Sie haben sich also für eine Projektmanagement-Software entschieden, die Sie Ihrem Team vorstellen möchten. Großartig! Die Auswahl einer Projektmanagement-Software ist eine Herausforderung für sich.

Aber jetzt, da Sie das perfekte gefunden haben, beginnt der eigentliche Kampf: die Implementierung.

Implementierung einer neuen Projektmanagementplattform

Der Wechsel zu neuer Software kann eine lästige Pflicht sein: Es ist schwierig, alle an Bord zu bringen, und egal wie nachdenklich die design, es gibt immer eine Lernkurve. Hier sind einige Hürden zu erwarten:

1. Überzeugen Sie Ihr Team

Projektmanagement-Software erleichtert den Teammitgliedern das Leben in vielerlei Hinsicht, aber nicht jeder sieht das so. Es kann einige Überzeugungsarbeit erfordern, um alle an Bord zu bringen.

Es gibt viele Gründe menschen vermeiden Veränderungen. Einige der Gründe für Pushback sind:

  • Angst vor dem Scheitern beim Versuch, sich an ein neues System anzupassen

  • Den Komfort ihrer etablierten Routine verlieren

  • Mangel an Vertrauen in die Wahl des Managementteams

  • Schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit, wenn sich Arbeitsabläufe ändern

Als Manager ist es wichtig, die Zweifel Ihres Teams anzuerkennen. Es ist unfair zu erwarten, dass jeder ohne ein paar Fragen oder Kommentare sofort an Bord springt. Nehmen Sie sich Zeit, um die Anliegen jedes Teammitglieds individuell anzusprechen, damit es sich bei der Entscheidung wohler fühlt.

2. Den Schalter machen

Es ist der große Tag: Das Team beginnt mit der Migration von seinem alten System auf die neue Projektmanagementsoftware. Es müssen Profile eingerichtet, Dateien übertragen und neue Workflows herausgefunden werden.

Veränderungen verursachen wachsende Schmerzen, aber am Ende des Tunnels leuchtet ein Licht auf: Ihr Team wird dies durchstehen, und wenn dies der Fall ist, wird die Zusammenarbeit viel einfacher.

Sich gegenseitig zu unterstützen und geduldig zu sein, ist die beste Lösung. Denken Sie daran, dass die gesamte Projektmanagement-Software die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern soll. Erkennen Sie, dass es einige Sackgassen und verpasste Exits geben wird, bevor Ihr Team den idealen Workflow findet.

Beachten Sie auch, dass die ersten Wochen möglicherweise zusätzliche Aufsicht erfordern. Erwägen Sie, Ihre Bürozeiten zu verlängern, um Fragen oder Bedenken zu beantworten, die während der Übergangszeit unvermeidlich sind.

3. Erkunden von Funktionen und Anpassungen

Es wird wahrscheinlich nicht lange dauern, bis Ihr Team gelernt hat, wie man eine Aufgabe erstellt oder workflow-Board. Was eine Weile dauern kann, ist das Erlernen der verschiedenen Funktionen und Anpassungen, die in der Projektmanagement-Software verfügbar sind.

Nehmen Sie Vorlagen. Vorlagen automatisieren wiederholte Arbeiten, sparen Zeit und reduzieren das Fehlerrisiko. Aber nicht jede Vorlage wird von jedem Team benötigt, und selbst vorgefertigte Vorlagen erfordern möglicherweise einige Anpassungen.

Ein weiterer Bereich, dessen Richtigkeit einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die Berichterstellung. Wenn Ihr Unternehmen eine Pauschalgebühr pro Projekt berechnet, sind abrechnungsfähige Stunden für Sie möglicherweise nicht so wichtig. Vielleicht ist dieser Bereich in Ihrem Dashboard besser mit einem Diagramm der Arbeitsbelastung der Teammitglieder gefüllt.

Viele Anbieter von Projektmanagement-Software bieten Blog-Beiträge und -Videos an. Teilen Sie diese mit Ihrem Team. Bitten Sie gegebenenfalls einen Vertreter, Ihnen eine Demo zu geben. Etwa zwei Drittel viele Menschen sind visuelle Lernende, daher kann eine Live-Präsentation der beste Weg sein, um den Benutzern die Seile zu zeigen.

4. Lernen, online zu arbeiten

Vor dem Wechsel zur Projektmanagementsoftware verwenden viele Teams eine Mischung aus Papier- und persönlichen Prozessen. Wenn Sie Ihre Projektmanagementvorgänge online verschieben, ist ein Kulturwandel erforderlich.

Erinnern Sie alle daran, dass alle Projektnotizen in der Projektmanagement-Software aufgezeichnet werden sollten. Es mag einfach sein, den Flur entlang zu gehen, um eine Frage zu stellen, aber es besteht die Gefahr, dass andere Teammitglieder nicht auf dem Laufenden bleiben. Schnittstellenskizzen gehören auf Workflow-Boards, nicht auf Notizblöcken aus Papier.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen mit Auftragnehmern zusammenarbeitet. Projektmanagementsoftware kann Barrieren zwischen internen und externen Teams abbauen. So erhalten Sie beide auf derselben Seite:

  • Weisen Sie Freiberuflern genau wie Ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgaben und Projektrollen zu.

  • Blockieren Sie die Zeit in Ihrem Kalender, um auf Fragen der Auftragnehmer zu antworten.

  • Kernstunden einstellen. Auftragnehmer müssen wissen, wann Mitarbeiter für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen.

5. Projektbudgets festlegen

Sobald Sie das Team auf Projektmanagement-Software umgestellt haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass sich auch die Projektbudgets verschieben müssen. Effizientere Workflows können zu weniger abrechnungsfähigen Stunden führen. Möglicherweise haben Sie Zeit, sich mit den nützlichen Funktionen zu befassen, die Sie zuvor außer Kraft gesetzt hatten.

Wie sich dies auf Ihr Budget auswirkt, hängt von den Tendenzen Ihres Teams und Ihrer Gebührenstruktur ab. Wenn Sie ein Retainer-Modell verwenden, können Sie durch eine höhere Effizienz Ihre Rate senken, um mehr Geschäft zu erzielen. Wenn Sie pro Liefergegenstand eine Gebühr erheben, können Sie möglicherweise den Umsatz steigern, indem Sie mehr Funktionen ausbauen.

Projektmanagement-Software kann einen großen Unterschied machen ihr Endergebnis, aber machen Sie keinen Fehler: Die Herausforderungen bei der Implementierung können ebenfalls groß sein. Geben Sie sich gegenseitig Gnade, und Sie werden sie gut überstehen.