In diesem Monat konzentrieren wir uns auf den edlen Beruf des Buchhalters und stellen Ihnen in der heutigen Veröffentlichung vor Orla Linehan von Cork-basiert Wirtschaftsprüfer von Fidelia wer nutzt Teamwork.com in ihrer Firma?

Wir setzten uns mit Orla bei einer Tasse Kaffee zusammen und fragten sie, wie Buchhalter Teamwork.com nutzen. In diesem Beitrag zur Branche des Monats werden wir erläutern, wie sich der Beruf des Buchhalters mit der Popularität von E-Mails verändert hat, was sie an ihrer Arbeit am meisten liebt und welche Elemente ihr und ihrem Team helfen, ihre Kunden besser zu bedienen. Später in diesem Monat werden wir einen zweiten Beitrag darüber veröffentlichen, wie sie Teamwork-Projekte in ihrer Arbeit verwendet, einschließlich großartiger Tipps von Ihnen, unseren Lesern!

Buchhaltung als hilfreiche Problemlösung

Orla liebt die Herausforderung, mit Mathematik Probleme oder Rätsel in ihrer Arbeit als Buchhalterin zu lösen. Einige mögen denken, dass die Arbeit des Buchhalters langweilig sein könnte, aber Orla sieht es als das Geschäft des Kunden an und dass sie versuchen, es zum Laufen zu bringen und erfolgreich zu sein. Das weckt ihr Interesse daran, Probleme zu lösen und Herausforderungen zu meistern. Wie viele Buchhalter ist Orla ein bisschen wie ein Detektiv-Superheld für finanzielle Versöhnung.

Was liebst du an deiner Arbeit?

Kante: “Die problemlösende Seite der Dinge. Ich habe meiner Mutter versprochen, niemals ein langweiliger Buchhalter zu sein und nur über Audits zu sprechen. Es erleichtert das Gespräch mit Kunden. "Was wir für Start-ups tun, ist, dass wir die ganze Zeit da sind, damit sie uns jederzeit anrufen können, ohne dass eine neue Gebühr anfällt." Manchmal sind sie steuerlich, manchmal geschäftlich und manchmal nur, um ihnen zu versichern, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Wir freuen uns, Teil ihres Beratungsteams zu sein. “

Überall und jederzeit arbeiten

Obwohl die meisten Dinge von überall und zu jeder Zeit erledigt werden können, gibt Orla zu, dass sie aufgrund des Fokus lieber in ihrem Büro arbeitet. Das dreiköpfige Team von Orla, Dennis und Karen von Fidelia Chartered Accountants arbeitet zusammen, hat aber auch ihre eigenen Schwerpunkte und Spezialgebiete in der Arbeit. In ihren gemeinsamen Büroräumen gibt es eine produktive Dynamik, die fokussierten Frieden, gemeinsame Diskussion und gelegentliche Albernheit in Einklang bringt.

Solange die Arbeit erledigt ist, sind die Stunden und Tage außer zum Steuerschluss irrelevant.

Wie entscheiden Sie, wann und wo Sie arbeiten, um eine Work-Life-Balance zu erreichen?

Kante: “Der Tag muss neun bis halb sechs sein. Sie können jeden Tag kommen und wenn alles am Donnerstag erledigt ist, ist die Woche beendet. Solange die Arbeit erledigt ist, ist es in Ordnung. "

Wie ist es, einen Arbeitsbereich mit zwei anderen zu teilen? Wie haben Sie es geschafft, einen Open-Space-Büroplan zu haben?

Kante: “Wir sind zu dritt in einem Büro, was ungewöhnlich ist, da ich es gewohnt war, meinen eigenen Raum zu haben. Es ist gut, sich gegenseitig Fragen stellen zu können, obwohl wir dies im Allgemeinen nicht tun, weil wir nichts erledigen würden. Es ist schön, andere Leute dort zu haben, um zu arbeiten oder zu lachen. "

E-Mail-Verwaltung

Es ist heute mehr denn je, dass die Forderung nach sofortigen Antworten per E-Mail beantwortet wird. Die Lautstärke ist erstaunlich, und Orla sagt, dass dies oft zu einem unproduktiven Zyklus des Hin- und Hergehens führt, wenn das Abheben des Telefons das Problem in zehn Minuten lösen könnte. Ihrer Richtlinie „Just Pick Up The Phone“ wird eine höhere Büroproduktivität zugeschrieben. Sie legen auch bestimmte Zeiten fest, um E-Mails zu lesen und zu vermeiden, dass sie außerhalb dieser Zeiten angezeigt werden.

Wie hat die Technologie Ihre Arbeitsweise verändert?

Kante: “Das Größte ist die Menge an E-Mails, die wir erhalten. Als ich anfing, erhielten wir einen Brief und hatten drei Wochen Zeit, um ihn zu beantworten. Niemand würde ein Auge schlagen, wenn es vier Wochen wären. „Steuererklärungen mussten umgehend eingereicht werden, obwohl es nur wenige Strafen für verspätete Einreichung gab, da dies per Papier und Post erfolgte. Mittlerweile erfolgt fast die gesamte Kommunikation mit Revenue oder Kunden online per E-Mail oder über Online-Systeme. Infolgedessen besteht der Druck, innerhalb von fünf Minuten zu reagieren. "

Finden Sie E-Mail als Kommunikationsmittel effektiv oder ineffektiv?

Kante: “Wir mussten Beschränkungen implementieren, um E-Mails jeweils nur fünf Minuten lang abzurufen. Wir haben auch eine Richtlinie mit dem Namen "Nehmen Sie einfach den Hörer ab". Sie stecken in einem E-Mail-Albtraum fest, in dem Sie denken, Sie sprechen über eine Sache und sie sprechen über eine andere Sache, während ein fünfminütiger Anruf das Ganze regeln würde.

“Ich hatte E-Mail-Threads, in denen sie 20 E-Mails lang sind, und wir beide sprechen über Dinge, die völlig anders sind. Es ist so schnell, dass die Leute nicht immer über den Inhalt nachdenken, aber wenn Sie einen Brief schreiben, sind Sie genauer, bevor Sie ihn abschicken. "

Zeiteinteilung

Neben der täglichen Zeit und aufgabenmanagement, wie bei begrenzten E-Mail-Zeiten legen Orla und ihr Team einen bestimmten Tag fest, an dem sie ihren Kunden mitteilen, dass die Buchhalter einen internen haben prüfung tag und wird am nächsten Tag antworten, kann aber für dringende Probleme angerufen werden.

Sie sagt, es war ein großer Erfolg. Sie kümmern sich um die Rückstandsablage, die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und andere Aufgaben, die nicht erledigt werden, da dies einem Kunden nicht sofort zugute kommt, sodass es einen Tag, dann eine Woche und mehr verschoben wird.

Was sind Ihre größten Anforderungen an Ihr Zeitmanagement?

Kante: “Wir haben viele Fristen einzuhalten, und in einigen Fällen verhängt Revenue sofort Geldstrafen bei verspäteter Einreichung. Wir brauchten etwas, um wiederkehrende Retouren und Aufgaben zu verwalten. Mit 30 Retouren gleichzeitig ist es eine Menge zu verwalten. Ich weiß wirklich nicht, wie sie es vor der Technologie gemacht haben. "

Sind Sie mit Technologie genauso vertraut wie mit Zahlen?

Kante: “Ja. Wir haben unseren ersten Computer bekommen, als ich acht Jahre alt war. Es war der erste Computer in der Stadt. Mein Vater hat gesehen, was kommen wird. “

Zusammenarbeit mit Kunden

Orla glaubt, dass ihr Unternehmen eine Erweiterung der Unternehmen der Kunden ist. Es ist, als wäre man ein CFO für mehrere Unternehmen, von jungen Start-ups bis hin zu langjährigen großen Unternehmen. Kunden können ihre eigene Buchhaltung führen und ihre Konten verwalten. Anschließend überprüfen die Buchhalter die freigegebenen Kontodateien jeden Monat, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Diese moderne Zusammenarbeit wird durch die Cloud ermöglicht, basiert jedoch auf guten, altmodischen Zahlen und Problemlösungen.

Was ist Ihre Arbeitsphilosophie?

Kante: “Wir fühlen uns gerne als Teil des Finanzteams des Kunden. Selbst wenn sie uns nur ein paar Mal im Jahr anrufen, wissen sie, dass es jemanden gibt, der ihnen bei ihrer Frage helfen kann, ob es sich um steuerliche oder Start-up-Fragen handelt. “

Wie hat die Cloud Ihre Fähigkeit verändert, Kunden zu bedienen?

Kante: “Ein Großteil der Buchhaltungssoftware wird auch in der Cloud ausgeführt, sodass wir besser mit unseren Kunden zusammenarbeiten können, sodass wir uns beide anmelden und sehen können, was mit den Datensätzen los ist.

“Wir haben Kunden, die den größten Teil der täglichen Buchhaltung erledigen. Dann melden wir uns bei derselben Sache an, um sie jeden Monat zu überprüfen. So arbeiten die meisten Buchhalter heutzutage. Es gibt so viele Softwareoptionen, dass wir wissen müssen, wie man sie alle verwendet. Die IT-Seite des Rechnungswesens hat sich sehr verändert. “

Nachdem Sie Orla kennengelernt und mehr über das Lösen von Buchhaltungsrätseln erfahren haben, möchten wir mehr über Ihre Arbeit in der Buchhaltung erfahren, da wir einen weiteren Beitrag darüber schreiben, wie Teamwork-Projekte, Teamwork Desk und Teamwork Chat Beta im Buchhaltungsprozess verwendet werden.

In unserem nächsten Beitrag werden wir Louise McLoughlin von interviewen e-BAS-Konten in Torquay, Victoria, Australien, über ihre Erfahrungen.

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