Wenn verspätete Zahlungen die Regel und nicht die Ausnahme sind, ist die Stabilität Ihrer Agentur gefährdet. Finden Sie mit unseren 5 Tipps heraus, wie Sie den Cashflow aufrechterhalten können, damit Kunden jedes Mal pünktlich zahlen können. Verspätete Zahlungen können Ihre gesamte Agentur gefährden. Satte 37% der Rechnungen werden verspätet bezahlt, und 16% werden laut a Due.com-Studie. . Das bedeutet, dass Sie planen können, nur einen Teil Ihres Umsatzes - die restlichen 47% - für die Verbesserung und Skalierung Ihrer Agentur zu verwenden. Wenn Sie kein System haben, mit dem sichergestellt wird, dass Kunden Sie pünktlich bezahlen, sie begrenzen Ihr Wachstum und opfern fast die Hälfte Ihres Umsatzes. . Verspätete Zahlungen sind frustrierend, aber nehmen Sie es nicht persönlich. Der Service Ihrer Agentur ist nur eine von Dutzenden Ausgaben, die Ihre Kunden im Auge behalten müssen. Agenturen werden nach Lieferung der Arbeit bezahlt, sodass Kunden keinen großen Anreiz haben, eine Rechnung in der Minute zu bezahlen, in der sie eingegangen ist. Viele werden eine Rechnung aufschieben oder ganz vergessen, während Ihr Endergebnis die Last tragen muss. Im Folgenden finden Sie die Abrechnungsmethoden, mit denen Sie den konstanten Cashflow erzielen, der zur Verbesserung und zum Wachstum Ihrer Agentur erforderlich ist.

1. Legen Sie die Zahlungsbedingungen im Vertrag fest

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Ein Vertrag kann der Kryptonit einer Agentur sein. Wenn Sie mit Ihren Bedingungen nicht vorsichtig sind, können sie bestenfalls zu nicht übereinstimmenden Erwartungen und im schlimmsten Fall zu einer ruinierten Beziehung führen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alles abdecken, was schief gehen kann, und dass Sie für jede geleistete Arbeitsstunde bezahlt werden - auch unter mildernden Umständen. Um Öffnungen für Missverständnisse zu entfernen, sollte Ihr Vertrag Folgendes enthalten:

  • Dienstleistungen, die Sie anbieten.

    Geben Sie eine Übersicht und einen Umfang aller von Ihnen angebotenen Dienste an, damit Kunden wissen, wofür sie bezahlen. Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) beifügen, in der die zu erbringenden Leistungen und Zeitpläne näher erläutert werden, sollte hier darauf verwiesen werden.

  • Kosten für Dienstleistungen.

    Wenn Sie stündlich berechnen, sollten diese Kosten aufgeschlüsselt werden. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag anbieten, sollten hier Preisanpassungen und der Prozess zu deren Erstellung angegeben werden.

  • Zahlungslogistik.

    Machen Sie deutlich, wann Rechnungen eingehen und wie viel Zeit Kunden haben, um sie zu bezahlen. Beachten Sie auch alle akzeptablen Zahlungsoptionen.

  • Strafen für verspätete Zahlung.

    Die Leute sind fest verdrahtet

    , verwenden Sie daher eine verspätete Gebühr, um Kunden zu motivieren, pünktlich zu zahlen. Die meisten Agenturen berechnen zwischen 1% und 1,5%: gerade genug, um die Zahlung zu fördern, aber nicht genug, um Kunden zu ärgern, wenn Fehler gemacht werden.

  • Nichtzahlungsstrafen.

    Geben Sie einen Zeitraum (normalerweise 2 Monate) an, in dem ein Kunde eine Zahlung leisten muss, bevor Sie die Arbeit einstellen.

  • Wie abgeschlossene Projekte behandelt werden.

    Machen Sie deutlich, wie viel Aufmerksamkeit Sie benötigen und wie viel Sie dafür entschädigt werden sollten.

  • Nennen Sie bestimmte Punktpersonen für das Projekt.

    Wenn unklar ist, wer für was verantwortlich ist, wird ein Umfeld für Missverständnisse geschaffen. Um dies zu vermeiden, klären Sie, wer der Hauptansprechpartner in Ihrem Team und im Team Ihres Kunden ist.

Der erste Teil Ihres Vertrags sagt den Kunden, was sie von Ihnen erwarten können, und der zweite Teil sagt den Kunden, was Sie von ihnen erwarten. Lassen Sie nicht die Details aus, die Randfälle wie abgeschlossene Projekte erklären. Für eine gesunde, für beide Seiten vorteilhafte Beziehung müssen beide Abschnitte explizit sein, damit die Kunden die qualitativ hochwertige Arbeit erhalten, die sie erwarten, und Sie die pünktliche Zahlung erhalten, die Ihre Agentur erwartet. Lassen Sie nicht die Details aus, die Randfälle wie abgeschlossene Projekte erklären. Für eine gesunde, für beide Seiten vorteilhafte Beziehung müssen beide Abschnitte explizit sein, damit die Kunden die qualitativ hochwertige Arbeit erhalten, die sie erwarten, und Sie die pünktliche Zahlung erhalten, die Ihre Agentur erwartet. Pro-Typ: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Vertrag mit Ihrem Kunden zu besprechen. Gehen Sie nicht davon aus, dass er jede Klausel selbst gelesen hat.

2. Senden Sie detaillierte Rechnungen

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Stellen Sie sich die Rechnung als Verstärkung der wichtigsten Teile Ihres Vertrags vor. Jedes Mal, wenn Ihre Kunden ihre Rechnungen durchsehen, erinnern sie sich möglicherweise nicht an die Fälligkeitstermine oder die verspäteten Gebühren. Machen Sie dies daher auf jeder Rechnung selbst deutlich. Fügen Sie Dringlichkeit hinzu, indem Sie Folgendes einschließen:

  • Das Fälligkeitsdatum. . Rechnungen mit Fälligkeit sind pünktlich. Nennen Sie ein bestimmtes Datum anstelle der allgemeinen Formulierung „fällig nach Erhalt“.

  • Strafen für verspätete Zahlung. Finanzielle Strafen für verspätete Zahlungen werden Kunden davon abhalten, die Zahlung zu verzögern.

  • Ein Empfänger. Senden Sie es an einen Kontakt, dessen Vertrag im Vertrag festgelegt ist, sodass nur eine Person Eigentümer der Rechnung ist.

  • Zahlungsmöglichkeiten. Geben Sie Ihren Kunden mehrere Optionen, damit sie mit der für sie einfachsten Methode bezahlen können. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, die Zahlungsoptionen in jeder Rechnung zu wechseln, falls sie entscheiden, dass eine andere Option für ihren Workflow besser geeignet ist.

Verwenden Sie diese Rechnungen nicht als Zahlungserinnerungen, sondern veranlassen Sie sie, Ihre Kunden dazu zu bewegen, sofort Maßnahmen zu ergreifen, damit Sie Zahlungen nach einem zuverlässigen Zeitplan erwarten können. Pro-Typ: Als zusätzlichen Anreiz erhalten Sie einen Rabatt von 2% für Kunden, die innerhalb von zwei Tagen zahlen. Es ist eine geringe Gebühr, um die Kunden, die normalerweise eine Zahlung aufschieben würden, dazu zu bringen, sofort zu zahlen.

3. Verbessern Sie die Kommunikation rund um Rechnungen

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Unabhängig davon, ob Ihre Rechnung in einer E-Mail oder in einem physischen Postfach eingeht, ist es zu einfach, sie in die Hektik der täglichen Aufgaben zu stecken. Verbessern Sie die Kommunikation rund um diese Rechnungen durch frühzeitige Erinnerungen, Nachverfolgungen und danke, dass Sie sie für Ihre Kunden im Auge behalten. Besprechen Sie zu Beginn Ihrer Beziehung zu Ihrem Kunden die besten Möglichkeiten, mit ihm zu kommunizieren. Lassen Sie sie auswählen, wie sie Erinnerungen an bevorstehende Zahlungen erhalten möchten. Sie können vorschlagen:

  • SMS. Agenturen scheuen es, ihren Kunden eine SMS zu schreiben, weil dies aufdringlich ist. Studien haben jedoch gezeigt, dass über 60% der Verbraucher dies wünschen. Solange Sie diesen Kanal nicht überbeanspruchen, werden Kunden lernen, ihn als Erweiterung Ihrer Dienste zu betrachten - genau wie bei ihren SMS-Bankbenachrichtigungen oder Uber-Benachrichtigungen. Sie können einen Dienst verwenden, um SMS-Updates direkt von Ihrem Computer aus zu senden.

  • Stimme. Es mag altmodisch erscheinen, aber einige Kunden bevorzugen einen monatlichen Anruf, um sie daran zu erinnern, dass eine Rechnung ansteht. Ein Telefonanruf ist eine großartige Möglichkeit, um wichtige Dinge zu erledigen - beispielsweise anstehende Rechnungen, um den Lärm zu vermeiden. Sie können automatisierte Erinnerungen mit Cloud-Sprachdiensten wie einrichten.

  • Email. Während eine monatliche E-Mail in einem Posteingang vergraben werden kann, wird diese E-Mail bei jeder Nachverfolgung an den oberen Rand des Posteingangs zurückgeschickt. Sie können eine E-Mail-Nachverfolgung so automatisieren, dass sie alle zwei Tage mit einer E-Mail-Erweiterung wie z.

  • Cloud-Abrechnungssoftware. Mit Software wie können Sie alle vergangenen und zukünftigen Rechnungen online verfolgen und Erinnerungen automatisieren, die gesendet werden, wenn eine Rechnung eingeht.

Es spielt keine Rolle, welchen Kommunikationskanal oder welche Kommunikationskanäle Ihre Kunden bevorzugen, solange Sie häufig mit ihnen über die Zahlung kommunizieren. Lassen Sie sie einen oder alle dieser Kommunikationskanäle wählen, um die Erwartungen neu auszurichten. Pro-Typ: Integrieren Sie die Lieblingssoftware Ihres Teams in einen Workflow. Zum Beispiel verwenden Sie Teamwork-Projekte als Ihr Projektzentrum und integrieren ihre Buchhaltungs- und E-Mail-Plattformen, sodass Sie automatische Zahlungserinnerungen senden können, sobald ein Projekt abgeschlossen ist.

4. Ermutigen Sie die Kunden, automatische Zahlungen einzurichten

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Die meisten Ihrer Kunden verpassen Ihre Rechnungen nicht absichtlich - sie denken über ein Dutzend anderer Dinge nach. . Es ist schwer zu merken, dass Sie sich jeden Monat am selben Tag oder am Ende jedes Projekts anmelden müssen. Richten Sie die automatische Zahlung für Ihre Kunden ein, damit die Zahlung automatisch von ihrem Bankkonto überwiesen wird. Dies erspart ihnen den Aufwand, sich jeden Monat anmelden zu müssen, und erspart Ihnen das unangenehme Geldgespräch mit einem wertvollen Kunden. Führen Sie Ihre Recherchen durch, um sicherzustellen, dass Ihr ausgewähltes Online-Zahlungssystem Zahlungen sicher abwickelt - jede Sicherheitsverletzung gefährdet alles ihre Kundenbeziehungen. Dienstleistungen wie Streifen oder Google Geldbeutel sind zuverlässige Namen, die Ihre Kunden erkennen und denen sie vertrauen, um wiederkehrende Zahlungen abzuwickeln. Pro-Typ: Erstellen Sie eine Webseite, auf der Kunden vergangene, aktuelle und zukünftige Zahlungen sehen können, damit sie ihre Rechnungen einchecken können, wann immer es ihnen passt. Software wie Blinksale erledigt dies automatisch für Sie - und kann für noch mehr Effizienz in Ihre aktuelle Projektmanagement-Software integriert werden.

5. Verschieben Sie Kunden zu einer Aufbewahrungsvereinbarung

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Theoretisch geht viel Sicherheit mit Aufbewahrungsmöglichkeiten für Kunden und Agenturen einher. Die Agentur wird bezahlt, bevor eine Arbeit erledigt ist, wodurch die Möglichkeit ausgeschlossen wird, dass sie nicht für ihre Bemühungen entschädigt wird, und der Kunde weiß genau, wie viele Stunden Arbeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird, wodurch jegliche Art von Verwirrung über den Umfang eines Projekts beseitigt wird. In der Praxis sind Kunden jedoch vorsichtig mit Kunden, da sie glauben, dass es sich um Verträge handelt, die Agenturen bevorzugen. Die meisten Kunden haben die Richtlinie "Verwenden oder verlieren", sodass Kunden befürchten, dass sie mehr bezahlen, als sie bekommen. Dies ist ein berechtigtes Anliegen: Wenn Sie mehrere Iterationen durcharbeiten, kann sich der Umfang eines Projekts ändern. Ihre Kunden fordern Sie möglicherweise auf, zusätzliche Stunden einzuplanen, oder Sie beenden den Zeitplan möglicherweise vorzeitig. Um ein Buy-In von Ihren Kunden zu erhalten, müssen Sie den Retainer für beide Beteiligten vorteilhaft machen:

  1. Beginnen Sie mit einen Rabatt anbieten für den ersten Wechsel zum Einbehaltungsvertrag. Bereits 5% können Kunden mit einem knappen Budget dazu anregen, es auszuprobieren.

  2. Bieten Sie Kredit für zukünftige Arbeit wenn das Projekt nicht so lange dauert wie erwartet.

  3. Legen Sie das fest überstunden werden zu Ihrem typischen Stundensatz berechnet.

Dies sind alles Punkte, die Sie mit einem Kunden besprechen sollten, sobald Sie einen Vorbehalt vorschlagen, und die in Ihrem Aufbewahrungsvertrag klar festgelegt sein sollten. Pro-Typ: Sei transparent darüber, wie Sie Stunden zählen. Verwenden Sie eine Zeiterfassungssoftware und informieren Sie Ihre Kunden darüber, damit sie nicht an den Zahlen zweifeln, die auf der Rechnung erscheinen.

Verwenden Sie Clear Communication für pünktliche Zahlungen

Viele Agenturen verbringen Stunden damit, Preise für ihre Dienstleistungen festzulegen und gleichzeitig wichtige Systeme und Praktiken zu verkürzen, die eine schnelle Zahlung fördern. Diese Tipps zur Erstellung besserer Abrechnungsmethoden basieren alle auf einer Idee: durch eine gute Kommunikation werden Ihre Kunden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich bezahlen. Machen Sie sich klar, was Sie bereitstellen und wie Ihre Kunden belastet werden, und machen Sie es ihnen dann einfach, Ihnen die Zahlung zu senden. Sie werden überrascht sein, wie schnell diese Bemühungen eine konsistenter Cashflow! ! Verwendet Ihr Unternehmen Strategien, die dazu beitragen, pünktliche Zahlungen zu fördern? Lass es uns in den Kommentaren wissen.