Der Erfolg und die Vernunft einer Agentur hängen fast ausschließlich vom Workflow ab. Die Auswahl der Projektmanagement-Software gegenüber der herkömmlichen Scattershot-Sammlung von E-Mails, Word-Dokumenten und Telefonanrufen beseitigt Verwirrung, indem eine systematische Möglichkeit geboten wird projekte verfolgen und zentralisieren Sie die Kommunikation mit Kunden in Ihrem Team. Ohne dieses wichtige Tool verschwenden Sie Zeit damit, Details zu verfolgen, was Ihre Kundenbeziehungen und Ihre Projektfristen belastet.

Kunden können Ihre Projektmanagement-Software jedoch nicht selbst abholen. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, sie sorgfältig und absichtlich an Bord zu nehmen, gefährden Sie Ihre Kundenbeziehung. Beziehen Sie sie von Anfang an ein, indem Sie ihnen proaktiv Ihr System beibringen. So können Sie Ihre Kunden effektiv in Ihre Projektmanagement-Software integrieren, damit sowohl Ihre Agentur als auch Ihre Kunden die Nase vorn haben.

1. Richten Sie die Grundregeln ein

Laut den Fachberatern und Autoren des Buches hängt die Aufrechterhaltung einer hervorragenden Kundenbeziehung von der Zuverlässigkeit ab Der vertrauenswürdige Berater. Konsistenz und die Fähigkeit, vereinbarte Fristen einzuhalten, spielen eine große Rolle bei der Schaffung von Vertrauen. Die Erfüllung der erwarteten Bedürfnisse Ihrer Kunden ist jedoch noch wichtiger. So haben sie es ausgedrückt:

“Je mehr ein Anbieter tun kann, um die normalerweise unbewussten Normen des Kunden zu verstehen und sich darauf zu beziehen, desto mehr wird sich der Kunde wohl fühlen und ein Gefühl der Zuverlässigkeit erfahren. “ Um gut mit Ihren Kunden zusammenarbeiten zu können, müssen Sie wissen, wie sie funktionieren oder welche „unbewussten Normen“ sie haben. Umreißen Sie dazu gemeinsam die gewünschten Ergebnisse Ihres Projekts. Lincoln Murphy von Sixteen Ventures nennt dies „erfolg definieren,” dies bedeutet, dass Sie vor dem Start des Projekts bestimmen, was für Sie und Ihre Kunden als Erfolg gilt. Jeder muss wissen, wie das Endprodukt aussehen soll, bevor Sie daran arbeiten.

Wenn Sie explizite Erwartungen bezüglich der Projektparameter festlegen, wie Ihre Projektmanagement-Software verwendet wird und wie das Endergebnis aussehen wird, legen Sie den Kurs fest. Jedem ist klar, welche Rolle er spielen wird, und Sie erhalten einen genauen Überblick über den Arbeitsstil der anderen beteiligten Partei. Wenn Sie verstehen, wie Ihre Kunden denken und was sie von Ihnen benötigen, können Sie beide besser zusammenarbeiten.

Senden Sie Ihren Kunden einen Fragebogen per E-Mail

Bevor Sie mit der Planung eines Projekts für einen Kunden beginnen, möchten Sie spezifische Informationen zu dessen Bedürfnissen und Erwartungen. Machen Sie keine Annahmen darüber, was Ihre Kunden Ihrer Meinung nach erreichen möchten - fragen Sie sie.

Stellen Sie eine Liste mit Fragen zusammen, die sie per E-Mail beantworten können. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Definitionen des Erfolgs in eigenen Worten zu formulieren, und Sie erhalten einen Referenzleitfaden, der das Projekt und zukünftige Gespräche leitet. Verwenden Sie diese Fragen, um loszulegen:

  1. Welche Ergebnisse wollen sie sehen? Wie werden sie diese Ergebnisse messen?

  2. Wie sieht eine erfolgreiche Ausführung für sie aus? Wie sieht es für ihren Chef aus?

  3. Welche Kunden möchten sie für dieses Projekt gewinnen? Wer ist ihr idealer Kunde?

  4. Welche Plattformen oder Kanäle werden sie verwenden, wenn das Projekt abgeschlossen ist, um es zu verbreiten?

Ihre Antworten geben Ihnen eine klare Vorstellung davon, was sie von Ihnen erwarten. Mit diesen Antworten können Sie Ihren Kunden zeigen, was Sie im Gegenzug von ihnen benötigen.

Nehmen Sie den Hörer ab und sprechen Sie es durch

Wenn Sie dem Kunden ein besseres Gefühl für Leistung und Erwartungen vermitteln, können Sie von Ihrer Seite aus ein klares Bild des Projektumfangs und der Verantwortlichkeiten vermitteln. Außerdem können Sie klarstellen, was sie nicht von Ihnen erwarten sollten. Sie können Probleme wie zu häufige Aktualisierungsanforderungen, Last-Minute-Revisionen oder andere Aufgaben, die Ihren Workflow stören könnten, einschränken. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Probleme erklären, unabhängig davon, ob Sie mit Kunden telefonieren oder in einem Dokument darüber diskutieren:

  1. Die Art der von Ihnen verwendeten Projektmanagement-Software und warum

  2. Wie Aufgaben in der Software erledigt werden,

  3. Wie und wann Produkte versendet werden und

  4. Lösen Sie alle Fragen, die sie zu diesem Prozess haben

Senden Sie Ihren Kunden auch Anleitungen, Umrisse und Beispiele, die zeigen, wie effektiv diese Software für frühere Projekte war. Diese sehen möglicherweise aus wie Screenshots Ihrer Projektverwaltungssoftware und eine Erklärung, wie sich Aufgaben in Ihrem Projekt möglicherweise darin bewegen. Kurze Videos vereinfachen häufig das Onboarding und bieten ein hervorragendes Tool zur Fehlerbehebung, für das kein besetzter Helpdesk erforderlich ist. Machen Sie deutlich, wie Sie ihre Projektziele erreichen und wie sie erwarten können, dass Ihre Software zur Verfolgung aller Projektziele verwendet wird. Dies stärkt das Vertrauen bei jedem Schritt des Weges.

2. Trainieren Sie Ihre Kunden mit Ihrer Software

Wenn Sie Ihre Kunden, Ihr Team, Ihre Ziele und Ihre Frist unterstützen möchten, helfen Sie Ihren Kunden, sich sofort mit Ihrer Projektmanagementsoftware vertraut zu machen. Wenn Sie Clients einfach direkt in die Software werfen, ohne sicherzustellen, dass sie in den von ihnen benötigten Grundfunktionen sicher sind, schaffen diese verwirrten Clients mehr Arbeit für Sie. Wenn neue Kunden die Software einschüchternd finden, entwerfen sie ihre eigenen Wege außerhalb Ihres Workflows, um die Antworten zu erhalten, die sie benötigen. Sie werden Sie mit E-Mails belästigen, in denen Sie nach Updates oder Telefonanrufen gefragt werden, die Zeit verschwenden und später nicht mehr nachverfolgt werden können. Investieren Sie sofort in Schulungen, denn wenn sie ihm nicht vertrauen, vertrauen sie Ihnen nicht. So integrieren Sie Ihre Kunden in Ihre Projektmanagement-Software:

  • Richten Sie ihr persönliches Konto in der Software ein.

  • Machen Sie deutlich, in welchen Bereichen sie aktiv sein müssen: im Kommentarbereich, wo sie markiert sind usw.

  • Zeigen Sie ihnen, welchen Wert jede Aktion in der Software hat: Das Verschieben einer Karte zeigt an, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Einchecken bedeutet, dass diese Teammitglieder daran arbeiten usw.

  • Zeigen Sie, wie das Team arbeitet, um eine Aufgabe in der Software zu erledigen.

  • Zeigen Sie ihnen, wo sie sich einen Überblick über das Projekt verschaffen können.

  • Führen Sie sie in die interne Sprache ein, die Ihr Team in der Software verwendet.

Hinweis: Wenn Sie einen Client haben, der schwer an Bord zu haben ist, verwenden Sie die Regel 3. Zeigen Sie ihm, wie er drei Aufgaben erledigt, die er kennen muss. Wenn er diese beherrscht, zeigen Sie ihm weitere drei und so weiter. Das Aufteilen des Prozesses in überschaubare Schritte beseitigt viel Angst und Überwältigung. Das ist richtig - Training ist unerlässlich. Nach a studie von Survey Monkey, ein Drittel der Befragten gab an, keine Zeit zu haben, um ein neues Tool zu erlernen. Daher müssen Sie diese Barriere überwinden und ihnen das Onboarding vereinfachen.

3. Nehmen Sie Ihre Kunden in Ihren Workflow auf

Denken Sie nach Abschluss der ersten Schulung daran, dass Ihre Kunden möglicherweise weiterhin Hilfe bei der Integration der Projektmanagementsoftware in ihren Alltag benötigen. Es kann einige Zeit dauern, bis sie verstehen, wie nützlich die Tools für die tägliche Kommunikation, die Organisation wichtiger Dokumente und die Überwachung des Fortschritts sein können. So pflegen Sie einen nahtlosen Workflow für Sie und Ihren Kunden, der Vertrauen schafft und Fristen festlegt:

  1. Machen Sie kurze, regelmäßige Check-ins über den Fortschritt. Diese schnelle, einfache Besprechung lässt die Tür offen, sodass unangenehme Fragen oder Probleme beantwortet werden können, bevor sie zu vollständigen Problemen werden. Dies kann über die Projektmanagement-Software geschehen.

  2. Suchen Sie nach Mustern. Scheinen Ihre Kunden über einen bestimmten Prozess oder eine Benachrichtigung in der Software verwirrt zu sein? Gehen Sie davon aus, dass sie Ihren Workflow verstehen? Ignorieren sie Ihre Anfragen nach wichtigen Informationen? Finden Sie diese Muster und lösen Sie das zugrunde liegende Problem - ein Missverständnis, mangelnde Ausbildung usw.

  3. Finden Sie Orte in Ihrem Workflow, um deren Komfort zu berücksichtigen. Dies kann bedeuten, dass Sie vorübergehend mehr Schulungen anbieten oder Google Kalender anstelle von Microsoft Outlook verwenden, bis Sie mehr Vertrauen in Ihre Plattform gewinnen.

Während dies nach viel Arbeit klingt, ist es einfach Teil einer gesunden, hochwertigen Beziehung, die Vorlieben und den Arbeitsstil Ihrer Kunden im Auge zu behalten.

Wegbringen

Wenn Sie Ihren Kunden das notwendige Onboarding bieten, um einen reibungslosen Start mit Ihrer Projektmanagementsoftware zu gewährleisten, können Sie beruhigter, weniger Kopfschmerzen und pünktlichere Projekte durchführen.

Noch besser, wenn Ihre Software sich um die Details kümmert, denken Ihre Kunden, dass Sie ein Genie sind.