Besprechungen sind möglicherweise erforderlich, nutzen jedoch nicht immer die Zeit Ihres Teams optimal. Das Ausführen eines effektiven Meetings erfordert Zeitmanagement, Kommunikation und Organisation. Dies wird schwieriger, wenn ein gemischtes Team von Remote- und Büroangestellten verwaltet wird. Es gibt einzigartige Herausforderungen, die mit einem verteilten Team verbunden sind. Daher geben wir einige Tipps, um Ihr nächstes Meeting für alle Beteiligten viel besser zu machen.


Meetings sind die Art und Weise, wie Unternehmen Dinge erledigen. Wenn sie gut gemacht sind, können sie die Teamproduktivität steigern und es jedem leicht machen, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Meetings haben aber auch eine Schattenseite, und wir haben sie alle gesehen. Wenn Sie nicht aufpassen, können Besprechungen abrechnungsfähige Stunden und Produktivität stillschweigend wegnehmen, was das Engagement und den Gewinn beeinträchtigt. Noch schwieriger wird es, wenn Ihr Unternehmen über ein Team von internen und Remote-Mitarbeitern verfügt. Sie müssen nicht nur den Verlust von physischen Hinweisen und Körpersprache berücksichtigen, der mit täglichen Interaktionen von Angesicht zu Angesicht einhergeht, sondern es wird auch viel mehr Arbeit erfordern, um sicherzustellen, dass sich Ihre Remote-Mitarbeiter als Teil fühlen der Unternehmenskultur. Um erfolgreich zu sein, muss Ihr Team zusammenkommen und herausfinden, was für alle am besten funktioniert. Hier sind 9 Tipps für die Durchführung eines effektiven Meetings, mit dem Ihre Remote- und In-Office-Teammitglieder erfolgreich sein können.

1. Vorbereitung ist alles

Die Vorbereitung ist für jedes Meeting wichtig, aber umso mehr, wenn Sie mit einem gemischten Team von Büro- und Remote-Mitarbeitern arbeiten. Es gibt einzigartige Herausforderungen, die auftreten, wenn sich einige Teammitglieder in verschiedenen Büros, Ländern oder Zeitzonen befinden. Die Person, die für die Planung des Meetings verantwortlich ist, sollte die Bedürfnisse aller Teilnehmer verstehen und eine funktionierende Zeit festlegen. Eine gute Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren, besteht darin, eine zu erstellen teamvereinbarung. Dieses freigegebene Dokument enthält die besten Zeiten für Besprechungen pro Teammitglied sowie zusätzliche Informationen zu Kommunikationsstilen, bevorzugten Tools usw. Teammitglieder können das Dokument frei aktualisieren, wenn sich ihre Einstellungen oder Verfügbarkeit ändern.

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Alle wichtigen Dokumente, die vor dem Meeting überprüft werden müssen, sollten ebenfalls geteilt werden. Niemand mag es, die ersten 15 Minuten eines Meetings damit zu verbringen, sich mit Unterlagen zu beschäftigen, die im Voraus kommuniziert werden könnten.

2. Haben Sie eine Agenda und halten Sie sich daran

Sobald alle im Team auf das Meeting vorbereitet sind, ist eine klar definierte Agenda unerlässlich. Eine Agenda hält die Besprechungen auf Kurs und gibt Ihrem Team einen klaren Eindruck davon, was in der vorgegebenen Zeit erreicht werden muss. Dies hilft, das Hin und Her zu Beginn des Meetings zu reduzieren und das Team schneller auf das Wesentliche zu bringen. Ihre Meeting-Agenda sollte die folgenden Punkte enthalten, um jedem Teammitglied eine genaue Vorstellung davon zu geben, wie das Meeting ablaufen wird:

  • Länge — Die für die Besprechung vorgesehene Zeit

  • Teilnehmer — Alle, die beteiligt sind und wofür sie verantwortlich sind

  • Punkte zu diskutieren — Worüber wird in der Besprechung gesprochen?

  • Wichtige Dokumente — Alle Informationen, die überprüft werden müssen

  • Das beabsichtigte Ergebnis — Was möchten Sie aus dem Meeting herausholen?

Dies ist keineswegs eine umfassende Liste dessen, was Sie in Ihre Meeting-Agenda aufnehmen können, aber es ist ein großartiger Ort, um loszulegen. Auf diese Weise weiß das gesamte Team, wofür es verantwortlich ist, und jeder kann sich zu Wort melden, wenn das Meeting aus der Bahn gerät. Stellen Sie sicher, dass alle über den letzten Punkt - das beabsichtigte Ergebnis - sehr klar sind. Ohne diesen Wegweiser können Besprechungen leicht verschoben oder in Diskussionen außerhalb des Themas verloren gehen, was viel Zeit verschwendet.

3. Benennen Sie einen Leiter, der allen hilft, auf dem richtigen Weg zu bleiben

Jedes Meeting sollte eine bestimmte Person haben, die dafür verantwortlich ist, dass das Meeting konzentriert bleibt. Der Besprechungsleiter sollte sicherstellen, dass die Besprechungsagenda für die vorgegebene Zeit sinnvoll ist, und das Gespräch einschränken, wenn es zu weit vom Kurs abweicht. Wenn Remote-Teammitglieder in die Besprechung einbezogen werden, sollten Mitarbeiter im Büro wissen, wie Nebengespräche und Hintergrundgeräusche bei Online-Teilnehmern zu Verwirrung führen können. Der Fokus in der Besprechung leidet, wenn es zu schwierig ist zu hören, was die Leute sagen. Die Nominierung eines Besprechungsleiters hilft auch dabei, Übersprechen und unangenehme Stille zu reduzieren. Die Person, die für das Meeting verantwortlich ist, kann die Lücke dieser Stille schließen, indem sie die Gruppe neu ausrichtet und die Leute davon abhält, in diesem Fall über einander zu reden.

4. Laden Sie nur die Leute ein, die dort sein müssen

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um an einem Meeting teilzunehmen, kann sich dies möglicherweise negativ auf die Produktivität auswirken. Wir sind alle zu einem Treffen gekommen und haben uns gedacht: "Warum bin ich hier?" Die Hauptperson für das Meeting muss sicherstellen, dass sich jeder Teilnehmer als Mitwirkender und nicht als Zuschauer fühlt.

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Erreichen Sie alle Teilnehmer; Wenn ein Teammitglied nicht in der Lage ist, den Grund für die Teilnahme an einer Besprechung mitzuteilen, muss es wahrscheinlich nicht anwesend sein. Ein Meeting kann für jemanden, der nichts beizutragen hat, Zeitverschwendung sein. Es ist besonders wichtig, die Produktivität der Mitglieder in Kreativteams zu schützen, die lange Zeiträume ohne Unterbrechung benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Mitarbeiter, die eine direkte Kundenbetreuungsfunktion haben, müssen ebenfalls besonders berücksichtigt werden. Wenn sie remote arbeiten, müssen sie dem Team ihre Abwesenheit mitteilen und sicherstellen, dass eine angemessene Abdeckung besteht.

5. Erfahren Sie, wie jedes Teammitglied kommuniziert

Teamkommunikation ist keine Raketenwissenschaft, erfordert jedoch ein Verständnis der Vorlieben der Teammitglieder. Einige Teammitglieder kommunizieren direkt, andere benötigen möglicherweise Zeit, um Informationen zu verarbeiten, bevor sie sich eine Meinung bilden können. Ein erfolgreiches Meeting zu führen bedeutet, dass jeder das haben muss emotionale Intelligenz flexibel zu sein und effektiv mit Gleichaltrigen zu kommunizieren. Gemischte Teams stehen vor Herausforderungen, wenn sie lernen, wie sie mit diesen Kommunikationsstilen umgehen können, da sie sich wahrscheinlich nur über eine Plattform wie diese mit ihren Kollegen verbinden Teamwork Chat oder Locker. Die Kommunikationsstile ändern sich erheblich, sobald das Team von Angesicht zu Angesicht miteinander spricht. Der Meetingleiter kann auch in dieser Situation helfen. Wenn jemand Zeit benötigt, um Informationen zu verarbeiten, bevor er Entscheidungen trifft, sollte er Zugriff auf Besprechungsmaterialien haben, bevor die eigentliche Besprechung stattfindet. Und wenn Brainstorming oder andere gemeinsame Arbeiten durchgeführt werden müssen, kann der Meetingleiter sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, Beiträge zu leisten.

6. Fassen Sie immer zusammen, bevor Sie das Meeting beenden

Tagesordnungen sind oft sehr ehrgeizig, um die Zeit optimal zu nutzen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass einige Details in der Informationsflut verloren gehen. Stellen Sie beim Abschluss eines Meetings sicher, dass die Teilnehmer klar definierte Imbissbuden haben. Durch die Kommunikation dieser nächsten Schritte am Ende des Meetings wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied mit bestimmten Aufgaben und nächsten Schritten abreist. Niemand sollte ein Meeting mit Fragen darüber verlassen, wie er vorgehen soll. Wann immer die nächsten Schritte beschrieben werden, ist es wichtig, dem Team fünf Minuten Zeit zu lassen, um Fragen zu stellen und ihre Bedürfnisse zu kommunizieren. Remote-Mitarbeiter sind davon stärker betroffen als andere, da sie nicht die gleiche Fähigkeit haben, schnell mit allen Teilnehmern des Meetings zu sprechen. Büroangestellte können jemanden viel einfacher beiseite ziehen, um sich schnell zu unterhalten.

7. Senden Sie Folge-E-Mails

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Sobald die Besprechung abgeschlossen ist, sollten alle am Anruf Beteiligten ihre Notizen mit dem Besprechungsleiter teilen. Auf diese Weise kann innerhalb von 24 Stunden nach Ende des Meetings eine Folge-E-Mail gesendet werden. Dies hilft dabei, die aufgetretenen Konversationen zu verstärken, und gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, erneut zu überprüfen, was es erreichen muss. Follow-up-E-Mails dienen auch als schriftliche Aufzeichnung der Gespräche, die während eines Meetings geführt wurden. Dies ist sehr wichtig für gemischte Teams, die keinen persönlichen Kontakt miteinander haben, sowie für Besprechungen, an denen ein Kunde beteiligt ist. Durch das Senden einer Folge-E-Mail mit Liefergegenständen, Fälligkeitsterminen, Gebühren usw. bleibt Ihr Team im Einklang mit den Erwartungen des Kunden. Es kann hilfreich sein, auch ein laufendes Dokument mit Besprechungsnotizen zu führen. Dies bietet dem Team einen historischen Kontext und gibt neuen Besprechungsteilnehmern einen Ort, an dem sie frühere Gespräche nachholen können.

8. Legen Sie Besprechungen für mehr als nur Arbeit fest

Die Mitgliedschaft in einem gemischten Team stellt sowohl Büro- als auch Remote-Mitarbeiter vor viele verschiedene Herausforderungen. Während es wichtig ist, Meetings strategisch zu halten und einen klaren Zweck zu haben, sollte dieser Zweck manchmal darin bestehen, sich kennenzulernen. Förderung der Sozialisation unter den Teammitgliedern dies ist einfach, wenn alle im Büro sind, aber Remote-Mitarbeiter müssen die Zeit einplanen, um sich kennenzulernen. Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich in mehr als einer Arbeitskapazität zu treffen, werden nicht nur mehr persönliche Interaktionen ermöglicht, sondern es ist auch eine großartige Möglichkeit, die Moral zu stärken. Remote-Arbeiten kann für einige isolierend sein. Daher ist es wichtig, eine Teamkultur im Büro und online zu fördern.

9. Treffen Sie IRL

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Viele vollständig entfernte Unternehmen werden jährliche Exerzitien abhalten, bei denen sie sich treffen können, um sich persönlich zu sehen. Wenn Sie in einem gemischten Team arbeiten, kann dies auch eine großartige Taktik für die Teambildung sein, damit Sie die Unternehmenskultur sowohl für Remote- als auch für In-Office-Mitarbeiter konsistent halten können. Ein jährlicher, vierteljährlicher oder monatlicher All-Hands-Retreat kann dazu beitragen, die Beziehungen für das gesamte Team zu pflegen, und muss nicht aufwendig sein. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Zeit und einen Ort zu schaffen, an dem Menschen auf einer persönlicheren Ebene miteinander in Kontakt treten können und Sie fördern können eine gesunde Kultur für die Mitarbeiter. Wenn Sie sich persönlich treffen, kann Ihr Team auch auf andere Weise zusammenarbeiten. Ihre Büro- und Remote-Mitarbeiter können ihre Perspektiven in einer kohärenteren Umgebung teilen, und es macht Spaß!

Fazit

Wenn Ihr Team über Standorte und Zeitzonen verteilt ist, kann es schwierig sein, effektive Besprechungen durchzuführen. Mit ein wenig Planung und Anleitung können Sie jedoch Besprechungen erstellen, die Ihrem gemischten Team die Möglichkeit geben, wichtige Informationen schnell zu erhalten und reibungslos zusammenzuarbeiten. Um die Qualität Ihrer Besprechungen zu verbessern, stellen Sie sicher, dass Sie jedem eine solide Grundlage geben, indem Sie das Thema, die Tagesordnung und die Teilnehmer klar festlegen - und dann eine Punktperson zuweisen, die alle fokussiert. Stellen Sie während des Abschlusses des Meetings sicher, dass die Gruppe die beabsichtigten Ergebnisse erreicht hat, und folgen Sie dann innerhalb von 24 Stunden den Aktionspunkten und wichtigen Imbissbuden. Wenn Sie diese wichtigen Details vor, nach und während des Meetings beachten, wird sichergestellt, dass sich jeder Teilnehmer, egal ob er im realen Leben oder virtuell anwesend ist, als wichtiger Teil eines versierten Teams fühlt.