Projektmanagement ist das ultimative Werkzeug, um die schlimmsten Stereotypen über Kreativteams zu widerlegen. Es hilft uns, makellos organisiert zu sein. Es macht unsere Arbeit quantifizierbarer. Und es macht es einfacher, das, was wir tun, aus der rechten Perspektive zu verstehen. Zugegeben, wenn sich in Ihrem Büro eine Folie befindet, kann das Projektmanagement nichts dagegen tun das.

Die Realität ist natürlich, dass viele kreative Menschen großartige Organisatoren und Kommunikatoren sind und mehr als in der Lage sind, mit nicht kreativen Kunden in simpatico zu arbeiten. Das Projektmanagement geht jedoch noch weiter, indem es systematisch einen klaren und organisierten Arbeitsansatz ermöglicht.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über kreatives Projektmanagement wissen müssen, von seinen Prozessen und Herausforderungen bis zur Rolle eines Kreativen projektmanager.

Unser Ziel ist es, dass Sie über die Tools verfügen, mit denen Sie mithilfe des Projektmanagements kreative Projekte realisieren können - vom Prozess bis zur Plattform.

Was ist kreatives Projektmanagement?

Kreatives Projektmanagement bietet einen Rahmen für die Erledigung kreativer Arbeiten. Hier sind einige der bestimmenden Merkmale des Prozesses:

    • Das Projektteam definiert die Ergebnisse, die das Projekt liefern muss. Dies kann alles sein, von App-Designs bis hin zu Kampagnen-Assets. Diese Ergebnisse werden häufig als Ergebnisse bezeichnet.

    • Die Arbeit des Projekts ist in Aufgaben unterteilt. Diese werden bestimmten Teammitgliedern zugewiesen, die aufgefordert werden, die Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin abzuschließen. In einem Projekt zum Entwerfen einer Werbetafel können Sie beispielsweise eine Aufgabe zum Entwerfen des Motivs für einen Grafikdesigner und eine andere Aufgabe zum Schreiben der Anzeigenkopie an einen Texter usw. zuweisen.

    • Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, werden als „projekt Stakeholder’. Das gesamte Projektteam, einschließlich interner und externer Stakeholder, arbeitet innerhalb derselben Projektmanagementplattform frei am Projekt zusammen. Wenn Sie eine Kreativagentur sind, gehören wahrscheinlich auch Ihre Kunden dazu.

    • Jeder informiert sich gegenseitig über seine Fortschritte durch regelmäßige Teambesprechungen. Als kreatives Team sollten Sie versuchen, dies zu einem anregenden Merkmal Ihrer Projekte zu machen. Scheuen Sie sich also nicht, gemeinsame Aktivitäten oder sogar Spiele einzubeziehen.

    • Das Team durchläuft einen Projektlebenszyklus. Initiierung> Planung> Ausführung> Abmelden.

Diese Punkte kratzen wirklich nur an der Oberfläche des Projektmanagements. Weitere Informationen finden Sie in der Teamwork-Leitfaden zum Projektmanagement.

Projektmanagement im kreativen Projektlebenszyklus

Der Projektmanagementprozess entwickelt sich durch die Phasen des Lebenszyklus eines kreativen Projekts. Vom ersten Engagement bis zur kreativen Abnahme spielt es in jeder Phase eine spezifische Rolle.

Eine einfache Möglichkeit, den Lebenszyklus des kreativen Projektmanagements aufzuschlüsseln, ist:

  1. Einleitung

  2. Planung

  3. Ausführung

  4. Abmelden

Stufe 1: Initiierung

Das kreative Projekt beginnt, wenn das Team und sein Kunde vereinbaren, zusammenzuarbeiten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es könnte sich um ein Website-Design handeln, es könnte sich um eine Werbekampagne handeln. Der Punkt ist, dass sich alle Hauptakteure darüber einig sind, was passieren wird.

Während der Initiierung schreibt das Projektteam sein Hauptziel in eine Projektcharta, die von den führenden Stakeholdern unterzeichnet werden muss. Das Team kann dann seinen Projektmanagementprozess einrichten und sich auf die Planung vorbereiten.

In dieser Phase ist die sorgfältige Definition der Kundenziele und des Projektumfangs von entscheidender Bedeutung. Was genau möchte Ihr Kunde von Ihnen und wie genau werden Sie es liefern? Sie sollten auch besprechen, wie der Projektfortschritt verfolgt und gemeldet wird und wie oft Sie während des gesamten Projekts mit Ihrem Kunden kommunizieren. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Kunden zu ermutigen, ausschließlich über Ihre Projektmanagementplattform in Kontakt zu bleiben, da dies sicherstellt, dass die Kommunikation transparent ist und immer im Kontext des Projekts erfolgt.

Stufe 2: Planung

In der zweiten Phase des Projektlebenszyklus, der Planung, geht es darum, die Arbeit zu definieren, die in das Projekt einfließt, und diese Arbeit den relevanten Teammitgliedern als Aufgaben zuzuweisen.

Zu diesem Zweck sollte das Projektteam gemeinsam die Schritte ermitteln, die zur Erreichung des Projektziels erforderlich sind. In einigen Fällen können die Aufgaben thematisch auf verschiedene Gruppen innerhalb des Teams aufgeteilt werden, z. Kreativ / Marketing / Entwicklung.

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Planung ist die Ermittlung von Projektmeilensteinen. Dies sind Zieldaten, die einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zum Projektabschluss darstellen, z. "Alle Anzeigenmotive abgemeldet". Diese hochrangige Messung des Projektfortschritts kann für hochrangige Stakeholder von Nutzen sein, die möglicherweise nur von Zeit zu Zeit die Zeit haben, sich flüchtig über das Projekt zu informieren.

In der Planungsphase muss auch ermittelt werden, wer für die Arbeit am Projekt zur Verfügung steht, wie viele Stunden pro Ressource benötigt werden usw. In einigen Fällen können Sie feststellen, dass ein Teil des Projektumfangs an Dritte ausgelagert werden muss, z. B. an einen Freiberufler oder eine andere Kreativagentur. Dieser Prozess wird als „Kapazitätsplanung“ bezeichnet.

Stufe 3: Ausführung

Das Projektmanagement kommt in der Ausführungsphase eines kreativen Projekts wirklich zur Geltung.

Teammitglieder können bei Aufgaben innerhalb einer Projektmanagement-Software zusammenarbeiten und sie im Verlauf des Projekts als "abgeschlossen" markieren. Die Software sollte es ihnen ermöglichen, die Zeit zu verfolgen, die sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, da dies Ihnen hilft, Fälle von Scope Creep während des Projekts zu identifizieren und dem Kunden nach Abschluss des Projekts eine detaillierte und genaue Rechnung vorzulegen.

Während Ihre Teammitglieder mit ihrer Projektarbeit fortfahren, verfolgt der Projektmanagementprozess alle beweglichen Teile des Projekts. Eine gute Methode zur Workflow-Verfolgung ist die Verwendung einer Kanban-Board-Ansicht, in der Aufgaben durch Karten dargestellt werden, die entlang einer Reihe von Spalten verschoben werden können, die den Aufgabenstatus anzeigen, z. In Bearbeitung, Überprüfung mit dem Kunden, Genehmigt. Dieser Ansatz macht es einfach, Engpässe zu erkennen, sodass Sie sie beheben können, bevor sie zu einem ernsthaften Problem werden.

Weitere Optionen zur Überwachung des Teamfortschritts sind Visualisierungen wie z Gantt-Diagramme und Projektzeitpläne.

Es kann vorkommen, dass ein Teammitglied während der Ausführungsphase feststellt, dass es eine Aufgabe aufgrund eines Hindernisses, auf das es gestoßen ist, nicht ausführen kann. In diesen Fällen können sie den Blocker melden, der ihnen im Weg steht, damit ihre Teamkollegen ihnen helfen können, eine Lösung zu finden.

Stufe 4: Kreative Abmeldung

Dies ist die Phase, in der der Kunde das kreative Projekt abzeichnet, wodurch es als abgeschlossen markiert wird.

Der Projektmanagementprozess ist während der kreativen Freigabe von unschätzbarem Wert, da er die Arbeit des Kreativteams quantifizierbar machen kann.

Die gesamte Dokumentation des Projekts sowie eine Aufzeichnung aller Projektaufgaben können in einer Projektmanagement-Software gespeichert und dem Kunden zum Zeitpunkt der Abmeldung vorgelegt werden.

Wenn alle Parteien glücklich sind, endet das Projekt und wir knacken das sprichwörtliche Sprudeln!

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Ist kreatives Projektmanagement mit meinem Projekt kompatibel?

Jede Art von kreativer Arbeit, bei der Mitarbeiter und Arbeit organisiert werden müssen, kann vom Projektmanagement profitieren.

Hier einige Beispiele für kreative Projekte, die üblicherweise mithilfe des Projektmanagements durchgeführt werden:

  • Grafikdesign

  • Web-Design

  • Kommerzielle / Werbeproduktion

  • Video Produktion

  • Branding

Mit dem Projektmanagement können alle Personen und Prozesse organisiert werden, die zur Erstellung eines kreativen Assets beitragen. In einem Projekt, um ein Erklärvideo zu erstellen, gehören dazu der Regisseur, 3D-Animatoren, Drehbuchautoren usw.

Was auch immer Ihr Kreativteam tut, Projektmanagement könnte die Lösung sein, die Ihre Projekte zusammenhält und sie auf ihre Ziele fokussiert.

Was macht ein kreativer Projektmanager?

Der kreative Projektmanagementprozess wird normalerweise von einem Projektmanager geleitet. Wenn diese Person ein Spezialist für die Verwaltung kreativer Projekte ist, kann sie als a kreativer Projektmanager. Dies ist im Grunde die Rizzo zu deinem Rosa Damen.

Zu den Kernaufgaben eines kreativen Projektmanagers gehören:

  • Kunden durch Projektplanung führen.

  • Teammitglieder in die Projektmanagement-Plattform einbinden. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass jedes Teammitglied ein Profil auf einer sicheren, webbasierten digitalen Plattform erstellt und ihnen dann die Verwendung beigebracht wird.

  • Schulung der Teammanager in dem spezifischen Projektmanagementansatz, der zur Durchführung des Projekts verwendet wird. Dies wird oft als das bezeichnet projektmanagement-Methodik.

  • Führende Teambesprechungen zum Projektfortschritt.

  • Sicherstellen, dass das Team am Projektmanagementprozess festhält.

  • Unterstützung der Teammitglieder bei der Navigation in Blockern. Ein Blocker kann alles sein, was jemanden daran hindert, eine Aufgabe zu erledigen, vom Mangel an erforderlichen Materialien bis hin zu einem technischen Problem.

  • Erstellung von Fortschrittsberichten für relevante Stakeholder.

  • Teilnahme an der Projektevaluierung.

Nicht jedes kreative Projekt benötigt einen Projektmanager. Tatsächlich haben viele Kreativteams keine Probleme, die Verantwortung für das Projektmanagement im gesamten Team zu teilen. Wenn Sie auf einen Projektmanager verzichten möchten, stellen Sie sicher, dass alle Hauptverantwortlichkeiten des Projektmanagements den Teammitgliedern zugewiesen wurden. Ein guter Ansatz für Kreativteams, die regelmäßig zusammenarbeiten, besteht darin, dass die Projektmanagementleitung von Projekt zu Projekt durch das Team wechselt. Dies hilft, die Dynamik in einem Team frisch zu halten, und gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, das Projektmanagement aus einer Führungsperspektive zu lernen.

Besondere Überlegungen im kreativen Projektmanagement

Ein kreatives Projekt ist wie jedes andere: Es gelingt nur, wenn das Team gegen die geplanten Ergebnisse liefert aufgaben, ergebnisse und Erfolgsmetriken. Der beste Weg, um diese Ziele zu erreichen, ist ein Standard-Projektmanagementprozess.

Vor diesem Hintergrund gibt es bei kreativen Projekten einige spezielle Überlegungen, die Sie möglicherweise berücksichtigen müssen, damit Ihr Projektteam reibungslos läuft. Schauen wir uns einige wichtige Punkte an, die zu berücksichtigen sind.

Kreativen Erfolg messen

Während der Planungsphase eines kreativen Projekts wird die projektteam müssen Erfolgskriterien für jedes Ergebnis des Projekts identifizieren. Mit diesen Metriken wird gemessen, wie vollständig die Projektziele erreicht wurden.

Wie man den Erfolg misst, kann unter Kreativteams ein kontroverses Thema sein. Die folgenden Ansätze können uns jedoch normalerweise die Erfolgskriterien geben, die wir für ein kreatives Projektmanagement benötigen:

  • Erfolgskriterien werden vom Kunden festgelegt. Kreative Projekte werden häufig von einem Kreativteam im Auftrag eines Kunden geliefert. Beispielsweise kann eine Marke eine Kreativagentur auffordern, einige neue Bilder zu erstellen, die in ihren Anzeigen verwendet werden. In solchen Fällen legt der Kunde häufig die Erfolgskriterien des Projekts fest. Dies kann leistungsbasiert sein - zum Beispiel “Die Bilder sollten mindestens 70% der Mitglieder der Verbraucherfokusgruppe positiv und appetitlich fühlen lassen. “ Andererseits können die Erfolgskriterien, die ein Kunde für ein Kreativteam festlegt, einfach spezifikationsbasiert sein: “Die Bilder müssen X, Y und Z sein. “ Kreativteams müssen gründlich spezifische, messbare Erfolgskriterien für die Kreativprojekte festlegen, an denen sie für Kunden arbeiten. Darüber hinaus sollten alle projektkritischen Anforderungen in den Vertrag zwischen dem Team und seinem Kunden aufgenommen werden.

  • Kommerzielle Faktoren. Viele kreative Projekte verfolgen kommerzielle Ziele, die für ihre Lebensfähigkeit wesentlich sind. Wenn Sie beispielsweise eine neue Zielseite für Ihre Agentur entwerfen, benötigen Sie normalerweise eine Erhöhung der Conversion-Rate von Besuchern zu Anfragen, um das Projekt erfolgreich zu machen. Kommerzielle Faktoren lassen sich sehr leicht in Erfolgskriterien umsetzen, z. “Erhöhen Sie die Zielseiten-Conversion-Rate von 0,5% auf 1%. “

  • Produktivitätsfaktoren. Einige kreative Menschen und Teams nutzen das Projektmanagement, um besser organisiert zu sein und ihre Produktivität zu steigern. In diesem Szenario besteht das wichtigste Erfolgskriterium einfach darin, Aufgaben zu erledigen.

  • Kreative Faktoren. Als kreatives Team möchten Sie, dass Ihre Arbeit sowohl Ihrer eigenen Identität als auch der Ihrer Kunden entspricht. Dieser Aspekt des Projekterfolgs kann anhand von Kennzahlen gemessen werden, z. B. der Einhaltung Ihrer Markenrichtlinien oder der Übereinstimmung der öffentlichen Wahrnehmung der Projektergebnisse mit Ihrer Markenidentität.

Für viele kreative Projektteams wird die vollste Form des Erfolgs durch eine Kombination aus kommerziellen und kreativen Faktoren erreicht. Die Bereitstellung kommerzieller Faktoren bei unzureichender Leistung kreativer Faktoren kann das Identitätsgefühl und den Ruf des Teams beeinträchtigen, während fehlende kommerzielle Faktoren die Lebensfähigkeit des Teams beeinträchtigen können. Kreativteams sollten sicher sein, alle Erfolgsfaktoren festzulegen, die während des Vorgangs zutreffen projektplanung.

Anpassung an die Notwendigkeit der Kundenabmeldung

Der Erfolgsstatus kreativer Projekte hängt häufig von der Kundenfreigabe ab. Wenn der Grafikdesigner eines Teams beispielsweise ein Poster erstellen soll, umfasst der Projektmanagementprozess mehr Schritte als nur das Zuweisen einer einzelnen Aufgabe zum Designer. Stattdessen müssen wir die Aufgabe zum Erstellen des Posters zuweisen und übermittlung an den Kunden zur Genehmigung. Darüber hinaus wird das Bereitstellen dieser Abmeldung zu einer weiteren Aufgabe, die in diesem Fall dem Client zugewiesen wird.

Einige Projektmanagementplattformen bieten Möglichkeiten, diese typische Funktion kreativer Projekte zu beschleunigen. In Teamwork können Sie beispielsweise eine Aufgabenliste erstellen, die sowohl die ausführbare Aufgabe (z. B. ein Bild erstellen) als auch die Abmeldeaufgabe enthält, die dem jeweiligen Stakeholder zugewiesen werden soll. Sie und der Kunde können auch Kommentare in jeder Aufgabe verwenden, um ihr Feedback direkt aufzuzeichnen, sodass Sie in Zukunft auf das Gespräch zurückgreifen können.

In anderen Fällen muss die Abnahme möglicherweise durch die Schaffung einer völlig separaten Aufgabe für den betreffenden Stakeholder erleichtert werden. Dieser Ansatz ist relativ ineffizient, kann aber die Arbeit erledigen.

Flexibles Projektmanagement

Die Art der kreativen Arbeit und ihre Erfolgsfaktoren erfordern oft einen flexiblen Ansatz. Vom Schreiben einer Kopie, die mitschwingt, bis hin zum Erfassen der Essenz eines Motivs in Videoform ist kreative Exzellenz mehr als das Springen durch eine bestimmte Reihe von Reifen.

Vor diesem Hintergrund müssen wir manchmal einen flexiblen Ansatz für das kreative Projektmanagement verfolgen. Dies könnte bedeuten, dass die Fristen für bestimmte Aufgaben relativ flexibel sind. Geben Sie dem Team eine Projektmanagementplattform, die es über jedes Gerät und nicht nur über Ihre Bürocomputer verwenden kann. Erteilung von Berechtigungen für Stakeholder, um Aspekte des Projektaufbaus zu ändern; oder was auch immer nötig ist, um Platz für den kreativen Prozess zu schaffen.

Die Vorteile der Verwendung von Projektmanagementsoftware für kreatives Projektmanagement

Wie bereits im vorigen Abschnitt erwähnt, erfordern kreative Aufgaben und Projekte manchmal ein hohes Maß an Flexibilität. Das Recht projektmanagement-Plattform kann diese entscheidende Qualität in den Projektmanagementprozess einfließen lassen.

Im Fall von Teamwork wird Flexibilität durch eine Vielzahl von Funktionen berücksichtigt, darunter:

  • Die Fähigkeit, Arbeit eher Teams als Einzelpersonen zuzuweisen. Dies ermutigt die Teammitglieder, ihre eigenen kreativen Lösungen für Aufgaben zu finden. Es reduziert auch das Potenzial für Mikromanagement, das einige Kreativteams als erstickend empfinden.

  • Unsere Workload-Funktion bietet einen Überblick über die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds und ermöglicht die einfache Zuweisung von Aufgaben.

  • Optionen zum Erstellen benutzerdefinierter Workflows, die für Ihre Arbeitsweise einzigartig sind.

Jedes Kreativteam hat wahrscheinlich seine eigenen Bedürfnisse, wenn es darum geht projektmanagement. Je mehr Flexibilität Sie in Ihrer Projektmanagementplattform haben, desto besser.

Natürlich geht es nicht nur um Flexibilität. Dies ist keine Art von Schlangenmenschenkonvention.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Projektmanagementsoftware besteht darin, dass Sie die Zeit verfolgen können, die Sie für einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts aufgewendet haben. Wenn es um die Abrechnungszeit geht, können Sie anhand der Aufzeichnungen aus Ihrer Zeiterfassung dem Kunden erklären, warum die Arbeit genau so lange gedauert hat.

Das Projektmanagement kann auch einen nützlichen Raum für die Zusammenarbeit mit Kunden im Kontext bieten. Diese Art der Zusammenarbeit stellt sicher, dass alle Projektarbeiten an einem leicht zu findenden Ort erfasst und gespeichert werden.

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3 Ps für den Einstieg in das kreative Projektmanagement: Plattform, Mitarbeiter, Prozess

Wir hoffen, dass Sie zu diesem Zeitpunkt ein oder zwei Dinge über die Funktionsweise des kreativen Projektmanagements gelernt haben. Es ist ein Prozess, der nicht ohne Herausforderungen ist - zumal ein verwalteter Ansatz für einige kreative Menschen ein Kulturschock sein kann.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Team mit kreativem Projektmanagement zu beginnen, empfehlen wir einen 3-P-Ansatz. (Und ja, wir haben diesen Namen erfunden - wie ist das für kreative Brillanz?)

Das erste P in den 3 Ps steht für Plattform. Mit welcher digitalen Projektmanagementplattform liefern Sie Ihre kreativen Projekte?

Wir würden uns natürlich freuen, wenn Sie probieren Sie Teamwork kostenlos aus, aber wir verstehen, dass wir in diesem speziellen Punkt wie ein voreingenommener Berater erscheinen können. Wählen Sie auf jeden Fall eine Projektmanagement-Software, die flexibel genug ist, um einen kreativen Ansatz zu fördern, und intuitiv genug, damit jeder problemlos einsteigen kann.

Das zweite P ist Menschen. Wer ist für Ihr kreatives Projektmanagement verantwortlich?

Wenn Sie Teil eines kleinen Kreativteams sind, wird wahrscheinlich eines der vorhandenen Teammitglieder das Projektmanagement leiten. Diese Person (oder diese Personen, wenn die Verantwortung geteilt wird) muss die Grundlagen des Projektmanagements lernen und ihre Teamkollegen durch den Prozess führen. Die Intuitivität der Projektmanagementplattform wird bei dieser Art der Einrichtung besonders wichtig. Größere Kreativteams oder -projekte können möglicherweise einen Kreativprojektmanager einstellen, der das Team durch jeden Schritt des Projektlebenszyklus führt.

Schließlich steht das dritte P für Prozess. Was sind die Besonderheiten des Projektmanagementprozesses, mit dem Sie Ihr kreatives Projekt umsetzen? Der von Ihnen gewählte Prozess sollte vollständig dokumentiert und den Teammitgliedern als Teil der auf Ihrer Projektmanagementplattform gespeicherten Projektdokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Mit der richtigen Plattform, den richtigen Mitarbeitern und dem richtigen Prozess sind Sie bereit, Ihr kreatives Potenzial durch Projektmanagement zu verwirklichen.