Das erfolgreiche Erstellen und Verwalten eines Remote-Teams erfordert einige spezielle Überlegungen und Tools - Folgendes haben wir gelernt.


Wir glauben daran, die richtigen Leute einzustellen, wo immer sie sind. Für uns bedeutet dies die Rekrutierung und Einstellung von Remote-Mitarbeitern. Nur weil sich jemand nicht physisch im Hauptquartier befindet, heißt das nicht, dass er nicht zu unserem Team passt. Derzeit hat Teamwork.com 15 Remote-Mitarbeiter in 8 verschiedenen Ländern, die ein wichtiger Bestandteil unseres Teams sind.

Nachdem wir mit der Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne begonnen hatten, mussten wir eine Kultur schaffen, die Remote-Mitarbeiter einbezieht, da Kultur für eine effektive Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung ist. Wenn sich die Mitarbeiter nicht in die Menschen, mit denen sie arbeiten, und in das Unternehmen insgesamt investiert fühlen, können sie leicht aus den Augen verlieren, warum ihre tägliche Arbeit wichtig ist.

Und wenn Ihre Mitarbeiter nicht geografisch verbunden sind, findet eine lebendige Unternehmenskultur nicht standardmäßig statt. Sie müssen es mit Absicht erstellen.

Das Entwerfen einer Kultur bedeutet, dass Sie eine Umgebung schaffen, in der Menschen ihren Teamkollegen vertrauen und sich befähigt fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten. Sie fühlen sich den Menschen gegenüber verantwortlich, mit denen sie zusammenarbeiten - und sind motiviert, ihren Beitrag zu leisten.

Mit unserer Erfahrung haben wir ein dreistufiges System eingerichtet, das uns beim Aufbau eines Systems geholfen hat florierendes Remote-Team wo sich jeder verbunden fühlt, unabhängig davon, wo er sich befindet.

So funktioniert das:

1. Bauen Sie Beziehungen durch persönliche Zeit auf

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Die harte Wahrheit: Wenn Sie irgendeine Art von Unternehmenskultur schaffen, gibt es keinen Ersatz für persönliche Zeit.

Googles Projekt Aristoteles erstellte eine Studie, die 699 Personen in kleinere Gruppen aufteilte und ihnen Aufgaben gab. Einige dieser kleinen Gruppen erledigten Aufträge schneller als andere, und es gab konkrete Gründe dafür. Während alle besten Teams unterschiedliche „Gruppennormen“ oder Kulturarten hatten, hatten sie alle eines gemeinsam: Die erfolgreichsten Teams erzielten die höchste Punktzahl bei „durchschnittlicher sozialer Sensibilität“. Mit anderen Worten, sie hatten ein höheres Verständnis dafür, wie sich ihre Teamkollegen fühlten.

Das Verständnis der Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sorgt für eine positive und effiziente Zusammenarbeit. Es ist jedoch unmöglich, wichtige Hinweise oder "Lesen des Geistes in den Augen", wie sie es nennen, aufzunehmen, wenn Sie sich nicht am selben Ort befinden. Die Verwendung des Video-Chats für Besprechungen ist der erste Schritt, aber nicht die gesamte Lösung. Firmenretreats und Meet-ups sind erstaunlich, aber sie können kostspielig sein und sind normalerweise selten. Es ist nicht unmöglich, diese persönliche Zeit mit Remote-Mitarbeitern zu verbringen, aber Sie müssen konkrete Schritte unternehmen, um sie in Ihrer Agentur zu pflegen.

Lösung: Anfängliche Inhouse-Zeit

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Bei Teamwork.com verbringt jedes neue Mitglied des Teams drei Monate im Haus, um sich besser kennenzulernen. Wenn Sie mit dem Rest des Teams neue Mitarbeiter einstellen, bevor Sie mit der Remote-Arbeit beginnen, tauchen Sie vollständig in die Unternehmenskultur ein. Es ist eine entscheidende Zeit, denn der Aufbau dieser Beziehungen schafft die „soziale Sensibilität“, die alle Teams benötigen, um effizient zu arbeiten.

Es ist keine feste Regel, dass jeder Mitarbeiter die vollen drei Monate bleibt (manche Menschen haben familiäre Verpflichtungen), aber selbst eine kurze persönliche Zeit hilft dabei, eine Kultur zu schaffen, in der Teamkollegen ineinander investiert sind.

Lösung: Social Video-Chat

Wenn Sie Zeit planen, wie z. B. Gespräche mit Wasserkühlern, damit Remote-Teammitglieder über Video-Chat mit anderen Teamkollegen chatten können, können sie sich in die Personen investiert fühlen, mit denen sie arbeiten. Eins-zu-eins-Verbindungen zwischen Teammitgliedern finden organisch innerhalb eines Büros statt, aber es ist viel schwieriger, dies auf natürliche Weise mit jemandem zu tun, der physisch aus den Büroräumen entfernt ist.

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Machen Sie diese Wasserkühlergespräche alle zwei Wochen zu einer Unternehmensrichtlinie (anstatt zu einer Empfehlung) und planen Sie sie im Kalender ein. Dies stellt sicher, dass diese wichtigen Verbindungen tatsächlich zustande kommen und nicht zugunsten anderer Arbeiten verschoben werden. Beratungsunternehmen Leben trifft Arbeit empfiehlt außerdem, soziale Sitzungen teamweit zu planen, zusätzlich zu Gesprächen zwischen Einzelpersonen über Wasserkühler. Sie schlagen vor virtuelle Happy Hour oder Kaffeepausen, dies sind geplante (aber nicht obligatorische) Zeiten für die teamweite Bindung. In diesen teamweiten Video-Chat-Treffpunkten ist kein Gespräch rund um die Uhr erlaubt - es ist nur eine gute Gelegenheit für Teammitglieder, sich kennenzulernen.

2. Erhalten Sie einen Einblick in ihren Arbeitstag

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Nach dem Aufbau von Beziehungen müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen Einblick in den Arbeitstag jedes Mitarbeiters haben. Wenn jemand mit Ihnen im Büro sitzt, ist es leicht zu sehen, welche harte Arbeit er leistet und wie er für einen anspruchsvollen Kunden die Extrameile geht. Wenn sie lange bleiben, wissen Sie es. Wenn sie mit einem schwierigen Projekt zu kämpfen haben, können Sie es auf ihrem Gesicht sehen.

Ein entfernter Mitarbeiter wird jedoch nicht auf die gleiche Weise belohnt, wenn er darüber hinausgeht. Es ist unmöglich, all die kleinen Dinge zu sehen, die sie tun, um die Agentur zum Erfolg zu führen. Daher bleibt ein Großteil ihrer Arbeit unbemerkt - und damit können ihre Beiträge übersehen werden.

Bei der Transparenz in den Tagen Ihrer Remote-Mitarbeiter geht es nicht darum, ihren Workflow zu überwachen, sondern darum, eine Kultur zu entwickeln, in der sich die Teammitglieder sowohl geschätzt als auch verantwortlich fühlen. Bei Teamwork.com erhalten wir vierteljährlich die Auszeichnung „Teamwork Legend“. Dies ist eine Möglichkeit, unsere Wertschätzung für unsere Kollegen zu zeigen, etwas Beeindruckendes zur Kenntnis zu nehmen und die großartige Arbeit eines Menschen insgesamt hervorzuheben.

Große und kleine Erfolge werden jeden Tag erzielt. Die Idee dahinter ist, Menschen für ihren Beitrag zum Unternehmen, zu ihren Teams, zum Produkt und zum Unternehmen zu belohnen. "Teamwork Legends" erhalten ein Zertifikat und (wenn sie in Irland ansässig sind) 50 € One4All geschenkkarte oder (wenn sie entfernt sind) technische Waren im Wert von 50 USD bei Amazon. Hier sind einige Tools, auf die wir uns verlassen, um ein Bewusstsein dafür zu schaffen, was unsere „Legenden“ brauchen und welche Beiträge sie jeden Tag liefern:

Lösung: Echtzeit-Zeiterfassung

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Sie müssen nicht stundenweise abrechnen, damit Ihre Agentur dies tun kann profitieren Sie von der Zeiterfassung. Es geht nicht darum, "Big Brother" zu sein und Ihre Mitarbeiter im Mikromanagement zu verwalten. Es geht darum, einen Einblick in ihren Arbeitstag zu bekommen - damit Sie sie angemessen belohnen können.

Integrieren Teamwork-Projekte mit einer App wie TimeDoctor sie erhalten einen umfassenden Überblick über den Workflow Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit. Sie können in Echtzeit überprüfen, an welcher Aufgabe in Teamwork-Projekten gearbeitet wird, und täglich oder wöchentlich Berichte darüber erhalten, wie jeder seine Zeit verbringt. Die TimeDoctor-Integration ist flexibel, sodass Sie so viele (oder so wenig) Details über die täglichen Leistungen Ihres Teammitglieds sehen können.

Auch hier geht es nicht darum, Ihre Mitarbeiter zu überwachen, sondern zu sehen, wann sie eine Hand benötigen oder wie Sie sie produktiver machen können. Wenn jemand im Büro ist, kannst du sagen: "Hey, was hast du vor? Brauchen Sie Hilfe?" auf informelle Weise. Aber um dies mit einem Remote-Mitarbeiter zu tun, müssen Sie ihn im Chat anpingen, was aufdringlicher wirken kann. Wenn Sie die Berichte Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit oder am Ende der Woche einsehen, wissen Sie mehr darüber, wo sie Ihre Hilfe benötigen, ohne dass sie Sie danach fragen müssen.

Lösung: Wählen Sie die richtigen Werkzeuge

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Die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit fördert die Transparenz des Workflows, da Sie genau sehen können, was Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt tun. Auch hier geht es nicht darum, sie zu überwachen, sondern ihnen die Anerkennung zu geben, die sie für ihre Arbeit verdienen. Da Workflow-Tools Transparenz für alle bieten, haben Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl, dass Sie sie unnötig einchecken oder Mikromanagement betreiben. Zu sehen, woran alle anderen im Unternehmen arbeiten, wird sie dazu inspirieren, härter zu arbeiten. Hier sind einige unserer bevorzugten Tools für eine transparente Zusammenarbeit:

  • Projektmanagement-Software. Ein Projektmanagement-Tool wie Teamwork-Projekte zeichnet online auf, wer wofür verantwortlich ist, damit keine Aufgaben durch die Ritzen rutschen - und alles pünktlich erledigt wird.

  • Dokumentieren Sie Kollaborationssysteme. Das Dokumentenkollaborationssystem von Quip verfügt über einen Feed, in dem Sie sehen können, woran jeder in Ihrem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet.

  • Chat-Tools. Teamwork Chat ist eine schnelle, synchrone Möglichkeit, mit Ihrem gesamten Team zu kommunizieren. Mit einem Chat-Tool können Sie Antworten auf schnelle Fragen erhalten, ohne E-Mails hin und her zu senden.

3. Geben Sie ihnen Einblick in das „größere Bild“

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Sobald Sie Beziehungen aufgebaut und sich ein Fenster in die Arbeit Ihrer Mitarbeiter gegeben haben, müssen Sie geben sie ein Fenster in dein. Agenturen haben die zweithöchste Fluktuationsrate aller Branchen (30%). Um Ihre Mitarbeiter zu investieren und Ihre Fluktuationsraten niedrig zu halten, müssen Ihre Mitarbeiter das „Gesamtbild“ des Unternehmens sehen. Die Transparenz des Unternehmenswachstums hilft ihnen, ihren Beitrag zum Betrieb der Agentur zu verstehen - und stellt sicher, dass sie nicht bei der ersten Chance auf einen höheren Gehaltsscheck kündigen. Da Gespräche über teamweite Ziele beim Mittagessen oder am Wasserkühler für Remote-Mitarbeiter nicht auf natürliche Weise stattfinden können. Es ist Ihre Aufgabe, sie zu kultivieren.

Lösung: Einzelgespräche

Langfristige persönliche Zielverfolgung kann Ihren Mitarbeitern helfen, sich in das Unternehmen investiert zu fühlen - und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie dabei bleiben. Wenn Ihre Agentur beispielsweise ständig versucht, neue Kunden zu gewinnen, kann ein Ziel ein Kundenvorschlag pro Woche, zwei abgeschlossene Geschäfte pro Monat und zwanzig pro Jahr sein.

Wir empfehlen monatliche Video-Chats, in denen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammensetzen und besprechen können, ob sie ihre Ziele erreichen. Diese Einzelgespräche sind keine formellen, beängstigenden Leistungsüberprüfungen. Sie sind Tools, mit denen Sie einen Einblick erhalten, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit auf die nächste Stufe heben können.

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Durch die Planung dieser Einzelgespräche bleiben Sie immer auf dem Laufenden, was Ihre Mitarbeiter zur Erreichung ihrer Ziele benötigen. Sie informieren Ihre Mitarbeiter jedoch auch darüber, dass ihr Erfolg für Sie wichtig ist. Da sie wissen, dass Sie in ihrer Ecke sind, bleiben sie eher bei Ihrer Agentur.

Lösung: Besprechungen mit allen Händen

Wöchentliche All-Hands-Meetings motivieren Ihr Team, indem sie teamweite Ziele verfolgen. Die Möglichkeit, die Woche mit Remote-Mitarbeitern im Video-Chat zusammenzufassen, ist eine einfache Möglichkeit, persönliche Verbindungen aufzubauen. Jede Person erfährt von Erfolgen und Frustrationen im gesamten Team, anstatt sich in den Silos von Agenturprojekten getrennt zu fühlen.

Wir gebrauchen Zoomen für Video-Chat, da wir im Gegensatz zu anderen Video-Chat-Apps alle gleichzeitig sehen können. Es fühlt sich eher wie ein persönliches Treffen an, als mit anderen Apps, die wir ausprobiert haben. Ein großartiges All-Hands-Meeting sollte einige Momente dauern, um großartige Einzelarbeiten zu erkennen und sie dann in den Kontext des gesamten Fortschritts der Agentur zu stellen. Wenn Sie beispielsweise jemandem zum Abschluss eines wichtigen Geschäfts gratulieren, geben Sie an, wie viele Geschäfte in diesem Jahr abgeschlossen wurden (und ob Sie die Teamziele erreichen). Während es für Mitarbeiter möglicherweise nicht unbedingt erforderlich ist, über Erfolgsmetriken Bescheid zu wissen, kann das Teilen dieser Kennzahlen dazu beitragen, Kameradschaft aufzubauen und alle zu motivieren, hart für den Erfolg der Agentur zu arbeiten.

Bleiben Sie mit leidenschaftlichen Teammitgliedern auf der ganzen Welt in Verbindung

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Wenn viele Unternehmen über die Vorteile des Aufbaus eines Remote-Teams sprechen, sprechen sie darüber, wie es den Talentpool erweitert, aus dem sie schöpfen können.

Für uns ist es etwas mehr. Wenn wir bei Teamwork jemanden in einem anderen Land einstellen, bringen wir nicht nur die besten Talente ein, sondern auch Gleichgesinnte, die unsere Vision aus der ganzen Welt teilen. Unsere starke Unternehmenskultur geht über den physischen Standort hinaus, weil wir sicherstellen möchten, dass die leidenschaftlichsten Menschen ein Teil davon sein können - egal ob sie aus Cork oder Kalifornien stammen. Wenn Sie glauben, Teil des Teams zu sein, haben wir eine Reihe von offene Rollen, für die Sie sich heute bewerben können.

Haben Sie große Erfolge beim Aufbau der Unternehmenskultur mit Remote-Mitarbeitern erzielt? Wir würden uns freuen, Ihre Tipps im Kommentarbereich unten zu hören!