Als Inhaber einer digitalen Agentur sind die effiziente Verwaltung der Zeit Ihres Teams, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Überwachung Ihrer Rentabilität ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums Ihres Unternehmens in der gewünschten Agentur.

Ohne skalierbare Prozesse kann man sich leicht in dem verwirrenden Chaos endloser E-Mail-Threads, versäumter Fristen und Kommunikationsstörungen verlieren.

Erfolgreiches Projektmanagement für digitale Agenturen kann in drei Hauptbereiche unterteilt werden:

  • Klare Kommunikation zwischen Team, Auftragnehmern und Kunden

  • Genaue Verfolgung von Leistungen, Fristen, Fortschritten und Ergebnissen

  • Regelmäßige Analyse dieser Ergebnisse, um Prozesse zu verbessern, Workflows weiterzuentwickeln, Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass die Agentur rentabel bleibt

In diesem Handbuch geben wir einige Tipps, wie das Projektmanagement optimiert und vereinfacht werden kann, um letztendlich Projekte für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden zu vereinfachen.

Durch die Implementierung der umsetzbaren Ratschläge in diesem Handbuch können Sie ein Held des Projektmanagements werden und Ihre Agentur in eine neue Ära führen.

Wie sieht ein effektiver digitaler Agenturprozess aus?

Bevor wir uns mit dem tiefen Ende des Projektmanagements befassen, werfen wir einen kurzen Blick auf den Lebenszyklus eines durchschnittlichen digitalen Agenturprojekts auf oberster Ebene:

1. Kundenbindung und Recherche

Zum Auftakt beginnen viele Agenturen mit einer Entdeckungsphase. Dies beinhaltet einige Treffen zwischen dem Kunden und der Agentur, um zu klären, was bereits in Bezug auf seine Website und sein Marketing vorhanden ist, zukünftige Ambitionen und Ziele und die Hauptprobleme, die während des Projekts, an dem die Agentur arbeiten wird, gelöst werden müssen.

Nachdem die Kundenseite des Projekts festgelegt wurde, recherchieren die Agenturen während eines vollständigen Audits eingehender die Website, die Marketingpläne und die sozialen Medien des Kunden. Mit diesem Wissensschatz kann die Agentur eine solide Online-Strategie entwickeln und klare KPIs (Key Performance Indicators) für das Projekt festlegen, die vom Kunden genehmigt werden müssen.

2. Inhalt und Design

Sobald der Arbeitsumfang vereinbart und die Strategie der Agentur genehmigt ist, ist es Zeit für die Erstellung und Gestaltung von Inhalten.

Texter kritzeln schriftliche Inhalte weg, die zur Markenstimme des Unternehmens passen, und Designer erstellen Modelle und Drahtmodelle, für die die Website erstellt wird. Wenn der Kunde professionelle Fotografie abgeschlossen hat, geschieht dies auch in den ersten Wochen des Projekts.

Kunden geben Feedback und genehmigen dann die Arbeit, sodass das Projekt mit der nächsten Phase fortfahren kann.

3. Entwicklung

Ein Team von Webentwicklern verwendet die genehmigten Designs und Inhalte, um eine atemberaubende neue Website (oder App oder was auch immer sie erstellen!) Zu erstellen.

In der Testphase stellt das QA-Team sicher, dass alles so funktioniert, wie es sollte, und behebt alle Fehler, die dabei herausspringen.

Sobald alles ordnungsgemäß funktioniert, erhält der Kunde Zugriff auf sein Endprodukt, um sich abzumelden.

4. Starten Sie

Wenn das Entwicklungsteam und der Kunde mit dem Endprodukt zufrieden sind, ist es Zeit für den Start des Projekts. All diese harte Arbeit wird in die Welt entlassen - Leads, Conversions und Verkäufe.

Aber das ist erst der Anfang!

5. Nach dem Start

Um den anhaltenden Erfolg sicherzustellen, überwacht die Agentur das Projekt, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Einige Zeit nach dem Start erstellen die Agenturen einen Bericht, in dem der Kunde die Ergebnisse und Verbesserungsmöglichkeiten bespricht, um die eingangs festgelegten Ziele weiterhin zu erreichen.

Abhängig vom Vertrag und den von der Agentur angebotenen Dienstleistungen können diese Berichte zu wöchentlichen oder monatlichen Aktualisierungen der Marketingkampagne werden, und Strategien können im Laufe der Zeit an die sich ändernden Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Apropos Zeit, wir wissen ihre die Zeit ist begrenzt, also lasst uns gleich loslegen.

So verfolgen Sie Ihre Projekte in jedem Schritt der Webdesign- und Marketingreise und sorgen für eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Kunden und Ihrem Team.

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So halten Sie ein Projekt auf Kurs, pünktlich und innerhalb des Budgets.

Die Hindernisse

Es kann schwierig sein, einen Überblick darüber zu behalten, was priorisiert werden muss, und einen effizienten Workflow in Gang zu bringen, da Projekt für Projekt auf unseren Schreibtischen landet und unsere To-Do-Liste Matrix-ähnlichen Zeilen endlosen Codes ähnelt, die über unseren Bildschirm fließen Bildschirme.

Fangen Sie an, sich überwältigt zu fühlen? Du bist nicht der Einzige.

Teams in Agenturen aller Größen kommen an diesen Punkt und bevor die Moral vollständig gesunken ist, ist es Zeit für die verantwortliche Person, zur Rettung zu kommen. Kein Agenturinhaber oder Projektmanager möchte sein Team überwältigen.

Um zu verhindern, dass Standards außer Kraft gesetzt werden und jeder einen kühlen Kopf behält, müssen PMs einen Überblick darüber haben, woran alle arbeiten, und eine Möglichkeit, Prioritäten einfach zu verschieben. Auf diese Weise wissen wir, wer mehr Arbeitskräfte hat, wer unter zu großem Druck steht und welche Projekte auf die Gefahrenzone zusteuern.

“Ohne Teamwork würden wir immer noch unendlich viele Google Sheets verwenden, um unsere laufende Projektarbeit zu verwalten. Wir haben diese Arbeit mit einer kleinen Kundenliste gemacht, aber jetzt haben wir die Werkzeuge, um Termine einzuhalten, wenn mehr Projekte und Kunden zu uns kommen. “ ~ Ryan Jones, Digital Marketing Executive bei Imaginaire Digital

Lies das Imaginäre digitale Geschichte.

Die Lösungen

Wenn Sie der Held des Projektmanagements sein möchten, können Sie das vor einigen Monaten erstellte Gantt-Diagramm ausgraben. Bevor Sie jedoch ins Schwitzen geraten und versuchen, alle paar Tage mehrere in Ihrem Google Drive versteckte Tabellen zu finden, können Sie schnell auf den Workflow Ihres gesamten Teams zugreifen.

Mit der Workload-Funktion in Teamwork erhalten Sie sofort Einblicke in mehrere Kundenprojekte gleichzeitig - einschließlich einer kurzen Zusammenfassung der Aktivitäten jedes Teammitglieds, der Projektzeitpläne und des Fortschritts einzelner Aufgaben.

Eine praktische Kapazitätsleiste zeigt an, wo sich jedes Teammitglied im Entwurfs- / Erstellungsprozess befindet. Damit Sie für jedes Projekt profitabel bleiben, können Sie die Stunden anzeigen, die jedes Teammitglied für die Arbeit an einem Projekt aufgewendet hat, und wie viel Arbeit noch zu tun ist.

Halten Sie Ihren Sherlock-Hut und Ihre Pfeife griffbereit und tauchen Sie tiefer in die Planeransicht ein, um eine Aufschlüsselung der Arbeitsbelastung und Kapazität jedes Teammitglieds zu erhalten. Auf diese Weise finden Sie freie Slots zum Zuweisen.

Beispielsweise wird ein Teammitglied in der Übersicht möglicherweise als beschäftigt angezeigt. Wenn Sie jedoch nachforschen, stellt sich heraus, dass es an einigen Tagen überschwemmt ist, an anderen jedoch nicht. Wenn dies bei einigen Teammitgliedern der Fall ist, können Sie Aufgaben zuweisen und teilen, indem Sie sie ziehen und ablegen, um das Gleichgewicht der Welt wie ein wahrer Held des Projektmanagements wiederherzustellen.

Wenn Sie Aufgaben zuweisen, können Sie so viele Details hinzufügen, wie Sie möchten, und so viele Ressourcen hinzufügen, wie für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, ohne Ihr Team zu überfordern. Teamwork passt sich den einzigartigen Agenturprozessen Ihrer Agentur an, wächst mit Ihnen und passt sich Ihren Bedürfnissen an.

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So optimieren Sie die Kommunikation während eines Projekts

Die Hindernisse

Nachdem Sie Ihrem Team Aufgaben zugewiesen haben, lehnen Sie sich zurück und denken, Sie haben sich eine schöne Tasse Kaffee verdient. Das ist es, richtig? Ihr Team wird gerne an seinen Aufgaben arbeiten und Sie werden mit Ihren eigenen weitermachen.

Ja, das mag zunächst der Fall sein, aber was ist, wenn Sie nach Ihrer Kaffeepause zu einem Posteingang voller Fragen zurückkehren?

Der Texter sucht nach diesem Kundenauftrag, um loszulegen.

Der Designer sucht nach den Notizen mit dem Feedback, das Sie letzte Woche während des Kundenanrufs erhalten haben.

… Von Ihrem Laptop kommt ein weiterer Ping, der Sie darüber informiert, dass Ihr Client einen Statusbericht anfordert.

Sie erinnern sich vage, dass jemand letzte Woche damit begonnen hat, aber wo haben sie es in die Cloud gestellt? In welcher App haben Sie Notizen gemacht und wo haben Sie diese wieder gespeichert? Sollte sich der Kundenauftrag nicht wie gewohnt am selben Ort befinden oder hat der neue Verkäufer ihn einfach auf seinem eigenen Laptop gespeichert?

Wenn Anweisungen, Dateien, Feedback und Ressourcen in einem Durcheinander von E-Mails verloren gehen, entsteht Chaos und Ihr Team kann leicht frustriert werden, da es die Hälfte seiner Zeit damit verbringt, nach Dateien oder Klarheit darüber zu suchen, wer für was verantwortlich ist.

Ganz zu schweigen davon, dass mehr Arbeit auf Ihrem Teller liegt - und Sie müssen sich um Ihre eigenen Sachen kümmern.

Wieder einmal werden sich die Teammitglieder an die Eigentümer oder Projektmanager wenden, um das Gehirn des Superhelden zu aktivieren und im Grunde alles zu wissen. Mehrere Kunden und Projekte werden Ihr Team schnell überfordern. Sie sind vielleicht ein aufstrebender Projektmanagement-Held, haben aber nicht die Speicherkapazität eines Supercomputers. Und das musst du nicht.

“Mit den in Teamwork integrierten Tools zur Zeiterfassung und der Teamwork Chat-App konnten wir unsere Abonnements mit anderen, separaten Lösungen kündigen und unsere Anforderungen in einem Tool zusammenfassen. Wir würden es ohne zu zögern jedem empfehlen. " ~ Laura Hampton, Leiterin Marketing und PR bei Impression Digital

Lies das Impression Digitale Geschichte.

Die Lösungen

Bewahren Sie alles (und wir meinen alles) an einem Ort auf. Sie können die gesamte Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden an einem Ort speichern und alle Entscheidungen für jedes Projekt aufzeichnen. Halten Sie alle Mitglieder des Teams über ihre Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden, und Ihre Kunden können problemlos auf den Status ihres Projekts zugreifen.

Sie können die abrechnungsfähige (und nicht abrechnungsfähige) Zeit verfolgen sowie Ressourcen und Projekte mit vollständiger Sichtbarkeit für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden in diesem zentralen Bereich verwalten. Mit verschiedenen verfügbaren Zugriffsebenen können Sie auch einige Ressourcen oder Threads behalten, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Dadurch werden die privaten Informationen von neugierigen Blicken ferngehalten.

Anstatt sich in einer E-Mail-Kette zu verlieren, wird Ihre gesamte Kommunikation rund um Projekte dahin gehen, wo sie hingehört - mit einer bestimmten Aufgabe, die der Person zugewiesen ist, die daran arbeitet. Hallo Effizienzsteigerung!

Wenn zu einem bestimmten Projekt noch einige Fragen offen sind, können Teammitglieder mithilfe von Teamwork Chat Projektkanäle einrichten. In den Projektkanälen sind automatisch alle an einem bestimmten Projekt Beteiligten enthalten, sodass die Person mit den Antworten auf Ihre Fragen leicht gefunden werden kann.

Wussten Sie, dass Sie auch andere Tools, die Sie lieben, in Teamwork integrieren können? Übertragen Sie Daten nahtlos zwischen Teamwork und anderer Software integrationen für einen effizienten Workflow.

Teamwork bietet einen zentralen Bereich für Dateien, die jedes Teammitglied (und jeder Client) als Referenzpunkt verwenden kann. Ihr Team ist froh zu wissen, was es zu tun hat, und verfügt über die Ressourcen, um diese Frist zu erreichen, und macht Ihre Kunden glücklich.

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So automatisieren Sie Ihren Weg zur Effizienz

Die Hindernisse

Tägliche sich wiederholende Aufgaben, die auf den ersten Blick nicht zeitaufwändig erscheinen, können sich bald summieren und Sie Zeit kosten, die für wichtigere Arbeiten aufgewendet werden könnte, um Ihre Kunden zufrieden zu stellen oder die Agentur zu fördern. Beispielsweise müssen Sie nicht jedes Mal eine neue Rechnung erstellen, wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen, Ihrem Google Kalender manuell neue Ereignisse hinzufügen oder neue Projektumrisse von Grund auf neu erstellen.

Auf Ihrem Weg zum Helden des Agenturprojektmanagements möchten Sie Ihre Erzfeinde eliminieren: manuelle und doppelte Arbeit. Es ist leicht, sich mitreißen zu lassen und aus den Augen zu verlieren, was effizienter gemacht werden kann, wenn Sie im Unkraut der Dinge stecken.

Manuelle und doppelte Arbeit spart Zeit, frustriert Sie und Ihr Team und hat langfristige Auswirkungen auf Ihre Agentur.

“Ein weiteres Werkzeug, das praktische und schnelle Arbeit leistet, ist die Verwendung von Vorlagen, mit denen wir den gesamten Planungsprozess und die Organisation automatisieren können, indem wir eine Vorlage haben, die alle Aufgaben zusammenstellt und in einer Reihenfolge und zu angemessenen Zeiten verteilt. “ ~ G2 Menge

Die Lösungen

Setzen Sie Ihren Sherlock-Hut wieder auf, denn das Spiel ist im Gange! Nein im Ernst, es ist Zeit, die Prozesse und Verwaltungsaufgaben herauszufinden, die automatisiert werden können.

Wenn Sie Ihre Lupe für die täglichen Aufgaben Ihres Teams einsetzen, muss das gesamte Setup für ein Projekt für jeden Kunden manuell durchgeführt werden? Was ist mit Kundenberichten und Rechnungen? Sollten diese jedes Mal manuell erstellt werden, wenn sie benötigt werden? Wenn Sie auf dem besten Weg sind, ein Held für das Projektmanagement digitaler Agenturen zu werden, ist Ihre Antwort auf diese Fragen klar Nein.

Befreie dich von Wiederholungen!

Durch die Verwendung von Vorlagen können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte, Prozesse und Kundenerfahrungen in Ihrer Agentur konsistent bleiben. In Teamwork können Sie Projekt- und Aufgabenlistenvorlagen erstellen, um die Einrichtungszeit zu Beginn Ihrer Projekte zu verkürzen. Die Fehlerwahrscheinlichkeit wird ebenfalls erheblich verringert, wenn alle Teammitglieder dieselben einheitlichen Dokumente für Berichte und Rechnungen verwenden.

Während Sie sich durch den Workflow Ihres Projekts bewegen, können Sie auch einrichten wird in der Boardansicht ausgelöst. Sie können einen Auslöser einrichten, der ändert, wem die Aufgabe zugewiesen wird, wenn sie von einer Phase des Arbeitsprozesses zur nächsten wechselt.

Beispielsweise kann ein Mitglied Ihres Teams für das Schreiben eines Inhalts verantwortlich sein, während ein anderes Mitglied für das Korrekturlesen verantwortlich ist. In der Board-Ansicht können Sie die Aufgabe per Drag & Drop von "In Bearbeitung" auf "Überprüfen" ziehen. Wenn Trigger eingerichtet werden, ändert sich der Empfänger automatisch. Auf Wiedersehen, indem Sie Ihren Teamkollegen manuell eine E-Mail senden, um ihnen mitzuteilen, dass etwas abgeschlossen wurde.

Haben Sie und Ihre Teammitglieder die mühsame Aufgabe satt, Daten zwischen den verschiedenen von Ihnen verwendeten Apps zu verschieben? Dies kann mit gelöst werden Automate.io, dadurch wird eine Verbindung zwischen zwei Cloud-basierten Apps hergestellt und Ihre Shopify-, Google Mail- oder WordPress-Konten können mit Teamwork verknüpft werden. Die Verbindung kombiniert Trigger, um eine Aktion in einer App abzuschließen, wenn ein Trigger in einer anderen auftritt. Kombinieren Sie diese Auslöser und Aktionen und Sie erhalten einen Bot, der Ihre Prozesse automatisiert.

Wenn Sie den Status eines Projekts ermitteln möchten, können Sie benutzerdefinierte Dashboards einrichten, um den Projektzustand (und alle anderen benötigten Informationen) auf einen Blick anzuzeigen, anstatt jede einzelne Aufgabe genauer untersuchen zu müssen.

Sie können sogar Projektstatus- und Integritätsaktualisierungen automatisieren, um Zeit bei der manuellen Berichterstattung über den Projektfortschritt zu sparen.

Wenn nach all dem immer noch lästige, sich wiederholende Aufgaben im Umlauf sind, fangen Sie sie alle ein, indem Sie eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Erinnerung festlegen, um sie alle auf einmal zu erledigen.

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So vermeiden Sie Engpässe im digitalen Projektmanagement

Die Hindernisse

Wenn Ihre Agentur wächst und Sie Hunderte von Aufgaben über mehrere Projekte hinweg gleichzeitig verfolgen müssen, geraten Sie möglicherweise in Ihren Umhang und fallen und scannen verzweifelt die Aufgabenlisten nach den benötigten Informationen.

Wo sind wir mit Ergebnis A für Projekt A, wo ist Bericht B für Projekt B oder wo finde ich eine Statusaktualisierung für Projekt C?

Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Teammitglieder ein ähnliches Schicksal erleiden, verloren in einem verwirrenden Pool von Nachrichten, die sich gegenseitig nach dem Status von Aufgaben fragen, während eine andere Frist, von der sie nichts wussten.

Vermeiden Sie die zeitaufwändige Flut von E-Mails und Chat-Nachrichten sowie den fehlenden Überblick über die Fristen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Team für den erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts auf dem Laufenden halten und zufriedene Kunden, die Ihre Agentur anderen Unternehmen empfehlen.

“Mein Stress ist sehr gering, weil meine Teammitglieder auf dem Fahrersitz sitzen und ich weiß, was jeden Tag passiert. Ich konzentriere mich auf Prioritäten, Mentoring, Ressourcen und deren Unterstützung mit Kunden bei der Erörterung von Strategien usw. Dies ist, was ein CEO tun muss. Ich verbringe keine Zeit mit Bürokratie und versuche herauszufinden, was los ist. " ~ Kfir Pravda, Inhaber / CEO der Agentur bei der Pravda Media Group

Lies das Geschichte der Pravda Media Group.

Die Lösungen

Um Ihr Team bei Laune zu halten, sollte ein Held des digitalen Projektmanagements immer einen Überblick darüber haben, wo alle projekte stehen jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise kennen Sie Ihre Ressourcen und die aktuelle Fähigkeit Ihres Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen und Projektrollen klar abzugrenzen.

Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an realistische Fristen festlegen und Ihre Agentur zu einer stressfreien Zone machen, da jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und die Arbeit in der von ihm benötigten Zeit erledigt.

In Teamwork erhalten Sie in der Projektansicht einen schnellen Überblick über mehrere Projekte. Filtern Sie nach Projektzustand, um auf einen Blick zu sehen, was priorisiert oder eskaliert werden muss, damit Ihr Team erfolgreich arbeitet. Vergessen Sie nicht, diese Filter "Neueste Projektaktualisierungen" und "Aufschlüsselung des Projektzustands" zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen.

Wenn Sie sich ein bestimmtes Projekt ansehen möchten, verwenden Sie das Dashboard oder die Projektzusammenfassung, um eine Aufschlüsselung der Aufgaben, Meilensteine, des Projektbudgets und mehr zu erhalten.

Wenn eine schnelle Übersicht für Sie nicht funktioniert, um Aufgaben zuzuweisen, drilldown, um zu sehen, wie die Arbeitslast verteilt ist detaillierter und welche Teammitglieder frei sind, mehr Arbeit zu übernehmen, oder wer möglicherweise Unterstützung benötigt, um pünktlich fertig zu werden.

Vermeiden Sie Engpässe, indem Sie Prioritäten verschieben und die Arbeit verlagern.

Mit einer klaren Übersicht können Sie den richtigen Moment für eine Planänderung einfangen. Wir wissen, dass wir die meisten dieser Änderungen nicht kontrollieren können, aber als Helden des Projektmanagements werden wir kontrollieren, wie wir effizient mit Veränderungen umgehen.

Klare Kommunikation ist der Schlüssel und wir möchten vorzugsweise nicht zwischen zehn verschiedenen Tools wechseln, um mit anderen Teammitgliedern und Kunden zu kommunizieren.

Verwenden Sie die Funktion für Projektnachrichten in Teamwork, um Informationen effizient zu vermitteln. Sie können wichtige Informationen, Dateien oder Links zum Projekt in eine Nachricht einfügen. Hier sind einige schnelle Tipps zur guten Etikette von Projektnachrichten:

  • Stellen Sie sicher, dass die Nachricht einen Titel hat, der den Leser nicht erraten lässt.

  • Behalten Sie einen Thread bei, der nur einem Thema gewidmet ist, und verschieben Sie alle anderen Konversationen in einen neuen Thread.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie dem Thread nur Teammitglieder hinzufügen, die Informationen zu den von Ihnen freigegebenen Informationen benötigen.

  • Speichern Sie alle Dokumentationen, die überprüft werden müssen, im Bereich Dateien oder Links des Projekts, auf den jeder zugreifen kann.

  • Machen Sie sich klar, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn neue Informationen eingehen, oder markieren Sie neue Fälligkeitstermine.

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So machen Sie Ihre Schätzungen richtig und erhalten die Rentabilität

Die Hindernisse

Wie lange wird es dauern? Eine der Lieblingsfragen der Kunden, oder?

Für einige Helden des Agenturprojektmanagements kann diese Frage zu einem entmutigenden Albtraum werden, da Sie Schwierigkeiten haben, abzuschätzen, wie lange die Ergebnisse dauern und welche Ressourcen Sie möglicherweise benötigen, um die Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen.

Wenn Sie nur ein Tool hätten, mit dem Sie nachverfolgen können, wie viel Zeit ein Inhalt oder ein Design für Ihr Team in der Vergangenheit benötigt hat, um sich fertig zu machen, ein Tool, das Ihnen sagt, wie viel Zeit Sie benötigen, um das nächste Projekt abzuschließen und sicherzustellen Rentabilität.

Sie haben zwar einige Tabellenkalkulationen und Gantt-Diagramme eingerichtet, die Sie zum Abrufen dieser Art von Informationen heranziehen können. Dies wäre jedoch ein zeitaufwändiger Vorgang, den Sie nicht in Ihren bereits ausgelasteten Zeitplan aufnehmen müssen.

Vielleicht ist es an der Zeit, den Kumpel Ihres Helden in einer Agentur-Projektmanagement-Software wie Teamwork zu finden.

“Wir konnten die Daten wirklich abbauen, um Berichte über so ziemlich alles zu erstellen, was wir brauchen, um festzustellen, wie lange Menschen an Dingen arbeiten, und dann können wir herausfinden, warum es so lange dauert, bestimmte Dinge zu tun. Wie lange es durchschnittlich dauert, bestimmte Aufgaben zu erledigen, welche Teams die Ziele erreichen und welche nicht, welche Personen das liefern, was sie sein sollten. “ ~ Nicci Beacham, Projekt- und Qualitätsmanager bei Liberty Marketing

Die Lösungen

Mit der Workload-Funktion von Teamwork erhalten Sie sofortige und genaue Einblicke in die Effizienz Ihres Teams und können herausfinden, wie viel Zeit für bestimmte Ergebnisse benötigt wurde. Sie können auch abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden messen, um ein besseres Bild davon zu erhalten, wozu Ihr Team in der Lage ist. Anschließend können Sie von Anfang an Zeitbudgets einrichten, um sicherzustellen, dass die Zeit effizient genutzt wird.

Wenn sich die Prioritäten verschieben (was ehrlich gesagt oft der Fall ist!), Können Sie den Kurs neben ihnen ändern, anstatt sich zu bemühen, um die Arbeit zu erledigen. Generieren Sie Zeitberichte für Projekt- oder Aufgabenlisten fortschritte anhand des vereinbarten Zeitplans und Budgets zu verfolgen.

Mit diesen Berichten unter Ihrem Superheldengürtel können Sie schnell reagieren und wissen, wo Workflows angepasst werden müssen, um den Tag zu retten und das felsige Wasser von Änderungen in letzter Minute zu meiden.

Mit eingerichteten Dashboards können Sie das Projektzeitbudget und die abrechnungsfähige Zeit verfolgen, um sofort zu sehen, wann Projekte überfällig oder unrentabel werden können. Mit all diesen Daten können Sie mit einem flatternden Umhang eintauchen und alle Fragen Ihrer Kunden auf Zeitplänen beantworten, den Erfolg Ihrer Projekte verfolgen und feststellen, wo Verbesserungen in Ihren Prozessen erforderlich sind.

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So verwalten Sie die Kundenerwartungen (und behalten den ÜberblickMount Workload) 

Die Hindernisse

Als Held des Projektmanagements einer Agentur möchten Sie schnell auf die Herausforderungen eines neuen Tages in der Welt der Kreativagenturen reagieren können. Sie möchten für Ihre Kunden da sein und gleichzeitig Ihr Team zurück haben. Dies kann manchmal zu einem schwierigen Gleichgewicht werden, wenn Projektentscheidungen den Fortschritt eines Projekts verzögern und Kapazitätsprobleme verursachen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es überwältigend werden, mit der gesamten Kommunikation Schritt zu halten, die mit Genehmigungen für verschiedene Ergebnisse bei mehreren Projekten verbunden ist.

“Mit 95% unserer Kunden können wir Teamwork einfach vorstellen und zeigen, wie wir es einsetzen. Dann sind wir einfach so bereit zur Zusammenarbeit. " ~ Christina Siegler, Associate Director Client Delivery bei 10up

Die Lösungen

Vereinfachen Sie zunächst die gesamte Kundenkommunikation, indem Sie alle wichtigen Diskussionen und Entscheidungen an einem Ort zentralisieren. Geben Sie dazu einfach Clients als Clientbenutzer oder Mitarbeiter in Teamwork Zugriff.

Kunden können Feedback und Kommentare zu Aufgaben hinterlassen, während Sie das Projekt durchlaufen und sowohl sie als auch das Team über den aktuellen Status auf dem Laufenden halten.

Wenn sich alle Entscheidungen, Arbeitsunterbrechungen und Kommunikationen an einem Ort befinden, können Sie Missverständnisse vermeiden, da sich alle im selben Bereich innerhalb des Projekts bewegen.

Keine langen E-Mail-Threads mehr, wenn Sie @ mention-Clients können, die eine automatische E-Mail-Benachrichtigung erhalten und innerhalb der entsprechenden Aufgabe antworten können. Wenn sich etwas ergibt und Prioritäten verschoben oder Änderungen vorgenommen werden müssen, können sowohl Sie als auch Ihre Kunden auf dem Laufenden bleiben und auf dem Laufenden bleiben, was dies zu einer echten Zusammenarbeit macht.

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Projektmanagement ist wirklich eine Kunstform für sich. Es erfordert Engagement und Engagement, um Ihr Team und Ihre Kunden zu vereinen und ein unvergessliches Online-Erlebnis zu schaffen.

Egal, ob Sie Agenturinhaber oder Projektmanager bei einer Kreativ-, Webdesign- oder Digitalagentur sind, wir hoffen, dass dieser Leitfaden Sie auf Ihrem Weg zum Helden des Agenturprojektmanagements unterstützt. Und vergiss deinen Kumpel nicht projektmanagement-Software um dir auf deinem Weg zu helfen!

Mit der richtigen PM-Software, die Sie unterstützt, haben Sie alles, was Sie brauchen, um die gewünschte Agentur zu erstellen.

Hier bei Teamwork haben wir unsere Reise als digitale Agentur begonnen. Wir wissen, was Inhaber digitaler Agenturen benötigen, um ihre Geschäftstätigkeit zu skalieren und ihre Gewinne zu steigern.

Unsere Software wurde speziell für Agenturen entwickelt - und wird mittlerweile von über 6.000 Agenturen auf der ganzen Welt als vertrauenswürdig eingestuft. Finden die richtige Lösung für die Bedürfnisse Ihrer Agentur heute.