Las Olas Tech ist eine Agentur für digitales Marketing, die von einem Team von Fachleuten für digitales Marketing geleitet wird. Von ihren Büros in Miami, Florida (USA) aus, bieten sie Social Media Marketing, Website-Entwicklung, SEO und Werbekampagnen an, damit Kunden echte Verbindungen zu ihrem idealen Publikum aufbauen können.

Jeff Mendelson, Gründer von Las Olas Tech, stellte fest, dass sein Unternehmen über die Einschränkungen der Funktionen in Basecamp hinauswuchs und Projektmanagement-Software benötigte, mit der sein Heimteam und seine Remote-Mitarbeiter Aufgaben, Dateien und Kommunikation von überall aus organisieren konnten. Er wandte sich an Teamwork Projects, um Lösungen zu finden, und verzeichnete eine deutliche Steigerung der Produktivität in seinem Team - und ein positives Feedback von Kunden.

“Ich empfehle Teamwork Projects jedem, der zuhört: Soloprenuern, die gerade erst anfangen, Non-Tech-Unternehmen und allen, die die Verantwortlichkeit gegenüber Kunden oder Kunden außerhalb ihres Standorts aufzeichnen und nachverfolgen müssen.

Die Herausforderungen

Jeff war jahrelang ein Fan von Basecamp 1.0 und nutzte es, um Aufgaben für sein Team zu koordinieren. Er war auch ein Fan von Basecamp-Gründer Jason Fried und der Geschäftsgrenze, die er in seinem Buch beschrieb Nacharbeit. Als Basecamp jedoch auf seine neue Plattform umzog, verschwand die Zeiterfassungsfunktion, wodurch eine wichtige Komponente für den Workflow des Unternehmens bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern entfernt wurde.

“Glücklicherweise, Nacharbeit ich habe gelernt, dass selbst die Gründer von Basecamp keine Angst haben, Funktionen zu verwerfen, die sie nicht nützlich fanden. Deshalb habe ich beschlossen, ein Stichwort zu nehmen und eine andere Lösung zu finden. "

Zu den Prioritäten der neuen Software gehörten Integrationen mit anderen wichtigen SaaS-Plattformen wie Google Drive und Dropbox, da dies Programme waren, die sein Team und seine Kunden häufig zum Erstellen und Freigeben von Dateien verwendeten. Jeff wollte auch benutzerfreundliche Funktionen zur Zeiterfassung und Aufgabenberichterstattung, damit sich sein Team auf seine Arbeit konzentrieren kann, anstatt Zeit damit zu verbringen, ihren täglichen Fortschritt in komplizierter Planungs- und Aufgabenorganisationssoftware aufzuzeichnen. Las Olas Tech brauchte eine bessere Möglichkeit für Teammitglieder und Kunden, ebenfalls zu interagieren. Basecamp bot keine Datenschutzeinstellungen an, mit denen wichtige Dateien und Informationen geteilt werden konnten, ohne dass jeder Zugriff auf alle Konversationen und Aufgaben im Projekt hatte.

“Eine intuitive Benutzeroberfläche war tatsächlich eines meiner Hauptanliegen für eine neue Plattform. Wir wollten es allen leicht machen, mehr Arbeit zu erledigen, ohne dass die Software im Weg steht. “

Die Lösung

Einfacheres Onboarding war definitiv eines der Verkaufsargumente für Teamwork-Projekte. Sobald Jeffs Team anfing, mit der Software zu arbeiten, organisierten sie Projekte damit und übernahmen bald neue Funktionen in ihre Workflows. Jetzt hat Jeff eine (einfache) Wissenschaft.

“Für neue Mitarbeiter und Kunden liebe ich es, sie an die zu schicken zweiminütiges Intro-Video auf der Teamwork.com-Website. Danach plane ich einen 15-minütigen Anruf, um einige der Funktionen zu erläutern, die wir am häufigsten verwenden, und das war's! Gemacht und gemacht!"

Obwohl das Onboarding ein Kinderspiel war, machte es Jeff nervös, alle Daten von Las Olas Tech von Basecamp auf eine andere Plattform zu verschieben. Er wusste, dass er bessere Werkzeuge brauchte, aber er wollte nicht alle Projektinformationen wechseln und verlieren, die er im Laufe der Jahre aufgebaut hatte. Zum Glück ist die Basecamp Importeur fügen Sie alle Daten mit nur wenigen Klicks direkt in Teamwork Projects ein. Das Team ist seit fünf Jahren in Teamwork-Projekten aktiv und hat seine Prozesse verfeinert. Jedes Teammitglied weiß, wie man einstellt berechtigungen bei jedem Projekt sind also öffentliche und private Gespräche möglich. Kunden, die den Fortschritt regelmäßig überprüfen möchten, können auf diese zugreifen. Für Kunden, die nur regelmäßige Updates wünschen, verwendet das Team die berichtsfunktionen in Teamwork-Projekten.

“Das Abrufen von Updates für Kunden oder das Team ist mit den Tools in Projects so einfach, da das Erstellen von Berichten einfach, schnell und problemlos ist. “

Teamwork Projects vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Teammitgliedern auf der ganzen Welt. Jeff stellte seinen ersten ein online-Business-Manager bei Las Olas Tech und ließ sie SOPs (Standard Operating Procedures) erstellen, die sie zusammen mit den von ihnen erstellten Vorlagenaufgaben in Teamwork-Projekte platzierten. Unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden, können sie auf diese Schlüsseldokumente zugreifen und sie nach Bedarf anpassen, wenn sich Software-Upgrades oder Dienstanbieter ändern.

“Ich sage meinen Kunden und Teammitgliedern, dass es egal ist, ob Sie sich auf der anderen Straßenseite oder auf der halben Welt befinden - Sie sind für mich weit entfernt. Wir brauchen ein effektives Mittel zur Kommunikation und Zusammenarbeit, damit diese Beziehung funktioniert, und Teamwork-Projekte sind das beste Werkzeug, das ich gefunden habe, um dies zu erreichen. "

Die Vorteile

Durch eine klare Ausrichtung der Teammitglieder und einen verbesserten Kommunikationskanal für die Kunden konnte jeder mehr von seinen Stunden für produktive Arbeit zurückfordern. Die Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen oder der Verfolgung von E-Mail-Konversationen ist vorbei, und jeder in einem Projekt verfügt zu jedem Zeitpunkt über die aktuellsten Informationen.

“Der ROI ist unermesslich. Jeder, von unserem Team bis zu Kunden und Auftragnehmern, weiß, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wie man eincheckt. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit erheblich. “

Aufgabenlisten, aufgabenverwaltung und Transparenz haben allen mehr Rechenschaftspflicht und andere Tools gegeben, um Projekte ohne viele weitere Fragen oder Besprechungen voranzutreiben. Jeff sagt, dass es eine enorme Zeitersparnis war, nur die Anzahl der Team- und 1-zu-1-Meetings zu reduzieren.

Wenn Jeffs Team bei Teamwork Projects auf Fragen stößt, ob es darum geht, wie eine Funktion funktioniert oder wie sie ihre Workflows weiter optimieren können, ist der Support immer da. Da die Videos schnell und spezifisch sind, verliert das Team keine Zeit, um sich über eine neue Funktion zu informieren.

Teamwork Projects hält Las Olas Tech seit 2012 zusammen, und da sich ihre Anforderungen erweitert haben, haben sich auch die Funktionen, Integrationen und der Support erweitert. Jeff kann sich nicht vorstellen, einen Arbeitstag ohne ihn zu überstehen.

“Ehrlich gesagt ist Teamwork Projects der einzige Weg zu rollen. Von einer einfachen Aufgabenliste bis zur Verwaltung größerer Projekte bleibt alles in Schach. Ohne sie wären wir im dunklen Zeitalter. "