Hast du angefangen aus der Ferne arbeiten in den letzten paar Wochen?

Willkommen in unserer Welt. Es ist gut, ein Unternehmen zu haben - aber wir denken, es ist noch besser, Sie auf einige der Kommunikationsprobleme hinzuweisen, mit denen Sie wahrscheinlich konfrontiert sind. Projektmanagement-Software kann eine überraschende Anzahl von ihnen lösen.

Danke an die Covid-19 Ausbruch, wir können nicht einfach die Halle überqueren oder mit einer Frage in die nächste Kabine gehen. Wir lernen immer noch, wer lieber E-Mails anruft, unsere bevorzugten Slack-GIFs herausfindet und versteht, wie klare schriftliche Anweisungen aussehen.

Die Projektmanagement-Software kann möglicherweise Ihr neues Lieblings-Shrek-GIF nicht für Sie finden. Aber es kann einen überraschend langen Weg gehen verbesserung der Teamkommunikation.

Projektmanagement-Software für die Kommunikation

Neue Workflows können die Kommunikation erschweren. Implementierung projektmanagement-Software kann Lücken in einigen Schlüsselbereichen schließen:

1. Rollendefinition

Selbst wenn die Titel Ihres Teams klar sind, kommt es zu Missverständnissen: Sollte der Redakteur Ihres Marketingteams für die Erstellung von Blog-Themen verantwortlich sein, oder sollte dies die Aufgabe des Autors sein?

Zu wissen, wer für jedes Teil eines Projekts verantwortlich ist, ist entscheidend für dessen Ausführung. Andere Mitwirkende müssen wissen, an wen sie sich mit Fragen wenden können. Die Führung muss wissen, wer Entscheidungen trifft und Details an den Rest des Projektteams weitergibt.

Nach welchen rollenbezogenen Funktionen sollten Sie in der Projektmanagementsoftware suchen? Projektmanagement-Software erleichtert die Zuordnung bestimmter Benutzer und Aufgaben. Suchen Sie nach einer Lösung, die a enthält projektcharta tool, um zu zeigen, wo jeder Benutzer in die größere Hierarchie eines Projekts passt.

2. Rechenschaftspflicht

Fristen gehören zu den wichtigsten zu kommunizierenden Projektinformationen. Jeder im Team muss wissen, wann etwas fällig ist und wer sonst davon abhängt, dass es rechtzeitig erledigt wird. Die Projektmanagement-Software bietet eine Plattform, auf der Personen täglich einchecken können. Unabhängig davon, ob es sich um Berichtsstunden handelt oder um das Markieren einer Checkliste, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter den Vorgesetzten häufige Aktualisierungen auf nicht konfrontative Weise geben können. Sogar die angenehmsten manager müssen termine konsequent durchsetzen und regelmäßig nachverfolgen.

Zwingen Sie einzelne Manager nicht, jeden Tag jedem Teammitglied eine SMS oder E-Mail zu senden. Eine Projektmanagementplattform fungiert als Hub, von dem aus sie einchecken, auf versäumte Termine hinweisen und zeigen können, wie sich Fehler auf andere Teammitglieder auswirken.

3. Genauigkeit

Wenn Sie im Büro arbeiten, ist es einfach, sich fünf Minuten lang mit jemandem zusammenzusetzen, ihm zu sagen, was Sie erwarten, und ein oder zwei Beispiele zu zeigen. Sie können Fragen stellen, die Sie vor Ort klären können. Ohne Projektmanagement-Software, um diese Lücke zu schließen, können Fehler leicht gemacht werden. E-Mail-Ketten können schwer zu verfolgen und Wochen später schwerer zu finden sein. Das Tätigen eines Telefonanrufs erfordert eine Zeitplanung, um sicherzustellen, dass die Zeit an beiden Enden funktioniert. Wenn Sie vergessen, etwas zu fragen, kann Ihr Rückruf eine andere Besprechung unterbrechen.

Von allen geschäftliche Konsequenzen aufgrund der schlechten Kommunikation können unerfüllte Bedürfnisse und Erwartungen den Teambeziehungen am meisten schaden. Fehlende wichtige Details können Projekte verlangsamen, und das Zurückverfolgen, um ein Projekt zu überarbeiten, ist Geldverlust.

Um Fehler zu minimieren, können Sie mit der Projektmanagement-Software:

  • Skizzieren Sie die spezifischen Anforderungen eines Projekts oder einer Aufgabe

  • Legen Sie die Schritte in der Reihenfolge fest, in der sie angegangen werden sollen

  • Speichern Sie die für das Projekt erforderlichen Dateien und Dokumente

  • Überprüfen Sie den Fortschritt, um die Projektfrist einzuhalten

  • Geben und bitten Sie andere Teammitglieder, Führungskräfte und Kunden um Feedback

Es ist zwar nichts Falsches daran, schnell anzurufen, um jemanden einzuchecken, aber es sollte nicht die Standardarbeitsweise des Teams sein. Der größte Teil der Kommunikation sollte innerhalb der Projektmanagement-Software erfolgen.

4. Planen Sie die Ausrichtung

Fernarbeit ist eine Gelegenheit für Menschen, ihren eigenen Zeitplan zu erstellen. Abgesehen von starren Fristen können die Arbeitszeiten auf die persönlichen Vorlieben zugeschnitten werden. Die Benutzerprofile in der Projektmanagement-Software können diese Informationen speichern und sicherstellen, dass jeder sie finden kann.

Vor diesem Hintergrund muss es in zwei Bereichen Konsistenz geben:

  • Individuelle "Ein" Stunden Alle Mitglieder des Teams müssen wissen, wann jemand verfügbar sein wird. Sofern nicht im Voraus angegeben, sollte dies von Woche zu Woche statisch sein.

  • Team Kernstunden Bestimmte Projektanforderungen, wie z. B. Brainstorming, erfordern die Anwesenheit mehrerer Teammitglieder. Aus diesem Grund sind Kernstunden wichtig: Wenn alle von 10 bis 15 Uhr arbeiten, sollten Besprechungen in diesem Fenster geplant werden. Die Teammitglieder sollten dafür verantwortlich sein, die verbleibenden Stunden an anderer Stelle auszufüllen.

Denken Sie daran, zu berücksichtigen zeitzonen. Wenn ein Mitglied Ihres Teams, das normalerweise im Büro ist, beispielsweise vom Haus einer Verwandten aus arbeitet, um sich um sie zu kümmern, benötigt sie möglicherweise eine Erinnerung.

Projektmanagement-Software kann nicht jedes Kommunikationsproblem beheben, ist jedoch ein guter Ausgangspunkt. Vor welchen Kommunikationsherausforderungen stand Ihr Unternehmen seit seiner Entfernung?