sie zu Beobachtern machen." (Sie haben festgestellt, dass dies ihnen hilft, den Lärm zu reduzieren.) "Wir passen die E-Mail des Tagesberichts auch so an, dass nur eine bestimmte Anzahl von Tagen für Aufgaben angezeigt wird und die Zeit ausgewählt wird, zu der sie gesendet wird." All dies hilft, mehr zu bieten, hm, reibungslose Erfahrung. Dies bedeutet, dass der neue Benutzer nicht mit Benachrichtigungen zu Projekten überfordert ist, für die er keine Updates benötigt. Er wird nicht mit E-Mails überschwemmt, die ihn belasten, anstatt ihn auf dem Laufenden zu halten, und er ist ab sofort für den Erfolg eingerichtet der Anfang. Mach es selbst:

4. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Alle sechs Monate sendet das Smoothly-Team allen Mitarbeitern eine Umfrage zum Projektmanagement in Ellas Küche. Darin fragen sie ihre Kollegen:

  • Was sind die größten Herausforderungen bei Projekten?

  • Was läuft gut?

  • Was halten Sie von den Treffen des Projektteams?

  • Was könnte dabei verbessert werden?

Diese Umfrage hilft dem Team, Bereiche zu identifizieren, auf die sich ihr Prozess und ihr System auswirken können. "Wenn es um Kommunikation, Zeitpläne usw. geht, sind Teamwork-Projekte natürlich unser Standard, um diese Verbesserungen vorzunehmen", sagte Ellen. Die Umfragen helfen dem Team, die Zufriedenheit des Teams mit seinen Prozessen zu steigern und sich kontinuierlich zu verbessern. "Wir werden alle sechs Monate Ideen bekommen, was wir brauchen, um besser zu werden oder zu maximieren", sagte sie uns. "Wir halten uns auch über die E-Mails und Blog-Beiträge von Teamwork Projects auf dem Laufenden, damit wir als Erste über neue Feature-Releases informiert werden können", erklärte Ellen. "Wir legen Wert darauf, diese zu lesen und zu prüfen, ob wir etwas Neues vorstellen können." Bevor sie jedoch größere Veränderungen vornehmen, kehren sie zu ihrem Best-Practice-Prinzip Nr. 2 zurück, um sicherzustellen, dass sie dies auf eine Weise tun, die das gesamte Team mit sich bringt. „Bevor wir etwas einführen, das unsere Nutzung des Systems wesentlich verändern würde, bringen wir immer Leute in einen Raum und erklären es - und zeigen es! - zuerst zu ihnen «, sagte Ellen. "Ich denke, das ist wichtig, um die Leute an Bord zu halten und sicherzustellen, dass sie die Vorteile Ihrer Einführung verstehen." Mach es selbst:

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Wir lieben es zu hören, wie Teams Teamwork-Projekte nutzen, insbesondere wenn die Ergebnisse für sich selbst sprechen. (Neben der Auszeichnung hat das Smoothly-Team den NPS-Score, die Sichtbarkeit, die Kommunikation und die allgemeine Zufriedenheit von Ella's Kitchen massiv gesteigert - woohoo!) Wie hat Ihr Team die Herausforderungen bei der Einführung neuer Projektmanagementsoftware bewältigt? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.