Eine Agentur zu leiten kann ein äußerst lohnendes Geschäft sein. Arbeiten Sie mit Kunden zusammen, um dauerhafte, für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften aufzubauen, und nutzen Sie Ihr Fachwissen, um anderen Unternehmen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen: Was könnte besser sein?


Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, all diese beweglichen Teile zu verwalten und gleichzeitig ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie mehrere Projekte auf mehreren verschiedenen Clients unter einen Hut bringen müssen - ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird.

Wie machen es die besten Agenturen? Sie verlassen sich auf das Projektmanagement - und die Projektmanager -, um auf dem richtigen Weg zu bleiben, die Arbeit im Budget und pünktlich zu erledigen und sicherzustellen, dass jeder Kunde zufrieden ist.

Warum Projektmanagement der Schlüssel zum Aufbau einer erfolgreichen Agentur ist

Wenn Sie eine Agentur leiten, ist es entscheidend, dass Ihre Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und innerhalb des Umfangs ausgeführt werden, um ein effizientes und profitables Geschäft aufzubauen.

Hier kommt das Projektmanagement ins Spiel. Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Nachverfolgung und (Überraschung!) Verwaltung Ihrer Projekte von Anfang bis Ende.

Als Agentur bedeutet die Implementierung des Projektmanagements nicht nur, dass Sie Zeit und Geld sparen. Außerdem erhalten Sie ein klareres Verständnis dafür, welche Projekte rentabel sind, wie viel Zeit Sie für abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Arbeiten aufwenden und wo und wie Ihre Ressourcen ausgegeben werden, damit Sie Ihre Prozesse bei der Skalierung optimieren können.

Was sind die besten Methoden für das Projektmanagement von Agenturen?

Es gibt fast so viele Projektmanagementmethoden wie Projekte, die verwaltet werden müssen. (Benötigen Sie einen schnellen Überblick? Lesen Sie unseren Leitfaden zu projektmanagement-Methoden hier!)

Das Finden der Projektmanagementmethode, die für Ihre Agentur am besten geeignet ist, erfordert wahrscheinlich einige Versuche und hängt auch von folgenden Faktoren ab:

  • Was sind Ihre Ergebnisse?

  • Welche Branchen bedienen Sie?

  • Wie Ihre Kunden lieber arbeiten

Für Kreativagenturen möchten Sie beispielsweise mit einem Hybrid beginnen agiler Ansatz so können Sie flexibel auf Änderungen reagieren und in regelmäßigen Abständen Kundenfeedback erhalten.

Für einige Agenturen reicht es möglicherweise nicht aus, nur eine Projektmanagement-Methodik zu implementieren: Sie benötigen einen engagierten Projektmanager, um einen reibungslosen Ablauf in allen Abteilungen zu gewährleisten. Wenn das nach Ihnen klingt, lesen Sie weiter für unseren Field Spotter-Leitfaden für Projektmanager von Agenturen.

Die 4 Arten von Agenturprojektmanagern

Wenn Sie sich 20 Anzeigen für PMs digitaler Agenturen ansehen, werden Sie feststellen, dass die erforderliche Erfahrung, die angebotenen Gehälter, die Verantwortlichkeiten und die Größe der Projekte, die jede Agentur bearbeitet, erheblich variieren.

Bevor Sie sich ein Bild davon machen, für welche Unternehmen Kandidaten gearbeitet haben oder wie viele Jahre sie im Job waren, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Die folgenden vier Quadranten helfen dabei, die Unterstützung zu verdeutlichen, die Ihr Unternehmen derzeit benötigt. Dadurch wird es einfacher, eine PM zu finden, die Ihrem Unternehmen die Richtung gibt, die es benötigt.

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Das operative / strategische Achse bezieht sich auf den Fokus, den der Projektmanager bereitstellen muss. Suchen Sie jemanden, der die langfristige Abwicklung von Projekten und Kunden durch Ihre Agentur verbessert (strategisch), oder benötigen Sie eine Anleitung zu den täglichen Fristen und zur Einhaltung des Budgets (operativ)? Das hands-Off / Hands-On-Achse repräsentiert den Grad der Beteiligung des Projektmanagers an der Verwaltung der täglichen Aufgaben. Benötigen sie tägliche Interventionen, um Output und Dynamik zu steigern (Hands-on), oder möchten Sie, dass ein Workflow-Experte neue Wege findet, um den gesamten Betrieb der Agentur zu verbessern (Hands-off)? Die meisten Gründer der Agentur werden antworten: "Alle oben genannten, bitte." Während der Combo-Platter-Ansatz für PM-Kenntnisse die beste Wahl sein mag, ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen, damit Sie die beste Person auswählen können, die Ihr Unternehmen in die ideale Situation bringt. Mit anderen Worten, Sie möchten keinen PM mit 15 Jahren Erfahrung in der Analyse von Kundendaten, wenn Sie wirklich Hilfe benötigen, um Engpässe in Ihren Workflows zu beseitigen oder die Kommunikation mit Ihren Kunden zu verbessern. Im Folgenden haben wir den PM-Typ beschrieben, der die in jedem der vier Quadranten beschriebenen Anforderungen am besten erfüllt. Stellen Sie bei der Überprüfung von Kandidaten sicher, dass Sie verstehen, welche Kandidaten Ihrem Unternehmen am besten dienen. So teilen sich die vier Typen auf:

  • Streifenpolizist (betriebsbereit, praktisch) stellt sicher, dass jedes Projekt rechtzeitig zugewiesen, ordnungsgemäß erfasst und ausgeführt wird. Sie sind die Vollstrecker des Agenturprozesses, um dem Kunden Arbeit zu liefern.

  • Fehlerbehebung ((betriebsbereit, freihändig) ist verantwortlich für die Erstellung und Verbesserung von Workflows. Sie suchen nach Engpässen, Informationssilos oder anderen Problemen und stellen gleichzeitig sicher, dass das Team den Prozess verfolgt.

  • Verbindung ((strategisch, praktisch) arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die Projekte ihren gewünschten Anforderungen entsprechen. Sie verwalten Projekte unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse, um die Beziehung gesund zu halten.

  • Analytiker (sstrategisch, freihändig) ist Experte für Agenturprozesse und -funktionen. Sie tauchen in die Betriebsdaten ein, um neue Wege zu finden, um die Produktivität und den Gewinn in der gesamten Agentur zu steigern.

Nachdem Sie eine Vorstellung davon haben, wie jede dieser Rollen funktioniert, schauen wir uns die einzelnen Rollen genauer an, um herauszufinden, warum Ihr Unternehmen diese Art von Manager möglicherweise benötigt (oder vermeidet).

Wenn Sie einen Patrolman-Projektmanager benötigen

Patrolman PMs fungieren als Dirigent des Orchesters. Sie verstehen die Rolle jeder Person und was getan werden muss, um das Projekt durchzuführen. Sie melden sich ständig bei den Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass die Meilensteine pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Spezifikationen erreicht werden. Dies gibt allen anderen die Möglichkeit, sich darauf zu konzentrieren, die Arbeit großartig zu machen.

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[Quelle]] Indikatoren, dass Sie einen Streifenpolizisten PM benötigen:

  • Projektfristen werden nicht eingehalten.

  • Projekte haben oft einen falschen Umfang und müssen angepasst werden.

  • Projekte bleiben oft nicht im Budget.

  • Teammitglieder melden ständig ungenaue Stunden.

  • Kunden beschweren sich, dass das Projekt nicht reibungslos verläuft.

Wenn Ihr Team innerhalb von Fristen und Budgets recht gut funktioniert, kann die Einstellung eines Streifenpolizisten dazu führen, dass sich Ihre Teammitglieder aufgrund ihrer eigenen organisatorischen Fähigkeiten und ihrer Selbstmotivation mikromanagt oder unterbewertet fühlen.

Wenn Sie einen Troubleshooter-Projektmanager benötigen

Der PM zur Fehlerbehebung organisiert Ihr Team nach einem festgelegten Prozess, um Informationen zu zentralisieren und den Fortschritt des Teams zu überwachen. Wenn der PM feststellt, dass der Prozess nicht befolgt wird, ist er oder sie dafür verantwortlich, die Straßensperren zu identifizieren und den Workflow zu verbessern, um alle in Einklang zu bringen. Mit anderen Worten, die Aufgabe des Troubleshooters besteht darin, einer Gruppe von Personen zu helfen, reibungslos als Team zusammenzuarbeiten, um Missverständnisse und Zeitverschwendung zu minimieren.

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[Quelle]] Anzeigen, dass Sie eine PM zur Fehlerbehebung benötigen:

  • Projekte folgen keinem Agenturprozess.

  • Wichtige Projektinformationen gehen oft verloren oder sind schwer zu finden.

  • Aufgaben fallen durch die Risse.

  • Wiederholte Aufgaben werden nicht automatisiert.

Teams mit guter Kommunikation, Arbeitsabläufen und Moral benötigen wahrscheinlich keine Fehlerbehebung, die den positiven Fluss Ihres Teams möglicherweise unbeabsichtigt unterbricht

Wenn Sie einen Verbindungsprojektmanager benötigen

Das Hauptziel des Verbindungs-PM besteht darin, mit Kunden in Kontakt zu treten, Vertrauen aufzubauen, indem die Erwartungen zu Beginn eines Projekts aufeinander abgestimmt und sie während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden gehalten werden. Der Verbindungs-PM hält die Kundenzufriedenheit hoch, indem er kreative Überprüfungen, Genehmigungen, Leistungsmetriken, Testzyklen verwaltet und das Agenturteam über Kundenfeedback auf dem Laufenden hält.

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[Quelle]] Indikatoren, dass Sie eine Verbindungs-PM benötigen:

  • Kunden senden ständig Arbeiten für mehrere Revisionen zurück.

  • Kunden verlassen plötzlich ohne Kommentar oder Feedback.

  • Kunden werden nicht in den Prozess einbezogen, was zu unerwünschten Überraschungen und Terminüberschreitungen führt.

  • Sie haben wertvolle, aber zeitaufwändige Kunden, die Ihre Teammitglieder daran hindern, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

  • Sie stützen Entscheidungen eher auf unbegründete Ängste als auf Daten und führen zu Fehlern wie unterladung für Projekte.

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine gute Beziehung zu Kunden hat, können Ihre Kunden durch die Einstellung eines Verbindungs-PM das Gefühl haben, keine enge Verbindung mehr zu den Entwicklern oder Designern zu haben, die ihre Projekte bearbeiten.

Wenn Sie einen Analyst-Projektmanager benötigen

Ein Analyst PM ist ein erfahrener Projektmanager mit umfassenden Kenntnissen des Agenturgeschäfts und konzentriert sich auf die Verbesserung der Rentabilität durch Überprüfung der Projektkosten, der Projektleistung und der Projektschätzungen. Wenn Ihre Agentur hart arbeitet und Einnahmen generiert, aber keinen angemessenen Gewinn zu erzielen scheint, durchsucht ein Analysten-PM Ihre Betriebsdaten, um die Problemstellen zu identifizieren und zu beheben, die sich möglicherweise auf Ihr Endergebnis auswirken.

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[Quelle]] Indikatoren, für die Sie einen Analysten-PM benötigen:

  • Sie generieren Einnahmen, wissen aber nicht, warum Sie keinen Gewinn erzielen

  • Sie unterschätzen die Projektkosten und -stunden immer wieder.

  • Sie haben eine niedrige Abrechnungsquote.

Sie müssen Ihre Margen erhöhen, ohne Ihre Gebühren zu erhöhen. Während jedes Unternehmen Hilfe gebrauchen könnte, um herauszufinden, wo es seine Arbeitsabläufe und Abrechnungspraktiken straffen könnte, benötigen Unternehmen, die wachsen sollen, möglicherweise jemanden, der visionärer ist, um sie zu einer höheren Rentabilität zu führen.

Stellen Sie einen PM ein, der auf den heutigen Bedürfnissen basiert, aber mit Blick auf die Zukunft

Der Begriff Projektmanager kann ein Allheilmittel sein - vom Taskmaster über den Kundenmanager bis zum Betriebsanalysten. Wenn Sie PM-Kandidaten in Betracht ziehen, suchen Sie nicht nach einem Allrounder-Generalisten und lassen Sie sich nicht von auffälligen Talenten blenden. Berücksichtigen Sie zunächst die unmittelbaren Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Das Finden des richtigen Projektmanagertyps wird viel einfacher, wenn Sie verstehen, wie Sie die Art von PM identifizieren, die nachweislich Ergebnisse liefert, die Ihrem Unternehmen helfen können, seine Herausforderungen zu meistern. Sie werden nicht nur in der Lage sein, Spitzenkandidaten schnell zu identifizieren, sondern Sie haben auch eine hervorragende Chance, jemanden auszuwählen, der Ihnen bei der Lösung kurzfristiger Probleme hilft und Ihnen Werkzeuge zur Planung für die Zukunft bietet. Wenn Sie diesen Prozess verwenden, um eine PM zu finden, die gut zu Ihrer Agentur passt, erzielen Sie bessere Ergebnisse, und Ihre neue PM kann in Arbeiten eintauchen, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Das ist ein Gewinn für alle.

Welche Tools für das Projektmanagement der Agentur benötigen Sie, um erfolgreich zu sein?

Unabhängig davon, ob Sie eine dedizierte PM haben oder nicht, können die richtigen Projektmanagement-Tools dazu beitragen, dass Ihre Agentur die Best Practices für das Projektmanagement befolgt.

Mit Teamwork können Sie alle Zeit und Ressourcen verfolgen, die für Projekte aufgewendet wurden, funktionsübergreifend zusammenarbeiten und sogar Ihre Kunden mit unserem einzigartigen Projekt in das Projekt einbeziehen Client-Benutzer funktion, damit Sie effizienter zusammenarbeiten können.

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