Peter Coppinger, Mitbegründer und CEO von Teamwork, erläutert die Tage, an denen er und Mitbegründer Daniel Mackey ein florierendes Webdesign-Geschäft aufgebaut haben - nachdem sie ihre 12 größten Fehler behoben hatten.


Sie wissen das vielleicht nicht, aber bevor wir Teamwork gründeten, leiteten mein Mitbegründer Dan und ich eine kleine Webdesign-Agentur namens Digital Crew.

Als eines der Gründungsmitglieder unserer Webdesign-Agentur die Entscheidung traf, das Unternehmen zu verlassen, befanden sich Dan und ich in einer Position, in der wir das Geschäft brutal ehrlich betrachten mussten.

Leider haben wir uns durch das, was wir gefunden haben, niedergeschlagen gefühlt. Wir weigerten uns, das Handtuch zu werfen und beschlossen, es noch ein Jahr zu geben oder „echte“ Jobs zu bekommen. Zum Glück haben wir uns nach einigen Änderungen durch den Sturm gezogen und sind viel weiser aufgetaucht. Obwohl wir einige großartige Geschichten über unsere großen Erfolge aus dieser Zeit haben, kamen die wertvollsten und nachhaltigsten Lektionen aus der Reparatur unserer Fehler.

Mit vielen Agenturen jetzt verwenden Teamwork-Projekte heute wollte ich die größten Fehler mitteilen, die wir gemacht haben, als wir unsere Webdesign-Agentur vom Kämpfen zum Erfolg geführt haben - und die wertvollsten Lehren, die wir daraus gezogen haben.

Übrigens, wenn Sie eine Webdesign-Agentur betreiben, sollten Sie sich unsere ansehen website-Projektvorlagen. Sie helfen Ihnen dabei, neue Webdesign-Projekte schneller einzurichten und effizienter zu verwalten

Fehler Nr. 1: Arbeiten ohne Agentur-Kunden-Vertrag

Ob Sie es glauben oder nicht, wir haben jahrelang nicht nach Verträgen gefragt, wahrscheinlich weil wir Digital Crew direkt nach dem College ohne echte Erfahrung gegründet haben. Wir vertrauten jedem Kunden auf sein Wort und einen Handschlag. Nachdem wir uns jedoch einige Male ohne Vertrag verbrannt hatten, um uns zu retten, wussten wir, dass wir anfangen mussten, uns zu schützen.

Die Reparatur: Machen Sie Verträge zu einer Anforderung für jedes Projekt und jeden Kunden - jedes Mal. Das Schreiben von Verträgen kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Erstellen Sie daher eine starke Vertragsvorlage, die Sie wiederverwenden und anpassen können. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Arbeitsplan in den Vertrag aufnehmen, um Unklarheiten darüber zu vermeiden, was Sie zum vereinbarten Preis liefern.

Fehler Nr. 2: Vollständige Abrechnung bei Projektabschluss

Viele Jahre lang haben wir keine Bühnenzahlungen geleistet. Erst als die Arbeit zu 120% erledigt war, schickten wir endlich eine Rechnung. Dies zerstörte unseren Cashflow und gefährdete unser Geschäft.

Ein besonderer Vorfall, der mir besonders auffällt, war der Verlust einer Zahlung von 20.000 Euro nach Monaten harter Arbeit. Wir hatten nicht um eine erste Zahlung gebeten. Als der IT-Manager, der das Projekt initiiert hatte, entlassen wurde und sein Chef sagte, sie wolle nicht das verwenden, was wir produziert haben, sahen wir nie einen Cent. Autsch.

Die Reparatur: Bringen Sie Ihre Agentur in die Lage, den Cashflow und die Ressourcen besser zu planen, indem Sie datumsbasierte Meilensteinvereinbarungen für die Zahlung verwenden. Bitten Sie Kunden um 50% im Voraus für kleinere Projekte. Bitten Sie bei größeren Projekten um 33% im Voraus, 33% in der Mitte und 34% am Ende. Teilen Sie massive Projekte in Miniprojekte auf. Die Aufteilung großer Projekte in kleinere Schritte wirkt sich auch positiv auf die Teamproduktivität aus, da die Fristen häufiger werden.

Fehler Nr. 3: Ermöglichen des Kriechens des Zielfernrohrs

Das Problem beim Scope Creep ist, dass es nicht immer offensichtlich ist. Dies kann sehr unschuldig während eines ungezwungenen Gesprächs zwischen einem geschätzten Kunden und einem Agenturinhaber geschehen, der bereit ist, alles zu tun, um ihn bei Laune zu halten.

Klient: “Hey Peter! Können Sie dieses Ding zur Startseite hinzufügen? Es ist dringend. Ich weiß, dass ich es mit dem CMS selbst machen kann, aber ich bin sehr beschäftigt, und das ist wichtig. "

Mich: “Kein Problem. Ich werde alles fallen lassen und das sofort tun. Sag dir was, während ich dabei bin, werde ich auch den Doohickey aktualisieren. "

Klient: “Großartig, wie viel für diese Arbeit? "

Mich: “Ah, es wird nicht lange dauern, es gibt keine Gebühr. "

Klient: “Das ist großartig. Du bist der beste!"

So etwas passierte die ganze Zeit bei Digital Crew und führte dazu, dass unsere Agentur viele zusätzliche Arbeiten, einschließlich Eilarbeiten, kostenlos erledigte. Wenn diese zusätzlichen Feature- oder Funktionsanforderungen auftauchen, benötigt Ihre Agentur eine Strategie, um das Scope Creep einzuschränken und zu verhindern, dass Ihre anderen Projekte entgleist.

Die Reparatur: Der Schlüssel zur effektiven Verwaltung des Scope Creep ist kommunikation und transparenz. Wir haben Gebühren für die Erledigung von Aufgaben eingeführt, die außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs lagen, und haben sichergestellt, dass die Kunden von Anfang an über diese Gebühren informiert waren. Wir haben Transparenz in unseren Prozess gebracht, indem wir ein frühe Version von Teamwork Projects um jede Anfrage zu verfolgen, protokollieren Sie die für die Arbeit benötigte Zeit und erstellen Sie regelmäßige Rechnungen für alle Kunden.

Da wir alle Anstrengungen dokumentiert hatten, hatten die Kunden kein Problem damit, zu bezahlen. Wir haben auch eine Regel erstellt, nach der alle „Eilarbeiten“ mit dem Zweifachen unseres normalen Satzes berechnet werden. Als ein Kunde sagte: "Ich brauche das heute!" und die Aufgabe unterbrach unsere andere Arbeit, es war sehr profitabel, dies zu tun - Überstunden waren den zusätzlichen Aufwand wert.

Fehler Nr. 4: Unterladung für unsere Arbeit

Wir hatten mehr Arbeit als wir bewältigen konnten und einen guten Ruf, aber es dauerte lange, bis uns klar wurde, dass wir nicht genug aufladen. Der Penny fiel schließlich, als wir erkannten, dass wir unseren Kunden eines der leistungsstärksten Tools für das Wachstum ihres Geschäfts zur Verfügung stellten - und wir mussten unsere Preise an den Wert anpassen, den wir schufen.

Die Reparatur: Da wir nichts zu verlieren hatten und erkannten, dass wir viel Arbeit und einen ausgezeichneten Ruf hatten, schickten wir unseren Stammkunden eine E-Mail und erklärten, dass wir unsere Preise dramatisch erhöhen würden. Ich erinnere mich an einen Kunden, der am Telefon lachte, als er anrief und sagte, er sei überrascht, wie lange wir uns schon kurz verkauft hatten. Durch die Änderung unserer Preise konnten wir Projekte ablehnen, die nicht zu uns passten oder die wir als zu riskant empfanden. Bald stellten wir fest, dass wir weniger Stunden arbeiteten, aber profitablere Jobs anzogen. Wir haben weniger gearbeitet, besser gearbeitet und mehr Geld verdient: gewinnen, gewinnen, gewinnen.

Fehler Nr. 5: "Design by Committee" zulassen

Bei der Arbeit an großen Projekten mit vielen Stakeholdern befanden wir uns häufig in einer Position, in der wir versuchten, sie alle zufrieden zu stellen. Ich erinnere mich an ein Treffen mit einem großen Arzneimittel, bei dem ich 12 Personen zuhörte, die 2 Stunden lang über die Farben ihrer jeweiligen Bereiche der Website stritten.

Die Reparatur: Wir sagten unseren Kunden, dass wir uns ausschließlich mit einem Delegierten von ihrer Seite befassen wollten. Sie könnten alle ihre Streitereien hinter verschlossenen Türen ohne uns führen und nur die Ergebnisse präsentieren. Mit einer ähnlichen Richtlinie ermutigen Sie Ihre Kunden, sich selbst zu organisieren, was Ihren Prozess rationalisiert.

Fehler Nr. 6: Steuern nachträglich behandeln

In den frühen Tagen, als wir eine Zahlung von einem Kunden erhielten, enthielt diese die staatliche Steuer (MwSt.) Von etwa 20%. Weil wir unseren Cashflow zu dieser Zeit so schlecht verwaltet haben, haben wir oft diese zusätzlichen 20% ausgegeben, und als die Zeit gekommen war, unsere Steuern einzureichen, waren wir in Panik geraten, was eine Menge Stress verursachte.

Die Reparatur: Wir haben ein separates Bankkonto für diese Steuer eröffnet und sobald ein Kunde uns bezahlt hat, haben wir den Mehrwertsteuerbetrag direkt auf dieses Konto überwiesen. Wir waren nie versucht, auf dieses Konto einzusteigen, denn sobald das Geld überwiesen wurde, haben wir es so behandelt, als ob es einfach nicht existiert. Dies führte zu einem rundum besseren Cashflow-Management und setzte diesen Stresssituationen ein Ende.

Fehler Nr. 7: Schlechtes Rechnungsmanagement

Wir haben viele Kundenwebsites gehostet und hatten Hunderte von Rechnungen, die in verschiedenen Monaten eines Jahres fällig waren. Unser Rechnungsstellungsprozess war, gelinde gesagt, willkürlich, und unsere Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen war noch schlimmer. Wir würden niemals in Betracht ziehen, den Teppich von kriminellen Konten herauszuziehen, und dieser Mangel an Disziplin bei der Abrechnung hat unseren Cashflow wirklich beeinträchtigt.

Die Reparatur: Wir haben jemanden eingestellt, dessen einzige Aufgabe darin bestand, unsere Rechnungen und Forderungen zu verwalten (zunächst in Teilzeit und dann in Vollzeit). Sie war ein Ass bei ihrer Arbeit: Sie schickte Rechnungen sofort bei Fälligkeit, folgte mit Inbrunst, wenn Rechnungen überfällig wurden, und hatte auch die Befugnis, Websites bei Nichteinhaltung offline zu schalten, wenn dies nicht erforderlich war (was sehr selten vorkam). Das Ergebnis war ein ausgezeichneter Cashflow und wir konnten uns auf unsere Arbeit konzentrieren.

Fehler Nr. 8: Priorisierung von Projekten basierend darauf, wer „am lautesten geschrien hat“

Als unsere Webdesign-Agentur noch in den Anfangsjahren war, hatten wir im Büro ein Whiteboard mit all unseren aktiven Projekten. Wir legen Projektprioritäten fest, basierend darauf, welche Kunden uns am meisten unter Druck setzen. Wir nannten es den "Wer schreit am lautesten" -Ansatz. Es war chaotisch und nicht nachhaltig.

Die Reparatur: Nachdem wir das führende webbasierte Projektmanagementsystem ausprobiert und festgestellt hatten, dass es nicht funktioniert, haben wir eine frühe Version von erstellt Teamwork-Projekte um uns zu helfen, organisiert (und vernünftig) zu bleiben, während wir mehrere Kundenprojekte unter einen Hut bringen. Wir haben die Meilensteine für unsere verschiedenen Projekte eingegeben und konnten unsere Projekte im Kalender planen. Dies gab uns eine visuelle Darstellung, wie viel Arbeit wir erwartet hatten, welche Ressourcen wir hatten und wann wir einstellen mussten. Robust projektmanagement-Software dies ist wichtig, um den Überblick über die Projekte Ihrer Kunden zu behalten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das von Ihnen ausgewählte Tool ausgewählt haben hilft Ihrem Team, sich zu übertreffen.

Fehler Nr. 9: Vernachlässigung unserer eigenen Website

Wir waren so beschäftigt mit der Kundenarbeit, dass unsere eigene Website seit Jahren nicht mehr aktualisiert oder neu gestaltet wurde. Obwohl wir Hunderte wunderschöner Websites für unsere Kunden herausgepumpt haben, sahen unsere eigenen veraltet und statisch aus. Wir haben wahrscheinlich mehrere Großaufträge verloren, weil wir nicht unser Bestes gegeben haben.

Die Reparatur: Jedes Jahr im Januar haben wir einige Zeit für die Neugestaltung unserer Website eingeplant. Wir haben ihm einen frischen neuen Look gegeben, der all unsere aktuelleren Arbeiten zeigt. Wir haben auch die Regel festgelegt, dass ein Projekt erst abgeschlossen wurde, als sich seine Fallstudie auf unserer Website befand. Dies hielt die Website frisch und zeigte unsere beste Arbeit, was dazu führte, dass wir mehr und größere Aufträge gewannen.

Fehler Nr. 10: Rentabilität nicht messen

Das Erstellen von Websites war ein langer und langsamer Prozess. Nachdem wir alle Aspekte der Erstellung von Websites analysiert hatten, stellten wir fest, dass wir bei verschiedenen Projekten immer wieder denselben Codetyp neu erstellten, und wir hatten keine Ahnung, wie profitabel unsere Projekte waren.

Die Reparatur: Wir haben unseren Website-Erstellungsprozess ständig überprüft, um festzustellen, wo wir Zeit verloren haben und wie wir sie zurückfordern können. Als wir beispielsweise ein neues Projekt starteten, baten wir den Kunden, 5 Websites zu finden, die er liebte, damit wir ihren Stil und seine Designpräferenzen schnell verstehen konnten, um Zeit in der Designphase zu sparen.

Wir haben festgestellt, dass das Erstellen von Webformularen für Projekte eine schmerzhafte Zeitersparnis darstellt, und haben daher nach Möglichkeiten gesucht, Blöcke mit nützlichem Code zu kopieren. Unser Entwicklungsteam begann mit der Entwicklung wiederverwendbarer Komponenten und „Engines“, die wir ständig verbessern und in die meisten unserer Websites integrieren konnten, was viel Zeit sparte.

Wir haben auch festgestellt, dass Designer unabhängig vom Budget dieselbe Zeit in jede Website investiert haben. Um dieses Problem zu lösen, haben wir uns verstärkt darum bemüht, ihnen zu helfen, sich der finanziellen Erwartungen bewusster zu werden, und zu Beginn jedes Projekts eine strategische Verteilung ihrer Zeit erörtert.

Als wir endlich einen straffen, optimierten Prozess zum Erstellen von Websites hatten, begannen wir, unser Verhältnis von Aufwand zu Belohnung zu messen. Unsere Analyse führte uns dazu, zusätzliche Problembereiche zu identifizieren, unseren Prozess zu verfeinern, bessere Projekte auszuwählen und die Rentabilität zu verbessern.

Fehler Nr. 11: Nehmen Sie jede Arbeit, die uns in den Weg kam

Wir haben jahrelang jede Art von webbasierter Programmierung und Designarbeit durchgeführt, unabhängig von der Größe des Kunden. Dann stießen wir auf einige Webanwendungsprojekte für größere Kunden und stellten schnell fest, dass wir nicht nur die Anwendungsentwicklung vorzogen, sondern auch sehr profitabel waren. Es hat lange gedauert, bis uns klar wurde, dass Sie mehr verlangen können, wenn sich Ihre Agentur auf einen Arbeitsbereich spezialisiert hat, in dem Sie sich auszeichnen.

Die Reparatur: Als wir offiziell vom Webdesign umgestiegen sind, haben wir unsere Website geändert und uns als „Webanwendungsentwickler“ positioniert, um unsere beste Anwendungsentwicklungsarbeit hervorzuheben, und wir haben begonnen, kleinere Webdesignverträge abzulehnen. Die Spezialität Ihrer Agentur sind möglicherweise B2C- oder B2B-Websites oder Sie können sich sogar vertikal spezialisieren. In jedem Fall sollten Sie sich auf eine Spezialisierung konzentrieren, um Ihre Gewinne zu maximieren, sobald Ihre Agentur auf den Beinen ist.

Fehler Nr. 12: Keine Extras anbieten

Nachdem wir die Fehler korrigiert hatten, die unser Geschäft in die roten Zahlen brachten (Nr. 1 bis Nr. 11), sahen unsere Margen viel gesünder aus. Wir erkannten, dass wir darüber nachdenken mussten, unseren finanziellen Umsatz zu maximieren, ohne unsere Arbeitsbelastung signifikant zu erhöhen.

Die Reparatur: Wir haben festgestellt, dass einige kleine, einfach hinzuzufügende Services einen enormen Mehrwert für unsere Kunden schaffen. Deshalb haben wir begonnen, jedem Angebot ein Menü mit diesen Elementen hinzuzufügen. Kunden können Funktionen wie Foren, Newsfeeds, Bildergalerien und mehr für ihre Websites auswählen, indem sie einfach ein Kontrollkästchen aktivieren. Später haben wir das Menü um umfangreichere Services erweitert, z. B. ein jährliches SEO-Audit und E-Mail-Management. Die Entdeckung dieser Arbeit mit geringem Aufwand und hohem Gewinn verbesserte unser Endergebnis, und die Kunden waren begeistert, Extras zu erhalten, die sie nicht in Betracht gezogen hatten.

Fehler haben uns zu dem gemacht, was wir heute sind

Der Aufbau und die Skalierung unserer Webagentur haben uns viele wertvolle Lektionen beigebracht und dazu geführt, dass Dan und ich die frühe Version von Teamwork Projects erstellt haben, die die Grundlage für die Teamwork-Suite bildete.

Die 12 größten Fehler, die wir gemacht haben, waren zunächst nicht immer offensichtlich, aber sie haben uns alle daran gehindert, so zu wachsen, wie wir es wollten - bis wir sie angesprochen haben. Ich hoffe, dass die Diskussion darüber, wie wir die Dinge umgedreht haben, Ihnen helfen kann, dieselben Kämpfe zu umgehen und Ihren Weg zum Aufbau einer nachhaltigen und hochprofitablen Webdesign-Agentur zu beschleunigen.

Fanden Sie diese Tipps hilfreich? Erfahren Sie mehr über unseren Übergang von der Agentur zum SaaS-Unternehmen und zum 11 herausforderungen, vor denen wir als Start-up standen. Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 25. Mai veröffentlicht. 2017 und wurde am 7. Februar 2019 aktualisiert.