Unabhängig davon, ob wir Projektmanagementsoftware verwenden oder nicht, arbeiten wir alle in Teams. Eine alarmierende Anzahl von uns ist jedoch der Meinung, dass unsere Teams nicht gut zusammenarbeiten. Fast vier in 10 mitarbeiter sagen, dass die Mitarbeiter in ihrem Unternehmen nicht genug zusammenarbeiten. Einige haben Probleme mit der Kommunikation, während andere einfach nicht über die richtigen Prozesse verfügen. Für andere ist es ein kulturelles Problem. Während die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, ist die Lösung dieselbe: intelligente Projektmanagementsoftware. Aber was macht zentralisiert projektmanagement-Software so wichtig? Und wie wählen und implementieren Führungskräfte eine, die für ihr Unternehmen sinnvoll ist?

Der Geschäftssinn von Projektmanagement-Software

Nach a Total Economic Impact ™ (TEI) -Studie von Forrester Consulting, die Verwendung von Projektmanagement-Software spart Zeit, reduziert Fehler und fördert die Zusammenarbeit. Jeder dieser Vorteile spart dem Unternehmen Geld. Lassen Sie es uns zusammenfassen:

Zeit sparen

In jedem Projekt gibt es mehrere Rollen. EIN vermarktungskampagne braucht mindestens einen Strategen, einen Testamentsvollstrecker und einen Analysten. An einer Produktentwicklungsinitiative sind noch mehr Personen beteiligt: der Projektbesitzer, ein Projektmanager, Entwickler, Designer, UX-Spezialisten und mehr. Auch einzelne Mitarbeiter arbeiten in Teams. Ein freiberuflicher Autor erhält Themen zum Schreiben von Agenturpartnern. Diese Agenturen beschäftigen Redakteure, um ihre Arbeit zu überprüfen, und sie benötigen Mitarbeiter, die den Inhalt auf einen Blog oder eine Social-Media-Plattform hochladen. Überlegen Sie, wie Projektmanagement-Software diese Workflows vereinfacht. Anpassbare Vorlagen sind massive Zeitersparnisse. Die Speicherung von Dokumenten ist ebenfalls hilfreich. Aufgabenlisten sind einfach, aber wichtig.

Weniger Fehler

Fehler treten auf, wenn die Zusammenarbeit schwach ist. Schauen wir uns drei spezifische Typen an:

  • Unklares Eigentum

Jede Aufgabe braucht einen Besitzer. Aber es ist schwierig, Leute dazu zu bringen denke wie Besitzer, und viele Teams haben Mühe, den Überblick darüber zu behalten, wem was gehört. Bei dem umfassenderen Projekt weiß jeder, dass der Projektmanager oder Account Manager verantwortlich ist. Aber wer wird für die Details verantwortlich sein? Sollte der Analyst für die Datenerfassung während der Marketingkampagne verantwortlich sein oder sollte dies in der Verantwortung des Account Managers liegen? Sollte vom freiberuflichen Autor erwartet werden, dass er Änderungen vornimmt, oder wird der interne Redakteur diese selbst bearbeiten?

  • Verpasste Fristen

Ohne Projektmanagement-Software senden sich die meisten Leute einfach per E-Mail Termine. Selbst wenn die Frist fett oder hervorgehoben ist, ist sie leicht zu übersehen. Was ist, wenn die E-Mail durch Spam verloren geht? Was ist, wenn die Frist in der Nachricht niedrig ist? Was ist, wenn der Empfänger seine E-Mails nicht sehr oft abruft? Die Projektmanagement-Software zeigt genau, wer wann für die Bereitstellung von was verantwortlich ist. Wenn alle Arbeiten auf einer einzigen Plattform verfolgt werden, gibt es keine Frage, wo Teammitglieder Termindetails finden können.

  • Verpasste Anweisungen

Selbst wenn Fristen und Eigentumsverhältnisse klar sind, geben die Leute manchmal schlechte Anweisungen. Möchte der Editor, dass der Autor das genau passende Schlüsselwort verwendet, oder funktioniert eine Variante? In anderen Fällen sind die Anweisungen gut und die Ausführung fehlt. Vielleicht war der Herausgeber klar, aber der Autor hat einfach nicht so weit unten in der E-Mail-Kette gelesen. Diese Art von Details lassen sich perfekt in die Projektmanagement-Software integrieren. Die Idee ist, dass jeder im Team in der Lage sein sollte, alle benötigten Informationen an einem einzigen Ort zu finden. Und dieser Ort sollte keine Lücke oder E-Mail sein, die tief in einer monatelangen Nachrichtenkette vergraben ist.

Mehr Zusammenarbeit

Wenn jeder die Arbeit aller anderen sehen kann, gibt es mehr Chancen für Feedback. Mehr Feedback bedeutet mehr Chancen, dass großartige Ideen herauskommen, was für alle ein besseres Ergebnis bedeutet. Der Schlüssel ist eine starke Kundenerfahrung. Projektmanagement-Software sollte es einfach machen, offene Probleme zu erkennen, Lösungen vorzuschlagen und alle über wichtige Änderungen zu informieren. EIN tolle Benutzeroberfläche stellt sicher, dass es verwendet wird. Was könnte geschäftlich sinnvoller sein als eine bessere Arbeit in kürzerer Zeit? Nachdem Sie den Business Case für Projektmanagement-Software kennen, lautet die nächste Frage: Worauf sollten Sie achten?

Auswahl eines Projektmanagement-Tools für Ihr Team

Die teuerste Investition ist die, die Ihr Team nicht nutzt. Aus diesem Grund geht es bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software darum, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit in Einklang zu bringen. Ihre Projektmanagement-Software sollte vier Dinge nahtlos erledigen:

Planung

Wenn das Projekt nicht gut geplant ist, kann es nicht gut durchgeführt werden. Es gibt einige Dinge, auf die Sie in einer Projektmanagement-Software achten sollten:

  • Sichtbarkeit von oben nach unten

Was sind die wichtigsten Teile Ihres Projekts? Wenn Sie an diese Marketingkampagne zurückdenken, gibt es möglicherweise eine SEO-Komponente, eine Social-Media-Komponente und eine Live-Aktivierungskomponente. Jedes dieser Programme hat viele Unteraufgaben, aber Führungskräfte müssen nur das große Ganze sehen. Sie sollten nicht einfach durch tausend Menüs klicken müssen, um die breiten Striche zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass keine projektbeteiligter kann die benötigten Informationen schnell und einfach erhalten.

  • Die Granularität

Einzelne Mitwirkende benötigen die feinen Details. Um welches Keyword sollten sie Inhalte erstellen? Auf welchen Social Media-Plattformen werden sie posten? Wenn Sie Zweifel haben, brechen Sie es weiter auf. Wie viele Beiträge pro Plattform und Woche werden benötigt? Wie wichtig ist es, auf jeden Kommentar auf Twitter und Facebook zu antworten? Und sollten diese Antworten eine Art Aufruf zum Handeln enthalten?

  • Robustes Rollenmanagement

Am wichtigsten ist, wer sein wird verantwortlich für jede Aufgabe? Damit das Projekt abgeschlossen werden kann, muss jeder wissen, wie der Gummi auf die Straße trifft. Die Projektmanagementsoftware sollte in der Lage sein, jedem Projekt nicht nur ein Team, sondern bestimmte Namen und Fristen zuzuordnen.

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Hauptgrund für Projektmanagement-Software. Jeder muss nahtlos zusammenarbeiten, damit das Projekt erfolgreich ist. Welche Funktionen sind für eine enge Zusammenarbeit am wichtigsten?

  • Markieren

Unabhängig vom Projekt kommen Kommentare und Fragen auf. Rollen ändern sich. Benutzer sollten in der Lage sein, sich gegenseitig in Notizen zu bestimmten Aufgaben zu kennzeichnen. Auf diese Weise kann jeder, der zu dieser Aufgabe navigiert, offene Fragen und Antworten sehen.

  • Instant Messaging

Manchmal bedeutet es, ein Projekt voranzutreiben, eine schnelle Teamdiskussion zu führen. Es über das Telefon zu haben ist ineffizient, lässt die Leute aus dem Verkehr und riskiert, dass Notizen verloren gehen. Projektmanagement-Software benötigt Instant Messaging. Es gibt keine einfachere Möglichkeit, einen schnellen Chat zu führen, einen Konsens zu erzielen und sicherzustellen, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, falls später Fragen auftauchen.

Lieferung

Was passiert, wenn Teammitglieder ihre Teile des Projekts beenden? Eine großartige Projektmanagement-Software sollte diese Details und die nächsten Schritte anzeigen. Dafür gibt es einige Hauptmerkmale:

  • Fortschrittsbalken

Welcher Teil der Summe produktveröffentlichung ist fertig? Wie ist die marketing teil kommt mit? Und sind die visuellen Elemente im Marketingbereich zur Überprüfung bereit? Fortschrittsbalken sollten es den Führungskräften erleichtern, Antworten auf diese Fragen zu erhalten. Mithilfe von Tools auf einen Blick können sie erkennen, wer möglicherweise Unterstützung benötigt, wer wie geplant tuckert und wer dem Zeitplan voraus ist.

  • Benachrichtigungen

Wie werden andere wissen, wenn ein wichtiger Teil des Projekts abgeschlossen ist? Abhängigkeiten machen Benachrichtigungen kritisch: Wenn jemand nur darauf wartet, mit seiner Portion zu beginnen, muss er sofort wissen, ob er an der Reihe ist. Benachrichtigungen sollte anpassbar sein. Wenn die Leute mit ihrem Teil eines Projekts fertig sind, brauchen sie keine ständigen Updates darüber. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen, die nicht mehr relevant sind, um produktiv und konzentriert zu bleiben.

  • Feedback-Tools

Die Arbeit kann immer verbessert werden. Suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software, mit der Sie Revisionen einfach überprüfen und anfordern können. Menschen geben gerne auf unterschiedliche Weise Feedback. Einige Rezensenten möchten möglicherweise einen Textkommentar schreiben. Andere möchten möglicherweise Audio von einem Konferenzgespräch über das Ergebnis anhängen. Wieder andere möchten möglicherweise einen Screenshot hinzufügen.

Berichterstattung

Die Berichterstattung ist der letzte Teil eines Projekts, aber vielleicht der wichtigste: Was kann das Team aus der Initiative lernen, die es für die zukünftige Arbeit anwenden kann? Projektmanagement-Software sollte einige wichtige Metriken nach Mitwirkenden und Projekt anzeigen:

  • Gesamtinvestitionszeit

  • Anzahl der erledigten Aufgaben

  • Anzahl der verspäteten, gestarteten und heute fälligen Aufgaben

  • Projekttermine verpasst und eingehalten

Auch hier ist die Anpassung wichtig. Wenn es gibt andere Metriken ihr Team möchte beispielsweise den in jedes Projekt investierten Betrag nachverfolgen. Die Projektmanagementsoftware sollte diese auch berücksichtigen. Zumindest sollte es Aufforderungen zur Dateneingabe für diese zusätzlichen Metriken enthalten. Sie wissen, was Sie in der Projektmanagement-Software benötigen. Der schwierige Teil ist die Implementierung.

So implementieren Sie Projektmanagement-Software

Veränderung ist schwer. Sobald Sie die richtige Projektmanagement-Software für Ihr Team ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie in Ihre Workflows zu integrieren. Beginnen Sie mit:

1. Das aktuelle System verstehen

Wenn Sie nicht verstehen, wo sich die Schwachstellen im aktuellen Workflow Ihres Teams befinden, werden Sie Schwierigkeiten haben, sie zu stützen. Suchen Sie nicht nur nach langsamen Punkten, sondern auch nach Kommunikationsvakuum und Qualitätsproblemen. Planen Sie mit Ihrem Team, wie ein hypothetisches Projekt von Anfang bis Ende durchgeführt wird. Wer hat das Projekt ins Leben gerufen und welche Art von Aufforderung geben sie dem breiteren Team? Verfolgt das Entwicklungsteam einen Wasserfallansatz? Sind sie agile Design-Denker? Wo treten Kommunikationslücken auf, wenn Aufgaben von Person zu Person fließen? Verwenden Sie dazu eine anonyme Umfrage, damit sich die Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie über Orte sprechen, an denen der Ball häufig fallen gelassen wird. Wo könnte die Arbeitsqualität verbessert werden, auch wenn die Arbeit gut verläuft? Jemand erhält möglicherweise keine angemessenen Anweisungen, ihre Fristen sind möglicherweise zu kurz oder sie passt besser zu einer anderen Rolle. Bis Sie alles in einem abbilden projektmanagementplan, es kann schwierig sein zu erkennen, wo Workflows für Qualitätsprobleme verantwortlich sind und wo einzelne Mitarbeiter zu kurz kommen.

2. Viel Warnung geben

Sobald Sie wissen, was geändert werden muss, werden Sie wissen, wie drastisch die Überholung sein kann. Legen Sie die Implementierungszeitpläne entsprechend fest. Für den Wechsel von einer Projektmanagement-Software zu einer anderen muss das Team möglicherweise nur eine neue Plattform erlernen. Die Umstellung von einem reinen E-Mail-System auf eine Projektmanagement-Softwareplattform ist jedoch eine große Veränderung. Ziehen Sie die Zeitleisten nicht absichtlich heraus, sondern warnen Sie sie mindestens zwei Wochen lang. Stellen Sie klar, dass alle gemeinsam das neue Tool herausfinden werden. Teilen Sie eine Videodemo, in der Teammitglieder einem Experten bei der Verwendung des Tools zuschauen und sich vorstellen können, wie sich ihre eigenen Workflows ändern könnten.

3. Ernennung eines Projektmanagers

Jedes Projekt, einschließlich eines Projektmanagement-Softwareschalters, benötigt einen Leiter. In einem kleinen Team könnte das der CEO sein. Aber in den meisten Teams ein engagierter projektmanager wird gebraucht. Wen sollten Sie wählen, um den Switch zu verwalten? Suchen Sie jemanden mit:

  • Liebe zum Detail

Die Implementierung einer neuen Projektmanagementsoftware hat viele bewegliche Teile. Führung muss regelmäßig aktualisiert werden, Fragen der Mitarbeiter müssen beantwortet werden, Kosten müssen verwaltet werden, Konten müssen erneut genehmigt werden und vieles mehr. Perfektionisten sind großartige Tipps für diese Rolle. Sie stellen sicher, dass nichts durch die Risse rutscht, selbst wenn sich diese Risse von Tag zu Tag vergrößern und verschieben.

  • Pünktlichkeit

Eines der schlechtesten Beispiele, die Sie bei der Implementierung einer neuen Projektmanagement-Software setzen können, sind durchweg fehlende Fristen. Obwohl Rückschläge auftreten, sollten sie eher die Ausnahme als die Regel sein. Suchen Sie nach jemandem, der seine eigene Arbeit nie zu spät einreicht. Die unternehmensweite Implementierung einer neuen Software ist eine große Herausforderung, aber er sollte der Aufgabe gewachsen sein.

  • Kommunikation

Wenn es eine Sache gibt, die für eine Implementierung einer Projektmanagement-Software gilt, gibt es viele Abhängigkeiten. Die Leute wollen wissen: Wann wird die neue Software einsatzbereit sein? Welche Stufe hat das Unternehmen gewählt? Wie werden unternehmensweite Schulungen durchgeführt? Jemand, der klar und zuversichtlich ist, ist hier die richtige Wahl. Sie sollte in der Lage sein, die Botschaft durch Schreiben, Sprechen, Videoaufnahmen und mehr zu vermitteln.

  • Stressbewältigung

Die Implementierung der Projektmanagementsoftware ist schwierig. Es wird Tage geben, an denen die Leute aufgeben und zum alten System zurückkehren wollen. Der Projektmanager braucht starke stressbewältigungsfähigkeiten. Die coole, gesammelte Person im Büro sollte den Job bekommen. Sie muss gut mit ihren Emotionen umgehen und einen ruhigen Ton halten, egal welches Feuer gelöscht werden muss.

4. Fragen Sie nach dem Input des Teams

Die Führung im Elfenbeinturm ist nicht der Weg, um einen reibungslosen Wechsel der Projektmanagement-Software zu gewährleisten. Wenn eine Implementierungsfrist nicht realisierbar ist, sollte sich das Team wohl fühlen, dies zu sagen. Wenn ein bestimmtes System in der Praxis nicht funktioniert, sollte dies ebenfalls mitgeteilt werden. Auch hier sind anonyme Umfragen eine gute Option, wenn Feedback falsch aufgenommen werden könnte. Das Führungsteam sollte sich bei allen für ihre Vorschläge bedanken, auch wenn sie nicht vorhaben, mit einigen von ihnen voranzukommen.

5. Konzentration auf das Training

Training ist entscheidend zu jedem Projektmanagement-Software-Switch. Die Teammitglieder haben bereits viel zu tun: Von ihnen zu erwarten, dass sie lernen, wie man ein neues Softwaresystem selbst benutzt, macht einfach keinen Sinn. Blockieren Sie einen ganzen Tag für ein teamweites Training. Ja, Trainingstage sind für das Unternehmen teuer. Aber was ist teurer? ist ein Team, das Tag für Tag Stunden verschwendet und es herausfindet, während sie gehen. Bitten Sie im Zweifelsfall den Projektmanagement-Softwareanbieter, eine teamweite Demo zu geben. Bitten Sie dann alle, es selbst zu versuchen. Die meisten Menschen lernen dabei und es ist viel produktiver, wenn alle gemeinsam arbeiten. Dies wird dazu beitragen, die wichtigen zu entwickeln projektmanagementfähigkeiten ihr Team wird davon profitieren.

6. Bleiben Sie mit dem Anbieter in Kontakt

Wenn Sie vom Softwareanbieter sprechen, bleiben Sie in Kontakt. Denken Sie daran, dass während des Trainingstages nicht jeder potenzielle Haken auftaucht. Wenn Benutzer die Software erkunden und für neue Arten von Projekten verwenden, werden sie neue Fragen stellen. Fragen Sie die Projektmanagement-Softwarefirma nach einer bestimmten Antwortquelle. In vielen Fällen handelt es sich dabei um einen Account Manager, Hilfedokumente oder webinare. Geben Sie ihre Kontaktinformationen an das breitere Team weiter, damit diese die „dummen“ Fragen direkt stellen können. Fragen Sie auch nach einer Form von a FAQ-Blatt so können Teammitglieder so viele ihrer eigenen Fragen wie möglich beantworten. Die Auswahl und Implementierung von Projektmanagementsoftware ist kein kleines Projekt. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse, kaufen Sie geduldig ein und überlegen Sie sich den Rollout. Wenn alles andere fehlschlägt, wenden Sie sich an das Projektmanagement-Softwareteam. Sie wissen besser als jeder andere, was für eine große Herausforderung das sein kann. Möchten Sie herausfinden, wie viel Geld ein Projektmanagement-Tool Ihrem Unternehmen sparen kann? Holen Sie sich eine Kopie der Total Economic Impact ™ (TEI) -Bericht um mehr zu lernen.