Schon mal den Ausdruck gehört, dass zwei Köpfe besser sind als einer? Nun, es ist wahr! Effektive Teambesprechungen finden statt, weil Sie Menschen zusammenbringen, um eine Idee oder ein Problem zu diskutieren, und die unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen aller Personen im Raum dazu beitragen können, das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln anzugehen. Unabhängig von der Absicht oder dem Ziel sind Besprechungen manchmal unwirksam. Das Folgende dient als Leitfaden für all jene Menschen, die unter schrecklichem Nahrungsmittel leiden. Ich denke, man kann mit Sicherheit sagen, dass wir alle in diesen Meetings gesessen haben und die Sekunden heruntergezählt haben, in der Hoffnung, dass etwas - irgendetwas - die Stunde beleben würde, die Sie damit verbracht haben, einem einfachen Thema zuzuhören, das sich im Kreis dreht. Ich saß einmal hinten in einem Saal und hörte vier Männern zu, die versuchten, ein Meeting zu leiten. Es gab keine Ordnung, es gab keine klare Agenda, es gab nichts. Es war Chaos. Das Treffen dauerte drei Stunden und es gab noch keinen Aktionsplan für die Zukunft, als sie das Treffen schlossen. Es war die größte Zeitverschwendung, die ich je verbracht habe! Ich sehne mich nach diesen drei Stunden meines Lebens zurück. Aus diesem Grund bin ich entschlossen, Ihnen zu helfen, nicht auch Stunden zu verlieren. Die Leute vergessen oft, worum es bei Meetings geht. Meine Idee eines guten Geschäftstreffens besteht aus einigen wesentlichen Schlüsselpersonen, die eine Idee diskutieren, um einen Aktionsplan für die Zukunft zu erstellen. Das Zusammenführen mehrerer Ideen und Perspektiven kann zu einer umfassenderen und ausgefeilteren Strategie führen.

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1. Plan Plan Plan Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie eine Besprechung abhalten möchten, müssen Sie sich hinsetzen und aufschreiben, was Sie besprechen und was Sie lösen möchten (d. H. Was ist der Zweck der Besprechung). Planung und Vorbereitung tragen wesentlich zu effektiven Besprechungen bei. Erstellen Sie eine Checkliste für das Meeting, die alle Themen enthält, die Sie diskutieren möchten, und wie viel Zeit Sie für jedes Thema aufwenden müssen.

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2. Teilen Sie Ihren Kollegen die Agenda mit E-Mail oder Nachricht an Ihre Kollegen, in denen sie über das Meeting informiert werden. Geben Sie die offensichtlichen Details wie Datum, Uhrzeit und Ort heraus, fügen Sie dann die vorgeschlagene Tagesordnung bei und teilen Sie ihnen mit, was sie für die Besprechung vorbereiten sollen. Ich empfehle, diese Informationen mindestens zwei Tage vor dem Meeting zu verteilen, um sicherzustellen, dass alle bereit sind.

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3. Frühe Treffen, früh in der Woche Seien Sie nicht einer von denen, die ein Treffen am Montagmorgen um 9 Uhr oder am Freitagabend um 17 Uhr haben! Willst du, dass jeder dich hasst? Nein? OK gut! Montagmorgen um 9 Uhr sind die Gedanken der Menschen immer noch im Schlafmodus. Am Freitagabend erhalten Sie keine Konzentration und keine Kreativität. Meetings um 10 Uhr sind jedoch am besten, da die Teilnehmer Zeit haben, ihren Kaffee zu trinken und ihre Notizen für das Meeting zu lesen. Die Startzeit des Meetings um 10 Uhr sorgt dafür, dass auch niemand zu spät zu Ihrem Meeting kommt! Ich schlage vor, Meetings sollten nur zu Beginn der Woche stattfinden: Montag, Dienstag oder Mittwoch. Dies bedeutet, dass der Inhalt des Meetings die ganze Woche über in den Köpfen der Leute sein wird und sie sofort auf den Boden kommen können. Die Tagesordnungen der Treffen am Freitagabend werden oft vergessen, wenn sie am Montagmorgen kommen! Der Donnerstag gibt den Leuten nicht genug Zeit, um die Arbeit zu erledigen. Frühe Meetings zu Beginn der Woche - das ist der Schlüssel für Premium-Produktivität!

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4. Kurze Treffen sind der richtige Weg! Im Idealfall sollten alle Besprechungen weniger als 30 Minuten dauern. Legen Sie einen Zeitrahmen für die Dauer des Meetings fest, legen Sie eine bestimmte Start- und Endzeit fest und halten Sie sich daran. Berücksichtigen Sie die Zeit, die die Gruppe vermutlich benötigt, um jedes Thema zu diskutieren und umzusetzen. Meetings sind verherrlichte Brainstorming-Sitzungen mit integrierten Entscheidungsmomenten. Obwohl sie sehr wichtig sind, verschwenden Sie keine unnötige Zeit mit ihnen!

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5. Beginnen Sie so, wie Sie es vorhaben Der zu Beginn des Meetings festgelegte Ton wird durchgehend ausgeführt. Sei immer positiv! Konzentrieren Sie sich auf Lösungen, nicht auf Probleme. Lassen Sie sich nicht festfahren oder in Panik geraten. Dies führt zu negativen, überstürzten und ineffektiven Besprechungen. Beginnen und enden Sie immer positiv!

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6. Sorgfältig ausgewählter Raum Stellen Sie sicher, dass das Meeting in einer geeigneten Umgebung abgehalten wird, die der Größe und den Anforderungen der Gruppe entspricht. Eine Mischung aus visuellen Hilfsmitteln hält die Dinge interessant. Ich würde immer empfehlen, einen Fernsehbildschirm zur Verfügung zu haben, um alle für das Meeting erforderlichen Videos / Bilder usw. zu kommunizieren. Alles, was kinetische Energie inspiriert, ist großartig! Dinge wie Whiteboards zu haben, auf denen Menschen ihre Ideen kommunizieren können, vermittelt einen Hauch von Leistung, da Ideen und Pläne niedergeschrieben werden und das Projekt effektiv gestartet wird. Werde die Tische los! Welchen Zweck haben sie wirklich? Was ist mit kurzen Besprechungen (5-10 Minuten) mit ständigen Besprechungen? Auch keine Stühle (außer denen, die auf den Beinen sein müssen)! Was auch immer es ist, stehende Menschen fühlen sich produktiver. Es gibt weniger Dilly Dallying, wenn Leute stehen! Offensichtlich wäre es unangenehm, 30 Minuten zu stehen, daher haben längere Besprechungen bequeme Stühle. Wir verwenden Sitzsäcke hier bei Teamwork.com.

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7. Wenn Sie verantwortlich sind, um Himmels willen, Stuhl! Führen Sie das Meeting. Erlauben Sie den Menschen, ihre Meinung zu äußern, aber wissen Sie, wann Sie mit dem Wandern und Streiten aufhören müssen. Stellen Sie sicher, dass jeder eine Idee äußert - akzeptieren Sie nicht ein oder zwei laute Stimmen, die andere beschatten. Jemand muss die Verantwortung übernehmen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen besprochen, alle relevanten Ideen gehört und keine Zeit verschwendet wird. Lassen Sie sich während des Meetings eine Checkliste erstellen, die angibt, was Sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchten, und überprüfen Sie die Dinge im Verlauf des Meetings. Zeitmanagement und Personalmanagement. Das ist dein Job als Stuhl! Der Zweck von Besprechungen besteht darin, Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten, Fragen zu stellen und Lösungen zu finden. Ihre Aufgabe als Vorsitzender ist es, den Teammitgliedern effektiv mitzuteilen, welchen Zweck sie verfolgen. Aufgaben und Zwecke gehen bei der Übersetzung per E-Mail oft verloren, und die besten Pläne stammen häufig aus einer Teamdiskussion, da sie die besten Ideen aller zusammenbringt. Zeitmanagement ist einer der Hauptgründe, warum so viele Besprechungen so abscheulich schrecklich und langweilig sind. Wenn Sie also etwas aus diesem Blog entnehmen, sollten Sie sich darauf vorbereiten und Ihre Besprechungen planen! Wenn Sie Ihr nächstes Meeting auf eine Weise beleben würden, was wäre das? Ich versuche nicht, dir zu sagen, wie du denken sollst, sondern ein Wort… piñata. Lernen Sie gerne, wie Sie produktiver arbeiten oder besser zusammenarbeiten können? Abonnieren Sie den Teamwork.com High Performance Blog.