Effektives Management ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts.

Ohne Plan können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Und niemand möchte das Reh im Scheinwerferlicht sein, wenn ein Kunde nach „dem Dokument fragt, das Sie versprochen haben“, weil es unter einem Stapel anderer Aufgaben verloren gegangen ist.

Designprojekte sind besonders widerspenstig, da sie eine Reihe verschiedener qualifizierter und qualifizierter Personen zusammenbringen.

Seien wir ehrlich, kreative Köpfe haben das Potenzial, mit Kundenparametern in Konflikt zu geraten.

Für Projektmanager ist es schwierig, den Sweet Spot zwischen der Einhaltung von Fristen und der Förderung der Kreativität zu finden.

Was ist Designprojektmanagement?

Designprojektmanagement bezieht sich auf das Management jeder Art von Designprojekt. Es macht, was es verspricht. Dies kann eine Neugestaltung der Website sein, ein neues Unternehmen brandmarken, ein Logo erstellen oder mehrere Design-Assets erstellen.

Wenn es sich um ein Designelement handelt (a.k.a. mehrfache Wiederholungen eines kreativen Konzepts), müssen Sie alle beweglichen Teile überwachen und die Kreativität fördern, während Sie gleichzeitig strenge Kundenanweisungen und Richtlinien einhalten.

Wenn Sie sich einen Zirkusclown vorstellen, der fünf Teller, drei Schlagstöcke und zwei Feuerpois jongliert, sind Sie nicht zu weit vom Ziel entfernt.

Aber während dort sind viele verschiedene Komponenten eines Designprojekts, dessen Verwaltung kein Albtraum sein muss.

Warum das Projektmanagement für Designteams anders ist

Designprojekte sind nicht wie andere Projekte.

Es sind wahrscheinlich mehr Änderungen und Überarbeitungen erforderlich als bei anderen Arten von Projekten, einfach weil Design eine so subjektive Disziplin ist.

Es erfordert auch die Zusammenarbeit mehrerer Fähigkeiten und Eingabequellen. Es besteht die sehr reale Gefahr, dass zu viele Köche die Brühe verderben - oder, was das Design betrifft, zu viele Kreative das Modell verderben.

Organisiert zu bleiben ist entscheidend, wenn Sie die Kreativität fördern und gleichzeitig ehrgeizige Fristen einhalten möchten.

“Unternehmen töten Kreativität routinemäßig mit falschen oder unglaublich engen Fristen. “ sagt Teresa Amabile, Professorin an der Harvard Business School. „Ersteres schafft Misstrauen und letzteres verursacht Burnout. In beiden Fällen fühlen sich die Menschen überkontrolliert und unerfüllt - was die Motivation ausnahmslos beeinträchtigt. “

Es ist schwierig, einen Kompromiss zwischen Struktur und kreativer Freiheit zu finden. Aber die besten Design-Projektmanager sind in der Lage, diese sehr schöne Gratwanderung zu bewältigen, um ein glückliches, kreatives Team zu bilden und stellen Sie sicher, dass die Kunden das bekommen, was sie wollen.

Projektmanagement für Design-Leads: So verwalten Sie ein Design-Projekt

Sie haben gerade eine neue Designaufgabe erhalten und Ihr Team kann kaum loslegen.

Was passiert als nächstes?

Verstehen, wie Ihr Designteam arbeitet

Die Kombination vieler verschiedener Köpfe macht es Designprofis schwer, einen linearen Ansatz für das Projektmanagement zu verfolgen.

Ihr Illustrator kann seine beste Arbeit mitten in der Nacht erledigen, eingesperrt in seinem Keller, während Ihr Art Director möglicherweise ein Frühaufsteher ist, der seine beste Arbeit kurz vor dem 7-Uhr-Yoga-Kurs erledigt.

Finden Sie die Stärken Ihres Teams heraus, verstehen Sie, wie sie am besten funktionieren, und verweben Sie dies in Ihren Plan.

Sie können ihnen eine Umfrage oder einen Fragebogen zur Beantwortung geben oder, wenn Ihr Team klein ist, Einzelgespräche mit jeder Person führen.

undefined

Die Struktur des Projektdesigns

Der Anfang: Planung und Vorbereitung

Die Planungsphase ist möglicherweise die wichtigste Phase von allen.

Wie Benjamin Franklin einmal berühmt sagte: “wenn man sich nicht vorbereitet, bereitet man sich auf das Scheitern vor. “

So viele bewegliche Teile müssen bei einem bestimmten Entwurfsprojekt berücksichtigt werden, sonst rutschen die Dinge durch die Lücken.

Fragen Sie zunächst:

  • Was sind die Ziele des Projekts?

  • Was will der Kunde?

Dann können Sie mit dem Erstellen eines fortfahren projektplan entwerfen.

Hier führen Sie eine Bestandsaufnahme der Aufgaben durch (beide groß) und klein - manchmal werden die kleineren Aufgaben unter den Teppich gekehrt) und fügen sie alle in einen Zeitplan ein, der Ihren und den Bedürfnissen Ihrer Kunden entspricht.

  1. Listen Sie jede Aufgabe auf - wir sprechen sowohl über designbezogene Aufgaben als auch über verschiedene andere Bausteine (wir sehen Sie am Montagmorgen bei Zoom-Anrufen). Fügen Sie auch hier Modelle, erste Entwürfe, zweite Entwürfe und endgültige Entwürfe hinzu.

  2. Definieren Sie Ihr Budget - hier müssen Sie die Erwartungen des Kunden an den Möglichkeiten Ihres Teams ausrichten (und lassen Sie Ihr Team wissen, wie viel der Kunde ausgeben muss.. Dinge können außer Kontrolle geraten, wenn ein kreativer Designer mit Procreate und ohne Budget losgelassen wird.

  3. Aufgaben zuweisen - wer wird was machen Es sollte ziemlich einfach sein, Aufgaben zu verteilen, aber denken Sie daran, die Stärken Ihres Teams auszunutzen.

  4. Kartieren Sie unsere wichtigsten Meilensteine - - meilensteine fungieren als weiche Fristen während eines Projekts. Sie helfen Ihnen zu erkennen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht. Überlegen Sie, wann Sie Feedback geben, wann Ihre Check-ins zur Hälfte stattfinden und wann das Logo endlich fertig ist, damit Sie mit den Grafiken für soziale Medien fortfahren können.

  5. Erstellen Sie einen Zeitplan - stecken Sie alles mit einem zeitplan das beschreibt, wer was tun wird und wann sie es tun werden.

  6. Richten Sie Ordner und Kommunikationsportale ein - erstellen Sie neue Ordner in dem von Ihnen ausgewählten Programm, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf alles an einem Ort hat. Sie können diese Zeit auch nutzen, um neue Kommunikationskanäle speziell für das Projekt zu erstellen.

undefined

Die Mitte: Ausführung des Plans

Wenn Sie ein Projekt gut planen, sollte die Ausführung ein Kinderspiel sein.

Natürlich wird es auf dem Weg immer Schluckauf geben, aber ein robuster Designprojektplan wird flexibel genug sein, um diese zu verschlingen.

Zu diesem Zeitpunkt ist das Projekt im Gange, Ihr Team arbeitet zusammen und Entwürfe werden erstellt. Es ist der aufregendste Teil des Projekts, aber es kann auch am schwierigsten zu verwalten sein.

Hier ist, worum es geht:

  • Kommunikation mit stakeholder - machen Sie Ihre Kunden nicht dunkel. Bleiben Sie in Kontakt und kommunizieren Sie regelmäßig mit allen Beteiligten. Fehler und Irrtümer entstehen durch Missverständnisse (oder nein kommunikation), also ersticken Sie dies im Keim, indem Sie jederzeit offen sind.

  • Regelmäßige Check-ins und Meetings - wir haben alle endlose Zoom-Anrufe satt, aber regelmäßige Check-ins sind der Schlüssel, um alle auf der gleichen Seite zu halten. Nur ein kurzer Überblick gibt Ihrem Team die Möglichkeit, mitzuteilen, woran sie arbeiten, wo sie sich befinden und was sie als Nächstes tun.

  • Assets entwerfen - duh! Dies ist der Hauptteil der Show, aber meistens ist es der am einfachsten zu verwaltende Teil. Immerhin haben Sie kompetente Kreative für den Fall und einen wasserdichten Auftrag, an dem Sie arbeiten können. Der schwierige Teil besteht darin, alle Vermögenswerte pünktlich zu liefern und so auszusehen, wie sie sollten.

Das Ende: Einpacken

Sie können almosatmen Sie nicht auf - das Projekt ist fast abgeschlossen und Sie sind fast an dem Punkt angelangt, an dem Sie es in einen hübschen kleinen Bogen wickeln und für immer archivieren können.

Das Projektmanagement für Grafikdesign endet jedoch nicht, sobald der Auftrag erfüllt wurde.

Tatsächlich ist die Zeit nach einem Projekt der perfekte Zeitpunkt, um herauszufinden, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und wie Sie beim nächsten Mal ein reibungsloseres Schiff fahren können.

Dieser Teil der Prozesse umfasst:

  • Vermögenswerte liefern - stellen Sie sicher, dass Ihr Client Zugriff auf die richtigen Dateien in der richtigen Größe hat (und stellen Sie sicher, dass keine Assets durch die Lücken gerutscht sind).

  • Feedback und Nachbesprechung - kommen Sie mit Ihrem Team zusammen und überlegen Sie, was gut gelaufen ist und was hätte besser sein können. Gab es auf dem Weg Pannen, die beim nächsten Mal vermieden werden konnten?

Die Verbesserung Ihres Designprojektmanagementprozesses ist der Schlüssel, um in Zukunft für Ihr Team eine hervorragende Erfahrung zu schaffen und kunden.

Immerhin wer nicht möchten Sie, dass Kunden mit einer Feder im Schritt davonlaufen und über die großartige Erfahrung schreien, die sie gemacht haben?

Projektmanagement-Software entwerfen

Wir beschäftigen uns immer wieder mit den verschiedenen beweglichen Teilen eines Designprojekts, aber es gibt einen Grund - es gibt einen damit viele verschiedene bewegliche Teile. An einige werden Sie erst denken, wenn Sie in einem Projekt knietief sind, dessen Ende nicht abzusehen ist.

Cue die Vertrauenswürdigen projektmanagement-Software sturzflug, um den Tag zu retten.

Heutzutage verfügen fortschrittliche Technologien und Tools über alles, was Sie benötigen, um Designprojektmanagement effektiv durchzuführen. Es gibt für alles ein Tool, egal ob Sie eine Kommunikationshilfe oder einen Speicherort für Dateien benötigen.

Entwerfen Sie eine Projektmanagement-Software, die Sie möglicherweise in Betracht ziehen möchten:

  • Kommunikationsmittel so bleiben Sie mit Kunden in Kontakt und können interne Angelegenheiten mit Ihrem Team besprechen. Durch den Zugriff auf alle Konversationen an einem Ort müssen Sie nicht mehr durch endlose E-Mail-Threads blättern.

  • Zeiteinteilung oder Zeiterfassungstools, die Ihnen genau sagen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch genommen hat und ob Ihr Team für festgelegte Fristen auf dem richtigen Weg ist. Auf diese Weise behalten Sie auch den Überblick über Ihr Budget, indem Sie die abrechnungsfähigen Stunden protokollieren, die ein Designer für eine Aufgabe aufgewendet hat

  • Ressourcenmanagement-Tools so erfahren Sie, welche Designer wann über Kapazitäten verfügen und ob sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen

  • Kalender-Tools so erhalten alle Beteiligten einen visuellen Überblick darüber, was wann passiert. Dies hilft Ihrem Team, seine eigene Zeit zu verwalten und die Arbeit in einem Vakuum zu vermeiden.

  • Dateispeicher dadurch können alle Beteiligten an einem Ort auf die Dateien zugreifen. Dies eliminiert wiederum das Risiko, dass ein Vermögenswert in Johns Posteingang verloren geht oder Lucy aufgrund der falschen Modelliteration arbeitet.

undefined

Wie Designteams schlechtes Projektmanagement vermeiden können

Schlecht projektmanagement ist der Fluch eines jeden Designprojekts. Ihr Team verlässt sich darauf, dass Sie den Marsch leiten und ihnen die Richtung geben. Ohne das können sie ihre nicht beugen kreativ säfte so, wie Sie es möchten.

Wenn Sie also eine Katastrophe vermeiden möchten, befolgen Sie diese Tipps.

Zuerst intern überprüfen

Holen Sie sich alle auf die gleiche Seite vor sie treffen sich mit dem Kunden. Das Letzte, was Sie möchten, ist ein unangenehmer Moment im Sitzungssaal, da Sie die Assets zuvor nicht besprochen oder überprüft haben.

Arbeiten Sie zusammen, anstatt in einer Leere zu schaffen

Machen Sie es Ihrem Team einfach, zusammenzuarbeiten. Dies steigert nicht nur die Moral und macht das Projekt angenehmer, sondern vermeidet auch Fälle, in denen jemand am falschen Entwurf arbeitet oder sein eigenes Ding außerhalb des Auftrags macht.

Teamwork erleichtert die Zusammenarbeit indem Sie Kalender synchronisieren, regelmäßige Teamstatusaktualisierungen bereitstellen und alle jederzeit auf dem Laufenden halten. Sie können Aufgaben Kommentare hinzufügen und Nachrichten senden, um sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team in Echtzeit weiß, was passiert.

Zeitplan in Pufferzeit

Wenn Sie eine Zeit lang Projektmanager waren, wissen Sie, dass Dinge selten pünktlich passieren. Die Überprüfung der Kunden kann länger dauern als erwartet. Teammitglieder könnten krank sein; Das Projekt muss sich möglicherweise angesichts neuer Trends drehen - etwas kann passieren.

Planen Sie die Pufferzeit ein, um sicherzustellen, dass Sie nicht damit konfrontiert sind. Kreativität ist schwer aus zeitkritischen, müden Designern herauszuholen.

Hier ist ein Top-Tipp: Mit Zusammenarbeit sie können die Kapazität jedes Teammitglieds über die Workload-Funktion auf 80% einstellen. Auf diese Weise verfügt jeder über einen integrierten Puffer, wenn unvermeidliche Scope Creeps auftreten.

Vermeiden Sie Kommunikationsüberlastung

Kommunikation ist wichtig, aber es gibt eine feine Linie zwischen dem recht umfang der Kommunikation und Mikromanagement. Es ist überwältigend und schädlich für Ihre Kreativität, wenn Ihr Team jede Minute eines jeden Tages einchecken muss.

Vermeiden Sie übermäßige Kommunikation, indem Sie Ihr Team und Ihre Kunden hinzufügen Zusammenarbeit und sie können sich selbst über den Projektfortschritt informieren.

undefined

Respektieren und verteidigen Sie die tatsächliche Arbeitszeit

Ihr Team ist wichtig. Ihre Bedürfnisse sind wichtig. Kunden sind für Scope Creep berüchtigt. Das Jonglieren mit all diesen Dingen ist schwierig, aber es ist entscheidend, dass Sie die tatsächliche Arbeitszeit Ihres Teams respektieren und verteidigen.

Planen Sie keine Anrufe, wenn sie die Zeit blockiert haben, um kreativ zu sein, und stellen Sie sicher, dass Sie ihnen große Mengen ununterbrochener Arbeitszeit zur Verfügung stellen.

Gehen Sie die Gratwanderung zwischen Struktur und Kreativität

Dies ist möglicherweise der schwierigste Teil bei der Verwaltung eines Designprojekts. Kreative sind dafür bekannt, wild und frei zu sein ihre aufgabe, sie zu regieren. Geben Sie Ihrem Team die Chance, mit einer Idee zu laufen, aber seien Sie da, um sie zu verlangsamen, wenn sie zu weit vom Kurs abweichen.

Kunden behaltenand Creatives Happy With Exceptional Design Project Management

Das Verwalten eines Designprojekts macht Spaß, ist aber nie einfach.

Es erfordert den Aufbau einer robusten Struktur um ein kreatives Streben herum - etwas, das im besten Fall schwierig ist, selbst wenn es am anderen Ende keinen Kunden mit einer Meinung gibt.

Der Schlüssel besteht darin, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind, indem Sie die Stärken Ihres Teams ausspielen, selbst kleinste Aufgaben planen und die Kommunikation offen halten.