Für Marketing- und Webagenturen ist die Kommunikation mit Ihren Kunden von größter Bedeutung. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle auf derselben Seite sind, mit denselben Zielen arbeiten und von Anfang bis Ende effizient zusammenarbeiten. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, mit mehreren Kunden in verschiedenen Projekten - alle in verschiedenen Phasen - zu korrespondieren und durchgehend Unterstützung zu leisten. Und wenn Sie immer noch E-Mail verwenden, um alles zu verwalten? Vergiss die Herausforderung, wir reden unmöglich. E-Mails wurden nicht für die Zusammenarbeit entwickelt, daher werden tägliche Interaktionen - wie die Bearbeitung von Anfragen, die Bereitstellung von Projektaktualisierungen und alles dazwischen - in persönlichen Posteingängen gespeichert, sodass der Rest des Teams keine Sichtbarkeit darüber hat, wer an was arbeitet. Antworten gehen zwischen den Posteingängen verloren, E-Mails bleiben unbeantwortet. Wenn jemand im Urlaub ist oder unerwartet nicht im Büro ist, wird alles verzögert, bis er zurück ist. Teamwork Desk wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihre Posteingänge zurückzugewinnen, sodass Sie problemlos große Mengen an E-Mails bearbeiten und Ihre Posteingänge in Hubs für die Zusammenarbeit verwandeln können. Hier sind 6 Möglichkeiten, wie Sie mithilfe eines Helpdesk-Tools Ihre Kundenkommunikation optimieren können.

1.Zentralisieren Sie Ihre gesamte Kundenkommunikation

Mit Teamwork Desk können Sie einen zentralen Hub für alle Posteingänge Ihrer Agentur erstellen - z. B. Projekte @, Support @, Konten @, Info @ und Vertrieb @. Posteingänge, E-Mail-Threads und der Kommunikationsverlauf des Kunden befinden sich an einem Ort und sind für alle Mitglieder des Teams zugänglich. Dies bedeutet, dass niemand in einem Silo arbeitet und jedes Mitglied Ihres Teams die volle Übersicht darüber hat, wo die Dinge mit den Kunden stehen. Noch besser ist, dass Sie schnell und einfach in die Kundenkorrespondenz einsteigen und diese fortsetzen können, wenn ein Teamkollege nicht anwesend ist, damit die Kunden nicht auf eine Antwort warten müssen. Mit einem Helpdesk-Tool können Sie die Kundenkommunikation einfach verwalten, wenn Ihre Marketing- und Webagentur wächst. Es wurde entwickelt, um Sie bei der Skalierung effizienter zu machen, sodass weniger Zeit für das Durchsuchen langer E-Mail-Threads aufgewendet wird und Sie diese Zeit zurückfordern können, um einen außergewöhnlichen Service zu bieten, für den Sie bekannt sind.

2. Organisieren Sie Ihre Posteingänge

Alle eingehenden E-Mails werden als Tickets protokolliert, die in Teamwork Desk organisiert werden können, sodass Sie Kundengespräche einfach kategorisieren, priorisieren und verfolgen können. Machen Sie Ihr Team reaktionsschneller durch zuweisen von Client-Tickets an ihren dedizierten Account Manager oder noch besser, automatisieren Sie die Zuweisung von Tickets mithilfe von Triggern (mehr dazu weiter unten). Fügen Sie einem Ticket auf einen Blick eine zusätzliche Informationsebene hinzu stichworte. Erstellen Sie Tags wie "Website-Entwicklung", "Werbekampagne" oder "Tier 1-Support", um Ihrem Team den Kontext zu geben, noch bevor Sie ein Ticket lesen, und helfen Sie ihm, die Arbeit effizienter zu priorisieren. Sie können Ihre eingehenden Client-Tickets auch kategorisieren, indem Sie die Option auswählen ticketarten wie "Anfrage", "Problem" oder "Frage", um Tickets so zu organisieren, dass sie für Ihre Marketing- und Webagentur am besten geeignet sind. Organisieren Sie Ihren Posteingang und geben Sie Ihrem Team einen Überblick darüber, welche Aktionen für ein Ticket erforderlich sind ticketstatus. Verwenden Sie integrierte Status wie "Aktiv", "Warten auf einen Kunden", "In der Warteschleife" oder "Gelöst", um einen effektiveren Service bereitzustellen.

3. Arbeiten Sie zusammen, um Probleme schneller zu lösen

Wenn Sie ein Ticket mit Ihren Teamkollegen besprechen oder einspringen müssen, um nützliche Informationen bereitzustellen, können Sie dies im Kontext tun, indem Sie ein hinzufügen interne Notiz auf einem E-Mail-Thread. Private Notizen sind nur für Ihr Team sichtbar und sehr hilfreich, wenn Sie im Kontext zusammenarbeiten müssen. Sie können Ihr Team sogar über bestimmte Notizen informieren, indem Sie @mention verwenden, damit es weiß, wie es weiterverfolgt werden soll. Durch Hinzufügen von Notizen zu einem Ticket können Sie den Informationsaustausch hinter den Kulissen beschleunigen, sodass Sie alles, was Sie für eine erfolgreiche Kundenkommunikation benötigen, an einem Ort haben.

4. Gruppieren Sie Ihre wichtigsten Tickets

Mit intelligenten Posteingängen können Sie Nachrichten basierend auf den für Sie und Ihr Team wichtigsten Daten gruppieren. Sie können einen intelligenten Posteingang basierend auf Kriterien wie "mir zugewiesene Tickets", "Tickets, denen ich folge" oder "Tickets mit hoher Priorität" erstellen, um schneller zu den wichtigen Informationen zu gelangen. Intelligente Posteingänge können entweder privat für Sie sein oder mit dem Team geteilt werden, damit andere sie anzeigen können. Als Account Manager können Sie beispielsweise für jeden Ihrer Kunden einen intelligenten Posteingang einrichten und Tickets anhand ihrer E-Mail-Domäne gruppieren. Sie können Tickets auch anhand von Tags wie "Website-Entwicklung" oder "Werbekampagne" gruppieren, um einfachen Zugriff auf die benötigten Tickets zu erhalten. Sie können so viele einrichten Intelligente Posteingänge wie Sie anhand einer Vielzahl von Kriterien benötigen, sind diese nur die Spitze des Eisbergs.

5. Automatisieren Sie sich wiederholende Arbeiten

Mit Teamwork Desk können Sie Ihren Workflow mithilfe automatisieren löst aus — sie sparen Zeit bei sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, die Ihre Produktivität beeinträchtigen können. Erinnern Sie sich an unser früheres Beispiel für die Zuweisung von Client-Tickets zu ihrem dedizierten Account Manager? Mit Triggern können Sie einen Schritt weiter gehen und diesen Schritt automatisieren. Sie müssen lediglich einen Auslöser einrichten, damit eine E-Mail jedes Mal, wenn sie von @ customerdomain.com kommt, ihrem Account Manager zugewiesen wird. Es gibt so viele Auslösemöglichkeiten, wie das automatische Hinzufügen von Tags zu Tickets, das schnelle Eskalieren von Problemen mit hoher Priorität, das automatische Senden einer Erinnerung zur Nachverfolgung, wenn ein Ticket zu viele Stunden oder Tage ungelöst geblieben ist, und vieles mehr. Eine weitere große Zeitersparnis ist die Vorgefertigte Antworten merkmal. Gespeicherte Antworten sind von Ihnen erstellte E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie häufig gestellte Fragen beantworten können. So können Sie Zeit sparen, wenn Sie dieselbe Antwort immer wieder schreiben, aber dennoch bereitstellen hilfreiche, einfühlsame Antworten.

6. Integrieren Sie die Tools, die Sie lieben

Wie sie sagen, ist keine App eine Insel und Teamwork Desk ist nicht anders. Teamwork Desk lässt sich nahtlos in die anderen Produkte der Teamwork-Suite integrieren - Zusammenarbeit, Teamwork Chat, und Teamwork CRM – so können Sie den gesamten Kundenlebenszyklus von Anfang bis Ende verwalten. Teamwork und Teamwork Desk arbeiten so zusammen, dass Sie keine Konnektoren von Drittanbietern kaufen oder Verbindungen zwischen eigenständigen Apps installieren, integrieren und warten müssen. Dies ist bereits Teil des Pakets, wenn Sie die beiden Apps zusammen verwenden. Wenn eine Kundenanfrage über Teamwork Desk eingeht, können Sie direkt aus dem Ticket eine entsprechende Teamwork-Aufgabe erstellen, um sicherzustellen, dass die Arbeit in die richtige Richtung geht. Von dort aus können Sie die Aufgabe der richtigen Person zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, die Priorität festlegen oder andere wichtige Informationen, die das Team benötigen würde. Sobald die Aufgabe in Teamwork als erledigt markiert ist, wird das Ticket in Teamwork Desk automatisch reaktiviert, sodass Sie wissen, dass es Zeit ist, mit dem Kunden Kontakt aufzunehmen. > „Die Integration zwischen Teamwork Desk und Teamwork war das fehlende Glied, das wir brauchten, um einen wirklich effizienten Prozess zu erstellen. Anstatt Zeit mit der Suche nach separaten Lösungen für das Projektmanagement oder den Kundensupport zu verschwenden, könnten Unternehmen viel Zeit sparen, indem sie zuerst zu Teamwork gehen! “ - - Raymond Scholl, CISO bei Security7 Networks. Darüber hinaus können Sie andere Produkte, die Sie als wesentlichen Bestandteil Ihres Client-Workflows verwenden, problemlos in Teamwork Desk integrieren. Mit einem vollen Zapier-Integration, neben einer offenen API ist es einfach, Teamwork Desk mit den Tools zu verbinden, die Sie am häufigsten verwenden.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Teamwork Desk Sie bei der Verwaltung der Kundenkommunikation unterstützen und Ihr Team dabei effizienter machen kann. Beginnen Sie noch heute mit Teamwork Desk, indem Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anmelden.