Bona Fide ist eine digitale Agentur mit Sitz in Houston, Texas, die sich auf einen ganzheitlichen und integrierten Ansatz konzentriert, um Kunden zu finden, ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie auf die Websites ihrer Kunden zu lenken. Ihre Arbeit umfasst Suchmaschinen, Branchen-Websites, soziale Medien und mehr. Durch Content Marketing, SEO, Online-PR, bezahlte Suche und soziale Medien liefert Bonafide umsetzbare Informationen und Dienstleistungen, die den aktuellen Marktanforderungen entsprechen.

Shareef Defrawi, Eigentümer und Präsident von Bonafide, probierte verschiedene Projektmanagement-Tools und -Prozesse für sein wachsendes Unternehmen aus, entschied sich jedoch letztendlich für Teamwork Projects. So hat ihm die Software geholfen, die Kommunikation zu verbessern, Termine zu klären - und sein Team sich darauf konzentrieren zu lassen, mehr Arbeit zu erledigen.

Die Herausforderungen

Bonafide ist eine digitale Agentur, die mit vielen der gleichen Wachstumsprobleme konfrontiert ist, die alle erfolgreichen Unternehmen haben: Verbesserung der Effizienz, Verwaltung von Fristen, Vereinfachung des Messaging und Erstellung von Aufzeichnungen darüber, was erreicht wurde. In den Anfängen des Unternehmens wandten sie sich an Basecamp, um die komplexen und sich entwickelnden Anforderungen des Digitalen zu bewältigen marketing-Kampagnen dass sie entworfen haben.

“Das Modell der Einfachheit von Basecamp war zunächst nützlich, da wir nicht viel Zeit mit dem Erlernen des Systems verbringen mussten, aber wir haben es schnell übertroffen. In weniger als einem Jahr mussten wir nach einer anderen Lösung suchen, da einige unserer grundlegenden funktionalen Anforderungen nicht erfüllt wurden. “

Das Verwalten von Aufgaben war eine der Hauptbeschränkungen bei Basecamp, da es keine erweiterten Funktionen für Aufgaben bot. Die Mitglieder des Bonafide-Teams benötigten Tools, die sich an alle von ihnen vorgenommenen Projektaufgaben anpassen konnten, z. B. die Zuweisung von Aufgaben privat oder einer Gruppe von Personen. Und sie wollten eine einfache Möglichkeit, die Zeit für jede Aufgabe zu erfassen, damit sie abschätzen können, wie gut sie innerhalb der Budgets bleiben.

Bonafide verfügte auch über eine Wäscheliste mit anderen Anforderungen, mit deren Hilfe alle Projektmanagementaktivitäten in einer einzigen Softwarelösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche zusammengefasst werden konnten. Sie wollten sich nicht an eine App zur Zeiterfassung, eine andere für Instant Messaging und eine andere für die Speicherung von Dokumenten und Dateien wenden.

Die Mitglieder des Bonafide-Teams untersuchten mehrere führende Projektmanagementsysteme, darunter Asana und Trello, um die beste Lösung zu finden. Jedes hatte jedoch Einschränkungen, die ihre Arbeitsabläufe behinderten. Nachdem sie weitere Online-Bewertungen überprüft und Empfehlungen von Kollegen eingeholt hatten, fanden sie schließlich Teamwork-Projekte.

“Die Herausforderung, alle beweglichen Teile einer digitalen Marketingkampagne zu verwalten, während wir intern und mit Kunden zusammenarbeiten, veranlasste uns, bei Teamwork Projects nach einer Lösung zu suchen. “

Die Lösung

Der Wechsel von Basecamp zu Teamwork-Projekten war aufgrund der benutzerdefinierten Integration, mit der alle Daten mit nur wenigen Klicks übertragen werden konnten, äußerst einfach. Nach der Umstellung kümmerte sich das Bonafide-Team praktisch selbst um den gesamten Onboarding-Prozess - ohne umfangreiche Schulungen.

“Der gesamte Prozess verlief reibungslos. Die Adoption war schnell und schmerzlos und ich glaube nicht, dass wir jemals den Kundendienst um Hilfe bitten mussten. "

Die erste Funktion, die die Aufmerksamkeit des Teams auf sich zog, waren die zahlreichen Funktionen der Aufgabenfunktionen, mit denen sie Einzelpersonen, Gruppen ihrer Teammitglieder und Kunden Aufgaben zuweisen können. Mithilfe der detaillierten Datenschutzeinstellungen können Teammitglieder einem Kunden Aufgaben zuweisen, ohne ihnen Zugriff auf alle Materialien eines Projekts zu gewähren. Mithilfe von Aufgabenprioritäten können Teamleiter und Mitglieder klarstellen, welche Elemente ganz oben auf der Aufgabenliste stehen sollen, wodurch lange Besprechungen oder Hin- und Her-Klarstellungen vermieden werden. Wenn Teamleiter den Fortschritt oder die Verteilung der Arbeitslast in einem Projekt bewerten müssen, verfügen sie über mehrere Berichterstellungstools, die Projektübersichten bieten, die nach Termin, Aufgabenzuweisungen, Zeitaufwand und mehr ausgewählt sind.

“Durch diese Flexibilität bei den Aufgaben kann sich unser Team mehr auf seine Arbeit konzentrieren, anstatt das Projekt zu bewerten, um festzustellen, welche Schritte als Nächstes erfolgen sollten. “

Die Zeiterfassung ist jetzt aufgrund der viel genauer und funktionaler Ernteintegration mit Teamwork-Projekten. Es gibt nicht nur einen Timer für jede Aufgabe und Unteraufgabe, sondern die gesamte protokollierte Zeit kann schnell nach Harvest exportiert werden, um die Rechnungsstellung zu vereinfachen.

“Das ganze Team liebt Teamwork-Projekte! Es ist zweifellos unser beliebtestes Projektmanagement-Tool auf dem Markt und der erste Artikel in meiner Lesezeichenleiste. "

Die Vorteile

Seit Bonafide 2012 mit der Verwendung von Teamwork-Projekten begonnen hat, haben die Teammitglieder einen erheblichen Anstieg der pünktlichen und reibungslosen Projektabschlüsse festgestellt. Diese Steigerung der betrieblichen Effizienz beginnt am ersten Tag eines neuen Projekts mit vorinstallierten Vorlagen und Terminparametern. Es wird in jeder Phase des Projekts mit einfach zu lesenden Berichterstellungstools fortgesetzt, die eine schnelle und genaue Analyse des Fortschritts jedes Teams ermöglichen.

“Ich habe in Echtzeit einfachen Zugriff auf alle Projekte, die im gesamten Unternehmen stattfinden. Teamwork-Projekte sparen mir viel Zeit, da ich mich nicht beim Team nach Updates erkundigen muss. "

Bonafide bezieht Kunden in Teamwork-Projekte ein und kommentiert häufig, wie einfach es ist, die Software selbst zu verwenden. Dies spart jedem Zeit: Kunden stellen weniger Fragen, wo sie Dokumente finden oder die Software verwenden können, und Bonafide-Teammitglieder haben weniger Unterbrechungen bei solchen Fragen. Empfehlungen fließen auch ein, weil das Bonafide-Team ein fertiges Produkt schnell liefern kann.

“Wenn Kunden jede Aufgabe und jeden Meilenstein sehen können, wissen sie, was sie zu erwarten haben, da sie Teil des Prozesses sind. Dies erhöht ihr Vertrauen in uns, was zu mehr Mundpropaganda und Wiederholungsgeschäften führt. “

Heute ist Teamwork Projects vollständig in die Unternehmenskultur integriert, da Kommentare aus Gruppenstrategiesitzungen, spontaner Zusammenarbeit und Kundenfeedback schnell in eine Aufgabe umgewandelt oder an das Teammitglied weitergegeben werden können, das schnell reagieren kann.

“Das Fazit ist, dass Teamwork-Projekte unsere Arbeit erleichtern. Unsere Kunden sind jeden Tag glücklicher und die Software verbessert sich ständig. Wenn Sie eine Ressource finden, mit der Ihr Team effektiver arbeiten kann, während Ihr Unternehmen weiter wächst, bleiben Sie dabei. “