Das Wachstum Ihres Teams ist einer der Anwendungsfälle, in denen die Integration zwischen Teamwork-Projekten und Teamwork Desk scheint wirklich. Von der Rekrutierung bis zum Onboarding können Sie durch die Integration Ihrer Helpdesk- und Projektmanagement-Apps einen nahtlosen Workflow erstellen und von Anfang bis Ende eine positive Kandidatenerfahrung bieten. So nutzen wir Teamwork intern und nutzen die Integration zwischen Produkten, um in jeder Phase der Rekrutierungsreise einen reibungslosen, transparenten Prozess zu schaffen.

Wie es hilft

Die Rekrutierung kann ein langer Prozess sein. Von der ersten Stellenanzeige bis zur Abgabe des Angebots kann es schwierig sein, die richtige Person für die Rolle zu finden. Und wenn Sie für mehrere Rollen einstellen, gibt es noch mehr zu beachten. Zu jedem Zeitpunkt müssen Sie wissen:

  • Wie viele offene Rollen gibt es?

  • Wie viele Kandidaten haben Sie für jede Rolle aufgestellt?

  • Für welche Rollen müssen Sie noch Kandidaten finden?

  • Der Status jeder Anwendung (und was Sie tun müssen, um sie zu verschieben)

  • Wem müssen Sie antworten oder nachjagen?

  • Wenn frühere Bewerber vorliegen, die für die Rolle geeignet sein könnten

Und während Sie mit all dem jonglieren, müssen Sie auch sicherstellen, dass auf jeden Kandidaten rechtzeitig reagiert wird. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Menschen, die Zeit und Mühe in die Bewerbung bei Ihrem Unternehmen investieren, hängen bleiben und mit Ihrem Geschäft frustriert werden, weil sie in der Schwebe stecken. Wenn Sie Teamwork Desk, Teamwork Projects und Teamwork Spaces zusammen verwenden, können Sie alle Aspekte der Bewerbung eines Kandidaten von der ersten E-Mail bis zum ersten Tag synchronisieren. Es macht es einfach, auf einen Blick zu erfahren, wo sich alles befindet, Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen nach Bedarf einzuschalten, ohne die Privatsphäre zu beeinträchtigen, und Bewerbern (und Neueinstellungen) einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln. So machen wir das - und so können Sie es auch.

Bevor wir beginnen: Ein kurzer Hinweis zu den Datenschutzeinstellungen. Stellen Sie für vertrauliche oder vertrauliche Informationen wie immer sicher, dass Ihre Berechtigungseinstellungen richtig konfiguriert sind, damit nur die relevanten Personen Zugriff haben. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter dieses Hilfedokument für Teamwork-Projekte und dieser für Teamwork Desk. Wenn Sie ein Site-Administrator sind, können Sie auch die Identitätswechsel um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer alles sehen können, was sie sollten, und nichts, was sie nicht sollten.
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Anwendungen abrufen

Sie wissen es wahrscheinlich schon wie wichtig Helpdesk-Software für die Bereitstellung eines hervorragenden Kundensupports ist. Aber wussten Sie, dass es auch eine Menge Vorteile hat, wenn es um die Kommunikation mit Kandidaten geht? Wir verwenden Teamwork Desk für die Einstellung und Einstellung von Mitarbeitern, weil:

  1. Sie erhalten einen Überblick über die gesamte Kommunikation mit einem Kandidaten in einem Thread und an einem zentralen, gemeinsam genutzten Ort.

  2. Jeder, der an Einstellungen und Einstellungen beteiligt ist, kann auf ein Ticket zugreifen und mit dem Kontext antworten, sodass Ihre Bewerber nicht auf Antworten warten müssen.

  3. Es ist einfach, Tickets zu markieren, zu filtern und zu suchen, um Ihren Posteingang zu organisieren und schnell zu finden, was Sie benötigen.

  4. Sie können vordefinierte Antworten verwenden, um die Konsistenz und Einhaltung der Best Practices sicherzustellen und Zeit zu sparen.

  5. Und natürlich funktioniert es wunderbar mit Teamwork-Projekten zusammen, wodurch der gesamte Prozess einfacher und effizienter wird.

Hier erfahren Sie, wie Sie es sowohl für die eingehende als auch für die ausgehende Rekrutierung verwenden können.

Eingehende Anwendungen

Wenn Sie sich für eine unserer offenen Stellen bei bewerben careers.teamwork.com, die Anwendung kommt direkt zu unser engagierter Karriere-Posteingang. (Wenn jemand seine Bewerbung an die falsche Adresse sendet - wie versehentlich an unsere Support- oder Vertriebsteams - ist dies für diese Teams sehr einfach bewegen Sie es an den richtigen Ort um sicherzustellen, dass nichts verloren geht.) Von diesem dedizierten Posteingang aus können die Personalvermittler und das HR-Team beginnen, die Bewerbungen zu überprüfen, mit Kandidaten zu kommunizieren und hinzuzufügen private, interne Notizen gegebenenfalls zu den Tickets. Abhängig von der Anwendung können sie dann eine Reihe von Aktionen direkt vom Teamwork Desk aus ausführen. Zum Beispiel:

  • Wenn die Anwendung nicht erfolgreich ist:

    Die Ablehnung ist nie einfach. Versuchen Sie daher, sie so schmerzfrei wie möglich zu gestalten. Erstellen Sie eine einfühlsame Nachricht, wenn Sie jemandem mitteilen möchten, dass seine Anwendung nicht erfolgreich war, und speichern Sie sie als

    für zukünftigen Gebrauch.

  • Wenn Sie derzeit keine Öffnung haben:

    Wenn Sie eine Bewerbung erhalten, die vielversprechend aussieht, für die jedoch derzeit keine relevante Position offen ist, können Sie Tags verwenden, um die Suche zu gegebener Zeit zu erleichtern. Versuchen Sie, ein Tag wie "Für später" zu erstellen, und markieren Sie auch den Teamtyp (z. B. "Marketing") - dann können Sie dies problemlos tun

    um frühere Anwendungen anzuzeigen, wenn eine relevantere Öffnung vorliegt.

  • Wenn die Anwendung gut aussieht:

    Yay! Zeit für den nächsten Schritt. Sie können schnell antworten, um einen vorläufigen Anruf oder ein In-Office-Interview zu planen (Canned Responses eignen sich auch hervorragend dafür). Dann,

    um den Kandidaten durch den Rekrutierungsprozess zu führen - aber halten Sie diesen Gedanken fest, wir werden in Kürze darauf zurückkommen!

Sie können auch sehen, ob sich die Person zuvor beworben hat, und frühere Mitteilungen anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren Kundenhistorie tab.

Ausgehende Anwendungen

Für andere Rollen müssen Sie möglicherweise Headhunting oder Outbound durchführen rekrutierung. Zu diesem Zweck können Sie in Teamwork-Projekten mit jedem potenziellen Kandidaten eine Aufgabenliste als Aufgabe erstellen und diese dem Personalvermittler zuweisen, um ihn zu erreichen. Sobald Sie bereit sind, Kontakt mit ihnen aufzunehmen, können Sie dies tun erstellen Sie ein Teamwork Desk-Ticket direkt aus der Aufgabe mit Ihrer Nachricht können Sie also alles zwischen der Aufgabe und dem Ticket synchronisieren. Unabhängig davon, ob Sie sich auf eingehende oder ausgehende Rekrutierung verlassen, bedeutet die Verwendung von Teamwork Desk für die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit der Rekrutierung, dass Ihre gesamte Korrespondenz mit jedem Kandidaten in einem zentralen, leicht zu findenden Thread gespeichert wird - und nicht über mehrere unterschiedliche Posteingänge verteilt ist - So können Ihr HR-Team und die Personalchefs immer mit nur wenigen Klicks das vollständige Bild sehen.

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Verwalten der Anwendungen

Erinnerst du dich, wie wir gesagt haben, dass wir diesen Gedanken oben halten sollen? Halten Sie es noch? (Gehen Sie zurück und holen Sie es bei Bedarf wieder ab - wir warten.) Bei Teamwork verwenden wir Karten und Board View, um die Reise jedes Kandidaten durch den Rekrutierungsprozess darzustellen. Mit Board View können wir sofort visuell darstellen, wie viele Kandidaten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt in Arbeit haben und in welcher Phase des Prozesses sie sich gerade befinden, und den gesamten Prozess dank seiner Automatisierungsmöglichkeiten effizienter gestalten . So funktioniert das.

Karten erstellen

Zunächst stellen wir sicher, dass für jeden Kandidaten eine Aufgabe vorhanden ist. Für Personen, die sich über Teamwork Desk beworben haben (wie im obigen eingehenden Prozess), können Sie dies tun, indem Sie erstellen einer Aufgabe direkt aus dem Ticket. Auf diese Weise können Sie schnell zwischen ihrer ursprünglichen Anwendung und ihrer Aufgabe in Teamwork-Projekten wechseln und jedem den aktuellen Kontext geben, den er benötigt. Sie können auch zusätzliche Informationen zu der Aufgabe hochladen, z. B. Lebensläufe, Anschreiben, Portfolios und mehr. Noch besser ist, dass Sie einfach aus den Ticketanhängen auswählen können, um sie der Aufgabe beim Erstellen hinzuzufügen. Wenn Sie dann Ihr Board erstellen, können Sie diese Aufgaben als Karten anzeigen. Diese Kandidatenkarte - oder kardidat, sie könnten sagen * - wird den Bewerber vertreten, während er sich durch den Einstellungsprozess bewegt. Aber bevor Sie das tun können, müssen Sie Ihr Board einrichten und Ihren Kardidaten ** ein Zuhause geben.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Verwenden von Karten hier, oder lesen Sie in unserem E-Book nach, wie Sie Ihre Arbeit in Teamwork-Projekten strukturieren können.

* Du könnten sag das. Aber Sie werden es wahrscheinlich nicht tun. ** Eh? Eh?

Erstellen Sie Ihr Board

Wenn Sie Board View bereits verwendet haben (möglicherweise für verwalten Ihres Content-Marketing-Prozesses), sie werden wissen, wie nützlich es ist, Ihren Workflow visuell abzubilden. (Völlig neu in Board View? Weitere Informationen hier.) Die Spalten, die Sie für Ihr Board auswählen, hängen von Ihrem Prozess ab. Bei der Einstellung und Einstellung sehen sie jedoch möglicherweise ungefähr so aus:

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  • Zu kontaktierende Interessenten: Für die Outbound-Rekrutierung können Sie diese automatisch so einstellen, dass jede Aufgabe, die Ihrer Headhunting-Aufgabenliste hinzugefügt wird, automatisch als Karte in dieser Spalte angezeigt wird.

  • Vorgespräch: Abhängig von der Rolle haben Sie möglicherweise einen Screening-Anruf oder ein vorläufiges Interview, bevor Sie entscheiden, ob Sie den Bewerber für ein internes Interview mitbringen möchten. Für die meisten Kandidatenkarten, die Sie aus Tickets in Teamwork Desk erstellen, ist dies wahrscheinlich die erste Spalte, in die sie wechseln.

  • Interview: Wenn sie das vorläufige Interview mit Bravour bestanden haben, können Sie die Karte in die Spalte „Interview“ verschieben.

  • Auswertung: Wenn Sie das Interview abgeschlossen haben, aber noch mehr Kandidaten zu berücksichtigen haben, bevor Sie eine Entscheidung treffen können, können Sie die Karte in der Zwischenzeit hierher verschieben, damit Sie wissen, dass das Interview stattgefunden hat und noch geprüft wird.

  • Abzulehnen: Wenn der Bewerber nicht gut zu Ihnen passt, können Sie ihn in diese Spalte verschieben, um ihn abzulehnen, und Ihre Nachricht über Teamwork Desk direkt von der Aufgabe in Teamwork Projects senden.

  • Stellenangebot machen: Also haben sie jedes Interview geschafft, sie passen kulturell hervorragend zusammen, und nach den unsterblichen Worten der Beastie Boys haben sie die Fähigkeiten, die Rechnungen zu bezahlen. Verschieben Sie sie in diese Spalte, sobald Sie bereit sind, ein Stellenangebot abzugeben.

  • Angebot angenommen: Sobald sie das Angebot angenommen haben, können Sie sie in diese Spalte verschieben, damit Sie wissen, dass die Rolle besetzt ist und von wem.

  • Onboarding: Wenn sich ihr Startdatum nähert, können Sie sie in diese Spalte und verschieben einen Auslöser setzen dadurch wird eine neue Unteraufgabenliste mit allen zu erledigenden Onboarding-Aufgaben erstellt, um einen reibungslosen und stressfreien Start zu gewährleisten.

Verwalten Sie Ihr Board

Um Ihr Board zu verwalten und das Verständnis und die Verwendung noch einfacher zu gestalten, können Sie Tags und Filter verwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einige oder alle der folgenden Elemente als Tags verwenden:

  • Der Name der Jobrolle z.B. "Content-Marketing-Spezialist"

  • Der Abteilungs- oder Teamtyp z.B. "Marketing"

  • Der Standort z.B. "Boston" oder "Remote"

  • Sie können auch ein Tag wie "In Datei" oder "Später erneut besuchen" für Kandidaten festlegen, die vielversprechend sind, aber aus irgendeinem Grund derzeit nicht für sie geeignet sind.

Anschließend können Sie Ihre Board-Ansicht filtern, um zu sehen, wie viele Bewerber Sie für jede offene Rolle haben, in welcher Spalte (d. H. In der Phase des Prozesses) sie sich befinden, in der Sie weitere Kandidaten finden müssen usw. Sie können auch nutzen löst aus den Prozess wo möglich zu automatisieren. Dies ist ideal zum Aktualisieren von Fälligkeitsterminen, Hinzufügen von Tags oder beauftragte benachrichtigen (wie Interviewer), um sicherzustellen, dass Entscheidungen schnell getroffen werden und kein Kandidat durch die Ritzen fällt. Wir empfehlen, Ihr Board mindestens einmal pro Woche schnell zu durchsuchen, damit Sie sicherstellen können, dass alles auf dem neuesten Stand ist und keine Blocker vorhanden sind.

Befragung der Kandidaten

Sobald Sie eine Uhrzeit und ein Datum für das Interview festgelegt haben, können Sie diese in Teamwork Projects zu ihrem Kalender hinzufügen und Erinnerungen für die Interviewer festlegen, damit jeder weiß, wo und wann er sein soll. Um jedoch ein produktives - und hoffentlich positives - Interviewerlebnis für alle zu bieten, müssen Ihre Interviewer über Best Practices für Interviews, Unternehmensrichtlinien und Verhaltenskodizes informiert und befähigt werden.

Vor dem Interview

Um sicherzustellen, dass jedes Interview reibungslos verläuft und den Best Practices folgt, können Sie dies tun erstellen Sie einen eigenen Raum in Teamwork Spaces mit allen wichtigen Informationen, mit denen sich Ihre Interviewer vertraut machen müssen, und verknüpfe es mit dem Projekt. Und um Compliance zu gewährleisten, können Sie markieren Sie bestimmte Seiten als Erforderliche Lektüre jeder weiß also, was er wissen muss, bevor er mit dem Interview beginnen kann. Einige Dinge, die Sie in Ihrem Raum haben möchten, sind:

  • Listen mit Standardfragen für Interviewer

  • Dokumentation von Best Practices und Prozessen rund um Befragung und Einstellung

  • Unternehmensrichtlinien (z. B. Jahresurlaub, Mutterschafts- und Vaterschaftsrichtlinien, Informationen zu relevanten Leistungen usw.), sodass Interviewer in der Lage sind, alle Fragen zu beantworten

  • Ein Überblick über die Grundwerte Ihres Unternehmens

  • Kopien der Auftragsspezifikationen

  • Alles andere, was nützlich wäre! Sie können Ihre Seiten sogar mit ausgefallenen Formatierungen und Bildern aufpeppen, um sie ansprechender zu gestalten.

Während des Interviews

Wenn Sie während des Interviews Notizen machen möchten, können mit der Notizbuchfunktion mehrere Personen in Echtzeit in demselben Dokument zusammenarbeiten. Dies bedeutet, dass alle Interviewer Notizen in einem gemeinsamen zentralen Dokument machen, sehen können, was das andere schreibt, und Wiederholungen vermeiden können. Zusätzlich zu in Teamwork-Projekten sind die üblichen detaillierten Datenschutzeinstellungen verfügbar, du kannst auch markieren Sie Ihre Notizbücher als vertrauliche Inhalte, dadurch wird verhindert, dass der Inhalt des Notebooks in Benachrichtigungs-E-Mails gesendet wird.

Nach dem Interview

Nach Abschluss des Interviews können die Interviewer Kommentare (oder ein Link zu ihrem Notizbuch) auf der Karte des Kandidaten mit ihrem Feedback und etwaigen Empfehlungen hinterlassen. Auf diese Weise haben Sie eine praktische Aufzeichnung über den Verlauf des Interviews. Dies ist besonders nützlich, wenn der Bewerber um Feedback bittet oder wenn Sie eine Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt erneut prüfen möchten. Nachdem eine Entscheidung getroffen wurde, können Sie die Karte in die entsprechende Spalte verschieben: ablehnen, bewerten oder ein Stellenangebot machen.

Bring sie an Bord

Sobald Sie die perfekte Person für den Job gefunden haben, ist es Zeit, sie an Bord zu holen. Onboarding kann jedoch ein Dorf in Anspruch nehmen: Von der Einrichtung auf der Gehaltsliste über das Sortieren von Ausrüstung bis hin zu Zugangskarten benötigen Sie wahrscheinlich Eingaben von einer Reihe von Teams, um sie zu starten. Mit Teamwork Projects können Sie einen Auslöser setzen, damit Ihre Kandidatenkarte in die Angebot angenommen in dieser Spalte wird automatisch eine Liste von Unteraufgaben aus einer zuvor erstellten Vorlage generiert. Dies bedeutet, dass Sie problemlos ein Onboarding erstellen können aufgabenlistenvorlage das deckt alles ab, was Sie brauchen, um einen neuen Mitarbeiter unkompliziert zum Laufen zu bringen. Sie können die Aufgabenliste erstellen, um Aufgaben automatisch bestimmten Rollen oder Personen zuzuweisen - z. B. Personalabrechnung, IT und mehr - und Fälligkeitstermine zu generieren. (Verwenden Sie nach wie vor Ihr bestes Urteilsvermögen: Wenn Sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen in der ursprünglichen Aufgabe beschränken müssen, können Sie Ihre Onboarding-Aufgabenlistenvorlage jederzeit in einem separaten, dedizierten Onboarding-Projekt erstellen, auf das mehr Personen Zugriff haben.) Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Onboarding-Aufgabenliste aussehen könnte:

  • Zur Gehaltsabrechnung hinzufügen

  • Richten Sie die E-Mail-Adresse des Unternehmens ein

  • Erstellen Sie ein Teamwork-Konto

  • Ausrüstung organisieren

  • Zugangskarte für die Haustür

  • Organisieren Sie ein Willkommenspaket für den ersten Tag

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Ihnen helfen, sich niederzulassen

Der Onboarding-Prozess hört jedoch nicht auf, sobald Sie den neuen Mitarbeiter von Ihrer Seite aus eingerichtet haben. Es sollte auch die entscheidenden ersten Tage und Wochen abdecken, in denen der Neuling die Seile lernt und sich in seine neue Rolle einfügt. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Teamwork wirklich helfen kann. Durch Erstellen eines Beispielprojekts und Erstellen einer Aufgabenliste „Erste Schritte“ für jeden neuen Mitarbeiter (mithilfe dieses praktischen Handbuchs) aufgabenlistenvorlagenfunktion um Ihnen Zeit zu sparen, können Sie ihnen helfen, die wichtigsten ersten Tage zu navigieren, sie zu den wichtigsten Dingen zu führen, die sie wissen müssen, und sie mit den Tools vertraut machen, die sie jeden Tag in den USA verwenden werden Prozess. Tatsächlich war die Verwendung von Teamwork-Projekten, um neuen Anfängern den Umgang mit Teamwork-Projekten zu erleichtern, eine der Aufgaben die Top 4 Tipps, die wir vom preisgekrönten PMO in Ellas Küche erhalten haben als wir sie nach ihren Best Practices für die Einführung neuer Projektmanagementsoftware fragten. Als eine der ersten „Interaktionen“ Ihres neuen Starters mit Ihrem Unternehmen ist diese Aufgabenliste auch eine hervorragende Möglichkeit, ein wenig von Ihrer Unternehmenskultur in die erforderlichen Aufgaben einzubeziehen. Wenn Sie beispielsweise zufällig eine Folie in Ihrem Büro haben, wie wir es tun (#humblebrag), könnte eine der Aufgaben für den ersten Monat "Folie runtergehen" (✅) sein. Sie sollten die Aufgabenliste an Ihre eigene Organisation und Prozesse anpassen. Hier sind einige Ideen, die Ihnen dabei helfen, den Ball ins Rollen zu bringen:

  • Lesen Sie das Unternehmenshandbuch in Teamwork Spaces

  • Machen Sie sich mit Unternehmensprozessen und -richtlinien in Teamwork Spaces vertraut

  • Melden Sie sich bei Ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse an

  • Begrüßen Sie 5 Personen außerhalb Ihrer Abteilung

  • Gehen Sie mit Ihrem Team auf einen Kaffee

  • Schließen Sie das Teamwork-Training ab (oder nehmen Sie an einem Webinar „Einführung in Teamwork-Projekte“ teil)

  • Treffen Sie sich mit Ihrem Teamleiter

Nahtloser Workflow

Durch die Verwendung von Teamwork zur Verwaltung Ihrer Einstellungen, Einstellungen und des Onboarding können Sie einen nahtlos synchronisierten Workflow für einen effizienteren, transparenteren Einstellungsprozess von Anfang bis Ende erstellen. Wir haben einige unserer Verwendungsmöglichkeiten beschrieben Teamwork-Projekte, Teamwork Desk und Teamwork-Räume uns für die Rekrutierung und das Onboarding, aber wir würden gerne wissen: Ist dies ein Anwendungsfall, den Sie zuvor verwendet haben? Gibt es andere Funktionen, die wir nicht erwähnt haben und die Ihrer Meinung nach jeder kennen sollte? Lass es uns in den Kommentaren wissen. Möchten Sie es selbst ausprobieren? Starten Sie unten Ihre kostenlose Testversion. (Pssst… bereits ein Teamwork Projects-Benutzer, möchten aber Teamwork Desk ausprobieren oder umgekehrt? So aktivieren Sie Ihre kostenlose Testversion von Teamwork Desk für vorhandene Teamwork Projects-Benutzer und so starten Sie Ihre kostenlose Testversion von Teamwork Projects am Teamwork Desk.)