Das Verwalten von Remote-Teams erfordert ein wenig Finesse, aber wir sind hier, um Ihnen eine Richtung zu geben. Diese vier Schritte helfen Ihnen dabei, ein starkes Team mit klaren Zielen und Ergebnissen aufzubauen, die die Erwartungen übertreffen.


Sie müssen nicht lange suchen, um zu sehen, dass Remote-Arbeit zur neuen Normalität geworden ist. Immer mehr Unternehmen stellen Remote-Teammitglieder ein, um ihr Geschäft zu verwalten, oder sie geben ihren internen Teams die Flexibilität, einige Tage in der Woche remote zu arbeiten. Da dieser Trend zum Standard geworden ist, wurden neue Tools entwickelt, mit denen Remote-Teams Projekte, Kommunikation, Workflows und mehr besser verwalten können.

Hier ist der Haken: Es sind mehr als ein paar clevere Tools erforderlich, um Remote-Teams erfolgreich zu machen. Was tut ein Unterschied besteht darin, einen Prozess zu verwenden, der diese Tools enthält, um Teams dabei zu unterstützen, effizienter zusammenzuarbeiten und ihre Ziele zu erreichen. Technologie kann nützlich sein, aber allein eine Kommunikations-App erstellt nicht automatisch Hochleistungsteams. Sie müssen einen Prozess erstellen wie teams verwenden die App, um sie für den Erfolg einzurichten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einen vierstufigen Prozess, mit dem Sie Teamziele festlegen und den Erfolg planen können.

1. Definieren Sie Ziele für den Teamerfolg

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Ziele sind wichtig, weil sie es Ihnen ermöglichen, Ihre Energie auf bestimmte Aufgaben und Projekte zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen von Ihrem heutigen Standort zu Ihrem morgigen Standort bringen. Klare Ziele sind besonders wichtig für entfernte Teams, da sie sich nicht im selben physischen Raum befinden und möglicherweise nicht häufig sehen oder hören können, wie ihre Arbeit zu Gesamtzielen passt. Dies führt zu einer Unterbrechung.

Aus diesem Grund sollten Ziele für entfernte Teams an einem zentralen Ort geteilt werden, damit sie genau sehen, wie ihre Arbeit zum Gesamtbild beiträgt. Piktochart, eine webbasierte Anwendung zur Erstellung von Infografiken, verwendet ein OKR-System (Objectives and Key Results) über Perdoo um ihren Remote-Teams ein besseres Gefühl für die Unternehmensziele zu vermitteln und wie ihre Bemühungen sie erfüllen können.

Ziele und Vorgaben für das Unternehmen, die Teams und Einzelpersonen werden in das System eingegeben und im Laufe der Zeit überwacht. Auf diese Weise sieht jedes Teammitglied deutlich, wie seine wichtigsten Ergebnisse - oder Leistungsindikatoren - zu den Gesamtergebnissen beitragen, die das Unternehmen erzielen möchte, z. B. Umsatzwachstum, gesteigerte Kundenakquise und mehr. Während Sie Ihre Teamziele festlegen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Sind die Ziele und die dazu erforderlichen Schritte klar? Wenn die Mitglieder des Remote-Teams ihre spezifischen Aufgaben und Ziele nicht genau kennen, kann wertvolle Zeit damit verschwendet werden, einfache Fragen zu beantworten oder Informationen auszutauschen. Hier sind Tools hilfreich. Eine Kommunikationsplattform wie Teamwork Chat ermöglicht Teammitgliedern, Prioritäten sofort zu identifizieren und Fragen zu bestimmten Elementen zu stellen.

  • Können die Ziele gemessen werden? Wenn Sie den Fortschritt nicht verfolgen können, ist es schwieriger, die gewünschten Ergebnisse und Fristen zu erreichen. Ein Werkzeug wie Teamwork-Projekte mit dieser Funktion können Sie ein Projekt genau planen, Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen und bei Bedarf sogar schnell schwenken - ohne dass Details durch die Risse rutschen.

  • Was ist ein angemessener Zeitplan, um das Ziel zu erreichen? Die Fristen verschieben sich ständig, wenn Projektdetails basierend auf Kundenfeedback hinzugefügt oder angepasst werden. Sie können zwar nicht alle Änderungen in letzter Minute vorhersagen, aber Sie können sich ähnliche Projekte ansehen, die Sie abgeschlossen haben, und sich ein Bild davon machen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern werden. Selbst wenn eine Aufgabe für Ihr Team etwas neu ist, können Sie sie normalerweise in Segmente aufteilen, die Sie zuvor verwaltet haben. Denken Sie daran, aus dem Wunschdenken auszubrechen und sich ein Polster für Probleme oder Verzögerungen zu geben, die natürlich auftreten.

2. Verwenden Sie dabei Team Insights

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, Feedback zu geben. Beachten Sie, dass bei Personen, die kilometerweit voneinander entfernt und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, die Kommunikation nicht so selbstverständlich ist wie bei Personen, die im selben Büro arbeiten. Das einfache Auffordern von Teammitgliedern, Erkenntnisse per E-Mail oder Gruppenchat auszutauschen, bietet den meisten Teammitgliedern nicht genügend Struktur oder Motivation, um produktive Gespräche zu führen.

Es muss eine konsequente Nachverfolgung geben, klare Anweisungen, wie und wo Feedback hinterlassen werden soll, und es muss betont werden, warum ihr Feedback so wichtig ist. Andernfalls steht das Feedback ganz unten auf der To-Do-Liste Ihres Teams, oder Diskussionen sind möglicherweise zu sporadisch, um wirklich gute Ergebnisse zu erzielen.

Abhängig vom Remote-Team (Vertrieb, Marketing, Kundensupport, Entwicklung) sollten Sie versuchen, den Zeitpunkt Ihrer Check-in-Besprechungen zu verschieben, damit Sie die erhaltenen Informationen verstehen und verarbeiten können. Eine zu enge Gruppierung von Besprechungen kann zu einer Informationsüberflutung für Manager führen, was es schwieriger macht, die Aussagen der einzelnen Teams und ihre Bedürfnisse zu verfolgen und weiterzuverfolgen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie öfter von einigen Teams hören müssen als von anderen, da ihre Arbeit mehr Kontrolle erfordert.

Beispielsweise sollten kundenorientierte Teams wie Vertrieb und Kundenbetreuung zweiwöchentliche Besprechungen abhalten, um die Pläne so anzupassen, dass sie ihre Ziele erreichen, wenn sich die Kundenbedürfnisse ändern. Auf der anderen Seite können sich Entwicklungsteams einmal im Quartal treffen, da sich ihre Arbeit unterschiedlich auf die Kunden auswirkt. Unabhängig davon, wie oft sich Ihre Teams treffen, stellen Sie sicher, dass das Feedback aufgezeichnet und implementiert wird, damit jeder aus den bereitgestellten Eingaben lernen kann.

3. Lassen Sie Raum für Flexibilität

Bei Flexibilität geht es nicht nur um den Tagesplan Ihres Remote-Teams oder den Arbeitsort. Wenn es um den Erfolg eines Teams geht, müssen Ihre Pläne flexibel sein, da in einem wachsenden Unternehmen keine zwei Wochen gleich sind.

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In einer Woche kann es vorkommen, dass vor einem wichtigen Start die Aufmerksamkeit aller erforderlich ist, und in der nächsten Woche können sie zu ihren üblichen Aufgaben zurückkehren. Oder es kommt plötzlich zu Kundenanfragen, die für einige Tage mehr Ressourcen benötigen. Flexibilität kann auch so aussehen:

  • Stellen Sie Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen ein, damit immer jemand im Dienst ist. Achten Sie jedoch darauf, dass sich einige Stunden ihrer Arbeitstage überschneiden, damit die Mitarbeiter wichtige Informationen in Echtzeit austauschen können.

  • Bitten Sie die Teammitglieder, täglich Online-Standup-Meetings abzuhalten, damit knifflige Probleme behoben werden können, sobald sie auftreten, und die Zeitpläne angepasst werden können.

  • Ermutigen Sie die Teammitglieder, wöchentlich zu planen, damit sie immer nach vorne schauen und nicht nur auf Probleme reagieren. Auf diese Weise können sich Teams darauf vorbereiten, Änderungen im Voraus vorzunehmen - beispielsweise neue Fristen oder mehr Ressourcen -, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen.

Diese Beispiele für Flexibilität fördern die Zusammenarbeit und bringen Teams zum Reden. Dies ist erforderlich, damit Teams die spezifischen Ziele erreichen, auf die sie hinarbeiten.

4. Dokumentieren Sie alles

Während Sie den Prozess der Erstellung von Zielen und der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Teamleistung durcharbeiten, ist eine organisierte Dokumentation für den Teamerfolg von entscheidender Bedeutung. Je mehr Daten Sie über Ihre Bemühungen sammeln können, von Besprechungen bis hin zu Zeitplänen für Aufgaben, desto schneller können Sie Ihre Prozesse verfeinern und optimale Effizienz erzielen.

Zum Beispiel benötigen Projektteams nach Abschluss jedes Projekts eine eingehende Nachbesprechung, um zu analysieren, was gut funktioniert hat, was nicht und was geändert werden muss. Wenn zukünftige Projekte größer werden, um den Kundenbedürfnissen oder dem Marktdruck gerecht zu werden, müssen die Projektteams möglicherweise in der Mitte jedes Projekts eine Nachbesprechung durchführen, um alles zu klären, was das Projekt aus der Bahn bringen könnte, wie z. B. Terminänderungen, Kundenfeedback oder neue Datenerkenntnisse.

Ihre Dokumentation sollte klarstellen, wann sich Teams zur Nachbesprechung treffen sollten und was sie überprüfen müssen. Und Sie können wichtige Fragen aufnehmen, die Klarheit für den Rest des Projekts schaffen. Gibt es Engpässe? Wurden Probleme behoben? Gibt es noch andere Bedenken? Die Dokumentation sollte klarstellen, wie diese Check-Ins ablaufen sollen, damit Teams ihre Ziele erreichen können, egal wie klein oder groß ihr Projekt ist.

Verwenden Sie ein Produkt wie Google Drive, um Ihre Dokumentation zu erstellen und zu speichern und Ordner für jedes Team einzurichten. Der Vorteil von Cloud-Computing-Lösungen besteht darin, dass jeder im Team, unabhängig davon, wo er sich befindet, auf die Dokumente zugreifen kann, um Änderungen vorzunehmen und festzustellen, welche Änderungen bereits vorgenommen wurden.

Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit haben, um Ihre Dokumentation regelmäßig zu überprüfen. Sehr oft ändern sich Dinge schnell, wie z. B. die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder, die ideale Reaktionszeit der Kunden oder effektive Strategien zur Fehlerbehebung. Wenn Sie eine regelmäßige Zeit für die Überarbeitung der Dokumentation einplanen, bleiben alle über diese Änderungen auf dem Laufenden.

Teamerfolg braucht Zeit

Selbst wenn Sie ein hervorragendes Team haben, das sich schnell an diese Schritte anpasst, kann es einige Zeit dauern, bis die Änderungen wirklich in Ihre Prozesse integriert sind. Geben Sie sich die Erlaubnis, schrittweise von „als Team gut abschneiden“ zu „als Team erfolgreich sein“ zu wechseln. Machen Sie einen Schritt nach dem anderen und Sie werden bald eine Veränderung in der Zusammenarbeit Ihres Remote-Teams feststellen. Die Kommunikation wird einfacher, die Zusammenarbeit wird natürlicher und wenn Sie die kleineren Ziele erreichen, werden die größeren an ihren Platz fallen.