Nehmen Sie das Geld auf, das Ihre Agentur auf dem Boden liegen lässt, indem Sie nicht abrechnungsfähige Aufgaben automatisieren - verkürzen Sie die Zeit, um auf E-Mails zu antworten, Vorschläge zu generieren und vieles mehr.


Die Formel für die Rentabilität in einer Agentur ist einfach. Je mehr Stunden Ihre Mitarbeiter abrechnen, desto mehr Geld verdienen Sie. Es ist jedoch schwierig, diese abrechnungsfähigen Stunden zu maximieren, wenn Ihre Mitarbeiter zumindest festgefahren sind 18.9 stunden pro Woche für nicht abrechnungsfähige Aufgaben. So könnte diese Aufschlüsselung der nicht abrechnungsfähigen Stunden aussehen.

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Ohne ein großartiges Kundenmanagement oder exzellente Projektvorschläge würde die gesamte Agentur auseinanderfallen - es wäre keine Arbeit zu berechnen. Es ist verlockend, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, sich durch ihre nicht abrechnungsfähige Arbeit zu beeilen, weil Sie nicht dafür bezahlt werden, aber jede nicht abrechnungsfähige Aufgabe gut zu erledigen, ist notwendig, um Ihre Agentur am Leben zu erhalten. Hier ist also die Frage:

“Wie können Sie Ihre abrechnungsfähigen Stunden erweitern, ohne die Kundenbetreuung zu beeinträchtigen? “

Die Antwort auf die Maximierung der Qualität und die Minimierung des Zeitaufwands für nicht abrechnungsfähige Aufgaben ist die Automatisierung. Durch die Automatisierung werden hier und da einige nicht abrechnungsfähige Minuten eingespart - und es entsteht ein System, in dem die Ergebnisse konsistent und erstklassig sind. So können Sie mithilfe der Automatisierung 8,5 dieser nicht abrechnungsfähigen Stunden pro Mitarbeiter und Woche reduzieren und den Umsatz um 45,37% steigern.

Verkürzung der Antwortzeit auf E-Mails

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Das Kundenbeziehungsmanagement fällt häufig nicht in den Bereich der vertraglich vereinbarten abrechnungsfähigen Stunden, obwohl es eine notwendige Komponente für die Aufrechterhaltung hervorragender Kundenbeziehungen ist. Die Zeit, die Sie für das Beantworten von E-Mails aufgewendet haben, verkürzt Ihren Arbeitstag. Gemäß eine Studie der Radicati Group technologie-Marktforschungsunternehmen, die durchschnittliche Anzahl von E-Mails pro Tag beträgt 35. Wenn das Schreiben jeder E-Mail etwa 3 Minuten dauert, sind dies 1 Stunde und 45 Minuten verloren jeden Tag nur E-Mails senden. Wenn das entmutigend klingt, möchte ich Ihnen weitere schlechte Nachrichten geben. Diese Schätzung beinhaltet nicht die Zeit, die für das Lesen oder Überprüfen von E-Mails aufgewendet wurde, sondern nur die Beantwortung dieser Fragen. Und es wird davon ausgegangen, dass Mitarbeiter ihre E-Mails auf einmal abrufen, wenn Studien gezeigt haben, dass Mitarbeiter normalerweise zulassen, dass E-Mails ihren Workflow den ganzen Tag über unterbrechen. 35 E-Mails x 3 Minuten pro E-Mail = 105 Minuten pro Tag verloren Gesamtzeitverlust: 8,75 Stunden pro Woche

Lösung: Verwenden Sie automatisierte E-Mail-Antworten und -Auslöser

Reduzieren Sie die Zeitverschwendung bei E-Mail-Aufgaben durch die Verwendung von vordefinierten Antworten. Sie können sie für verschiedene Arten der Kundenkommunikation erstellen, z. B. E-Mails zur Projektabwicklung, Nachverfolgung, Besprechungspläne und Feedback. Sie sind auch für E-Mails nützlich, die eine persönliche Note benötigen. Fügen Sie ein paar kleinere Änderungen hinzu, und die vordefinierte Antwort erledigt immer noch den größten Teil der Arbeit.

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Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie eine erstellen Zapier-Abzug zwischen Teamwork Projekte und Teamwork Schreibtisch. Der Auslöser generiert eine neue E-Mail an einen Kunden für Sie, wenn Sie ein Projekt starten, beenden oder auf Wunsch des Kunden Änderungen vornehmen. Diese kleinen Automatisierungsverbesserungen können die Zeit für das Senden einer professionellen E-Mail von drei Minuten auf eine Minute verkürzen und gleichzeitig die Konsistenz und Qualität Ihrer Kommunikation verbessern.

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Zeitersparnis: 2,9 Stunden pro Woche

Projektvorschläge systematisch machen

Vorschläge sind wichtig, um Kunden zu fangen und zu halten. Sie sind eine der größten zeitraubenden, nicht abrechnungsfähigen Aufgaben, da sie die besten Anstrengungen und die kreative Energie Ihrer Mitarbeiter erfordern. Der Prozess ist jedoch unglaublich schwer zu rationalisieren. Kreative Arbeit ist unvorhersehbar, es ist daher unmöglich, sicher zu sein, wie lange es dauern wird, bis die richtige Idee gefunden ist. Und wenn Ihre Mitarbeiter die Idee nicht sorgfältig ausarbeiten, wird möglicherweise ihre gesamte Arbeit verschwendet. Nur weil sie zu verstehen, warum eine Idee großartig ist, bedeutet nicht, dass Ihre Kunden dies tun werden. Laut Ali Naqvi, Business Director bei Neo @ Ogilvy, kann dies bis zu 6.5 stunden, um einen Vorschlag zu schreiben, selbst wenn er effizient ist. Für jemanden, der weniger erfahren ist, kann es viel länger dauern. Gesamtzeitverlust: 6,5 Stunden pro Woche.

Lösung: Verwenden Sie ein Angebotsverwaltungssystem

Während die kreative Arbeit hinter Vorschlägen möglicherweise unvorhersehbar ist, ist es wichtig, die Standardaufgaben, die Sie ausführen, zu reduzieren können vorhersagen. Verwendung eines Angebotsverwaltungssystems wie Vorschlagen bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Vorlagen verwenden können, anstatt von vorne zu beginnen. Wenn Sie einige unternehmensweite Vorlagen festlegen und für jedes Projekt verwenden, wissen Ihre Mitarbeiter immer, wo sie anfangen sollen - und verschwenden keine Zeit damit, auf ein leeres Dokument zu starren.

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Mit einem Angebotsverwaltungssystem werden die kleinen Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen - wie das Erstellen von Abschnitten, das Einfügen des Kundennamens in jeden Slot und das Exportieren zum Senden - automatisch erledigt. Auf Client-Seite wird der Genehmigungsprozess auch durch sichere digitale Signaturen und eine einfache Schaltfläche zum Genehmigen oder Ablehnen optimiert. Laut den Daten von Proposify können Ihre Mitarbeiter so viel sparen wie zwei Stunden pro Vorschlag. Zeitersparnis: 2 Stunden pro Woche.

Verabschieden Sie sich von unproduktiven Meetings

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In der Agenturarbeit sind die Mitarbeiter häufig auf einzelne Projekte beschränkt. Daher sind Teambesprechungen erforderlich, um wichtige Ankündigungen, Hauptziele und Projektstatusinformationen zu kommunizieren. Auch wenn Teammanager versuchen, die Dinge mit "Check-in" - oder "Update" -Sitzungen schnell und einfach zu halten, bietet jedes Teammitglied eine kurze Zusammenfassung seiner Aufgabenliste und der erledigten Aufgaben. Während diese Check-in-Meetings gute Ideen auf dem Papier sind, sind sie in der Praxis nicht abrechnungsfähig und oft eine enorme Zeitverschwendung. Besprechungen ohne spezifische detaillierte Agenda werden in Nebengespräche umgewandelt und unterbrechen den Workflow Ihrer Mitarbeiter.

Manchmal kann das Streben nach Effizienz tatsächlich zu Ineffizienz führen.

Das durchschnittliche Treffen dauert ungefähr eine Stunde. Die verlorene Zeit ist jedoch nicht nur die in der Besprechung verbrachte Zeit. Studien haben gezeigt, dass die Unterbrechung der konzentrierten Arbeit einen zusätzlichen Zeitverlust darstellt, der die Arbeitnehmer durchschnittlich beschäftigt 25 minuten, um wieder auf Kurs zu kommen nach einer Unterbrechung - und das zusätzlich zu den 15 Minuten, die zur Vorbereitung des Meetings benötigt werden. Gesamtzeitverlust: 1,6 Stunden pro Woche

Lösung: Integrieren Sie Ihr Projektmanagement-Tool in I Done This

Integration Ihrer Projektmanagement-Software in Ich habe das getan bietet Ihnen alle Vorteile von Update-Meetings ohne Hinzufügen jeder Zeit zum Zeitplan Ihrer Mitarbeiter. I Done Dies verfolgt die Erfolge aller und teilt sie teamweit - aber durch Integration mit Teamwork Projekte, sie müssen es nicht manuell aktualisieren. Wenn Sie eine Aufgabe abhaken oder die Zeit in Teamwork-Projekten verfolgen, habe ich dies getan protokolliert die Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Am Ende des Tages habe ich fertig. Dies sendet eine Zusammenfassung der Aufgaben, die alle erledigt haben, an das gesamte Unternehmen, fördert die Teammentalität und erhöht die Verantwortlichkeit.

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Zeitersparnis: 1,6 Stunden pro Woche.

Manuelle Rechnungsstellung eliminieren

62% von Rechnungen bei digital werbung agenturen zahlen Kunden mehr als 60 Tage und 94% mehr als 30 Tage ein Bericht von FastPay. Auch wenn Sie die Zahlung irgendwann erhalten, kostet Sie das Hin und Her wertvolle Zeit. Es gibt auch die gesamte manuelle Dateneingabe, die erforderlich ist, wenn Ihre Agentur Rechnungen sendet. Dabei wird die nachverfolgte Zeit nach Kunden, dann nach Projekten organisiert und anschließend in den Rechnungsbeleg eingetragen. Diese Art der Arbeit erfordert viel Liebe zum Detail. Wenn ein Mitarbeiter eine falsche Rechnung erhält, können Sie den Kunden nicht kontaktieren und sagen: "Nur ein Scherz! Du schuldest uns mehr Geld. “ Das Organisieren von Zeiterfassungsprotokollen nach Client und Projekt dauert mindestens 15 Minuten. Das Erstellen der Rechnung und die manuelle Eingabe dieser Informationen dauert ungefähr 25. Das sind 40 Minuten pro Rechnung, und jeder Mitarbeiter führt wahrscheinlich etwa 3 Projekte pro Woche durch - ohne Berücksichtigung aller Folge-E-Mails, die Sie senden müssen, wenn Kunden zu spät bezahlen. Gesamtzeitverlust: 2 Stunden pro Woche.

Lösung: Integrieren Sie die Buchhaltungssoftware in Ihr Projektmanagement-Tool

Durch die Integration Ihrer Buchhaltungssoftware in Teamwork Projects werden die Zeitprotokolle Ihrer Mitarbeiter automatisch nach Projekt und Kunde organisiert. Es erfolgt keine manuelle Dateneingabe, nur ein paar Klicks. Eine Integration mit dieser Option können Sie Rechnungen per Knopfdruck in FreshBooks exportieren.

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Von innen FreshBooks, das Senden der Rechnung dauert nur wenige Klicks. Der Kunde kann online bezahlen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie automatische Erinnerungen und verspätete Gebühren einrichten. Auf diese Weise müssen Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nicht damit verbringen, E-Mails manuell zu überprüfen und Rechnungen zu aktualisieren. Zeitersparnis: 2 Stunden pro Woche.

Fazit: Kleine Veränderungen, große Einsparungen

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Zeit sparen ist wie Geld sparen: Jedes bisschen hilft.

Ein paar Minuten Zeitersparnis mit einer dieser zeitsparenden Lösungen erleichtern jeden Tag. Wenn Sie sie zusammenstellen, werden Sie jede Woche eine ernsthafte Zeit aus Ihrem Zeitplan zurückfordern. Durch die Implementierung der Lösungen in diesem Artikel haben Sie 8,5 Stunden pro Mitarbeiter und Woche gespart. Hier ist eine Aufschlüsselung der Einsparungen:

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Das ist ein ganzer zusätzlicher Arbeitstag pro Mitarbeiter. Wenn Sie die prozentuale Änderung berechnen, wenn Sie diese 8,5 zusätzlichen Stunden in Rechnung stellen, erhöht sich Ihr Umsatz um 45,37%. Das Beste an diesen Automatisierungs-Hacks ist, dass Sie nicht nur einen auswählen oder deren Verwendung auf nur einen Mitarbeiter beschränken müssen. Sie können sie alle unternehmensweit zusammen verwenden. Sie tragen dazu bei, ein qualitativ hochwertiges, zuverlässiges System für nicht abrechnungsfähige Aufgaben zu schaffen und Stunden für alle zu sparen. Während die Zahlen für Ihre Agentur möglicherweise nicht exakt gleich sind - für jede Aufgabe etwas länger oder etwas kürzer -, sind die Ergebnisse gleich. Durch die Automatisierung der nicht abrechnungsfähigen Aufgaben wird die mühsame Arbeit reduziert und Ihr Umsatz steigt.