In diesem Beitrag werden wir die wichtigsten Kommunikationsfunktionen in Teamwork erläutern und erläutern, wie Sie sie verwenden können, um die Effizienz zu verbessern, die Arbeit neu zu priorisieren und Zeit für Ihr Team zurückzufordern.


Wann immer wir mit Kunden über die Auswirkungen sprechen, die Teamwork auf ihr Geschäft hatte, hören wir immer wieder, wie sehr es ihre Kommunikation verbessert hat. Da die gesamte Kommunikation jetzt über Teamwork erfolgen kann, verfügt jede Instanz über mehr Kontext, Rückverfolgbarkeit und Zweck - so können sie das E-Mail-Volumen reduzieren und die Effizienz massiv steigern. So wie es ist, verbringen viele Leute die Hälfte ihres Arbeitstages damit, ihren E-Mail-Posteingang zu streiten. Es ist einfach, so viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer E-Mails zu verbringen, wie Sie tatsächlich arbeiten, und noch einfacher, sich von Fragen oder Aufgaben ablenken zu lassen, die dabei nicht unbedingt Priorität haben. Mit Teamwork können Sie dieses Skript umdrehen. Anstatt die Kommunikation Ihre Arbeit bestimmen zu lassen - wie es so oft der Fall ist, wenn Sie reaktiv auf eingehende E-Mails und Anfragen reagieren - können Sie damit Ergebnisse erzielen. Indem Sie Ihre Arbeit und Aufgabenliste Priorität haben und kommunizieren lassen um sie stellen sicher, dass Sie immer Prioritäten setzen und darauf hinarbeiten, dass greifbare Ergebnisse erzielt werden. Hier ist unser Best-Practice-Leitfaden zu den verschiedenen Arten von Kommunikationsfunktionen in Teamwork: Was sind sie, wann werden sie verwendet und wie können Sie sie zusammen verwenden, um klarer, präziser und rücksichtsvoller zu kommunizieren.

1. Eingebetteter Chat und Projektkanäle

Teamwork verfügt über eine integrierte Sofort-Chat-Funktion, mit der Sie sich von überall in Teamwork aus problemlos mit dem Rest Ihres Teams und Ihrer Organisation unterhalten können. Dies bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Projektkanäle einzurichten. Ein Projektkanal ist ein Chat-Kanal, den Sie direkt aus einem Projekt erstellen können und der automatisch jeden Benutzer im Projekt einschließt. Dies ist ideal, wenn Sie einen Projektstart starten und alle zusammenbringen möchten, um Updates während Ihres Fortschritts auszutauschen und um sofortiges Feedback zu bitten.

Gut für:

  • Sofortige Rückmeldung

  • Schnelle Gruppenentscheidung

Nicht so toll für:

  • Weitergabe kritischer Projektinformationen

  • Bitten Sie die Leute, Dinge zu tun (erstellen Sie stattdessen eine Aufgabe!)

2. Projektnachrichten

Die Nachrichtenfunktion ist eine großartige Möglichkeit, wichtige Projektinformationen zu verteilen. Idealerweise verwenden Sie Nachrichten für die Kommunikation, für die kein sofortiges Feedback erforderlich ist oder für die keine Antwort erforderlich ist. Mithilfe von Nachrichten können Benutzer des Projekts alle wichtigen Informationen überprüfen, die über das Projekt und die zugehörigen Dokumente oder Links darin geteilt wurden. Es ist auch ein guter Ort, um eine überlegte Diskussion zu führen, da sich die Leute die Zeit nehmen können, über Feedback nachzudenken, bevor sie antworten. Hier einige Tipps zur Strukturierung Ihrer Nachricht:

  • Denken Sie über den Nachrichtentitel nach. Es sollte direkt auf den Punkt gebracht werden und den Lesern klar machen, worum es in der Botschaft geht.

  • Ein Thread sollte nur einem Thema gewidmet sein. Wenn jemand eine andere Diskussion aufruft, ist es am besten, diese Konversation an den entsprechenden Ort zu verschieben. Andernfalls wird die Konvertierung unterbrochen und der Thread der Nachricht wird nicht mehr zu einem zuverlässigen Aufzeichnungsort.

  • Überlegen Sie genau, wer in den Nachrichtenthread aufgenommen werden soll. Wenn Sie sich nicht sicher sind, glauben wir eher an Überkommunikation als an Unterkommunikation. Wenn es zu viel wird, kann sich die Person durch Nichtbeachten „stumm schalten“.

  • Versuchen Sie, Ihre Punkte zu nummerieren. Dies kann helfen, Verwirrung zu vermeiden, indem klargestellt wird, wer über was spricht. Alle Antwortenden können dann mit Bezug auf Punkt 1, Punkt 2 usw. zurückkehren.

  • Halte alles zusammen. Wenn Sie Dokumentation zur Überprüfung senden, speichern Sie sie im Datei- oder Linkbereich des Projekts, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff hat.

  • Machen Sie die nächsten Schritte klar. Seien Sie sich wirklich darüber im Klaren, ob Folgemaßnahmen oder Rückmeldungen, ein bevorstehendes Fälligkeitsdatum oder eine andere Dringlichkeit erforderlich sind.

Gut für:

  • Wichtige Updates mit wichtigen Stakeholdern teilen

  • Verteilung wichtiger Projektinformationen

Nicht so toll für:

  • Schnelles Feedback oder Entscheidungsfindung

  • Bitten Sie die Leute, Dinge zu tun (erstellen Sie stattdessen eine Aufgabe!)

3. Aufgabenkommentare

Kommentare zu Aufgaben sind für die tägliche Kommunikation unerlässlich, insbesondere in Bezug auf Arbeiten. Mit Kommentaren können Sie mit dem Kontext kommunizieren, indem Sie um Klarstellung bitten oder weitere Informationen anfordern oder jemanden darüber informieren, dass die Aufgabe abgeschlossen wurde. Auf diese Weise können Sie die gesamte Kommunikation zu jeder einzelnen Arbeit zusammenhalten.

Gut für:

  • Aufklärungsdetails klären

  • Aktualisierungen zu bestimmten Aufgaben

  • Führen Sie Aufzeichnungen über Diskussionen zu einem bestimmten Werk

Nicht so toll für:

  • Verteilung wichtiger Projektinformationen

  • Sofortiges Feedback erhalten

4. Emoji-Reaktionen

Obwohl Emojis am besten für den Spaß bekannt sind, den sie in jede Form der Kommunikation bringen, können sie auch beim Schreiben von Antworten viel Zeit sparen. Ihr Team kann Emojis verwenden, um schnell zu bestätigen, dass es eine Nachricht gelesen oder gesehen hat, ohne einen unnötigen Antwortpfad erstellen zu müssen.

Gut für:

  • Signalisierung Genehmigung oder Vereinbarung

  • Zeigt an, dass Sie etwas gelesen haben

  • Zeigen Sie Kollegen, dass Sie ihre Arbeit lieben

Nicht so toll für:

  • Informationen zu bestimmten Aufgaben oder Kommentaren beitragen

5. Antworten Sie per E-Mail

Manchmal können Sie Ihren E-Mail-Posteingang einfach nicht umgehen. Möglicherweise haben Sie es mit externen Stakeholdern zu tun, die Sie noch nicht als Mitarbeiter zu Ihrem Teamwork-Konto hinzugefügt haben. In dieser Situation haben wir es Ihnen auch leicht gemacht, schnell mit Ihrer Arbeit in Teamwork zu interagieren, ohne Ihren E-Mail-Posteingang zu verlassen (weitere Informationen hierzu finden Sie hier) hier und hier). Dies ist auch nützlich, wenn Sie unterwegs E-Mails über Ihr Telefon abrufen.

Gut für:

  • Interaktion mit Aufgaben und Nachrichten unterwegs

Nicht so toll für:

  • Erstellen eines Updates zum Senden an wichtige Stakeholder

  • Wichtige Unterlagen beifügen

Wie verwenden Sie diese Kommunikationsfunktionen in Teamwork? Teilen Sie Ihre Anwendungsfälle und besten Tipps zum Umgang mit Lärm in den Kommentaren unten.