Das Geschäft ist ein Kampf, und die Unternehmen, die ihre Ressourcen am besten optimieren, gewinnen tendenziell. Aber ohne a klarer Blick bei Daten auf Projektebene ist es unmöglich, diese Ressourcen gut zu verteilen.

Das richtige Projektmanagement-Software zeigt Ihnen, wie und wo Ihre Ressourcen ausgegeben werden. Das Organisieren, Ausführen und Analysieren von Projekten ist viel einfacher, wenn Sie alles auf einer einzigen Plattform finden.

Wichtige Metriken für das Projektmanagement

Dieser letzte Schritt, die Analyse, macht Projektmanagement-Software zu einem solchen Wirtschaftsgut. Darin erfahren Sie, wie schnell Projekte abgeschlossen sind, wie viel Zeit Menschen für bestimmte Teile aufwenden und ob Kunden fair abgerechnet werden. Schauen wir uns einige wichtige Kennzahlen an:

1. Aufgabenverteilung

Die Aufschlüsselung der Aufgaben in der Projektmanagementsoftware gibt Führungskräften und projektmanager ein prozentualer Blick darauf, wer in jedem Projekt eine Schlüsselrolle spielt. Benutzer können jedes Teammitglied auswählen und ihre spezifischen Aufgaben nach Priorität und Frist sortieren. Sie können auch ändern, welche Aufgaben welchen Teammitgliedern zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass niemand zu viel oder zu wenig vom Gewicht des Projekts trägt.

Warum steht die Aufgabenverteilung ganz oben auf dieser Liste? Denken Sie an ein erfolgloses Gruppenprojekt zurück, an dem Sie beteiligt waren. Die Chancen stehen gut, dass es daran gescheitert ist wie die Arbeitslast verteilt wurde.

Bei einem erfolgreichen Projekt hat jeder eine klar definierte Rolle sie übernehmen die Verantwortung. Bei Ihren fehlgeschlagenen Projekten in der Vergangenheit hat möglicherweise eine Person die Arbeit von drei Personen erledigt oder umgekehrt. Die Pannenfunktion lässt keinen Raum für Unklarheiten und verhindert, dass sich Mitarbeiter überfüllt oder unproduktiv fühlen.

2. Abrechnungsfähige Stunden

Zeit ist wirklich Ihre wichtigste Ressource. In den meisten service-basierten Geschäftsmodellen sind die Mitarbeiterzeiten Ihre größten Kosten, und abrechnungsfähige Stunden werden für Sie bezahlt.

Was ist, wenn Sie sich Sorgen machen, überfahren zu werden? Stellen Sie a zeitbudget in Ihrer Projektmanagement-Software. Mit der Zeitbudgetierung können Sie die Zeit steuern, die Sie für Einzel- und Teamprojekte aufgewendet haben. Verwenden Sie die protokollierte Zeit, um Ihr verbleibendes Budget zu berechnen. Möglicherweise verbringen Sie zusätzliche Zeit mit einer „nice to have“ -Funktion. Wenn Sie knapp werden, können Sie immer etwas für die nächste Iteration speichern.

Diese Daten sind entscheidend, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Damit können Sie projektkosten schätzen und Liefertermine. Sie können auch Benachrichtigungen in Ihrer Projektmanagement-Software festlegen, um Sie darüber zu informieren, dass Sie sich in der Nähe Ihrer Stundenbeschränkungen befinden.

3. Einzelbeiträge

Projektmanagement-Software kann Ihnen viel mehr zeigen als nur, wer an einem Projekt arbeitet. Durch Klicken auf eine Person erhalten Sie einen schnellen Überblick über ihre spezifische Rolle im Projekt - einschließlich ihrer abgeschlossenen und unvollständigen Aufgaben, der protokollierten Zeit und des spezifischen Projektfeedbacks. Diese Details ermöglichen Folgendes:

Effizienz steigern

Wenn ein Teammitglied seine Aufgaben durchläuft oder länger als erwartet dauert, kann die Projektmanagementsoftware dies zeigen. Mit dieser Funktion können Manager leichter erkennen, wann jemand zusätzliche Unterstützung benötigt. Und wenn jemand es einfach tötet, macht es die Projektmanagement-Software auch leicht, das zu sehen.

Verantwortlichkeit schaffen

Durch die öffentliche Zuweisung von Personennamen zu Aufgaben in Ihrer Projektmanagement-Software wird sichergestellt, dass diese Personen zur Rechenschaft gezogen werden. Und wenn jemand weiß, dass sein Fortschritt verfolgt wird, neigt er dazu, seine beste Arbeit zu leisten. Niemand kann an den Beiträgen anderer vorbeikommen.

Stärken und Schwächen identifizieren

Wenn Sie das Tempo, die Qualität der Arbeit und die Kommentare der Teammitglieder zu Aufgaben sehen, können Sie leicht feststellen, wo sie am besten sind. Aus dem gleichen Grund können Sie mithilfe der Projektmanagement-Software feststellen, ob jemand für einen bestimmten Aufgabentyp nicht geeignet ist, und ihn auf ein Projekt oder eine Aufgabe verschieben, auf die er sich konzentrieren kann.

4. Projektfortschritt

Führungskräfte benötigen einen umfassenden Überblick über den Projektverlauf. Die Meilensteindiagramme der Projektmanagementsoftware können einen Überblick darüber geben, wie sich die verschiedenen Bereiche des Projekts entwickeln. Dies kann als schnelles Update dienen, aber auch dazu beitragen, Verzögerungen oder Workflow-Probleme zu erkennen.

Achten Sie besonders auf den Abschnitt Projekttrend. Mit dieser Funktion können Sie den Fortschritt eines Projekts in den letzten 30 Tagen analysieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Vorstellung davon, ob Workflow-Optimierungen oder Neuzuweisungen von Teams das Problem gelöst haben, ob es sich um Tempo, Arbeitsqualität oder etwas anderes handelt.

Das Fazit lautet: Mit der Projektmanagement-Software stehen Ihnen mehr Daten zur Verfügung. Harte Zahlen helfen Ihnen dabei, Kunden besser zu bedienen, und sie geben einen klareren Hinweis auf die Leistung Ihres Teams. Gehen Sie voran: Optimieren Sie weg.